淺析民營(yíng)企業(yè)檔案管理信息化建設(shè)

胡京津

我國(guó)企業(yè)尤其是民營(yíng)企業(yè)一般習(xí)慣于將檔案管理作為輔助性工作，在企業(yè)管理中屬于從屬地位，實(shí)際上這是對(duì)檔案重要性缺乏認(rèn)識(shí)。企業(yè)檔案一方面是企業(yè)發(fā)展歷程的真實(shí)寫照，同時(shí)更是企業(yè)一種重要的無(wú)形資產(chǎn)，它包含了企業(yè)文化、創(chuàng)新精神等。企業(yè)檔案以圖文、音像等形式真實(shí)的記錄了企業(yè)日常生產(chǎn)經(jīng)營(yíng)活動(dòng)，還記錄了企業(yè)發(fā)展方向的各方面重大決策。隨著技術(shù)進(jìn)步，信息技術(shù)在企業(yè)生產(chǎn)經(jīng)營(yíng)活動(dòng)中應(yīng)用越來(lái)越普遍，傳統(tǒng)的以紙質(zhì)檔案為基礎(chǔ)的檔案管理模式已不能適應(yīng)時(shí)代需要，推動(dòng)檔案管理信息化建設(shè)勢(shì)在必行。

一、檔案信息化管理的內(nèi)涵

企業(yè)檔案信息化管理是指以檔案為基礎(chǔ)，利用信息技術(shù)將企業(yè)內(nèi)各相關(guān)部門業(yè)務(wù)流程打通，利用計(jì)算機(jī)網(wǎng)絡(luò)技術(shù)實(shí)現(xiàn)檔案信息共享，從而有效提高檔案存儲(chǔ)及查詢利用效率，以此提升檔案管理工作水平。企業(yè)檔案管理信息化建設(shè)的實(shí)質(zhì)就是在企業(yè)提升檔案管理工作水平的過(guò)程中，運(yùn)用的信息技術(shù)及解決方案的總和。例如：使用計(jì)算機(jī)系統(tǒng)完成檔案歸集、整理以及借閱利用，建立數(shù)據(jù)庫(kù)編制數(shù)字化索引目錄等，通過(guò)上述方法打通企業(yè)內(nèi)部檔案信息交流途徑，提高檔案利用效率。

二、民營(yíng)企業(yè)檔案管理現(xiàn)狀

民營(yíng)企業(yè)在法律允許的范圍內(nèi)擁有完全的經(jīng)營(yíng)自主權(quán)，相比較于國(guó)有企業(yè)，民營(yíng)企業(yè)與政府機(jī)關(guān)不存在管理與被管理關(guān)系。民營(yíng)企業(yè)自負(fù)盈虧，對(duì)自身資產(chǎn)具有完全的處置權(quán)。在檔案管理方面，民營(yíng)企業(yè)同樣擁有完全自主權(quán)。民營(yíng)企業(yè)可以根據(jù)自身實(shí)際情況自主選擇適合的檔案管理方法。

1.民營(yíng)企業(yè)更注重檔案的應(yīng)用價(jià)值及開發(fā)價(jià)值

民營(yíng)企業(yè)生產(chǎn)經(jīng)營(yíng)活動(dòng)在法律框架下具有完全自主權(quán)，企業(yè)所有資產(chǎn)包括企業(yè)檔案均為企業(yè)私有，在檔案管理方面企業(yè)將更多的注意力集中在具有應(yīng)用價(jià)值及開發(fā)價(jià)值的檔案上面，如企業(yè)專利、注冊(cè)商標(biāo)等。民營(yíng)企業(yè)在產(chǎn)品研發(fā)、生產(chǎn)過(guò)程中形成的技術(shù)資料，如有需要民營(yíng)企業(yè)甚至于可以出借其使用權(quán)乃至出售其所有權(quán)。如江西景德鎮(zhèn)市“景德鎮(zhèn)華御瓷業(yè)有限公司”建立的基礎(chǔ)就是一份估價(jià)為800萬(wàn)元的“琺瑯彩瓷器生產(chǎn)工藝”檔案。

