大數(shù)據(jù)下企事業(yè)單位人事檔案信息管理設(shè)計

陳靜

一、企事業(yè)單位日常人事檔案系統(tǒng)管理

實現(xiàn)人事檔案管理工作中對干部檔案、材料的收集、鑒別、整理、保管、轉(zhuǎn)遞、統(tǒng)計、查閱等業(yè)務(wù)功能，主要由四大功能組成：檔案案卷管理、檔案材料管理、檔案審核以及系統(tǒng)維護(hù)。

1.企事業(yè)單位人事檔案管理系統(tǒng)?；诖髷?shù)據(jù)的企事業(yè)單位人事檔案管理系統(tǒng)主要完成對紙質(zhì)檔案材料的數(shù)字化采集處理功能.系統(tǒng)提供了目錄整理、信息采集、數(shù)據(jù)審核三大功能，并利用現(xiàn)代化網(wǎng)絡(luò)技術(shù)，實現(xiàn)多人多客戶端，對多本檔案，不同材料同時采集功能，是一套高效、快捷檔案數(shù)字化采集系統(tǒng)。

2.數(shù)字化檔案網(wǎng)上查閱系統(tǒng)。數(shù)字化檔案查閱系統(tǒng)，是以企事業(yè)單位組織系統(tǒng)專用資源網(wǎng)為網(wǎng)絡(luò)基礎(chǔ)，采用B/S（瀏覽器/服務(wù)器）模式架構(gòu)，在組織系統(tǒng)內(nèi)部實現(xiàn)了本地及遠(yuǎn)程查檔、閱檔功能。系統(tǒng)在安全方面進(jìn)行了方考慮：可按日期、時間或長期有效等多種方式，完成閱檔授權(quán)；閱檔過程進(jìn)行詳細(xì)的日志記錄；信息采用加密信道傳輸?shù)榷喾N方式，使系統(tǒng)運行更加安全可靠。

二、大數(shù)據(jù)時代下的企事業(yè)單位人事系統(tǒng)實現(xiàn)目標(biāo)

進(jìn)入信息化社會后，計算機(jī)使用日益普及，電子數(shù)據(jù)存儲、網(wǎng)絡(luò)通訊技術(shù)不斷推陳出新，依托計算機(jī)技術(shù)管理、存儲、發(fā)布各類數(shù)字信息資源已成為全社會普遍使用的一種手段。企事業(yè)單位檔案數(shù)字化管理與傳統(tǒng)檔案管理相比，有其無可比擬的先進(jìn)性和科學(xué)性，它將改變紙質(zhì)檔案的搜集方式、管理方式和利用方式，沖破紙質(zhì)檔案的局限性，發(fā)揮信息資源的優(yōu)越性，促進(jìn)檔案管理從紙質(zhì)檔案的保管、利用向信息采集、信息管理和信息服務(wù)的根本轉(zhuǎn)變。但在當(dāng)前檔案數(shù)字化過程中，通過調(diào)查發(fā)現(xiàn)在企事業(yè)單位檔案數(shù)字化過程中還存在一些亟待解決的問題，需要研究相應(yīng)的對策。企事業(yè)單位檔案數(shù)字化是利用計算機(jī)數(shù)據(jù)庫技術(shù)、數(shù)據(jù)壓縮技術(shù)、高速掃描技術(shù)等技術(shù)手段，把紙質(zhì)文件材料、聲像文件材料等傳統(tǒng)介質(zhì)的文件材料和歸檔保存的電子檔案材料，系統(tǒng)地組織成具有有序機(jī)構(gòu)的檔案信息庫。紙質(zhì)檔案數(shù)字化是當(dāng)前以及未來企事業(yè)單位對檔案處理利用的重中之重，這不僅僅是豐富和改變企事業(yè)單位結(jié)構(gòu)的需要，更主要是利用網(wǎng)絡(luò)技術(shù)實現(xiàn)企事業(yè)單位檔案信息資源共享和提高了企事業(yè)單位檔案的保存效率和利用率。

