深圳院檔案信息化建設(shè)初探

曹慶龍

【摘 要】隨著檔案管理水平和信息技術(shù)的提高，檔案管理日益朝著數(shù)字化、信息化的方向發(fā)展。在電力設(shè)計(jì)行業(yè)，相當(dāng)一部分企業(yè)在檔案信息化建設(shè)方面已經(jīng)走在了前列，經(jīng)過(guò)幾年甚至十幾年的檔案信息化建設(shè)，這部分企業(yè)已經(jīng)建立起了相對(duì)完善的檔案信息化體制。深圳供電規(guī)劃設(shè)計(jì)院有限公司（以下簡(jiǎn)稱(chēng)“深圳院”）在檔案信息化建設(shè)方面還有很多需要學(xué)習(xí)和借鑒。本文旨在分析深圳院當(dāng)前在檔案信息化建設(shè)存在的問(wèn)題，并結(jié)合行業(yè)實(shí)際，對(duì)如何解決這些問(wèn)題做一個(gè)初步的思考。

【關(guān)鍵詞】深圳院 檔案管理 信息化建設(shè)

1 檔案信息化

1.1 什么是檔案信息化建設(shè)

檔案信息化建設(shè)是指在國(guó)家檔案行政管理部門(mén)的統(tǒng)籌規(guī)劃和組織下，在檔案管理活動(dòng)中全面應(yīng)用現(xiàn)代信息技術(shù)，對(duì)檔案信息資源進(jìn)行收集、管理和提供利用服務(wù)。

檔案信息化建設(shè)又是企業(yè)信息化建設(shè)的重要組成部分，是推動(dòng)檔案工作可持續(xù)發(fā)展、滿(mǎn)足科研生產(chǎn)需要和管理需要的必然選擇，是提高檔案服務(wù)能力的關(guān)鍵。檔案信息化是信息技術(shù)與檔案管理的有機(jī)結(jié)合，檔案信息化建設(shè)是指利用數(shù)據(jù)庫(kù)技術(shù)、數(shù)據(jù)壓縮技術(shù)、高速掃描技術(shù)等技術(shù)手段，將紙質(zhì)文件、多媒體聲像文件等傳統(tǒng)介質(zhì)文件和已歸檔保存的電子檔案，系統(tǒng)的組織成具有有序結(jié)構(gòu)的檔案信息庫(kù)。同時(shí)還包括檔案信息化的網(wǎng)絡(luò)化、檔案信息存儲(chǔ)的數(shù)字化和檔案信息管理的標(biāo)準(zhǔn)化。

1.2檔案信息化建設(shè)主要內(nèi)容與任務(wù)

檔案信息化建設(shè)主要內(nèi)容有：標(biāo)準(zhǔn)規(guī)范建設(shè)（管理規(guī)則）、基礎(chǔ)設(shè)施建設(shè)（用什么管）、應(yīng)用系統(tǒng)建設(shè)（怎么管）、檔案信息化資源建設(shè)（館什么）、人才隊(duì)伍建設(shè)（誰(shuí)來(lái)管）。

其主要任務(wù)就是將檔案數(shù)據(jù)資料實(shí)現(xiàn)數(shù)字化、標(biāo)準(zhǔn)化的管理，實(shí)現(xiàn)永久保存，并提高檔案的利用率。

2 深圳院檔案管理現(xiàn)狀

在發(fā)展過(guò)程中，深圳院已經(jīng)初步意識(shí)到了檔案信息化建設(shè)的重要性，在與同行業(yè)單位的考察交流中，已經(jīng)看了檔案信息化建設(shè)在檔案管理和利用方面發(fā)揮的巨大作用。深圳院在檔案信息化建設(shè)方面任重道遠(yuǎn)，總結(jié)起來(lái)，亟需解決以下幾個(gè)問(wèn)題：

2.1 對(duì)檔案信息化缺乏深入的了解

盡管檔案信息化在整個(gè)電力設(shè)計(jì)行業(yè)內(nèi)有一定的普及度，但是我們對(duì)檔案信息化的運(yùn)行機(jī)制還是缺乏足夠深入的了解，包括它的管理規(guī)范、軟硬件設(shè)施、專(zhuān)業(yè)知識(shí)等等。

