淺談提高基層檔案管理人員素質(zhì)

高俊芳

【摘 要】隨著現(xiàn)代電子信息技術(shù)的發(fā)展，基層單位的檔案不再局限于紙質(zhì)檔案，這對于檔案管理人員有了更高的要求，當(dāng)前階段由于檔案管理人員專業(yè)知識匱乏、思想觀念落后等等原因?qū)е麓蠖鄶?shù)基層單位的檔案管理工作都或多或少存在一些問題，下文主要就如何提高基層檔案管理人員的素質(zhì)這一問題進(jìn)行簡單探討。

【關(guān)鍵詞】基層檔案管理；人員素質(zhì)；存在問題；解決對策

經(jīng)濟(jì)社會的高速發(fā)展促進(jìn)了檔案管理事業(yè)的進(jìn)步，近年來，國家相關(guān)部門就檔案管理工作制定了一系列的制度規(guī)范，這就要求基層單位的檔案管理人員必須要明確檔案管理的目標(biāo)，了解自身的崗位職責(zé)，才能夠切實提高檔案管理的水平。但當(dāng)前的檔案管理工作中工作人才還存在著專業(yè)知識匱乏、業(yè)務(wù)水平較低等等問題，下文就這些問題進(jìn)行簡單的歸納，重點分析提高檔案管理人員綜合素質(zhì)的有效方法。

一、基層檔案管理人員在實際的工作中存在的不足

檔案管理的主要內(nèi)容包括檔案的收集、整理、價值的鑒定、保管、檔案目錄的編排、檢索、統(tǒng)計、編輯、提供利用等等。由于檔案形式多種多樣，管理內(nèi)容比較繁多，因此現(xiàn)代檔案管理系統(tǒng)十分復(fù)雜，這就要求檔案管理人員必須要有較高的專業(yè)技能以及良好的工作素養(yǎng)，面對繁雜的檔案管理工作認(rèn)真耐心，才能夠真正提高檔案管理的質(zhì)量，但是當(dāng)前大多數(shù)基層單位的檔案管理人員還存在著以下問題：

（一）檔案管理人員專業(yè)技能參差不齊，缺乏專職的檔案管理人員

檔案管理工作實際上是一項服務(wù)性的工作，管理過程中不會為基層單位帶來經(jīng)濟(jì)效益，此外，由于檔案管理不是單獨存在，涉及到社會的各項管理系統(tǒng)，因此本身工作內(nèi)容比較繁雜，再加上大多數(shù)基層單位對于檔案管理工作的重要性認(rèn)識都不夠清晰，基層單位的領(lǐng)導(dǎo)階層都不夠重視檔案管理工作，就當(dāng)前在職的檔案管理人員來說，絕大多數(shù)人都沒有參與過相關(guān)的專業(yè)知識的系統(tǒng)培訓(xùn)，很少有人擁有檔案管理專業(yè)技術(shù)職稱，檔案管理人員整體的技能水平較低，專職的檔案管理人員十分少，很大一部分工作人員依然還沿用以往的思維模式及管理方法進(jìn)行檔案管理工作，效率較低。

（二）部分基層檔案管理人員專業(yè)素養(yǎng)較低，工作積極性不高

檔案管理事業(yè)的發(fā)展要求基層檔案管理人員具有豐富的文化知識，了解檔案管理相關(guān)的法律法規(guī)，具有一定的計算機(jī)知識，但是就目前來說，大多數(shù)基層管理人員的文化水平及專業(yè)水平都較低，綜合素質(zhì)欠缺，許多管理人員對于檔案的分類方法、管理期限等等內(nèi)容都不夠清晰明了，導(dǎo)致檔案分類混亂、資料真實性、完整性難以保證，嚴(yán)重影響了檔案管理的質(zhì)量。此外，由于單位領(lǐng)導(dǎo)人員對于檔案管理工作不夠重視，對檔案室相關(guān)工作的監(jiān)督管理比較放松，部分職業(yè)素養(yǎng)較低的檔案管理人員在日常的工作中存在著態(tài)度不端正、消極怠工、敷衍了事的不良現(xiàn)象，致使基層單位內(nèi)部檔案缺失、混亂等現(xiàn)象時有發(fā)生，對于單位內(nèi)部相關(guān)工作的開展十分不利。

