檔案征集工作規(guī)范化管理初探

謝偉

摘 要：檔案作為與我們每個(gè)人都息息相關(guān)的事物在這個(gè)經(jīng)濟(jì)化日趨激烈的時(shí)代中的作用越來(lái)越明顯，因此對(duì)檔案的征集工作也就隨即成為了檔案工作流程體系之中最為重要的環(huán)節(jié)。但就我國(guó)目前的檔案征集工作來(lái)看，其中還存在著些許的不足，而這些不足嚴(yán)重制約著我國(guó)檔案事業(yè)的發(fā)展與進(jìn)步，必須在檔案征集工作的管理環(huán)節(jié)進(jìn)行一定的規(guī)范化處理進(jìn)而使得那些不足之處均被納入正規(guī)。因此本文主要分析了檔案征集工作的鬼發(fā)話管理環(huán)節(jié)，以期為相關(guān)的工作執(zhí)行體系提供一定的借鑒。

關(guān)鍵詞：信息電子化；檔案創(chuàng)新服務(wù)；文書管理

檔案的征集是檔案整理、檔案歸檔以及檔案保管等工作的基礎(chǔ)，檔案的整理要以檔案征集的收集數(shù)據(jù)為基準(zhǔn)，檔案的管理要以安放完好的檔案數(shù)據(jù)架構(gòu)為前提，因此滿足這些前提的首要條件就是進(jìn)行檔案征集工作，從而使接下來(lái)的檔案工作內(nèi)容得到保障，因此在檔案征集工作上必須嚴(yán)肅對(duì)待，馬虎不得。這也是為后續(xù)的檔案歸檔、管理工作打下良好而穩(wěn)定基礎(chǔ)的前提。為了使檔案的征集工作更具條理性，應(yīng)該對(duì)檔案的征集工作進(jìn)行一定的規(guī)范化管理，進(jìn)而使其向我們所期望的方向順利發(fā)展。

1 檔案征集工作的環(huán)節(jié)

檔案征集工作主要指的是人力資源與社會(huì)保障局根據(jù)具體的征集計(jì)劃來(lái)征集所需線索、明確主要的征集對(duì)象，通過(guò)規(guī)范的程序征集對(duì)象進(jìn)入館內(nèi)，將實(shí)際征集的對(duì)象變成檔案館藏品的過(guò)程。我們通常將該過(guò)程劃分為以下幾個(gè)環(huán)節(jié)：首先是征集計(jì)劃的編制；其次是征集對(duì)象明確后，檔案征集工作人員和征集對(duì)象持有人間的互動(dòng)過(guò)程；第三是對(duì)已選的征集對(duì)象進(jìn)行評(píng)估鑒定和征集批準(zhǔn)的過(guò)程；第四是和征集對(duì)象持有人進(jìn)行征集手續(xù)的辦理過(guò)程。第五是檔案征集工作人員將征集檔案和有關(guān)文件遞交給館內(nèi)相關(guān)部門的過(guò)程。

2 檔案征集工作規(guī)范化管理的手段

2.1 意向申請(qǐng)的規(guī)范化

任何工作的有序開(kāi)展都需要一個(gè)正確而明晰的理論指導(dǎo)，以此為基，能夠使工作有條不紊地進(jìn)行下去，進(jìn)而使工作的效率和質(zhì)量都得以保證，并促進(jìn)此工作過(guò)程帶來(lái)的經(jīng)濟(jì)效益和人文效益的提升。而檔案征集工作也不例外，檔案征集工作也需要有一個(gè)明確的目的和工作流程體系為指導(dǎo)。因此在進(jìn)行檔案征集工作之前，首先要有一個(gè)檔案征集的意向，并將這意向通過(guò)單位的組織機(jī)構(gòu)傳達(dá)到員工處。最少應(yīng)傳達(dá)到兩人，在意向傳達(dá)之后，檔案征集相關(guān)意向的發(fā)起人要就這一事件填寫檔案征集的相關(guān)公文性意向書，以及規(guī)范檔案表格申請(qǐng)書，因?yàn)闄n案作為一項(xiàng)嚴(yán)肅的書面文件具備一定的法律效益，不能由公民擅自書寫，檔案表格也應(yīng)由國(guó)家統(tǒng)一發(fā)布，不能任由公民擅自復(fù)制。

在相關(guān)資料填寫完畢后，將之遞交給上級(jí)部門，在上級(jí)部門審閱并肯定之后會(huì)安排一定的調(diào)查人員核實(shí)檔案征集者的相關(guān)資質(zhì)，并且上級(jí)部門還會(huì)對(duì)上述申請(qǐng)文件的真實(shí)性予以評(píng)定并加蓋工章。為了這一環(huán)節(jié)不出現(xiàn)任何紕漏，進(jìn)而導(dǎo)致檔案征集意向傳達(dá)失敗，申請(qǐng)人應(yīng)就檔案涵蓋的對(duì)象的詳細(xì)個(gè)人信息整合一份具體的數(shù)字報(bào)告，在報(bào)告中寫明相關(guān)注意事項(xiàng)，以報(bào)告書的形式陳述這一流程中將會(huì)涉及到的全部數(shù)字以及相關(guān)詳細(xì)信息，在書面報(bào)告紙樣出來(lái)后加蓋負(fù)責(zé)部門的公章，并將報(bào)告隨申請(qǐng)書一同提交至上級(jí)處，以便上級(jí)審核。當(dāng)上級(jí)的意見(jiàn)隨公章一并返回之后，此征集意向才算傳達(dá)完畢，相關(guān)人員必須遵循上述章程嚴(yán)格執(zhí)行相應(yīng)步驟，以保證檔案征集工作的規(guī)范化進(jìn)行。