2.2 對(duì)檔案信息化建設(shè)迫切程度的認(rèn)識(shí)需要加強(qiáng)

在深圳院內(nèi)部還存在著一些對(duì)檔案信息化建設(shè)認(rèn)識(shí)不到位的現(xiàn)象，認(rèn)為只要做好電力設(shè)計(jì)就行了，沒(méi)有真正認(rèn)識(shí)到檔案信息化建設(shè)對(duì)電力設(shè)計(jì)企業(yè)向現(xiàn)代化企業(yè)邁進(jìn)的重要作用，也沒(méi)有看到檔案信息化給整個(gè)行業(yè)帶來(lái)的巨大收獲，因此，對(duì)于檔案信息化建設(shè)迫切程度的認(rèn)識(shí)不足已經(jīng)成為我們檔案建設(shè)的重要障礙之一。

2.3 檔案信息化管理標(biāo)準(zhǔn)規(guī)范空缺

標(biāo)準(zhǔn)規(guī)范是檔案信息化建設(shè)的基礎(chǔ)，沒(méi)有標(biāo)準(zhǔn)就無(wú)法生成統(tǒng)一規(guī)范的數(shù)據(jù)，數(shù)據(jù)不規(guī)范就無(wú)法交換和利用，無(wú)法實(shí)現(xiàn)資源共享；沒(méi)有標(biāo)準(zhǔn)規(guī)范，數(shù)字檔案的質(zhì)量無(wú)法得到保證，無(wú)法切實(shí)滿(mǎn)足對(duì)數(shù)字檔案利用的需求。因此，標(biāo)準(zhǔn)規(guī)范是檔案數(shù)據(jù)信息管理和利用不可或缺的必要條件。

2.4 缺乏檔案信息化建設(shè)的專(zhuān)業(yè)團(tuán)隊(duì)

與傳統(tǒng)的檔案管理方式相比，檔案的信息化管理雖然帶來(lái)了很多便捷，但同時(shí)對(duì)檔案管理人員要求也更加的專(zhuān)業(yè)，可以說(shuō)涉及到檔案管理、電力設(shè)計(jì)、計(jì)算機(jī)技術(shù)等多方面的知識(shí)。

目前，深圳院的檔案管理人員隊(duì)伍在專(zhuān)業(yè)素質(zhì)、理論水平等方面離檔案信息化建設(shè)的要求還有一定的差距。部分檔案管理人員專(zhuān)業(yè)知識(shí)老化，知識(shí)面較窄，計(jì)算機(jī)應(yīng)用水平不高，認(rèn)識(shí)上還停留在傳統(tǒng)的專(zhuān)業(yè)知識(shí)和觀念上，不能有效的運(yùn)用現(xiàn)代技術(shù)和工具，缺乏信息開(kāi)發(fā)應(yīng)用能力和敏銳的信息意識(shí)，思想觀念和管理水平跟不上檔案信息化建設(shè)發(fā)展的步伐。與之相對(duì)應(yīng)的人才培養(yǎng)和培訓(xùn)機(jī)制也還沒(méi)有納入檔案信息化建設(shè)議程。

3 深圳院檔案信息化建設(shè)的設(shè)想

深圳供電規(guī)劃設(shè)計(jì)院有限公司，經(jīng)過(guò)三十多年的發(fā)展壯大，在工程設(shè)計(jì)和工程咨詢(xún)方面都取得甲級(jí)資質(zhì)。隨著公司規(guī)模與業(yè)務(wù)范圍的不斷壯大，檔案（特別是工程檔案）的管理與利用問(wèn)題越來(lái)越突出，在電力設(shè)計(jì)行業(yè)中，深圳院的檔案信息化工作顯得相對(duì)滯后，如何跟緊行業(yè)步伐，將深圳院的檔案信息化工作更好的開(kāi)展起來(lái)，成為目前我們急需解決的問(wèn)題。針對(duì)電力設(shè)計(jì)行業(yè)的檔案信息化現(xiàn)狀，結(jié)合深圳院檔案管理的實(shí)際情況，我們提出了以下幾點(diǎn)設(shè)想：

