研究生學(xué)位檔案在信息化背景下的管理探索

耿蕓

[摘 要]隨著研究生招生規(guī)模逐年擴(kuò)大，研究生檔案管理也變得越來越復(fù)雜，研究生檔案管理直接影響學(xué)生檔案的規(guī)范化管理。本文對高校研究生檔案管理工作的現(xiàn)狀及存在問題進(jìn)行分析，并結(jié)合信息化技術(shù)的不斷加強(qiáng)，提出高校研究生檔案管理的相關(guān)策略。

[關(guān)鍵詞]研究生；學(xué)位；檔案；信息化；管理

doi：10.3969/j.issn.1673 - 0194.2016.08.148

[中圖分類號]G647.24 [文獻(xiàn)標(biāo)識碼]A [文章編號]1673-0194（2016）08-0-01

當(dāng)前各高校越來越重視研究生學(xué)位檔案管理工作，其管理方式和管理效果直接反映高校的教學(xué)和科研相關(guān)過程，以及研究生的自我學(xué)習(xí)狀況，還能反映出導(dǎo)師研究課題的狀態(tài)。因此，做好研究生學(xué)位檔案管理非常重要。筆者認(rèn)為，做好研究生學(xué)位檔案的管理工作的重點(diǎn)是逐步建立涉及研究生本人與研究生導(dǎo)師、研究生管理部門等眾多部門人員的解決問題的機(jī)制?；诖耍疚膶ρ芯可鷮W(xué)位檔案在信息化背景下的管理進(jìn)行了初步探索。

1 研究生檔案管理的現(xiàn)狀及問題分析

第一，檔案管理仍然沿用傳統(tǒng)管理理念，沒有結(jié)合信息化發(fā)展的成效，管理模式?jīng)]有及時更新，管理手段落后，管理過程不規(guī)范。研究生檔案管理工作沒有得到足夠重視。要不斷提升管理人員的專業(yè)素質(zhì)，更新管理方式。

第二，學(xué)校學(xué)位檔案材料不全面，給后續(xù)管理造成障礙。另外，信息收集不全、案卷質(zhì)量不高也是造成檔案管理落后的重要原因。其中，信息不全的主要原因是管理工作沒有按照歸檔要求進(jìn)行錄入。因此，要逐步加強(qiáng)信息化的引入，強(qiáng)化檔案管理人員的責(zé)任心，只有這樣才能不斷加強(qiáng)工作人員提高對材料收集工作的重視程度，以達(dá)到全面收集、歸納材料的目的。

第三，信息化在研究生學(xué)位檔案管理的使用程度不高。受傳檔案統(tǒng)管理方式的影響，出現(xiàn)研究生檔案管理的信息化緩慢、信息管理的效率不高、檔案信息管理的高效性和時效性不強(qiáng)，以紙質(zhì)文件管理為主、檔案信息遺忘和泄露等問題，工作人員的手工操作效率不能滿足當(dāng)今形勢下檔案管理的工作需求。

2 研究生檔案管理的創(chuàng)新性策略

隨著信息技術(shù)的不斷發(fā)展，信息化應(yīng)用得到不斷普及。要實(shí)現(xiàn)學(xué)位檔案的信息化管理，就要改變以往的管理方式，從靜態(tài)管理向動態(tài)管理轉(zhuǎn)變。要充分利用現(xiàn)代化的信息技術(shù)，提高研究生檔案信息的收集、整理、歸納、查詢等工作效率，實(shí)現(xiàn)檔案信息傳輸快、資源共享性高等優(yōu)勢。由此可見，信息化與檔案管理相結(jié)合，已成為現(xiàn)在信息化發(fā)展的必然趨勢。逐步利用信息化的管理方式去改進(jìn)落后的檔案管理模式，不斷強(qiáng)化現(xiàn)代化的管理手段與研究生檔案現(xiàn)代化管理的結(jié)合程度。

