重點(diǎn)建設(shè)工程檔案管理的經(jīng)驗和方法

張穎

重點(diǎn)建設(shè)工程檔案是企業(yè)檔案的重要組成部分，重點(diǎn)建設(shè)工程檔案的收集是否齊全完整，直接關(guān)系到今后的設(shè)備、設(shè)施的維護(hù)和更新改造工作，尤其是冶金行業(yè)，涉及的工藝和生產(chǎn)設(shè)備全部在建設(shè)中形成。在重點(diǎn)建設(shè)工程檔案的收集、歸檔工作中，準(zhǔn)確掌握檔案材料形成的環(huán)節(jié)，了解每一階段存在的問題，采取有效的控制手段是保證基建檔案收集齊全完整的重要環(huán)節(jié)。

一、重點(diǎn)建設(shè)工程項目前期文件材料的收集

承鋼在基本建設(shè)工程的建設(shè)管理工作中自1984年的第一期改造建設(shè)工程開始，就設(shè)有工程管理的職能部門，主要負(fù)責(zé)工程項目的前期立項、工程設(shè)計、工程施工、生產(chǎn)準(zhǔn)備及試生產(chǎn)工作。經(jīng)過20多年的承鋼建設(shè)項目工程的管理的不斷改進(jìn)，形成了工程建設(shè)管理的科學(xué)管理方式，在重點(diǎn)建設(shè)工程項目管理工作中設(shè)立了規(guī)劃發(fā)展部負(fù)責(zé)工程建設(shè)項目的管理工作，由于重點(diǎn)建設(shè)工程項目參與單位多，為了協(xié)調(diào)工作，設(shè)立了重點(diǎn)建設(shè)工程項目指揮部，負(fù)責(zé)協(xié)調(diào)組織和設(shè)計組織工作。

重點(diǎn)建設(shè)工程項目的前期文件材料的形成積累，主要來自兩個職能部門：項目的立項文件材料主要集中在規(guī)劃發(fā)展部；項目的設(shè)計、施工地質(zhì)勘察由項目指揮部協(xié)調(diào)組織實施，部分檔案材料分散在項目指揮部及相關(guān)人員手中。檔案館依據(jù)前期文件材料的形成規(guī)律和脈絡(luò)，制定了前期文件材料的跟蹤收集的管理原則，對形成的文件材料及時組織歸檔，工程設(shè)計圖紙隨到隨收；對平時不能及時歸檔的文件材料通過各種途徑收集文件材料的形成信息，在工程項目竣工驗收時，依據(jù)《承德新新釩鈦有限公司重點(diǎn)技改項目評價考核辦法》要求，協(xié)同企管部對項目指揮部進(jìn)行考核，對文件材料收集歸檔不完整的不予考核，直至檔案材料歸檔完整才能考核達(dá)標(biāo)。

二、重點(diǎn)建設(shè)工程項目施工技術(shù)檔案材料的歸檔

重點(diǎn)建設(shè)工程項目涉及的施工項目多，向施工單位發(fā)包情況比較復(fù)雜，有的項目采取的是總包，有的是單項工程分包，還有總包單位承包后又將部分工程二次分包。在工程施工當(dāng)中，規(guī)劃發(fā)展部將工程的施工管理工作委托給監(jiān)理單位，負(fù)責(zé)施工的技術(shù)管理和施工技術(shù)資料的審核工作。在工程項目的施工階段參與管理的單位主要有：規(guī)劃發(fā)展部、項目指揮部、設(shè)計單位、工程監(jiān)理單位、工程建設(shè)使用單位及施工單位，依據(jù)施工階段形成檔案文件材料的特點(diǎn)，這一階段的關(guān)鍵單位應(yīng)該是施工單位和工程監(jiān)理單位，施工階段的檔案材料的形成積累的質(zhì)和量應(yīng)有監(jiān)理和施工單位把關(guān)。因此，檔案館在這一階段檔案的收集和接收工作上采取的是：不論施工單位與建設(shè)單位是怎樣形成的施工合同，檔案館直接接收施工單位的施工技術(shù)檔案和竣工圖。并且接收檔案不受施工進(jìn)度限制，施工單位完成合同標(biāo)的段施工的，檔案館就及時組織接收。

為了保證施工技術(shù)檔案和竣工圖的真實及完整，檔案館與規(guī)劃發(fā)展部還制定了施工技術(shù)檔案及竣工圖的接收工作程序。形成了規(guī)劃發(fā)展部，項目指揮部，建設(shè)使用單位，監(jiān)理公司，設(shè)計單位，檔案館，施工單位聯(lián)合對施工技術(shù)檔案和竣工圖的驗收，其中任何一單位沒通過驗收，工程項目都不準(zhǔn)許進(jìn)行工程結(jié)算和審計。檔案館在這一階段采取的方式，既方便了施工單位的檔案的及時歸檔又避免了施工技術(shù)檔案的缺損。

