淺談事業(yè)單位檔案管理信息化建設(shè)

王海龍

[摘 要]當(dāng)前，網(wǎng)絡(luò)技術(shù)突飛猛進(jìn)，在各行各業(yè)普遍運(yùn)用信息化和網(wǎng)絡(luò)化的今天，加強(qiáng)事業(yè)單位檔案管理信息化建設(shè)，是知識經(jīng)濟(jì)時代的需要，也是事業(yè)單位深化改革的需要。事業(yè)單位的檔案管理信息化建設(shè)有利于事業(yè)單位更好地進(jìn)行內(nèi)部管理。本文分析了事業(yè)單位人事檔案管理信息化建設(shè)中存在的問題，探討了推動人事檔案管理信息化建設(shè)的有效策略，旨在改善當(dāng)前事業(yè)單位中檔案信息管理的弊端，提高工作效率。

[關(guān)鍵詞]事業(yè)單位；檔案管理；信息化建設(shè)

doi：10.3969/j.issn.1673 - 0194.2016.08.142

[中圖分類號]G270.7 [文獻(xiàn)標(biāo)識碼]A [文章編號]1673-0194（2016）08-0-01

0 引 言

在新時期，隨著經(jīng)濟(jì)的發(fā)展和事業(yè)單位的深化改革，傳統(tǒng)的檔案管理方法已經(jīng)不能滿足事業(yè)單位的需要。因此，加強(qiáng)事業(yè)單位檔案管理信息化建設(shè)，對強(qiáng)化事業(yè)單位檔案服務(wù)工作，提高事業(yè)單位檔案管理水平，都具有重要的作用。

1 事業(yè)單位檔案管理進(jìn)行信息化建設(shè)的必要性

第一，傳統(tǒng)的檔案管理模式，很容易出現(xiàn)這種情況——知道檔案室保存了所需檔案資料，但由于存放不當(dāng)、檢索工具不全等原因，而不得不耗費(fèi)大量的人力、物力翻箱倒柜地查找，還不一定能找到。而檔案管理實(shí)行信息化建設(shè)之后，就能夠有效解決這個問題。由于計算機(jī)具有精度高、存儲信息量大、運(yùn)算速度快等特點(diǎn)，能夠?qū)⑷妗?zhǔn)確的檔案信息資源快速地展示出來，大大提高了檔案管理人員的工作效率，而且能徹底避免出現(xiàn)“手工抄寫失誤”等問題。

第二，傳統(tǒng)的檔案管理需要不斷地投入資金來增添設(shè)備，譬如加蓋、修繕庫房，還要防止出現(xiàn)鼠類破壞、蟲蛀、氧化、霉變等問題。開展檔案管理信息化建設(shè)以后，就能夠隨時在硬盤、光盤、U盤、網(wǎng)絡(luò)存儲空間等存放大量的檔案信息，方便簡潔，有利于檔案原件的完整性。

2 加強(qiáng)事業(yè)單位檔案管理信息化建設(shè)的相關(guān)措施

2.1 加大檔案管理資金的投入力度

事業(yè)單位對檔案管理部門要加強(qiáng)重視，加大資金和設(shè)備的投入力度。只有資金和設(shè)備投入到位，檔案管理系統(tǒng)才能更加完善，對應(yīng)的信息化和網(wǎng)絡(luò)化的管理系統(tǒng)工作才能做到游刃有余。只有加大檔案管理資金的投入力度，才能激發(fā)工作人員工作的積極性，增強(qiáng)責(zé)任感和管理意識。

2.2 加強(qiáng)對檔案管理人員的業(yè)務(wù)培訓(xùn)

為了全面做好事業(yè)單位檔案管理信息化建設(shè)工作，提高事業(yè)單位檔案工作人員的業(yè)務(wù)水平及素質(zhì)，要定期對檔案管理工作人員進(jìn)行培訓(xùn)。例如：聘請專家開展檔案管理講座，從檔案工作信息化、檔案管理常態(tài)化、編寫編研材料的必要性、檔案工作目標(biāo)管理要求及注意事項等多個方面來進(jìn)行講解，并且就日常工作中應(yīng)要注意的問題與各檔案工作人員進(jìn)行充分的探討，進(jìn)一步拓寬檔案工作人員的視野，形成崇尚科學(xué)、學(xué)習(xí)先進(jìn)知識的熱潮，提升事業(yè)單位檔案管理信息化建設(shè)水平，推動檔案工作的可持續(xù)性發(fā)展。