2.民營(yíng)企業(yè)對(duì)于檔案管理重視程度有待提高

民營(yíng)企業(yè)的生產(chǎn)經(jīng)營(yíng)活動(dòng)是以追求利益最大化為目的，這就決定了民營(yíng)企業(yè)對(duì)于各部門在崗位設(shè)置、人員安排上更多考慮投入產(chǎn)出比。對(duì)于直接創(chuàng)造利潤(rùn)的部門盡可能多的配置資源，而對(duì)于諸如檔案管理之類的不能直接創(chuàng)造效益的部門，往往不受決策者的重視，許多企業(yè)尤其是規(guī)模較小的民營(yíng)企業(yè)甚至不設(shè)專門檔案管理機(jī)構(gòu)，而將企業(yè)檔案交由其他部門代為保管。以民營(yíng)經(jīng)濟(jì)比較發(fā)達(dá)的浙江省為例，2009年浙江省調(diào)查統(tǒng)計(jì)，年銷售收入500萬(wàn)元以上民營(yíng)企業(yè)開展檔案工作的僅占總數(shù)的50%，而對(duì)于1074家規(guī)模以上民營(yíng)企業(yè)的調(diào)查數(shù)據(jù)顯示，已開展檔案工作的占81.2%，建立了檔案管理制度的占72.8%。

三、民營(yíng)企業(yè)檔案管理信息化建設(shè)目標(biāo)

民營(yíng)企業(yè)檔案管理信息化建設(shè)是一個(gè)系統(tǒng)性工程，在推進(jìn)的過(guò)程中不僅要考慮如何提高檔案管理部門運(yùn)行效率，還要兼顧與企業(yè)內(nèi)其他信息系統(tǒng)的兼容合作，更要顧及到檔案利用部門的實(shí)際需要，共同提升企業(yè)的管理水平從而提高企業(yè)的競(jìng)爭(zhēng)力。作為檔案管理部門，應(yīng)當(dāng)主動(dòng)參與企業(yè)運(yùn)作流程的塑造，通過(guò)及時(shí)改變檔案管理模式、管理制度來(lái)適應(yīng)企業(yè)需要。針對(duì)民營(yíng)企業(yè)檔案管理現(xiàn)狀及信息化條件下檔案管理實(shí)際需要，民營(yíng)企業(yè)檔案管理信息化建設(shè)應(yīng)達(dá)到如下目標(biāo)：①檔案信息化建設(shè)應(yīng)與本企業(yè)信息系統(tǒng)建設(shè)同步，檔案信息化管理系統(tǒng)必須與其他信息化辦公系統(tǒng)兼容；②制定統(tǒng)一的檔案信息化標(biāo)準(zhǔn)，實(shí)現(xiàn)各門類檔案信息化管理制度統(tǒng)一規(guī)范；③實(shí)現(xiàn)檔案資源的數(shù)字化存儲(chǔ)，實(shí)現(xiàn)諸如紙質(zhì)檔案、音像資料等實(shí)物檔案的數(shù)字化轉(zhuǎn)換，進(jìn)而將新生成的具有統(tǒng)一格式的數(shù)字化檔案統(tǒng)一存儲(chǔ)于專用服務(wù)器內(nèi)；④實(shí)現(xiàn)檔案信息系統(tǒng)網(wǎng)絡(luò)化，在企業(yè)內(nèi)部形成共享的知識(shí)庫(kù)，挖掘潛在的集體知識(shí)，提高檢索利用效率；⑤實(shí)現(xiàn)檔案資源開發(fā)智能化、利用普及化，打破門類限制，在整個(gè)企業(yè)范圍內(nèi)形成統(tǒng)一的檔案信息數(shù)據(jù)庫(kù)，強(qiáng)化知識(shí)的積累；⑥提高管理自動(dòng)化程度，節(jié)約資源并提升安全管理水平。

