軍休干部檔案管理的思考

李淑偉 楊莎

隨著我國經(jīng)濟(jì)的不斷發(fā)展，我國軍隊(duì)離退休干部保障體系不斷改進(jìn)和完善，移交政府安置的軍隊(duì)離退休干部（以下簡稱“軍休干部”）的檔案管理面臨新的挑戰(zhàn)。

現(xiàn)代的軍休干部的檔案管理需要科學(xué)化、規(guī)范化，需要充分結(jié)合當(dāng)代的信息化系統(tǒng)，進(jìn)行專業(yè)化、集約一體化的管理，保證軍休干部檔案管理工作的質(zhì)量對規(guī)范我國檔案管理工作，以及合理管理軍休干部檔案具有十分重要的意義。

一、軍休干部檔案管理工作概述

本文所稱軍休干部是指移交政府安置的由民政部門服務(wù)管理的中國人民解放軍和中國人民武裝警察部隊(duì)離休退休干部。針對確切的退休年齡，我國中央軍委頒布的《關(guān)于軍隊(duì)干部離職休養(yǎng)的暫行規(guī)定》里面有詳細(xì)的介紹，不過如果符合上述條件，因?yàn)閭€(gè)人意愿或者是工作的需要，身體又可以堅(jiān)持的技術(shù)干部或者是其他干部退休的時(shí)間可以適當(dāng)延遲，根據(jù)有關(guān)規(guī)定，延遲的時(shí)間最多為3年。軍休干部的檔案管理工作就是針對這些移交政府安置的退休干部所開展的，具體的工作內(nèi)容是對收集起來的每一位離退休干部的檔案進(jìn)行相應(yīng)的篩選、分類、排序、編號、信息化處理等，在此基礎(chǔ)上面再利用信息化設(shè)備、技術(shù)對這些檔案進(jìn)行集約化的管理。

軍休干部的檔案管理工作是一項(xiàng)專業(yè)性、保密性、準(zhǔn)確性都要求非常嚴(yán)格的工作，它在許多的方面有著自己嚴(yán)格的要求：首先，負(fù)責(zé)軍休干部檔案管理工作的人員要具有獨(dú)特的研究體系和方法，能夠做到管理工作的規(guī)范化、科學(xué)化；其次軍休干部的檔案來自于各個(gè)部隊(duì)中，所以它也應(yīng)該能夠最大化的在軍地需要的各項(xiàng)服務(wù)中得到利用；其三，軍休檔案里面的不少內(nèi)容具有機(jī)密性，檔案管理人員要妥善處理好檔案的服務(wù)性和保密性之間的關(guān)系。

二、改進(jìn)軍休干部檔案管理工作的必要性

（一）明晰信息化時(shí)代軍休干部檔案管理工作的任務(wù)和職能。傳統(tǒng)的軍休干部檔案管理工作主要是以檔案的保管為主，缺乏對檔案的利用，檔案的利用處在次要的位置。當(dāng)今時(shí)代，信息技術(shù)的飛速發(fā)展，使得對軍休檔案資源的管理工作有了新的定義，它也同樣要求軍休干部檔案管理工作要根據(jù)時(shí)代的潮流進(jìn)行適當(dāng)?shù)恼{(diào)整，來更加適合軍地的需求。軍休干部檔案的信息化管理能夠更加完善檔案管理工作，同時(shí)也將管理工作推到了一個(gè)新的發(fā)展高度。在對軍休干部檔案的管理工作上面一定要適應(yīng)當(dāng)今信息時(shí)代的需求。