三、企事業(yè)單位人事檔案系統(tǒng)的特點

1.檔案數(shù)字化利用情況。目前，企事業(yè)單位已經(jīng)建立了卷宗級數(shù)據(jù)庫結(jié)構(gòu)、文件級數(shù)據(jù)庫結(jié)構(gòu)、照片檔案數(shù)據(jù)庫結(jié)構(gòu)、聲像檔案數(shù)據(jù)庫結(jié)構(gòu)、磁性載體檔案數(shù)據(jù)庫結(jié)構(gòu)。檔案查詢范圍、種類包括個人檔案、現(xiàn)行文件、開放文件庫、開放案卷庫、轉(zhuǎn)發(fā)印發(fā)通知、老檔案、照片檔案、館藏資料等等。數(shù)字化檔案采集系統(tǒng)我國的企事業(yè)單位中，應(yīng)用還不是很普遍。它與以往的檔案工作區(qū)別在于可以高效的完成對于紙質(zhì)檔案材料的數(shù)字化采集處理工作。這一數(shù)字化系統(tǒng)一般包括了以下三種功能：目錄整理、信息采集、數(shù)據(jù)審核等等，可以有效的提高檔案的工作效率，在此基礎(chǔ)上，綜合運用先進(jìn)的網(wǎng)絡(luò)技術(shù)，達(dá)到應(yīng)用多人多客戶端的效果，實現(xiàn)對于檔案的全方位，系統(tǒng)化的整理，值得廣泛推廣。

2.紙質(zhì)檔案數(shù)字化工作流程。紙質(zhì)檔案的數(shù)字化是檔案系統(tǒng)檔案數(shù)字化工作的重中之重。第一階段分四種情況下的工作流程：①無數(shù)字檔案、無電子目錄：鑒定—整理—掃描—建庫—質(zhì)檢—案卷整合；②無數(shù)字檔案、有電子目錄：鑒定—整理—掃描—質(zhì)檢—案卷整合；③有數(shù)字檔案、有電子目錄：掃描—質(zhì)檢—圖像優(yōu)化；④有數(shù)字檔案、無電子目錄：建庫—質(zhì)檢。第二階段成批制作：OCR漢字識別（通過它可以識別文件中需要修改的字詞，以便字詞的真確）→PDF文件格式轉(zhuǎn)化（調(diào)閱人員可以通過網(wǎng)絡(luò)用Adobe Reader打開，并能看到紙質(zhì)檔案通過掃描質(zhì)檢后的圖像文字）→DJVU彩色文件轉(zhuǎn)化（可選）→上傳至數(shù)據(jù)庫。數(shù)字化成果以掃描圖象為主，但是光有圖象是不完整的，也不利于成果的管理、檢查與利用。所以館內(nèi)實行的《暫行辦法》對移交進(jìn)館的檔案，明確包含了三方面的內(nèi)容，即目錄數(shù)據(jù)、圖象數(shù)據(jù)和OCR 識別形成的文件。目錄數(shù)據(jù)、圖象數(shù)據(jù)和OCR 識別形成的文件還必須有機(jī)統(tǒng)一。所謂有機(jī)統(tǒng)一，就是三者之間必須是有機(jī)聯(lián)系的，一條目錄對應(yīng)一個多頁TIFF 文件和一個TXT 文件，聯(lián)系三者的紐帶就是檔號； 一條目錄的檔號，即是相應(yīng)的這份TIFF 文件的文件名，又是相對應(yīng)的這份經(jīng)OCR 識別的TXT 文件的文件名。第三階段定期操作全文索引——全文掛接——定期備份：建立具有查看全文的檢索系統(tǒng)，通過大容量的光盤作為儲存介質(zhì)來與檢索系統(tǒng)相掛接。由于檔案案卷特別冗雜，為了儲存信息的安全可靠，所以必須定期進(jìn)行備份。企事業(yè)單位檔案系統(tǒng)的定期備份是通過專業(yè)人員操作，運用獨立與其他計算機(jī)的電腦設(shè)備每周進(jìn)行一次。通過把每臺計算機(jī)中的檔案拷貝到超大容量的光盤中，再把光盤中的內(nèi)容統(tǒng)一備份到總服務(wù)器上。

