檔案“微”平臺運用對策分析

程文怡

摘要：本文以使用人數(shù)較多、影響力較大的“微”平臺——微博和微信為例，通過對已開通的檔案微博和檔案微信公眾號進行分類、整理、統(tǒng)計，就其存在的問題，提出相應(yīng)的對策。

關(guān)鍵詞：檔案微博檔案微信微平臺

“微”平臺，即用于分享、傳播信息以及與用戶互動的網(wǎng)絡(luò)社交平臺。它的主要特征是信息更新快、傳播范圍廣、信息量大。隨著人們利用“微”平臺交流的頻繁化，“微”平臺拓展公共服務(wù)的優(yōu)勢正日益凸顯，在這種情況下，檔案部門、檔案學(xué)者、高校檔案館和從事檔案業(yè)務(wù)的企業(yè)越來越多地開始利用“微”平臺進行檔案服務(wù)宣傳。鑒于此，本文主要以檔案界的兩大“微”平臺——微博和微信為例，分析其運用的情況，并就其存在的問題，提出具有針對性的策略。

一、檔案“微”平臺運用的調(diào)查分析

（一）檔案微博

檔案微博，是基于用戶關(guān)系進行檔案信息分享、傳播及獲取的平臺。以“檔案”為關(guān)鍵詞進行用戶搜索，截至2016年5月，得到檔案微博共計11816個。其中，經(jīng)過認證的1323個。按照用戶類型可以分為四類：一是政務(wù)微博，即各省、市、區(qū)（縣）檔案局館的官方檔案微博。二是高校檔案微博，即各高校檔案館的官方微博。三是個人微博，即檔案雜志主編、檔案學(xué)者和學(xué)生在內(nèi)的檔案學(xué)界人士的個人微博。四是企業(yè)微博，即檔案信息技術(shù)服務(wù)中心、檔案文件管理公司、檔案信息化服務(wù)商等企業(yè)微博。

（二）檔案微信

檔案微信，是與檔案相關(guān)的政府部門、組織以及個人在微信公眾平臺上申請的賬號，它主要通過文字、圖片、語音等形式實現(xiàn)全方位地溝通和互動。在微信公眾號中以“檔案”為關(guān)鍵詞進行搜索，截至2016年5月，得到檔案微信共計406個。其中，經(jīng)過認證的287個。按照功能劃分為四種類型：一是政務(wù)微信，各省、市、區(qū)（縣）檔案局館開通的官方微信，主要提供本省市地方檔案史志以及其他檔案公共服務(wù)、發(fā)布檔案動態(tài)信息等。二是高校檔案館、校史館的微信，主要是各高校檔案館、校史館發(fā)布的本校檔案館的業(yè)務(wù)活動信息、館藏精品、編研成果和校史文化等。三是企業(yè)微信，檔案信息技術(shù)服務(wù)中心、檔案外包公司等發(fā)布的文檔管理資訊，企業(yè)信息化管理、檔案數(shù)字化服務(wù)與檔案科技動態(tài)，以及本公司的業(yè)務(wù)活動。四是個人、非官方組織的檔案微信，作為個人或檔案學(xué)會等宣傳檔案學(xué)人和重大事件的平臺。

綜上，從數(shù)量上看，目前開通的政務(wù)檔案微博和微信最多，其中又以市（縣）級檔案局館的檔案微博和微信居多，并且存在地區(qū)集中開通現(xiàn)象。其次，數(shù)量較多的是高校檔案館、校史館的微博和微信；企業(yè)檔案微博和微信相對較少。從關(guān)注人數(shù)上看，政務(wù)檔案微博關(guān)注人數(shù)較多；而個人或非官方組織的檔案微信由于不受地域限制，關(guān)注人數(shù)也較多。

