辦公自動(dòng)化中的計(jì)算機(jī)技術(shù)應(yīng)用

王宗運(yùn)　于敏

摘要：辦公自動(dòng)化指的是一種綜合、全面的辦公方式，利用計(jì)算機(jī)信息技術(shù)對圖文演示、文字處理、表格數(shù)據(jù)進(jìn)行處理。隨著辦公自動(dòng)化的深入推廣，企業(yè)的辦公效率得到了明顯的提升。筆者闡述了辦公自動(dòng)化的概念和應(yīng)用現(xiàn)狀，并且提出了辦公自動(dòng)化的應(yīng)用策略，以期為提升辦公自動(dòng)化應(yīng)用成效提供一些有益參考。

關(guān)鍵詞：辦公自動(dòng)化 計(jì)算機(jī)技術(shù) 應(yīng)用

中圖分類號：TP317.1 文獻(xiàn)標(biāo)識碼：A 文章編號：1007-9416（2016）08-0237-01

辦公自動(dòng)化是結(jié)合了現(xiàn)代化辦公理念和計(jì)算機(jī)技術(shù)的高效辦公模式。辦公室自動(dòng)化憑借通信技術(shù)、自動(dòng)化技術(shù)和計(jì)算機(jī)技術(shù)等大大優(yōu)化了目前的企業(yè)組織管理結(jié)構(gòu)，不僅顯著提升了員工的工作效率，同時(shí)也促進(jìn)了管理體制的改進(jìn)調(diào)整。通過自動(dòng)化辦公，各部門工作人員可以更好的協(xié)同辦公，進(jìn)而提升了決策一致性，提升了決策效能。

1 辦公自動(dòng)化的概念和重要性

辦公自動(dòng)化是信息時(shí)代下計(jì)算機(jī)技術(shù)快速發(fā)展的衍生物，指的是處理辦公室內(nèi)部事務(wù)、信息的自動(dòng)化辦公系統(tǒng)。辦公自動(dòng)化應(yīng)用了計(jì)算機(jī)的網(wǎng)絡(luò)通信、硬件、軟件、和相關(guān)辦公設(shè)備，對辦公信息進(jìn)行收集、加工、儲(chǔ)存、傳輸、維護(hù)及更新，將員工個(gè)人辦公系統(tǒng)、部門辦公系統(tǒng)、企業(yè)信息發(fā)布系統(tǒng)、企業(yè)事務(wù)管理系統(tǒng)、辦公文檔管理系統(tǒng)等整合成一個(gè)整體的系統(tǒng)網(wǎng)絡(luò)[1]。

2 辦公自動(dòng)化中的計(jì)算機(jī)技術(shù)的作用分析

2.1 辦公自動(dòng)化技術(shù)研究

辦公自動(dòng)化的產(chǎn)生得益于自動(dòng)化辦公技術(shù)的研究，可以有效的處理和集成辦公信息，并且實(shí)現(xiàn)企業(yè)內(nèi)數(shù)據(jù)交換、資源共享、高效處理企業(yè)數(shù)據(jù)的功能。計(jì)算機(jī)不僅讓企業(yè)內(nèi)部可以高效的運(yùn)作，同時(shí)也大大提升了企業(yè)的績效。在日常辦公中，企業(yè)也需要借助多媒體展示技術(shù)和信息處理編輯技術(shù)來進(jìn)行企業(yè)形象和企業(yè)文化內(nèi)容的展示。辦公自動(dòng)化不僅能讓企業(yè)內(nèi)部的各類事務(wù)透明化、公開化，而且可以有效的管理戰(zhàn)略人力資源，進(jìn)而提升企業(yè)的收益。

2.2 方面查找、處理辦公資料信息

企業(yè)工作人員在日常自動(dòng)化辦公中，可以應(yīng)用多種的計(jì)算機(jī)軟件來處理大數(shù)據(jù)。例如在辦公最多使用的軟件Excel，這個(gè)軟件擁有強(qiáng)大的數(shù)據(jù)處理分析能力，可以實(shí)現(xiàn)對辦公數(shù)據(jù)的自動(dòng)運(yùn)算，使用者只需要把各項(xiàng)原始數(shù)據(jù)輸入到表格中，經(jīng)過簡單的設(shè)置，點(diǎn)擊功能按鈕就能得到篩選、統(tǒng)計(jì)、計(jì)算的結(jié)果。同時(shí)，可以應(yīng)用折線圖、條形圖、餅圖等統(tǒng)計(jì)圖形式來展示數(shù)據(jù)的統(tǒng)計(jì)結(jié)果，這大大簡化的財(cái)務(wù)計(jì)算工作[2]。

不管是企業(yè)單位還是政府部門，其工作內(nèi)容都包括對辦公檔案的查找、傳輸和儲(chǔ)存。以往的檔案主要是紙質(zhì)文檔，雖然可靠性強(qiáng)，但是不方便后期的檢索、查找，同時(shí)也占用了較多的儲(chǔ)存空間，紙質(zhì)檔案在存檔之后，很少會(huì)再次取出使用，這是對檔案信息資源的極大浪費(fèi)。所以在構(gòu)建了辦公自動(dòng)化之后，就可以用電子檔案逐漸替代紙質(zhì)文檔，工作人員需要做的就是把工作數(shù)據(jù)輸入到系統(tǒng)中。當(dāng)前情況下，辦公計(jì)算機(jī)軟件已經(jīng)有了一定的進(jìn)步，可以用專業(yè)的軟件來編撰電子檔案，并且通過設(shè)置能夠按檔案部門、內(nèi)容、時(shí)間的不同進(jìn)行自動(dòng)歸檔操作。企業(yè)檔案系統(tǒng)還具備信息共享功能，企業(yè)員工可以方便的查看檔案信息資源，只要輸入相關(guān)帳號密碼就可以從網(wǎng)絡(luò)檔案資料庫中搜索到需要的數(shù)據(jù)和文本。這不僅大大降低了檔案查找難度，同時(shí)也發(fā)揮了檔案的作用[3]。