2.1 建立電子檔案，強(qiáng)化信息管理的時效性

傳統(tǒng)的紙質(zhì)檔案收集并不能完全摒棄，應(yīng)該實(shí)現(xiàn)和電子檔案同時收集。具體來說，在信息收集的過程中，不僅要建立紙質(zhì)檔案，還要同時建立電子檔案，將檔案收集與現(xiàn)代化信息檔案管理手段相結(jié)合，做到信息收集與信息互聯(lián)網(wǎng)的互傳，逐步提高檔案管理的準(zhǔn)確性及時效性，以實(shí)現(xiàn)研究生檔案的在線管理。同時，學(xué)校要不斷加快建設(shè)數(shù)字化檔案館，以滿足學(xué)生和相關(guān)部門對學(xué)生檔案信息的查詢及管理需求，實(shí)現(xiàn)學(xué)校對研究生檔案的數(shù)字化管理。例如，高?？梢栽O(shè)置信息公開專欄網(wǎng)，使學(xué)生看到自己的信息情況，同時也能看到相關(guān)企業(yè)或者部門的需求，實(shí)時調(diào)整自身的發(fā)展方向與目標(biāo)。

2.2 加強(qiáng)檔案管理監(jiān)督

檔案管理制度的執(zhí)行時效性極強(qiáng)，管理方案的制定要符合檔案管理的需求。同時，校方加強(qiáng)監(jiān)督相關(guān)管理工作，保證檔案管理的高效性和準(zhǔn)確性，制定更加完善的高校研究生學(xué)位檔案管理制度。檔案管理的安全性是在相關(guān)制度的保障下完成的，要不斷規(guī)范研究生學(xué)位檔案，包括信息收集、信息整理、信息關(guān)聯(lián)等，以確保研究生檔案管理有據(jù)可依。

2.3 提高檔案管理人員素質(zhì)，實(shí)現(xiàn)現(xiàn)代化管理

檔案管理工作人員是檔案信息的最先接觸者，同時也是在信息收集與保存過程中的操作者，是使用檔案信息的執(zhí)行者，檔案管理工作的效率依賴于他們的實(shí)際工作成效。信息化條件下的檔案管理，不僅僅依賴于信息技術(shù)的發(fā)展，在一定程度上也依賴于檔案管理人員的素質(zhì)。因此，信息化檔案管理的過程中應(yīng)不斷加強(qiáng)對管理工作人員的素質(zhì)培養(yǎng)，真正實(shí)現(xiàn)人機(jī)合一的現(xiàn)代化管理。學(xué)校應(yīng)該開設(shè)研究生檔案管理的相關(guān)課程和培訓(xùn)，提高檔案管理人員的專業(yè)水平和素質(zhì)，使其更好地投入到學(xué)校檔案管理工作中來。

2.4 強(qiáng)化檔案信息的安全性

每個學(xué)生的檔案信息都擁有電子認(rèn)證信息，學(xué)生的信息面臨著泄露的風(fēng)險，不斷強(qiáng)化信息的安全性對信息化管理的實(shí)效性提出了重大挑戰(zhàn)。隨著信息技術(shù)的發(fā)展，設(shè)計一套安全管理系統(tǒng)，保證個人信息安全非常必要。這樣，學(xué)生的實(shí)時動態(tài)信息，都能得到很好的保障。研究生檔案信息化管理過程中要不斷完善校園網(wǎng)絡(luò)，采用更先進(jìn)的硬件設(shè)備和軟件設(shè)備，自主研發(fā)相應(yīng)的保護(hù)軟件，結(jié)合信息管理中涉及的各部門資源，不斷加強(qiáng)網(wǎng)絡(luò)安全的監(jiān)督與管理。

3 結(jié) 語

信息化管理新形勢下，對檔案信息管理發(fā)展制定新型管理方式，既反映出高校研究生教育和培養(yǎng)的先進(jìn)性，也能體現(xiàn)出研究生課題研究方向進(jìn)展程度和科研實(shí)踐成果的進(jìn)展程度。應(yīng)依托現(xiàn)代化計算機(jī)信息技術(shù)的發(fā)展，創(chuàng)建學(xué)位檔案信息化數(shù)據(jù)庫，逐步實(shí)現(xiàn)研究生學(xué)位檔案的全文數(shù)據(jù)庫檢索。

主要參考文獻(xiàn)

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