2.3 重視檔案管理系統(tǒng)的日常維護(hù)

檔案管理信息化建設(shè)是一個動態(tài)的過程，需要檔案管理人員不斷地去維護(hù)、去更新、去核準(zhǔn)。首先，要注意數(shù)據(jù)庫的建設(shè)，要做到準(zhǔn)確地錄入檔案信息，才能夠讓檔案管理信息化建設(shè)變得有意義；其次，要做到完整地錄入檔案信息，才能夠順利開展檔案管理信息化系統(tǒng)的后期維護(hù)；最后，要指派專人來及時更新、核準(zhǔn)數(shù)據(jù)庫信息。只有這樣，才能夠確保檔案信息的準(zhǔn)確性、可信性、完整性和真實(shí)性。

2.4 組建檔案信息局域網(wǎng)，提高檔案的綜合利用率

首先，在檔案室內(nèi)部建立一個封閉的局域網(wǎng)，設(shè)立專門的電子檔案閱檔室。這樣查檔人員只要輕點(diǎn)鼠標(biāo)，就可以在授權(quán)范圍內(nèi)查閱相關(guān)資料。這樣不僅可以提高檔案查閱的速度，而且有利于檔案的安全和保密。其次，建立檔案信息專網(wǎng)系統(tǒng)供相關(guān)業(yè)務(wù)部門使用，授權(quán)人員根據(jù)工作需要，只要登錄檔案信息專網(wǎng)，就可在授權(quán)范圍內(nèi)查閱所需要的全面真實(shí)的電子檔案。

2.5 強(qiáng)化定期維護(hù)和涉密管理，確保安全運(yùn)行

檔案室每周都應(yīng)該定期檢查與維護(hù)磁盤陣列、服務(wù)器、掃描儀、計算機(jī)等檔案信息化設(shè)備及檔案信息網(wǎng)站、電子檔案網(wǎng)絡(luò)、檔案數(shù)字化掃描等檔案信息管理系統(tǒng)，并對檔案信息網(wǎng)絡(luò)進(jìn)行病毒檢測，確保檔案信息化設(shè)備及檔案信息網(wǎng)絡(luò)的正常、安全運(yùn)行，切實(shí)維護(hù)檔案信息安全。

要強(qiáng)化涉密管理，確保信息安全。加強(qiáng)檔案信息涉密管理，簽訂保密承諾書，規(guī)范檔案信息公開保密審查程序，所有擬公開檔案信息在公開前由專人對其內(nèi)容進(jìn)行全面的保密審查，確保“涉密信息不公開，公開信息不涉密”，切實(shí)消除檔案信息失泄密隱患，確保檔案信息安全。

隨著時代的進(jìn)步，檔案工作面臨著巨大的挑戰(zhàn)，但是在這個過程中檔案管理工作者也在不斷尋找和探索解決的方法?？傊訌?qiáng)事業(yè)單位檔案管理信息化建設(shè)，是事業(yè)單位深化改革的需要，是知識經(jīng)濟(jì)時代的需要，是社會主義現(xiàn)代化的需要，由此可見，檔案管理信息化建設(shè)是事業(yè)單位未來檔案建設(shè)的必由之路。

主要參考文獻(xiàn)

[1]付冰，張曉剛.測繪檔案信息化建設(shè)與安全管理[J].蘭臺內(nèi)外，2011（2）.

[2]劉愷.淺談測繪檔案管理的標(biāo)準(zhǔn)化管理[J].中國房地產(chǎn)業(yè)，2011（2）.

[3]黃俊山.數(shù)字化測繪資料檔案管理系統(tǒng)的建立[J].科技創(chuàng)新導(dǎo)報，2011（8）.

[4]紅梅.對新形勢下加強(qiáng)檔案管理的思考[J].呼倫貝爾學(xué)院學(xué)報，2000（3）.

[5]李壯暉.電子文件及檔案管理芻議[J].廣州大學(xué)學(xué)報：社會科學(xué)版，2000（4）.