（二）適應(yīng)軍休干部檔案管理工作所處的信息化大環(huán)境。軍休干部檔案管理工作的發(fā)展離不開社會(huì)信息的補(bǔ)充，它的工作成效也只有通過社會(huì)化大信息環(huán)境才能夠得以檢驗(yàn)和實(shí)現(xiàn)，如果沒有社會(huì)信息化環(huán)境的配合和補(bǔ)充是很難做好對軍休干部檔案的管理工作的?，F(xiàn)在信息技術(shù)的飛速發(fā)展，為信息的交流提供了更加便利的渠道，營造了極為便利的信息交換環(huán)境，推動(dòng)著軍休干部檔案管理工作進(jìn)入了依托信息網(wǎng)絡(luò)技術(shù)進(jìn)行管理的新天地，實(shí)現(xiàn)軍休干部檔案管理工作和信息技術(shù)的相互融合已經(jīng)是當(dāng)今檔案管理工作的必經(jīng)之路。

（三）依托信息化大環(huán)境獲得軍休檔案管理發(fā)展的技術(shù)支持。當(dāng)今時(shí)代，先進(jìn)的技術(shù)已經(jīng)遍布社會(huì)的各個(gè)領(lǐng)域，軍休檔案管理工作中引入新型技術(shù)已經(jīng)是勢在必行?，F(xiàn)階段，計(jì)算機(jī)技術(shù)已經(jīng)開始廣泛應(yīng)用在對檔案管理、統(tǒng)計(jì)和處理工作上面，一些先進(jìn)的防偽識(shí)別技術(shù)、微縮技術(shù)都在檔案管理工作中有著重要的應(yīng)用。合理利用先進(jìn)的技術(shù)將會(huì)大大加快軍休干部檔案事業(yè)的發(fā)展進(jìn)程，使得我國的檔案管理水平早日邁進(jìn)世界先進(jìn)行列。

三、軍休干部檔案管理現(xiàn)狀

（一）有關(guān)部門對檔案管理工作認(rèn)識(shí)不足，投入比較小。如今，檔案管理工作的重要性還沒有被所熟知，甚至有些部門領(lǐng)導(dǎo)認(rèn)為對軍休干部檔案的管理是無用功，認(rèn)為這些人已經(jīng)退休了，不會(huì)再有管理的必要；對管理工作的具體內(nèi)容沒有正確的認(rèn)識(shí)，認(rèn)為軍休檔案管理工作只是簡單的對信息的收集，忽視軍休干部檔案信息化建設(shè)的重要意義。因此，他們沒有對軍休檔案管理工作有足夠的認(rèn)識(shí)，相應(yīng)的資金投入就會(huì)非常的少。

（二）檔案管理機(jī)制落后，管理不夠規(guī)范。我國軍休干部檔案的信息化管理才剛剛起步，目前很多的軍休干部檔案管理仍然是采用傳統(tǒng)的管理方式，已經(jīng)很難適應(yīng)現(xiàn)階段對軍休干部人事工作的需求，導(dǎo)致管理工作中的不規(guī)范、不合標(biāo)準(zhǔn)要求，檔案在收集以及整理的過程中還會(huì)很容易出現(xiàn)肆意修改、整理不規(guī)范、利用環(huán)節(jié)隨意等現(xiàn)象。

（三）檔案材料過于繁雜，缺乏系統(tǒng)性。一般來說，軍休干部的檔案大多是會(huì)和他們的工作年限相關(guān)，軍休干部檔案的一個(gè)非常顯著的特點(diǎn)就是檔案內(nèi)部資料的材料傳遞性。每一位軍休干部的工作量是和其工作年限成正比的，再加上近年來我國改革開放事業(yè)的不斷深化，干部的工作內(nèi)容顯著增加，干部的檔案資料也會(huì)增長迅猛。不過這些冗雜的檔案之中都存在著內(nèi)容過于單一、不夠系統(tǒng)化的毛病。

（四）管理手段過于滯后，服務(wù)低效。軍休干部檔案的管理工作至今還沒有設(shè)計(jì)出一個(gè)專門的管理軟件，更別說使用先進(jìn)的手段?，F(xiàn)在對檔案的管理工作一直都是采用手工編輯、修改和檢索，非常不利于檔案的管理，當(dāng)需要調(diào)出檔案的時(shí)候，又會(huì)費(fèi)時(shí)費(fèi)力，不能做到高效、高質(zhì)量的為軍休干部管理提供服務(wù)，制約著檔案管理工作的發(fā)展。

