高速公路項目工程檔案監(jiān)理淺析

李國新

【摘 要】高速公路建設(shè)項目的相關(guān)文件檔案材料和工程檔案監(jiān)理是高速公路建設(shè)項目實施過程中的一項重要工作，構(gòu)成建設(shè)項目相關(guān)檔案的文件材料，既是工程建設(shè)的真實記錄，又是全面鑒定工程質(zhì)量，日后查明事故原因、追究事故責(zé)任的重要依據(jù)，它既服務(wù)于項目的建設(shè)、維修、管理、養(yǎng)護，又為國家長遠(yuǎn)工程建設(shè)服務(wù)，因此重視檔案管理及相關(guān)的行為具有十分重要意義。

【關(guān)鍵詞】高速公路 監(jiān)理 檔案

1工程檔案監(jiān)理常見問題

1.1檔案資料管理要求不統(tǒng)一

（1）同一項目，不同的參建單位或部門，所使用的檔案表格形式不統(tǒng)一。（2）在同一工程中，不同的施工階段所使用檔案表格也存在差異，且有的表格本身設(shè)計的就不合理，對其中的填寫要求沒有進行必要的說明，由此導(dǎo)致不同的人填寫出的表格內(nèi)容不盡相同，無統(tǒng)一規(guī)范可言。

1.2檔案盒整理不規(guī)范

（1）案卷題名不規(guī)范，無標(biāo)段名稱、無起訖樁號，或案卷題名重復(fù)，主要表現(xiàn)為試驗、圖紙檔案資料以（一）、（二）、（三）標(biāo)注區(qū)分，應(yīng)通過月份、批次及主要內(nèi)容等予以區(qū)分。（2）檔案盒脊背案卷題名等內(nèi)容涂改。（3）檔案盒脊背檔號與流水號蓋在同一行，檔案盒正面未蓋檔號章、流水號，或者檔號不規(guī)范，蓋成01、02等。

1.3目錄填寫不規(guī)范

（1）卷內(nèi)目錄不規(guī)范，每頁不是規(guī)定條目。（2）卷內(nèi)目錄責(zé)任者不規(guī)范，為整頁合并一格書寫。

（3）卷內(nèi)目錄文件題名相同。

1.4資料內(nèi)容有缺失

（1）原始記錄、檢測記錄、質(zhì)量檢驗評定表等重要表格中標(biāo)題欄未填寫或填寫不齊全。（2）原始記錄、轉(zhuǎn)序申請批復(fù)、內(nèi)業(yè)資料、試驗資料等存在簽字不全、漏簽字、代簽字等現(xiàn)象。（3）個別頁碼有漏打現(xiàn)象。（4）表格中內(nèi)容填寫錯誤的，用涂改液進行修改，且修改后未經(jīng)蓋章確認(rèn)。（5）備考表中應(yīng)說明的問題，填寫不詳細(xì)。

1.5竣工圖整理不規(guī)范

（1）竣工圖與變更后的工程實際對應(yīng)不上，主要表現(xiàn)為部分變更未在竣工圖上修改。（2）竣工圖紙案卷題名不正確，如只寫明“C冊”等字樣，檔案盒缺起止日期。（3）竣工圖未加蓋竣工圖章，或竣工圖章漏蓋。（4）竣工圖沒有備考表。

1.6照片檔案不規(guī)范

（1）照片檔案流水號、案卷號不正確，保管期限未填寫。（2）照片檔案卷內(nèi)目錄序號多本連續(xù)編寫，照片標(biāo)題重復(fù)，序號與照片不符。（3）照片檔案無總說明，立卷人、檢查人未簽字。

1.7變更資料不齊全

（1）變更檔案資料不齊全，部分變更文件資料未進行歸檔整理。（2）變更檔案目錄未予以錄入。

1.8檔案資料未及時形成

（1）施工過程中的檔案資料未能及時跟進形成，之后資料造假，內(nèi)容失真。（2）現(xiàn)場施工記錄、轉(zhuǎn)序申請等資料需及時填寫，原材料試驗記錄、檢測試驗需及時送檢，，且相關(guān)資料要真實、數(shù)據(jù)要準(zhǔn)確。但有些檔案管理人員未能做好現(xiàn)場資料的填報及確認(rèn)，而是事后補做，造成施工資料不齊全。（3）由于項目參建單位對施工資料管理工作的不重視，相關(guān)人員不填寫有關(guān)資料，而是由資料員全權(quán)代勞，有的施工人員簽名、監(jiān)理驗收記錄、結(jié)論，甚至是監(jiān)理的簽名也由資料員或別人代簽。

2工程檔案監(jiān)理管控措施

（1）提高覺悟、思想重視。提高項目參建單位的重視程度及人員素質(zhì)，要從根本上解決檔案資料管理存在的問題，就應(yīng)該指派專人負(fù)責(zé)資料的管理工作，要權(quán)責(zé)分明，并加強過程中的跟蹤檢查。要提高專業(yè)技術(shù)人員的業(yè)務(wù)水平，并定期派人參加培訓(xùn)及學(xué)習(xí)規(guī)范。