（三）基層檔案管理人員現(xiàn)代技術(shù)水平偏低

辦公自動化、無紙化的趨勢之下，電子檔案越來越多，檔案管理工作更加復(fù)雜，但是目前來說，我國大多數(shù)基層單位檔案管理部門都缺乏高水平的信息處理及計算機(jī)專業(yè)人才，盡管許多單位都已經(jīng)積極引進(jìn)了各種現(xiàn)代化設(shè)備，但由于檔案管理人員現(xiàn)代技術(shù)水平較低，許多現(xiàn)代化設(shè)備都只是用于信息錄入、檔案打印等簡單的工作之中，嚴(yán)重拖慢了檔案管理工作的信息化發(fā)展的腳步，致使檔案管理工作效率始終難以有效的提高。

二、提高檔案信息管理人員專業(yè)素養(yǎng)的相關(guān)措施

（一）增強(qiáng)檔案管理人員的法律意識

檔案管理工作涉及到許多比較機(jī)密的文件，政府部門的檔案管理可能會涉及到重要的政治、經(jīng)濟(jì)政策規(guī)劃，社會企業(yè)可能會涉及到企業(yè)一些經(jīng)濟(jì)計劃，一旦泄露，后果不堪設(shè)想，基層檔案管理人員在日常的工作過程中要努力學(xué)習(xí)檔案管理相關(guān)的專業(yè)知識，貫徹落實國家相關(guān)部門就檔案管理工作提出的各種法律法規(guī)，做好檔案管理相關(guān)的工作計劃，樹立檔案管理保密工作，保證檔案的完整性，檔案管理人員要能夠正確處理個人利益及集體利益之間的關(guān)系，在檔案管理工作中端正態(tài)度，在實際的工作中落實自身責(zé)任，避免檔案損壞、泄露，確保單位檔案完整、真實?；鶎訂挝豢梢酝ㄟ^定期的專業(yè)培訓(xùn)、模擬演練等等方式提高現(xiàn)有檔案管理人員的專業(yè)水平，加強(qiáng)相關(guān)人員的防范意識，培訓(xùn)的內(nèi)容應(yīng)該包括法律知識、計算機(jī)專業(yè)知識、管理知識等等。

（二）做有職業(yè)道德的管理者

檔案管理工作十分枯燥，面對種類繁多，內(nèi)容復(fù)雜的各種檔案，管理人員需要對其進(jìn)行分類、編目、編制等等，檔案管理人員必須要認(rèn)識到自身工作的重要性，實際的工作中要能夠做到愛崗敬業(yè)、科學(xué)嚴(yán)謹(jǐn)，認(rèn)真負(fù)責(zé)，不隨意修改、破壞任何檔案，保證所有檔案的完整性、真實性。

（三）明確崗位職責(zé)，做好服務(wù)工作

如上文所言，檔案管理工作不會產(chǎn)生經(jīng)濟(jì)效益，是一門服務(wù)性質(zhì)的工作，因此檔案管理人員必須要有一定的服務(wù)意識，明確自身的崗位職責(zé)，掌握一定的服務(wù)技巧，切實做好服務(wù)工作，基層單位檔案管理部門可以建立完善的檔案管理規(guī)章制度，制定一定的激勵機(jī)制，激發(fā)檔案管理人員的工作積極性，切實提高檔案管理的工作效率。

（四）加強(qiáng)計算機(jī)操作以及各種檔案管理軟件的技術(shù)培訓(xùn)，促進(jìn)檔案管理的信息化發(fā)展

隨著計算機(jī)信息技術(shù)的開發(fā)使用，檔案管理工作逐漸開始向信息化發(fā)展，在信息化背景之下，檔案管理工作必須要改變以往的管理模式，加強(qiáng)計算機(jī)操作以及各種檔案管理軟件的技術(shù)培訓(xùn)，提高工作人員的計算機(jī)應(yīng)用能力，為檔案資源信息的開發(fā)利用奠定基礎(chǔ)，促進(jìn)檔案管理的信息化、自動化、現(xiàn)代化發(fā)展。

結(jié)束語

檔案管理系統(tǒng)是國家文獻(xiàn)信息系統(tǒng)中重要的組成部分，對于國家經(jīng)濟(jì)、文化、社會的發(fā)展都有十分重要的意義，因此必須加強(qiáng)對基層單位檔案的管理。本文結(jié)合當(dāng)前我國基層單位檔案管理工作人員存在的一些問題就如何提高他們的綜合素質(zhì)進(jìn)行了簡單討論，實際的管理工作中，還需要檔案管理相關(guān)單位及人員結(jié)合自身實際，總結(jié)經(jīng)驗，才能真正促進(jìn)檔案管理工作效率的提高。

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