醫(yī)院外事接待前期籌備的關(guān)鍵路徑

楊靚

【摘要】外事接待的細(xì)節(jié)能夠體現(xiàn)出醫(yī)院的管理水平和人員素質(zhì)，所以在醫(yī)院的外事接待過(guò)程中，做好前期的籌備工作尤為重要，通過(guò)前期的籌備能夠?yàn)橹蟮慕哟ぷ鞔蛳禄A(chǔ)，從而使接待工作更加順利。在外事接待籌備階段需要遵循細(xì)致、周密、嚴(yán)謹(jǐn)?shù)闹笇?dǎo)原則。本文將對(duì)醫(yī)院的外事接待前期籌備的路徑進(jìn)行分析，希望能夠?yàn)獒t(yī)院的外事接待前期籌備工作提供一些參考。

【關(guān)鍵詞】醫(yī)院外事接待；前期籌備；關(guān)鍵路徑

隨著我國(guó)改革開放的政策引導(dǎo)，國(guó)內(nèi)外的醫(yī)學(xué)交流活動(dòng)也逐漸的展開，醫(yī)院需要面臨著接待國(guó)外醫(yī)療專家的各項(xiàng)事宜。在外事接待中，嚴(yán)謹(jǐn)、周密的細(xì)節(jié)，不僅能夠突顯出醫(yī)院的實(shí)力和整體素質(zhì)，也關(guān)乎國(guó)家的國(guó)民形象。而醫(yī)院的外事接待中如何能夠使來(lái)訪者有賓至如歸的感覺，還需要在前期做好接待的籌備工作。通過(guò)周密的前期籌備工作使外事接待更加順利，從而促進(jìn)國(guó)內(nèi)外的文化交流和學(xué)術(shù)交流，并為醫(yī)院在國(guó)際上贏得口碑。接下來(lái)本文將對(duì)醫(yī)院外事接待前期的籌備工作進(jìn)行具體分析。

一、與外賓共同商討相關(guān)事宜

（一）接受來(lái)訪函，準(zhǔn)確匯報(bào)

在接受對(duì)方的來(lái)訪涵后，要根據(jù)函的具體內(nèi)容進(jìn)行信息的提煉，將外賓的來(lái)訪時(shí)間、來(lái)訪目的等內(nèi)容匯報(bào)給上級(jí)領(lǐng)導(dǎo)，根據(jù)領(lǐng)導(dǎo)的指示擬定回函，經(jīng)領(lǐng)導(dǎo)確認(rèn)簽字后，向外賓回復(fù)。

（二）確定航班信息

如果來(lái)訪的外賓是自行購(gòu)買機(jī)票，那么外事接待人員需要詢問(wèn)清楚航班的相關(guān)信息，其中包括抵達(dá)目的地時(shí)間、航班號(hào)、機(jī)場(chǎng)以及航站樓等。此外還需要外賓將護(hù)照通過(guò)掃描或者傳真的方式發(fā)送過(guò)來(lái)，以便定車票或者賓館等事宜。

（三）對(duì)來(lái)訪內(nèi)容進(jìn)行細(xì)化

對(duì)來(lái)訪內(nèi)容的確定和安排需要以對(duì)方的意見為主，并通過(guò)對(duì)本院工作的協(xié)調(diào)來(lái)共同制定行程安排。如果在交流過(guò)程中有學(xué)術(shù)講座的安排，需要在事先將講座的主題、內(nèi)容等向外賓進(jìn)行交代，同時(shí)還要索要外賓的個(gè)人簡(jiǎn)歷，以便在講座的宣傳和幻燈片播放中使用[1]。同時(shí)一些外賓習(xí)慣在交流和研討中使用自己的電腦或通訊設(shè)備，而不愿將自己的學(xué)術(shù)內(nèi)容通過(guò)硬盤導(dǎo)出，所以需要事先向外賓詢問(wèn)電腦的品牌和型號(hào)，從而準(zhǔn)備好合適的連接線，防止出現(xiàn)外賓的電腦無(wú)法與投影儀連接的情況。