四、民營(yíng)企業(yè)檔案信息化管理的實(shí)現(xiàn)途徑

1.在信息化背景下理順檔案業(yè)務(wù)流程

在網(wǎng)絡(luò)信息技術(shù)高度發(fā)達(dá)的背景下，傳統(tǒng)的檔案管理流程已不能適應(yīng)當(dāng)前民營(yíng)企業(yè)提高管理效率的需求，企業(yè)應(yīng)對(duì)原流程進(jìn)行全面分析，融合信息網(wǎng)絡(luò)技術(shù)，對(duì)流程中不合理的部分進(jìn)行改造，設(shè)置新的流程并配置適當(dāng)?shù)慕M織架構(gòu)、人力資源并制定管理規(guī)范。檔案工作業(yè)務(wù)流程主要指移交部門與檔案管理部門之間的交接、檔案管理部門內(nèi)部對(duì)于檔案的處理以及檔案管理部門與檔案利用部門之間的銜接。為了理順檔案業(yè)務(wù)流程，應(yīng)從以下幾方面著手：①明確各相關(guān)業(yè)務(wù)部門工作內(nèi)容、工作流程及業(yè)務(wù)分工；②根據(jù)信息化管理的需要，約定檔案交接工作的技術(shù)規(guī)格，如檔案格式、歸檔標(biāo)準(zhǔn)及歸檔時(shí)間等；③根據(jù)本企業(yè)實(shí)際情況確定檔案的數(shù)字化保存形式及利用機(jī)制；④根據(jù)實(shí)際需要，確定檔案開發(fā)利用的范圍、形式，并建立安全規(guī)范。

2.實(shí)現(xiàn)各門類檔案信息資源整合

傳統(tǒng)以紙質(zhì)檔案為主的檔案管理模式，由于缺乏信息化手段，造成了檔案庫(kù)房?jī)?nèi)大量檔案信息“沉睡”，利用效率較低，同時(shí)由于缺乏交流也造成了檔案工作重復(fù)建設(shè)。在檔案信息化改造過(guò)程中，為了實(shí)現(xiàn)檔案信息資源有效整合，應(yīng)將企業(yè)檔案信息化建設(shè)納入民營(yíng)企業(yè)經(jīng)營(yíng)管理信息化體系內(nèi)，使檔案信息系統(tǒng)建設(shè)與企業(yè)其他業(yè)務(wù)信息化建設(shè)同步推進(jìn)、實(shí)現(xiàn)無(wú)縫對(duì)接，從而實(shí)現(xiàn)信息資源有效整合。