2.2 制定檔案計(jì)劃

檔案征集計(jì)劃在檔案征集工作人員的工作中起到了指引作用并且，其還是后續(xù)對(duì)征集對(duì)象予以準(zhǔn)確評(píng)估與鑒定的最有力依據(jù)。檔案征集計(jì)劃內(nèi)容具體應(yīng)涵蓋征集方式、征集原則、入藏標(biāo)準(zhǔn)、征集范圍等諸多的內(nèi)容" 檔案征集工作人員主要擔(dān)任歸檔人一職，財(cái)務(wù)人員主要是接收人。歸檔共有以下幾項(xiàng)內(nèi)容$征集對(duì)象評(píng)估報(bào)告（副本），征集對(duì)象專家鑒定會(huì)會(huì)議紀(jì)要（正本）、檔案征集協(xié)議（正本）、征集經(jīng)費(fèi)支付憑證（正本）、征集檔案點(diǎn)交記錄表等。

2.3 對(duì)檔案征集對(duì)象的評(píng)估

通常情況下，在實(shí)際的檔案征集工作中，主要是對(duì)征集對(duì)象進(jìn)行了全面的評(píng)估，而在這一環(huán)節(jié)中，相關(guān)檔案征集工作人員應(yīng)該充分準(zhǔn)備好相關(guān)材料，具體包括了申請(qǐng)表、檔案原件、檔案征集意向書等等。其次，在對(duì)征集檔案評(píng)估專家的選擇上，將會(huì)由檔案館領(lǐng)導(dǎo)統(tǒng)一制定。

2.4 對(duì)征集來(lái)的檔案的審批

對(duì)征集而來(lái)的檔案不能直接進(jìn)行歸檔處理首先要對(duì)檔案本身進(jìn)行一定的檢驗(yàn)和審批程序，進(jìn)而使檔案的法律效力得到確認(rèn)，從而避免因檔案問(wèn)題而引發(fā)的經(jīng)濟(jì)類、法制類民事糾紛的發(fā)生。具體的審批流程較為簡(jiǎn)單，由被征集人將檔案交付給征集者，然后征集者將收到的檔案文件交給具備法律鑒定資質(zhì)的審核部門審核檔案的真實(shí)性以及檔案的法律實(shí)用性，在審核者確認(rèn)檔案無(wú)誤后出具資質(zhì)鑒定證明，然后檔案在交由收集者進(jìn)行接下來(lái)的檔案使用及保管流程。這一系列流程都要以法律為約束，進(jìn)而保證檔案審批的合理性。此審批環(huán)節(jié)一定要在國(guó)家承認(rèn)的地點(diǎn)交由國(guó)家委派的檔案審批人員親自執(zhí)行，進(jìn)而避免因個(gè)人審核資質(zhì)的不真實(shí)而導(dǎo)致審核失效的情況發(fā)生，這也是間接提升檔案工作效率的合理化方式。

2.5 相關(guān)材料的書面化

在這一環(huán)節(jié)的檔案征集工作中，一般是需要檔案征集工作人員與檔案持有人共同完成的。制定的檔案征集文件協(xié)議也要一式三份。其中，檔案持有人將會(huì)保留一份，另外兩份將由檔案館統(tǒng)一保管。在這一環(huán)節(jié)過(guò)程中，要將檔案數(shù)量、名稱等情況清楚反映在檔案征集協(xié)議清單中。

2.6 尋求專家鑒定

開(kāi)展專家鑒定會(huì)過(guò)程中，檔案征集工作者要準(zhǔn)備好所需的材料，擔(dān)任鑒定會(huì)的鑒定人員應(yīng)從檔案征集的專家?guī)熘谐槿?，最后將形成文件作為專家基于征集?duì)象而開(kāi)展的鑒定會(huì)議的會(huì)議紀(jì)要。相關(guān)整理工作者要及時(shí)有效的整理所需資料并遞交給檔案管理部門，需要進(jìn)行轉(zhuǎn)交的資料包括了檔案征集意向書、申請(qǐng)表、審批表合同、專家鑒定會(huì)的會(huì)議紀(jì)要等諸多資料的正本。同時(shí)，還有征集資料的有關(guān)資料與圖片以及征集的經(jīng)費(fèi)支出憑證的副本。

結(jié)束語(yǔ)

總而言之，檔案的征集工作是一項(xiàng)法制化的工作，對(duì)這一工作的規(guī)范化管理有利于我國(guó)檔案工作的順利有序進(jìn)行，有利于保障被制檔案者的經(jīng)濟(jì)利益和人身利益，貫徹了以人為本的政策理念。同時(shí)對(duì)檔案的征集工作的規(guī)范化管理還有利于提升我國(guó)檔案相關(guān)部門的整體執(zhí)行力。因此相關(guān)部門務(wù)必要重視這一點(diǎn)，對(duì)檔案征集工作提供一定的政策支持，完善相關(guān)的法規(guī)和法律就能夠使這一項(xiàng)工作處于一個(gè)合理的約束范圍內(nèi)，進(jìn)而在計(jì)提的工作流程上得到合理化的管理，從而推動(dòng)我國(guó)檔案事業(yè)的全面和整體化發(fā)展。

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