3.1 制定檔案信息化建設(shè)總體方案

檔案信息化建設(shè)是一項(xiàng)長(zhǎng)期的、促進(jìn)檔案工作可持續(xù)發(fā)展的系統(tǒng)工程，需眼光長(zhǎng)遠(yuǎn)、科學(xué)謀劃發(fā)展之路，合理運(yùn)用辯證思維方法，既不能盲目跟風(fēng)、脫離實(shí)際，也不能墨守成規(guī)、固步不前；要既關(guān)注行業(yè)內(nèi)的檔案信息化建設(shè)，更要注重結(jié)合本單位的實(shí)際需求。在開(kāi)展檔案信息化建設(shè)之初，應(yīng)深入調(diào)查、分析現(xiàn)狀和需求，研究論證途徑與方法，資源配置保障等，走具有本單位特色和優(yōu)勢(shì)的發(fā)展之路。

在此基礎(chǔ)上制定發(fā)展的總體框架、規(guī)劃、階段性目標(biāo)、具體措施、人財(cái)物等的保障要求、標(biāo)準(zhǔn)規(guī)范的支撐等，使其納入單位整體建設(shè)規(guī)劃或信息化規(guī)劃，保證檔案信息化建設(shè)與單位信息化建設(shè)同步發(fā)展，有計(jì)劃、有步驟地組織實(shí)施。切忌摸著石頭過(guò)河，走哪算哪，不能只埋頭自我發(fā)展，偏離了實(shí)際需求的軌道。因此，檔案信息化建設(shè)要在總體方案的指導(dǎo)下，不斷修正檔案信息化發(fā)展的方向，條件成熟時(shí)，可加步伐，但不能急功近利；各方面條件受限時(shí)，則穩(wěn)中求進(jìn)，始終堅(jiān)持不懈地推進(jìn)該項(xiàng)工作。

3.2 引入檔案信息化標(biāo)準(zhǔn)規(guī)范體系

國(guó)家檔案行政管理部門(mén)和各行業(yè)都根據(jù)需要不斷出臺(tái)了檔案信息化建設(shè)方面的管理制度、規(guī)范和標(biāo)準(zhǔn)，但相對(duì)零散，沒(méi)有形成系統(tǒng)完整的標(biāo)準(zhǔn)體系。深圳院應(yīng)根據(jù)自身管理的特點(diǎn)，參照國(guó)家標(biāo)準(zhǔn)和相關(guān)行業(yè)的標(biāo)準(zhǔn)規(guī)范，制定適合本單位開(kāi)展檔案信息化的規(guī)范、制度和標(biāo)準(zhǔn)，為檔案管理從注重實(shí)體管理邁入信息管理的時(shí)代提供有力支撐，保證檔案信息化的各方面有章可循，有法可依。制定標(biāo)準(zhǔn)規(guī)范時(shí)，應(yīng)結(jié)合信息化的要求，再造檔案管理流程，進(jìn)一步創(chuàng)新管理模式，防止完全依賴(lài)或模仿現(xiàn)有檔案管理流程和傳統(tǒng)標(biāo)準(zhǔn)規(guī)范制定相關(guān)標(biāo)準(zhǔn)、制度等。重要的是，在信息安全、網(wǎng)絡(luò)傳輸及檔案數(shù)據(jù)庫(kù)的安全等方面必須依照相關(guān)規(guī)范要求實(shí)施，才能使檔案信息化建設(shè)不斷推向深入，規(guī)范有序開(kāi)展。

3.3 實(shí)現(xiàn)工程設(shè)計(jì)與管理的網(wǎng)絡(luò)化

建立計(jì)算機(jī)檔案管理網(wǎng)絡(luò)平臺(tái)，通過(guò)CAD 制圖，實(shí)現(xiàn)無(wú)紙化設(shè)計(jì)、校核、審核、歸檔與出版等工作。對(duì)于檔案的電子歸檔由項(xiàng)目管理、設(shè)計(jì)人員根據(jù)需要儲(chǔ)存數(shù)據(jù)，實(shí)現(xiàn)一次輸入，數(shù)據(jù)終身儲(chǔ)存與共享。

3.4 加強(qiáng)檔案管理信息化安全體系的建設(shè)