二、檔案“微”平臺運用存在的問題

（一）關(guān)注度不夠，影響力較小

從關(guān)注量和效果來看，各省市檔案政務(wù)微博的關(guān)注量大多在千人左右，部分粉絲過萬。高校檔案微博關(guān)注量在千人左右，關(guān)注者多為本校師生；個人微博的關(guān)注量同樣在千人左右，關(guān)注者多為檔案學(xué)界人士；企業(yè)微博關(guān)注量相對較少，關(guān)注者多為本企業(yè)員工，以及與其有業(yè)務(wù)往來的其他企業(yè)。檔案微信也存在同樣問題，政務(wù)檔案微信的關(guān)注者大部分是地區(qū)檔案機構(gòu)和相關(guān)機構(gòu)人員；個人檔案微信的關(guān)注者大部分為檔案專業(yè)師生、學(xué)者以及從事檔案行業(yè)的工作者。雖然“檔案小報”“時光特攻”等個人、非官方組織的檔案微信，推送的信息閱讀量和點贊量相對較高，但是政務(wù)檔案微信推送的文章閱讀量卻偏低，這種現(xiàn)象不得不引起我們的重視。

（二）疏于管理，跟風(fēng)現(xiàn)象嚴重

在“微博熱”的推動下，部分檔案局館跟風(fēng)開通微博。由于疏于管理，檔案微博的更新并不及時，其整體水平有限。例如：僅發(fā)布信息，未利用過微博的其他功能。甚至部分檔案微博開通至今沒有發(fā)布任何一條信息，而成為空頭賬號。在這方面，檔案微信存在的問題是發(fā)布的信息周期較長，部分檔案微信連續(xù)數(shù)月不更新。部分檔案微信未合理利用微信功能，主頁面沒有設(shè)置服務(wù)欄與互動欄，自動回復(fù)功能未充分利用。

（三）內(nèi)容缺乏針對性

檔案微博沒有形成自身的特色，與檔案相結(jié)合的原創(chuàng)性文章較少。發(fā)布的內(nèi)容多為節(jié)日或節(jié)氣信息、當(dāng)?shù)孛裆侣?、情感勵志美文，以及相關(guān)轉(zhuǎn)載等。上述內(nèi)容，由于缺乏針對性，傳播效果并不理想，無法引起公眾關(guān)注。檔案微信存在的情況是當(dāng)內(nèi)容過多時，用戶往往會篩選出自己感興趣或認為有用的信息，忽視與自己不相關(guān)的信息。而部分檔案微信推送的內(nèi)容，只有檔案部門的工作報道，沒有用戶想要了解更多的檔案信息。另外，有數(shù)據(jù)表明，微信公眾號推送的文章在上下班高峰期和晚上入睡前較能引起用戶的關(guān)注，而檔案微信未針對用戶的時間推送信息，容易導(dǎo)致推送的內(nèi)容被忽略。

三、對策

（一）借助知名微博和微信朋友圈，提高關(guān)注度

1.借助擁有眾多粉絲的知名微博用戶轉(zhuǎn)發(fā)并注明其來源，是提高影響力的有效方法。2015年5月畢業(yè)季的時候，“人民日報”官方微博發(fā)布博文“別拿檔案不當(dāng)回事”，一經(jīng)發(fā)布便在網(wǎng)上引起熱議，眾多網(wǎng)民參與討論，檔案的有關(guān)問題得到普遍重視。因此，檔案微博可以借助知名微博用戶的轉(zhuǎn)載，使其發(fā)布的信息得到關(guān)注。此外，檔案微博還可以借助新浪活動平臺和自建活動這兩種方式，吸引公眾參與微博活動來提高關(guān)注度。檔案微博建設(shè)初期，運用新浪活動平臺，如同城活動、有獎轉(zhuǎn)發(fā)等活動形式，吸引公眾參與檔案活動。當(dāng)微博的粉絲達到一定數(shù)量后，可以面向自己的粉絲群自建活動，即讓粉絲@他們自己的粉絲一同參與以便提高關(guān)注度。