四、做好軍休檔案管理工作的幾點(diǎn)建議

（一）建立健全軍休干部檔案管理制度，實(shí)現(xiàn)軍休干部檔案管理的規(guī)范化、制度化。為保證對軍休干部檔案進(jìn)行科學(xué)高效的管理，需要建立新型的檔案管理制度，有了科學(xué)規(guī)范的管理制度才能夠保證對軍休干部檔案管理工作的規(guī)范化實(shí)施。有關(guān)部門要把對軍休干部信息收集工作放到重要位置進(jìn)行對待，確保收集到的信息準(zhǔn)確、及時(shí)，同時(shí)還可以通過利用電子計(jì)算機(jī)實(shí)現(xiàn)對軍休檔案的信息規(guī)范化管理。

（二）將軍休干部檔案管理工作專項(xiàng)科學(xué)化、信息化。目前，我國對軍休干部檔案管理工作絕大多數(shù)還是在采用傳統(tǒng)的管理檔案的辦法，這種辦法很難適應(yīng)現(xiàn)代社會(huì)發(fā)展對檔案管理工作的要求，所以要想做好檔案管理工作就要轉(zhuǎn)變管理措施，使它走向信息化、科學(xué)化，轉(zhuǎn)變傳統(tǒng)的觀念，讓軍休干部檔案管理工作走向現(xiàn)代化。要做好對軍休檔案的管理工作需要做好以下兩個(gè)方面：一是對信息程序進(jìn)行精心的設(shè)計(jì)，設(shè)計(jì)出適合軍休干部檔案管理的具有科學(xué)結(jié)構(gòu)的檔案信息管理系統(tǒng)；二是遵守相應(yīng)的管理原則，具體來說就是在檔案管理工作中要做到規(guī)范化、數(shù)字化。在對檔案的保存上要能確保檔案的安全性，檔案的信息內(nèi)容不泄密。

（三）健全規(guī)章制度，依法管理軍休干部檔案。軍休干部檔案管理要做到規(guī)范化、有章可循、有法可循，制定相應(yīng)的法律規(guī)章是必不可少的環(huán)節(jié)。為了確保我國軍休干部檔案管理工作能夠做到與時(shí)俱進(jìn)、不斷發(fā)展，建立針對軍休干部檔案收集、保管、使用等相關(guān)的制度是非常必要的。

（四）加快培養(yǎng)軍休干部檔案管理信息化專門人才。軍休干部檔案管理工作是一項(xiàng)系統(tǒng)、復(fù)雜并且對專業(yè)性要求非常高的工作，要想保證我國軍休干部檔案管理能夠適應(yīng)信息化這種大環(huán)境，就需要培養(yǎng)這方面的專業(yè)化、復(fù)合型的人才。通過對檔案管理人員進(jìn)行定期培訓(xùn)和專業(yè)知識(shí)的教育等途徑，提升他們的知識(shí)水平和業(yè)務(wù)能力，適應(yīng)信息化時(shí)代的管理需要。

結(jié) 語

結(jié)合上文可知，在當(dāng)今信息化條件下，利用先進(jìn)的計(jì)算機(jī)技術(shù)對軍休干部的檔案資源進(jìn)行科學(xué)的管理和研究是軍休干部檔案管理的必經(jīng)之路。盡管目前我國對軍休干部檔案的管理剛剛向信息化管理過度，還缺乏成熟的管理體系，但是我們必須從現(xiàn)在就開始認(rèn)真的著手研究如何更加科學(xué)合理的對軍休干部檔案進(jìn)行管理，為以后檔案管理信息化提供理論基礎(chǔ)。

（作者單位：河北省民政廳軍休三所）