由于檔案信息化后，所有檔案資料都是以電子文件的形式存在，電子文件存在較強(qiáng)的易破壞性和易泄露性等缺陷，因此，相應(yīng)的安全措施應(yīng)加強(qiáng)。要構(gòu)建安全、可靠的保密體系，做好檔案的保密性與開(kāi)放性，以及保管與利用之間的關(guān)系，防止檔案資料的泄露。針對(duì)特殊檔案資料，要根據(jù)使用人員的工作性質(zhì)來(lái)設(shè)定查閱權(quán)限，多級(jí)管理，通過(guò)層層關(guān)卡，確保檔案信息的安全性。

3.5 加強(qiáng)檔案信息化人才隊(duì)伍建設(shè)

開(kāi)展檔案信息化建設(shè)，人才是瓶頸。檔案界普遍認(rèn)同檔案信息化建設(shè)需要復(fù)合型人才，既有扎實(shí)的檔案專(zhuān)業(yè)知識(shí)，又掌握計(jì)算機(jī)技術(shù)及信息技術(shù)，還有較強(qiáng)的管理能力。檔案部門(mén)在信息化隊(duì)伍建設(shè)中，應(yīng)立足眼前，目標(biāo)長(zhǎng)遠(yuǎn)，首先在現(xiàn)有檔案隊(duì)伍中，重點(diǎn)培養(yǎng)業(yè)務(wù)能力強(qiáng)、創(chuàng)新思維活躍的人員，通過(guò)檔案信息化方面的培訓(xùn)交流，不斷增強(qiáng)利用信息化手段提高檔案管理水平的意識(shí)和能力，自發(fā)對(duì)檔案信息化現(xiàn)狀提出改進(jìn)和完善要求，從而帶動(dòng)整個(gè)隊(duì)伍為適應(yīng)信息化建設(shè)的要求而提高計(jì)算機(jī)應(yīng)用能力。其次可利用單位信息化部門(mén)的人力資源，提出檔案信息化需求，由單位統(tǒng)籌建設(shè)和發(fā)展。

3.6 加快檔案信息化資源建設(shè)

檔案信息化的核心是其資源建設(shè)，資源供應(yīng)是檔案信息化服務(wù)的前提。深圳院經(jīng)過(guò)近十年的不斷積累，己經(jīng)形成紙質(zhì)檔案資料與電子檔案資料并存的局面，但如何將這些資源進(jìn)行有效的利用是擺在我們面前的一大課題，同時(shí)也是深圳院檔案信息化建設(shè)的重中之重。

最近幾年，部分設(shè)計(jì)院開(kāi)始加大對(duì)檔案信息化建設(shè)系統(tǒng)軟件的引進(jìn)與研發(fā)力度，通過(guò)將歷史檔案掃描存檔，使歷史資料也可快速的滿(mǎn)足工程設(shè)計(jì)人員的需要。

我們的設(shè)想是：設(shè)計(jì)一套檔案信息資源利用平臺(tái)，之后就是要有效、快速、安全的開(kāi)展數(shù)字化資源管理工作，不斷加大檔案的信息量，并使其實(shí)現(xiàn)網(wǎng)絡(luò)共享，這樣可有效提高檔案信息化資源的收集效率，有利于檔案資源的全面有效管理。

4 結(jié)語(yǔ)

萬(wàn)事開(kāi)頭難，深圳院的檔案信息化建設(shè)還處在起步階段，除開(kāi)以上提出的問(wèn)題以外，在實(shí)施過(guò)程中肯定還會(huì)遇見(jiàn)其他困難。因此我們必須做好攻堅(jiān)戰(zhàn)的準(zhǔn)備。深圳院的檔案信息化建設(shè)雖然是一項(xiàng)長(zhǎng)期的工作，但是勢(shì)在必行。只有實(shí)現(xiàn)檔案信息化，才能提高企業(yè)管理水平和工作效率，提供可靠的檔案信息資源，還能夠更好的為科研和決策服務(wù)，為客戶(hù)服務(wù)。

參考文獻(xiàn)：

[1]陶碧云.《論檔案信息化內(nèi)涵及其相互關(guān)系》.檔案學(xué)通訊.

[2]高渝.《電力企業(yè)檔案信息化建設(shè)的問(wèn)題與對(duì)策研究》.電力通訊，2014年8月.

[3]李惠.《企業(yè)檔案信息化標(biāo)準(zhǔn)規(guī)范研究情況綜述》.商務(wù)辦公，2011年8月.