2.借助其他知名微信公眾號轉(zhuǎn)載或者分享至朋友圈來提高關(guān)注度。以2015年暑期大火的電影《大圣歸來》和下半年大火的電視劇《瑯琊榜》為例，二者在播出時都呈現(xiàn)了先低后高的現(xiàn)象。前者在大片包圍的情況下票房過億，后者從開播收視率較低到最后引起全民追劇的浪潮。有媒體對此現(xiàn)象進行分析發(fā)現(xiàn)，各大微信公眾號的推薦褒揚和朋友圈的轉(zhuǎn)發(fā)起到了至關(guān)重要的作用。因此，檔案微信可以加強與其他微信公眾號的聯(lián)系，推送的信息可以借助其他微信公眾號轉(zhuǎn)載。同時，對于上述信息，可以轉(zhuǎn)發(fā)給好友，或者在朋友圈中分享鏈接。這種基于社交關(guān)系的傳播，可以使檔案信息的傳播范圍擴大，針對性更強，宣傳效果更好。

（二）建立專門的管理團隊，進行有效管理

1.檔案微博需要建立專門的管理團隊對檔案信息進行收集、篩選、整理和加工，這是能夠定期發(fā)布優(yōu)質(zhì)檔案信息的重要條件。政務(wù)檔案微博可以結(jié)合地域特點，根據(jù)地方歷史文化，形成特色系列，輔之以檔案新聞和工作動態(tài)。個人或非官方組織微博則需要明確定位。

2.檔案微信需要改善主界面以及自動回復(fù)功能，在微信平臺主頁上設(shè)置主欄目。每個主欄目再分設(shè)子欄目，或者建立一個相當(dāng)于興趣部落的子欄目，讓用戶在此發(fā)布話題，互相討論，發(fā)表評論。改善自動回復(fù)功能，即提高用戶所輸入的文字與后臺數(shù)據(jù)庫內(nèi)部主題詞庫識別的精準度。

（三）結(jié)合社會熱點，找準受眾定位，提高內(nèi)容的針對性

1.與社會熱點相關(guān)的信息在特定時期內(nèi)往往是人們所需要的，同時也是吸引其他微博賬號和微信公眾號進行轉(zhuǎn)載的因素之一。檔案“微”平臺可以結(jié)合熱點發(fā)布檔案信息。如畢業(yè)季結(jié)合畢業(yè)的話題，提供有關(guān)畢業(yè)生須知的畢業(yè)后檔案處理問題的信息；國考時結(jié)合國考的話題，提供人事檔案與政審相關(guān)的信息；在越來越多人去往大城市打拼，需要在異地辦理居住證的當(dāng)下，提供與之相關(guān)的檔案信息，即辦理異地居住證前提是將辦理者的檔案調(diào)到居住地等。

2.針對不同群體提供不同的檔案信息，一方面提高檔案“微”平臺的關(guān)注度，另一方面使檔案系統(tǒng)外人士意識到檔案在生活中的重要性。相關(guān)調(diào)查表明：檔案系統(tǒng)內(nèi)的人士關(guān)注更多的是檔案界的動態(tài)，包括檔案學(xué)的發(fā)展，工作業(yè)務(wù)的拓展，以及檔案界的研究成果等，檔案微博或微信應(yīng)據(jù)此提供檔案工作的動態(tài)和“行業(yè)前沿”即學(xué)術(shù)研究的信息，以滿足檔案系統(tǒng)內(nèi)人士的需求。檔案系統(tǒng)外人士指工作或研究方向與檔案沒有直接聯(lián)系的人士，他們關(guān)注的則是與自身相關(guān)的信息。例如：對于需要評職稱的人士，提供檔案與參與資格評定間聯(lián)系的信息；對于計劃出國的群體，提供出國審查需要檔案進行政審的信息。

3.根據(jù)用戶的時間推送文章。研究表明：若微信賬號定位在勵志，則適合早上八點前推送文章，因為工作的人喜歡在早上看勵志美文開始奮斗的一天；賬號定位在趣味性，則適合晚上七點至八點推送文章。檔案微信大多定位在傳播檔案領(lǐng)域知識和新聞，較適合在晚上八點到十點推送文章，因為這段時間用戶能夠靜下心思考問題。

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