三、重點(diǎn)建設(shè)工程項目檔案的預(yù)決算及會計檔案的歸檔

重點(diǎn)建設(shè)工程項目的預(yù)決算和財務(wù)管理，涉及到規(guī)劃發(fā)展部、審計監(jiān)察部和財務(wù)部。工程建設(shè)項目涉及到預(yù)算、決算、審計、工程進(jìn)度款等工作中形成的檔案材料都能在會計憑證中反映，因此，檔案館在這一階段檔案材料的收集工作主要集中在對工程建設(shè)項目的會計檔案的收集，承鋼財務(wù)部設(shè)有技改工程財務(wù)管理。檔案館采取工程建設(shè)項目會計檔案隔年接收和獨(dú)立管理的方式，保證工程建設(shè)項目預(yù)決算及會計檔案的完整性。在工程審計階段，檔案館將接收進(jìn)館的工程技術(shù)檔案和竣工圖及時提供給審計監(jiān)察部門，用準(zhǔn)確完整的竣工檔案指導(dǎo)審計監(jiān)察部門對工程的審計。

四、重點(diǎn)建設(shè)工程項目的生產(chǎn)準(zhǔn)備及試生產(chǎn)階段的檔案收集

工程建設(shè)項目檔案的生產(chǎn)準(zhǔn)備及試生產(chǎn)階段的檔案材料對項目投產(chǎn)和今后在生產(chǎn)管理當(dāng)中有非常重要的影響，起重設(shè)備、壓力容器類等特種設(shè)備的使用和保養(yǎng)都離不開這一階段形成的檔案材料。建設(shè)使用單位在工程施工階段就已經(jīng)完成組建工作，其職能部門已進(jìn)行人員培訓(xùn)，基本具備了試生產(chǎn)的組織能力，因此，承鋼檔案館采取的是統(tǒng)一指導(dǎo)，分級管理檔案的原則。檔案館要求生產(chǎn)單位負(fù)責(zé)生產(chǎn)準(zhǔn)備及試生產(chǎn)階段的檔案管理工作，而對于起重設(shè)備、壓力容器等特種設(shè)備的安全管理檔案材料，在接收施工單位的竣工檔案時，要求施工單位提供相關(guān)部門審批的副本及復(fù)印件，保證特種設(shè)備的安全檔案材料的安全。

五、重點(diǎn)建設(shè)工程項目電子檔案及聲像檔案的收集

重點(diǎn)建設(shè)工程項目在設(shè)計當(dāng)中產(chǎn)生了部分CAD電子版檔案，檔案館借鑒在以前的工程建設(shè)項目電子版檔案收集的經(jīng)驗，將電子版檔案的接收納入承鋼檔案管理制度，嚴(yán)格要求設(shè)計單位制作電子版本施工設(shè)計圖，與施工單位竣工驗收掛鉤，由施工單位督促設(shè)計單位移交電子版施工設(shè)計圖。在工程建設(shè)當(dāng)中，承鋼宣傳部對工程施工建設(shè)階段有關(guān)工程進(jìn)度、工程管理、領(lǐng)導(dǎo)視察等活動都進(jìn)行了攝像照相，檔案館及時與宣傳部聯(lián)系，將工程建設(shè)項目有關(guān)的錄像、照片及時組織歸檔。

六、重點(diǎn)建設(shè)工程項目施工技術(shù)檔案材料的組卷

檔案館依據(jù)重點(diǎn)工程檔案的形成特點(diǎn)，制定了規(guī)范的檔案立卷標(biāo)準(zhǔn)，檔案館按標(biāo)準(zhǔn)要求施工單位組卷。編制竣工資料嚴(yán)格按照《河北省建筑驗收標(biāo)準(zhǔn)》檢查案卷內(nèi)容及案卷質(zhì)量，案卷裝訂、檔案裝具標(biāo)準(zhǔn)統(tǒng)一。檔案館特別要求有施工合同、營業(yè)執(zhí)照、資質(zhì)證書、施工許可證、監(jiān)理公司驗收開據(jù)的基建工程竣工驗收證書、投標(biāo)許可證、安全生產(chǎn)許可證、竣工報告，集中裝訂在管理資料里?？⒐D編制嚴(yán)格要求與實物相符，對地下管網(wǎng)要求施工單位重新繪制竣工圖。檔案館指導(dǎo)施工單位人員按標(biāo)準(zhǔn)組卷，要求施工單位入場前指定專人到檔案館進(jìn)行檔案收集、立卷培訓(xùn)。工程交工三個月內(nèi)必須辦理檔案歸檔手續(xù)。

承鋼檔案館依據(jù)基本建設(shè)工程檔案形成的特點(diǎn)，以收集、接收完整準(zhǔn)確建設(shè)項目檔案為準(zhǔn)則，克服困難，采取積極主動的工作方式，確保重點(diǎn)建設(shè)工程項目的檔案按質(zhì)按量接收歸檔。

（作者單位：河鋼股份有限公司承德分公司檔案館）