新時(shí)期機(jī)關(guān)檔案管理工作優(yōu)化探析

機(jī)關(guān)檔案是一些機(jī)關(guān)部門(mén)以及事業(yè)單位在各種會(huì)議、活動(dòng)和日常工作中形成的對(duì)國(guó)家和社會(huì)有保存價(jià)值信息。多是以文字、圖像、聲像等不同形式保存下來(lái)，方便日后查找和利用。這些檔案的記載對(duì)政府職能的發(fā)揮起到一定的促進(jìn)作用，所以必須重視機(jī)關(guān)檔案的管理工作，提高檔案管理的工作質(zhì)量和效率。

一、當(dāng)前機(jī)關(guān)檔案管理存在的問(wèn)題

經(jīng)過(guò)長(zhǎng)期努力，我國(guó)機(jī)關(guān)檔案管理工作獲得了長(zhǎng)足發(fā)展，其范圍由小到大、門(mén)類(lèi)由單到全、技術(shù)由舊到新，但與新的形勢(shì)新任務(wù)相比，檔案管理工作依然任重而道遠(yuǎn)，存在著諸多問(wèn)題。主要表現(xiàn)如下：

1、從業(yè)人員素質(zhì)有待提高。目前，雖然從上到下有了一支穩(wěn)定發(fā)展的機(jī)關(guān)檔案管理隊(duì)伍，但與形勢(shì)發(fā)展的要求相比，仍不同程度地存在著思想觀念落后、創(chuàng)新能力不強(qiáng)、高層次復(fù)合人才缺乏等問(wèn)題。一些機(jī)關(guān)檔案管理仍停留在“就檔案抓檔案”的階段，微觀工作做得多，宏觀思維比較少，從而制約了機(jī)關(guān)檔案管理的長(zhǎng)遠(yuǎn)發(fā)展。

2、信息化建設(shè)水平相對(duì)落后。機(jī)關(guān)檔案管理的整體現(xiàn)代化水平還比較低，許多檔案管理還停留在傳統(tǒng)手工模式上，檔案管理的軟件開(kāi)發(fā)與應(yīng)用也往往落后于現(xiàn)代信息技術(shù)的發(fā)展，存在檔案檢索效率不高、利用率較低的問(wèn)題，也存在著檔案信息網(wǎng)絡(luò)化與網(wǎng)絡(luò)信息安全性之間的矛盾。

3、檔案管理制度不盡完善。檔案管理的標(biāo)準(zhǔn)化、制度化體系還沒(méi)有真正建立起來(lái)，特別是一些基層單位，還沒(méi)有形成統(tǒng)一的標(biāo)準(zhǔn)和質(zhì)量要求，也沒(méi)有建立起嚴(yán)格的責(zé)任追究和獎(jiǎng)懲體系，存在卷宗混亂、檔案缺失、檔號(hào)無(wú)序等管理不規(guī)范問(wèn)題。

4、檔案信息時(shí)效性不強(qiáng)。根據(jù)我國(guó)《檔案法》相關(guān)規(guī)定，立檔單位的永久檔案保存十年之久，才向政府檔案部門(mén)移交，而移交后的政府信息如果不是關(guān)于經(jīng)濟(jì)、科學(xué)、技術(shù)、文化等類(lèi)檔案（其界限比較模糊，如何界定也是一大難題），不論是否涉及國(guó)家秘密、商業(yè)秘密和個(gè)人隱私，都要三十年后才能向社會(huì)開(kāi)放。但從需求情況看，社會(huì)公眾利用較多的則是形成十年或三十年之內(nèi)的檔案，這就使得機(jī)關(guān)檔案信息工作常處于期限錯(cuò)配的狀態(tài)，無(wú)法滿足社會(huì)公眾的需求。

5、檔案管理服務(wù)滯后。當(dāng)前機(jī)關(guān)檔案的服務(wù)對(duì)象多限于黨政領(lǐng)導(dǎo)和機(jī)關(guān)公務(wù)員，為專(zhuān)家、學(xué)者和社會(huì)公眾提供服務(wù)的幾率較少。除時(shí)限性因素的制約外，主要原因是審批程序復(fù)雜，在利用手續(xù)上附加了諸如身份、查檔目的等等額外條件，在使用方式上，如需復(fù)制、拍照等則需要經(jīng)過(guò)館長(zhǎng)、上級(jí)機(jī)關(guān)等批準(zhǔn)，這一系列規(guī)定給社會(huì)公眾利用檔案設(shè)置了層層關(guān)卡；另外，服務(wù)手段仍處于傳統(tǒng)、繁瑣的手工操作層面，基本處于被動(dòng)服務(wù)階段。

二、優(yōu)化機(jī)關(guān)檔案管理的對(duì)策

在新時(shí)期優(yōu)化機(jī)關(guān)檔案管理工作，必須深入研究和把握檔案管理工作規(guī)律，以科學(xué)務(wù)實(shí)的態(tài)度，積極推進(jìn)工作創(chuàng)新，提高科學(xué)化水平，推動(dòng)檔案管理規(guī)范化、制度化和信息化。具體對(duì)策如下：