（2）建立體系，明確責(zé)任。高速公路監(jiān)理組織機構(gòu)，特別是項目總監(jiān)理工程師辦公室應(yīng)對檔案管理工作予以充分重視，在進場之初就把檔案工作放在與工程質(zhì)量、進度、費用監(jiān)理三大控制工作的同等地位來抓。要求各施工單位、監(jiān)理駐地辦、試驗室必須成立以部門負(fù)責(zé)人為第一責(zé)任人的檔案管理體系，第一責(zé)任人對本單位負(fù)責(zé)，檔案管理員直接對第一責(zé)任人負(fù)責(zé)。要求各部門檔案管理設(shè)專室、專柜，并在項目內(nèi)部管理中賦予檔案管理員相對的職責(zé)與權(quán)利，確保崗位明確、責(zé)權(quán)一致。

（3）抓住源頭、實事求是。在公路工程建設(shè)檔案管理過程中，重點難點就是檔案資料的真實性，檔案資料如果不能如實反映工程實際狀況也就失去了存在的意義。因此在檔案管理工作的實際操作中，我們要求內(nèi)業(yè)人員要對文件資料的真實性負(fù)責(zé)，注重每一張內(nèi)業(yè)表格的質(zhì)量，各項數(shù)據(jù)要來源于現(xiàn)場，不得胡編亂造、閉門造車，要作到內(nèi)容真實準(zhǔn)確、經(jīng)得起推敲、經(jīng)得起核實。同時要求監(jiān)理工程師對所簽證的各項現(xiàn)場檢驗單、轉(zhuǎn)序單、交工證書、質(zhì)量評定、試驗資料不僅要堅持監(jiān)理原則，還要對資料本身的真實性把關(guān)。

（4）認(rèn)真整理、及時歸檔。及時完成內(nèi)業(yè)資料僅僅是做好檔案工作的第一步，如果不及時收集、不及時整理，同樣會造成資料的混亂、失真、顛串，給檔案的整理工作帶來不必要的麻煩，甚至直接影響檔案材料的質(zhì)量。所以我們要求內(nèi)業(yè)管理人員一定要做到及時完成、及時收集、及時整理。做到完成不過時，收集不過日、整理不過月。

（5）加強培訓(xùn)、統(tǒng)一標(biāo)準(zhǔn)。由于各參建部門檔案管理人員業(yè)務(wù)水平參差不齊、文體理解各有不同，勢必給同一項目檔案的管理帶來不統(tǒng)一性。對此，項目監(jiān)理機構(gòu)首先應(yīng)對內(nèi)業(yè)表格進行統(tǒng)一規(guī)定，并將每張表格的填寫樣式制成樣表下發(fā)到各施工單位和監(jiān)理駐地辦，作為內(nèi)業(yè)表格填寫的參考依據(jù)，同時對于各參建部門檔案管理人員隨時提出的問題及時進行答疑。隨著工程的進展，項目監(jiān)理機構(gòu)要階段性的組織各參建單位進行內(nèi)業(yè)資料培訓(xùn)工作，請專業(yè)檔案從業(yè)人員到現(xiàn)場指導(dǎo)講課，內(nèi)容包括檔案表格的填寫要求及業(yè)主檔案管理辦法等。

（6）總結(jié)經(jīng)驗、不斷提高。對于高速公路項目建設(shè)而言，做好其中的任何工作都離不開科學(xué)有效的管理，項目監(jiān)理機構(gòu)應(yīng)充分利用計算機網(wǎng)絡(luò)有效地對項目工程的質(zhì)量、進度、費用等進行管理，同樣也對檔案資料實現(xiàn)計算機網(wǎng)絡(luò)管理。在項目的質(zhì)量、安全檢查中，都將工程內(nèi)業(yè)作為一項重要的檢查內(nèi)容。對完成得好的，要提出書面表揚，并建議業(yè)主在優(yōu)質(zhì)優(yōu)價、優(yōu)監(jiān)優(yōu)酬評定中予以獎勵；否則，應(yīng)予以處罰，必要時，組織現(xiàn)場會，讓大家向先進看齊，找出自己的差距，及時改進。通過這樣的管理措施，提高項目檔案監(jiān)理工作的效率與質(zhì)量。

3結(jié)語

高速公路工程項目投資大、周期長、工程難度大、參建單位多，加之施工環(huán)境復(fù)雜，所以其檔案形成的種類廣、數(shù)量多。工程檔案的形成與整理是否及時、準(zhǔn)確、完善，很大程度上反映了工程管理的真實水平，因此項目監(jiān)理機構(gòu)對檔案監(jiān)理工作的重要性要有充分的認(rèn)識，只有如此，高速公路項目工程檔案監(jiān)理的管理工作才能落到實處。