（四）對(duì)接待的計(jì)劃進(jìn)行詳細(xì)的定制

對(duì)外賓的基本情況進(jìn)行了解后，需要向醫(yī)院的領(lǐng)導(dǎo)進(jìn)行匯報(bào)，等待領(lǐng)導(dǎo)作出指示，然后制定出嚴(yán)謹(jǐn)周密的日程表，表格需要兼有中英文。對(duì)于日程的路線設(shè)定需要充分考慮到外賓訪問(wèn)的目的、性質(zhì)、我方醫(yī)院接待的意義、外賓的興趣、路況以及時(shí)間等因素。同時(shí)在日程表中還需要表明，各項(xiàng)活動(dòng)的時(shí)間、內(nèi)容、地點(diǎn)以及接待的人員等事項(xiàng)。

在日程表制定完成后，外事接待人員需要對(duì)日程進(jìn)行更為詳細(xì)的計(jì)劃，比如，外賓參觀的順序、在參觀前需要做的介紹、參觀途中需要的交通工具以及何時(shí)休息等問(wèn)題。而且要對(duì)各個(gè)參觀地點(diǎn)的時(shí)間和交通路況進(jìn)行準(zhǔn)確的估計(jì)，防止出現(xiàn)紕漏耽誤行程安排，或者造成下一個(gè)環(huán)節(jié)的接待人員等待時(shí)間過(guò)長(zhǎng)或來(lái)不及準(zhǔn)備的狀況出現(xiàn)。

二、協(xié)調(diào)好各項(xiàng)接待工作

（一）對(duì)食宿的地點(diǎn)進(jìn)行預(yù)訂

先為外賓預(yù)訂食宿的地點(diǎn)，防止時(shí)間倉(cāng)促造成預(yù)訂困難。在賓館的預(yù)訂中需要注意以下事項(xiàng)：首先，賓館的位置要盡量靠近醫(yī)院，方便外賓來(lái)訪的接送工作，不會(huì)因?yàn)榻煌▎?wèn)題影響行程安排；其次，賓館周圍的環(huán)境要盡量安靜，使外賓能夠生活在一個(gè)良好的休息和工作空間內(nèi)；然后，賓館的房間需要具有無(wú)線信號(hào)，方便外賓使用電腦、手機(jī)等電子產(chǎn)品。

餐飲的選擇首要考慮的就是衛(wèi)生條件情況，最好選擇的餐廳具有民族特色，使外賓感受到異國(guó)風(fēng)情[2]。同時(shí)在餐飲的安排中同樣需要注意幾點(diǎn)事項(xiàng)：首先，在魚品的選擇中要選擇少刺的魚塊或者魚片等，主要是因?yàn)橐恍┩赓e習(xí)慣使用刀叉，食用多刺的魚品不方便；其次，菜肴不能過(guò)于辛、辣、麻；然后，盡量不點(diǎn)動(dòng)物的內(nèi)臟，特別是大型動(dòng)物的內(nèi)臟，因?yàn)槲鞣絿?guó)家很少吃動(dòng)物內(nèi)臟；最后，在酒水準(zhǔn)備中盡量準(zhǔn)備一些紅酒、啤酒等，盡量少準(zhǔn)備名貴的白酒，因?yàn)橥鈬?guó)人對(duì)我國(guó)的白酒文化了解少而且很少有品鑒的經(jīng)驗(yàn)。此外，還要注意菜肴數(shù)量的適度，既要滿足就餐人數(shù)的要求，又不能過(guò)于鋪張浪費(fèi)。

（二）進(jìn)行講座通知的發(fā)布

外賓的來(lái)訪多會(huì)有講座的安排，在講座前需要先發(fā)布通知，使醫(yī)護(hù)人員都能夠得到學(xué)習(xí)的機(jī)會(huì)。可以通過(guò)發(fā)放宣傳單或宣傳冊(cè)的方式、也可以通過(guò)院周會(huì)的方式逐層通知；還可以通過(guò)醫(yī)院的公共平臺(tái)發(fā)布。