3.影像和照片檔案數(shù)字化工作流程。①影像檔案數(shù)字化。企事業(yè)單位檔案系統(tǒng)采用了“佳影系統(tǒng)”進(jìn)行影像檔案的儲存、輸入、查閱等一條龍流程。其中，上一條線中在形成電子影像文件后的兩步處理是同時存入數(shù)據(jù)庫和服務(wù)器，對內(nèi)是儲存于數(shù)據(jù)庫；對外是服務(wù)器服務(wù)。下一條線是針對客戶服務(wù)的，在這一流程中有一個至關(guān)重要的環(huán)節(jié)，就是“用戶安全管理機(jī)制”。是要由專門的檔案管理人員對客戶進(jìn)行全程的權(quán)限管理，對客戶進(jìn)行監(jiān)督、服務(wù)，這是為了部分檔案的安全保密負(fù)責(zé)。這項工作對檔案管理人員的個人技能、素質(zhì)有著很高的要求。但據(jù)筆者了解，現(xiàn)在館內(nèi)并沒有專門負(fù)責(zé)此項工作的人員，往往是一個技術(shù)員身兼多職，既要管理各部門電腦問題，又要監(jiān)督網(wǎng)站客戶，還要維持網(wǎng)站安全。長久下來，往往會顧此失彼，給檔案數(shù)字化工作帶來不利。②照片檔案數(shù)字化。在電子照片的數(shù)字化過程中必須把原先的紙質(zhì)照片和現(xiàn)有的數(shù)字照片分開進(jìn)行數(shù)字化。原有的紙質(zhì)照片需要先進(jìn)行電子掃描，再進(jìn)行圖象清晰，最后對應(yīng)相應(yīng)文件名同時進(jìn)行電子入庫；對于現(xiàn)有的數(shù)字照片相對就比較方便，可以直接進(jìn)行核對入庫。

四、企事業(yè)單位人事檔案系統(tǒng)的設(shè)計

1.基于 Web 的應(yīng)用系統(tǒng)開發(fā)。（瀏覽器/服務(wù)器）本質(zhì)上 Web 與客戶/服務(wù)器屬于同一結(jié)構(gòu)體系。在目前的數(shù)據(jù)庫管理系統(tǒng)的基礎(chǔ)上，開發(fā)出能適應(yīng)統(tǒng)計工作需要的應(yīng)用程序，能夠使更多的用戶通過瀏覽器方便地查詢統(tǒng)計數(shù)據(jù)，是我們下一步考慮的重點。

2.建立數(shù)據(jù)倉庫。社會的需求和計算機(jī)技術(shù)的不斷發(fā)展，人們開始嘗試對原來數(shù)據(jù)庫中的數(shù)據(jù)進(jìn)行再加工，形成一個綜合的、面向分析的環(huán)境，以支持科學(xué)決策的產(chǎn)生。由此，數(shù)據(jù)倉庫的思想、技術(shù)、產(chǎn)品逐漸開始形成，并成為信息技術(shù)領(lǐng)域非常熱門的話題之一。隨著計算機(jī)的發(fā)展與普及，以及互聯(lián)網(wǎng)技術(shù)的擴(kuò)展，日常勞資人事管理必將實現(xiàn)無紙化辦公，并且加入到招商局內(nèi)部的 Intranet 或者是 Internet 上去，實現(xiàn)數(shù)據(jù)的共享，這樣有利于勞資人事信息在單位內(nèi)部的查詢，提高了數(shù)據(jù)資源的利用，并且能及時的得到更新，不需要象過去那樣浪費大量的人力物力去進(jìn)行抄寫，提高工作的效率。本系統(tǒng)的數(shù)據(jù)庫連接與查詢是通過 ADO.NET 技術(shù)實現(xiàn)的。ADO.NET 是一組向.NET 程序員公開的數(shù)據(jù)訪問服務(wù)類，它為創(chuàng)建分布式數(shù)據(jù)共享應(yīng)用程序提供了一組豐富的組件和方法，用于支持對 Sql Server 等數(shù)據(jù)庫的訪問。數(shù)據(jù)庫客服端應(yīng)用程序可以使用 ADO.NET 來連接到這些數(shù)據(jù)源，來查詢或修改所需的數(shù)據(jù)。本系統(tǒng)設(shè)計了 MyMeans 公共類。該類封裝了系統(tǒng)中所有與數(shù)據(jù)庫連接以及查詢和修改的方法。人事管理模塊中分人事檔案管理，人事檔案查詢，人事資料查詢。企事業(yè)員工檔案基本信息錄入界面。

五、結(jié)語

現(xiàn)在，大家的時間意識日益增強，決策者要求數(shù)據(jù)分毫不差；各職能部門工作查考要求準(zhǔn)確無誤；基礎(chǔ)工作者對于檔案的要求與日俱增，這就意味著檔案數(shù)字化建設(shè)需要加快速度，利用先進(jìn)技術(shù)來打造檔案數(shù)字化系統(tǒng)，滿足各類要求。

綜上所述，檔案數(shù)字化建設(shè)任重而道遠(yuǎn)，無法一蹴而就，需要我們腳踏實地，打好各項基礎(chǔ)。

（作者單位：陜西廣播電視臺人力資源部）