3.拓展檔案服務(wù)能力

民營(yíng)企業(yè)自誕生之日起，就面臨著激烈的市場(chǎng)競(jìng)爭(zhēng)，企業(yè)想要發(fā)展壯大不被市場(chǎng)拋棄，就必須要有自己的核心競(jìng)爭(zhēng)力。對(duì)于企業(yè)內(nèi)部各個(gè)部門也有相同的要求，想要在民營(yíng)企業(yè)內(nèi)存在進(jìn)而發(fā)展壯大，就必須服務(wù)于企業(yè)的中心工作，能夠促進(jìn)企業(yè)提升核心競(jìng)爭(zhēng)力。就檔案部門來(lái)說(shuō)，想要在民營(yíng)企業(yè)內(nèi)得到重視，就必須要為企業(yè)積累更多的有形或無(wú)形的知識(shí)儲(chǔ)備，并提高知識(shí)儲(chǔ)備轉(zhuǎn)化為實(shí)際生產(chǎn)力的效率，這就要檔案管理部門主動(dòng)拓展檔案服務(wù)能力，主要體現(xiàn)在以下兩個(gè)方面：①拓展服務(wù)內(nèi)容，數(shù)字化信息時(shí)代要求信息提供者能夠根據(jù)客戶的需要提供個(gè)性化定制服務(wù)，就檔案服務(wù)來(lái)說(shuō)必須改變傳統(tǒng)的被動(dòng)服務(wù)模式，改變等檔案利用部門上門來(lái)查閱檔案的服務(wù)模式，主動(dòng)根據(jù)企業(yè)發(fā)展需要整合數(shù)據(jù)，針對(duì)具體用戶的具體需要提供經(jīng)過(guò)加工整理的信息資源，實(shí)現(xiàn)精準(zhǔn)服務(wù)。②拓展服務(wù)方式，傳統(tǒng)的檔案服務(wù)方式一般包括提供檔案閱覽、檔案借出、檔案復(fù)印及開具檔案證明等，往往需要投入較多的固定資產(chǎn)，且比較耗時(shí)而效率較低。民營(yíng)企業(yè)對(duì)于檔案工作的重視程度一般不夠，上述工作往往不能有效展開。在數(shù)字化信息化時(shí)代，檔案管理部門應(yīng)當(dāng)依托信息化優(yōu)勢(shì)，主動(dòng)拓展服務(wù)模式，向相關(guān)部門主動(dòng)宣傳新的高效檔案利用方式，并根據(jù)實(shí)際情況開展相關(guān)操作培訓(xùn)，使各部門充分掌握信息化檔案利用方式，從而提高檔案信息利用效率。

4.根據(jù)本企業(yè)實(shí)際情況建立適合的檔案信息化管理系統(tǒng)

民營(yíng)企業(yè)檔案管理信息化建設(shè)必須緊密結(jié)合本企業(yè)實(shí)際工作需要，在檔案管理人員及其他相關(guān)人員參與下，向計(jì)算機(jī)軟件開發(fā)人員充分闡述自身需要，相互結(jié)合開發(fā)適用的檔案信息管理系統(tǒng)。在管理系統(tǒng)開發(fā)完成后，通過(guò)檔案管理部門積極使用，在實(shí)際工作中進(jìn)一步調(diào)試并改進(jìn)管理系統(tǒng)，實(shí)現(xiàn)簡(jiǎn)化管理環(huán)節(jié)、節(jié)約人工成本，同時(shí)提升檔案利用效率、拓展檔案服務(wù)功能。以蘇寧集團(tuán)為例，作為一家線上線下相互融合的家電零售業(yè)為主營(yíng)業(yè)務(wù)的商業(yè)連鎖龍頭企業(yè)，蘇寧集團(tuán)不僅擁有1600余家線下門店，線上還擁有“蘇寧云商”平臺(tái)。為了提高企業(yè)的運(yùn)轉(zhuǎn)效率，蘇寧集團(tuán)建立了企業(yè)信息網(wǎng)絡(luò)系統(tǒng)，使各部門通過(guò)信息化手段相互溝通協(xié)作。蘇寧集團(tuán)將信息技術(shù)運(yùn)用到全公司檔案資料收集、處理以及檔案利用等檔案管理全流程，將檔案信息系統(tǒng)融入到企業(yè)信息網(wǎng)絡(luò)中，極大地提高了企業(yè)檔案管理效率，適應(yīng)瞬息萬(wàn)變的市場(chǎng)環(huán)境。一方面該公司依據(jù)需要設(shè)置檔案信息系統(tǒng)訪問(wèn)權(quán)限，有效保證檔案安全；同時(shí)在充分聽取了相關(guān)人員意見的基礎(chǔ)上，在對(duì)重要檔案進(jìn)行數(shù)字化處理的過(guò)程中使用了電子水印技術(shù)，保障重要檔案的安全；而且該公司還效仿公共圖書館的管理辦法，對(duì)借閱檔案者實(shí)行催繳制度，保證檔案及時(shí)歸還，提高檔案利用效率。

（作者單位：唐山市燃?xì)饧瘓F(tuán)有限公司）