（三）協(xié)調(diào)各科室的接待任務(wù)

外事接待是面對(duì)全院來(lái)開展的，所以需要各科室的參與，需要在接待前為各科室分配好接待任務(wù)，這樣才能夠在接待過(guò)程中做到有條不紊。在各科室的接待計(jì)劃擬定后，外事接待人員需要在此基礎(chǔ)上對(duì)接待流程進(jìn)行細(xì)化，確定接待的各環(huán)節(jié)，以及各科室的接待人員、聯(lián)系人的電話、會(huì)場(chǎng)以及車輛安排等信息，防止在接待中出現(xiàn)紕漏。根據(jù)每個(gè)科室的接待名單，分配好任務(wù)，使各部門人員能夠各盡其責(zé)。

（四）饋贈(zèng)禮品的挑選

對(duì)于饋贈(zèng)的禮品必須要具有我國(guó)的民族特色和地方特色，并具有紀(jì)念意義。比如，我國(guó)的景泰藍(lán)陶瓷、名人書畫、茶葉等。國(guó)際的禮品饋贈(zèng)的價(jià)值不在于價(jià)格，而在于特色。在禮品饋贈(zèng)的過(guò)程中切記不可贈(zèng)送現(xiàn)金、營(yíng)養(yǎng)品、有明顯廣告標(biāo)識(shí)、有傷風(fēng)化、妨礙社會(huì)公德以及違背對(duì)方風(fēng)俗的禮品。在外事接待中對(duì)本院的宣傳也是一項(xiàng)重要的任務(wù)，所以可以印制一些具有本地、本院特色的畫冊(cè)，通過(guò)這些物品的交流使更多人能夠了解中國(guó)、了解地區(qū)、了解醫(yī)院。

三、學(xué)習(xí)積累、增加儲(chǔ)備

在外事接待中需要向外賓介紹我國(guó)、我省市以及我院的相關(guān)情況，所以外事接待人員必須做好學(xué)習(xí)的積累和知識(shí)的儲(chǔ)備。首先準(zhǔn)備好關(guān)于本地區(qū)和醫(yī)院的介紹幻燈片，在幻燈片的首頁(yè)中要出現(xiàn)歡迎的字樣，同時(shí)配有外賓母國(guó)的標(biāo)識(shí)，增加外賓的親切感，接待人員還要能夠用流利的英語(yǔ)對(duì)醫(yī)院的概況進(jìn)行表述。同時(shí)，根據(jù)外賓的國(guó)籍，查閱其國(guó)家的風(fēng)俗，并在接待中盡量尊重外賓的風(fēng)俗習(xí)慣。此外還需要儲(chǔ)備一些當(dāng)?shù)氐奈幕?、風(fēng)俗知識(shí)，用于在路上向外賓做講解。最后，外事接待人員還需要根據(jù)來(lái)賓的國(guó)家、背景等做好個(gè)案準(zhǔn)備，有的放矢的開展接待工作。

結(jié)語(yǔ)：

綜上所述，外賓的接待工作關(guān)系到醫(yī)院間的學(xué)術(shù)交流、文化交流以及醫(yī)院在國(guó)際上的印象。所以外賓接待人員必須要做好接待的前期籌備工作，以便于接待工作的有序、順利開展。在準(zhǔn)備工作中要以勤、細(xì)、恒為籌備標(biāo)準(zhǔn)，勤于動(dòng)腦、考慮周密、持之以恒，充分準(zhǔn)備、詳盡部署，為外賓的接待打下良好的基礎(chǔ)。

【參考文獻(xiàn)】

[1]李鯉，許克新，李深等.大學(xué)醫(yī)院外賓接待工作的經(jīng)驗(yàn)與體會(huì)[J].中國(guó)醫(yī)學(xué)創(chuàng)新，2012，09（23）：144-145.

[2]李少明.我參加青年外交接待工作的回憶[J].武漢文史資料，2012（7）：15-22.