1、變“死檔案”為“活資源”，注重檔案管理挖掘利用。檔案保存的目的和價(jià)值在于利用。如何把“死檔案”變成“活資源”，最大限度地發(fā)揮機(jī)關(guān)檔案的政治效益、經(jīng)濟(jì)效益和社會(huì)效益，是新時(shí)期檔案管理工作的重要任務(wù)，也是政府信息公開(kāi)的題中要義。這就要求相關(guān)部門(mén)全面開(kāi)展機(jī)關(guān)檔案信息公開(kāi)化工作，創(chuàng)建檔案信息服務(wù)平臺(tái)，賦予公眾獲取政府信息的權(quán)利。除涉及國(guó)家秘密、商業(yè)秘密和個(gè)人隱私的機(jī)關(guān)檔案都必須公開(kāi)，而且不受時(shí)間和保存地點(diǎn)的限制，切實(shí)保障公眾的知情權(quán)的同時(shí)，也充分利用和盤(pán)活檔案資料。

2、強(qiáng)化科技意識(shí)，重視檔案管理信息化建設(shè)。新時(shí)期的機(jī)關(guān)檔案工作正在從傳統(tǒng)的紙質(zhì)檔案、實(shí)體檔案管理為主變?yōu)閿?shù)字化檔案管理為主，從傳統(tǒng)的面對(duì)面服務(wù)為主變?yōu)榫W(wǎng)絡(luò)化服務(wù)為主，檔案工作的科技化、信息化水平越來(lái)越高。做好機(jī)關(guān)檔案管理工作，必須強(qiáng)化科技意識(shí)，注重運(yùn)用現(xiàn)代信息技術(shù)，加強(qiáng)數(shù)字信息資源建設(shè)，注重運(yùn)用現(xiàn)代信息技術(shù)，加快電子檔案中心、電子政務(wù)、數(shù)字檔案館和檔案網(wǎng)站建設(shè)，建立功能完備、技術(shù)先進(jìn)的檔案信息綜合管理系統(tǒng)、檢索系統(tǒng)和服務(wù)系統(tǒng)。

3、轉(zhuǎn)變服務(wù)理念，優(yōu)化檔案管理服務(wù)方式。新時(shí)期的機(jī)關(guān)檔案管理工作具有更強(qiáng)的社會(huì)性、全民性和公益性，機(jī)關(guān)檔案的利用不再限于機(jī)關(guān)單位的工作查考和科研，越來(lái)越多的普通民眾為掌握信息或維護(hù)自身合法權(quán)益走進(jìn)機(jī)關(guān)檔案館。因此，建立受眾率廣、方便公眾利用的檔案資源體系，是新時(shí)期機(jī)關(guān)檔案工作區(qū)別以往工作的重要內(nèi)容，通過(guò)建立現(xiàn)行文件服務(wù)中心，公開(kāi)檔案目錄、卷宗，舉辦陳列展覽，宣傳檔案使用方法等有效途徑，使公眾及時(shí)了解相關(guān)信息，更好地利用檔案資源。尤其做好與群眾關(guān)系密切的民生檔案、新農(nóng)村建設(shè)檔案、城市社區(qū)檔案等工作，及時(shí)公開(kāi)有關(guān)信息，使機(jī)關(guān)檔案工作更加貼近群眾、便民利民。

4、加強(qiáng)管理規(guī)范，完善檔案管理制度體系。加強(qiáng)制度建設(shè)，是提高機(jī)關(guān)檔案管理科學(xué)化現(xiàn)代化水平的關(guān)鍵和保障。機(jī)關(guān)檔案管理部門(mén)要增強(qiáng)責(zé)任感和使命感，在檔案收集、整理、管理和應(yīng)用等各個(gè)環(huán)節(jié)，建立相應(yīng)管理制度，尤其注重在檔案資源的整理、整合和加工上下工夫，優(yōu)化結(jié)構(gòu)，科學(xué)分類(lèi)，合理歸檔，規(guī)范管理，使整個(gè)工作規(guī)范化、制度化、標(biāo)準(zhǔn)化。同時(shí)，深化內(nèi)部體制機(jī)制改革，通過(guò)職稱(chēng)評(píng)聘、業(yè)務(wù)獎(jiǎng)勵(lì)等措施，調(diào)動(dòng)干部職工的工作積極性和主動(dòng)性。

5、提高隊(duì)伍素質(zhì)，建設(shè)學(xué)習(xí)型檔案管理隊(duì)伍。檔案管理是一門(mén)科學(xué)，特別是新形勢(shì)下機(jī)關(guān)檔案管理的技術(shù)更先進(jìn)、內(nèi)容更豐富，對(duì)檔案管理人員的能力素質(zhì)提出了新要求。檔案管理人員不僅應(yīng)具備檔案整理、編目、鑒定，立卷、著錄、標(biāo)引等基本操作技能，而且要掌握現(xiàn)代化科技手段和先進(jìn)操作管理技術(shù)，提高業(yè)務(wù)學(xué)習(xí)能力，同時(shí)加強(qiáng)理論學(xué)習(xí)，強(qiáng)化政治意識(shí)、責(zé)任意識(shí)和為人民服務(wù)的意識(shí)。堅(jiān)持人才是第一資源，重視檔案人才的培養(yǎng)和引進(jìn)，努力建設(shè)科技型、創(chuàng)新型和復(fù)合型的人才隊(duì)伍，為提高機(jī)關(guān)檔案管理的科學(xué)化現(xiàn)代化水平提供智力支撐和人才保障。

（作者單位：日照市機(jī)關(guān)事務(wù)管理局）