2.3 建立信息技術(shù)發(fā)布平臺(tái)

企業(yè)單位主要是利用網(wǎng)絡(luò)平臺(tái)來進(jìn)行信息的發(fā)布以及交流在，現(xiàn)今很多企業(yè)都利用網(wǎng)絡(luò)來進(jìn)行操作，企業(yè)的會(huì)議、論壇以及招聘等活動(dòng)信息等。員工能夠在網(wǎng)絡(luò)信息平臺(tái)上進(jìn)行交流合作，同時(shí)能夠發(fā)布一些信息，促進(jìn)信息的傳播，員工能有效了解單位的時(shí)事動(dòng)態(tài)，并且會(huì)提供單位職工電話號碼查詢，促進(jìn)員工與外界的溝通。各級領(lǐng)導(dǎo)與員工一統(tǒng)一的平臺(tái)中進(jìn)行交流，方便領(lǐng)導(dǎo)對員工有一個(gè)全面的了解，同時(shí)也能利用手機(jī)等媒體設(shè)備進(jìn)行辦公，有效提升了企業(yè)工作與管理的效率，促進(jìn)企業(yè)長遠(yuǎn)的發(fā)展。

3 提升辦公自動(dòng)化中計(jì)算機(jī)技術(shù)的應(yīng)用成效的策略

3.1 增加對辦公系統(tǒng)的資金投入

生產(chǎn)和銷售是決定企業(yè)收益的兩個(gè)重要部分，大部分企業(yè)由此忽視對辦公系統(tǒng)的資金投入。企業(yè)管理這需要認(rèn)識到，辦公系統(tǒng)是連接企業(yè)各部門員工的關(guān)鍵銜接點(diǎn)，決定著企業(yè)員工的辦事效率。所以，對辦公硬件、軟件的及時(shí)更新以及對企業(yè)員工的定期技術(shù)培訓(xùn)都是十分必要的，是有效的資金投入。

3.2 選擇合適的計(jì)算機(jī)辦公軟件

計(jì)算機(jī)技術(shù)的發(fā)展速度非?？?，而辦公自動(dòng)化的基礎(chǔ)又是計(jì)算機(jī)技術(shù)。所以想要讓辦公系統(tǒng)能夠跟得上時(shí)代的步伐，就必須選擇合適的辦公軟件。辦公軟件行業(yè)競爭較為激烈，所以可以選擇的計(jì)算機(jī)辦公軟件十分豐富。相關(guān)人員在選擇辦公軟件時(shí)，需要首先明確自身需求，而后考察軟件的功能和企業(yè)的辦公需求是否相對應(yīng)，尤其是在選擇國外的計(jì)算機(jī)辦公軟件時(shí)，需要著重考慮軟件在本公司的適用性，因?yàn)閲鴥?nèi)外的環(huán)境差異，軟件在細(xì)節(jié)方面會(huì)有差別，容易出現(xiàn)無法正常使用的問題。與此同時(shí)，還要考慮軟件的系統(tǒng)兼容性，如果軟件和公司硬件設(shè)備不兼容，那么大價(jià)錢買來的軟件就成了擺設(shè)。

3.3 做好對設(shè)備的維護(hù)工作

計(jì)算機(jī)屬于消耗型高科技設(shè)備，所以需要加強(qiáng)對辦公硬件、軟件的保養(yǎng)工作。企業(yè)員工在使用中，應(yīng)注意不要讓計(jì)算機(jī)長時(shí)間超負(fù)荷的運(yùn)轉(zhuǎn)，并且需要自主學(xué)習(xí)一些計(jì)算機(jī)維護(hù)技巧和殺毒軟件使用技巧，對工作電腦定期進(jìn)行優(yōu)化和殺毒處理。企業(yè)要需要定期的聯(lián)系專業(yè)維護(hù)人員對辦公設(shè)備進(jìn)行檢查和專業(yè)維護(hù)，只用這樣才能將低辦公設(shè)備的故障率，延長辦公設(shè)備的使用壽命，從而保障員工工作的正常開展。

4 結(jié)語

綜上，在辦公自動(dòng)化中應(yīng)用先進(jìn)的計(jì)算機(jī)技術(shù)可以為公司員工減輕負(fù)擔(dān)，顯著提升其工作效率，為企業(yè)創(chuàng)造更高的價(jià)值。為了充分優(yōu)化辦公質(zhì)量，企業(yè)工作人員需要加強(qiáng)對計(jì)算機(jī)信息技術(shù)的學(xué)習(xí)，以此來適應(yīng)社會(huì)和企業(yè)對人才的要求。

參考文獻(xiàn)

[1]韓小強(qiáng).網(wǎng)絡(luò)辦公自動(dòng)化系統(tǒng)構(gòu)架設(shè)計(jì)綜述[J].中小企業(yè)管理與科技，2015（21）：58.

[2]張宏宇.計(jì)算機(jī)網(wǎng)絡(luò)優(yōu)化探討[J].嘉興學(xué)院學(xué)報(bào)，2014（64）：67-68.

[3]雍訓(xùn).基于WEB的辦公自動(dòng)化系統(tǒng)的設(shè)計(jì)與實(shí)現(xiàn)[J].山西廣播電視大學(xué)學(xué)報(bào)，2015（32）：16-17.