淺談企業(yè)電子文書檔案的管理

王則儀

[摘 要]隨著當(dāng)前無紙化辦公的推行，電子文件已成為日常信息傳遞的主要手段之一。對這些不斷發(fā)展、日益更新的“新型”檔案，進行有效的收集、整理和保存，為今后提供快捷、方便的利用服務(wù)，是企業(yè)文書檔案管理中不可或缺的主要工作。

[關(guān)鍵詞]企業(yè)；電子文書；檔案管理

doi：10.3969/j.issn.1673 - 0194.2016.08.133

[中圖分類號]G275.2 [文獻標(biāo)識碼]A [文章編號]1673-0194（2016）08-0-02

在電子與信息技術(shù)高度發(fā)展的今天，企業(yè)已基本實現(xiàn)電子化辦公。由于計算機等數(shù)字化設(shè)備產(chǎn)生的文件，體積小、容量大，且易于查閱和傳遞，已被廣泛運用到工作的各個關(guān)節(jié)。如何做好電子文件的檔案管理，并進行有效地存儲、保管、利用和處置，使電子文件在成為檔案后，能在真實、安全的前提下，充分發(fā)揮其便利、快捷的特點，成為信息化發(fā)展下檔案管理的一個重要研究課題。

1 電子檔案的特點

電子檔案，是指將具有保存價值且辦理完畢、經(jīng)系統(tǒng)整理的電子文件及其元數(shù)據(jù)、管理權(quán)限想檔案部門提交的過程，是具有憑證、查考和保存價值并歸檔保存的電子文件。作為現(xiàn)代高新科技的衍生產(chǎn)物之一，電子檔案較之傳統(tǒng)的紙質(zhì)檔案，有許多新的特點。

電子檔案的存儲方式多樣，可以直接刻錄為不可擦寫的光盤，也可以打印輸出以紙質(zhì)形式歸檔；電子檔案體積小、容量大、占用存儲空間小，對保存場地的面積要求不高，但對環(huán)境、防磁性等存儲條件要求很高；電子檔案可以直接由計算機等現(xiàn)代辦公設(shè)備迅速地處理，易于修正、拷貝和重置，便于糾錯、攜帶和傳遞，信息共享不受時間和地域的限制；電子檔案需要借助信息化設(shè)備予以復(fù)現(xiàn)，現(xiàn)代化信息技術(shù)含量高，要求管理人員具備較高的專業(yè)素質(zhì)。

2 目前企業(yè)電子檔案管理的存在的問題

2.1 技術(shù)手段跟不上發(fā)展需求

目前，普通企業(yè)的檔案管理部門，很難借助現(xiàn)有的技術(shù)手段，對電子檔案的原始性、真實性、完整性和安全性等問題進行鑒定。

2.1.1 原始性問題

原始性是傳統(tǒng)檔案的主要特征，是其有別于圖書、情報、資料、出版物等其他信息的根本特征。傳統(tǒng)檔案，尤其是紙質(zhì)檔案，由于檔案信息與載體的不可分離性，以及檔案載體的唯一性，傳統(tǒng)檔案的原始性極易判斷和確認。然而電子文件、電子檔案的信息存儲載體具有不固定性，可在一定技術(shù)條件下被復(fù)制、轉(zhuǎn)存甚至遷移，且檔案內(nèi)容的原貌不受任何影響。因此，電子檔案就載體而言，不具有唯一性，其原始性認定缺少公認的判定依據(jù)。

2.1.2 真實性問題

電子檔案的真實性問題，貫穿其生命周期，檔案信息的失真率遠高于傳統(tǒng)檔案。在將紙質(zhì)檔案轉(zhuǎn)化為電子檔案的過程中，稍有失誤就會導(dǎo)致檔案元數(shù)據(jù)的失實；在電子檔案的傳遞過程中，檔案內(nèi)容可被原樣復(fù)制，也可通過技術(shù)手段被篡改后不留痕跡。目前在普通企業(yè)的實際工作中，從電子文件的生成到歸檔，缺少程序化管理系統(tǒng)，難以實現(xiàn)系統(tǒng)間的直接鏈接，無法確保電子文件的元數(shù)據(jù)被完整歸檔；多數(shù)電子檔案與其相對應(yīng)的紙質(zhì)檔案之間，沒有建立統(tǒng)一的管理方法；儲存電子檔案選用的光盤等載體不耐久。上述因素都會影響電子檔案的完整性、可靠性，從而影響電子檔案的真實性。

2.1.3 完整性問題

電子文件易于攜帶、傳遞，使得文件經(jīng)常處于流動的狀態(tài)，如不能及時收集，可能會導(dǎo)致信息丟失；電子文件存儲方式多樣，在復(fù)制、重置的過程中，容易造成信息缺損；電子文件的背景信息會伴隨文件的處理過程而不斷累積，且形式多樣、存儲分散，極難確保電子文件生命周期的完整性。

2.1.4 安全性問題

電子檔案涉及范圍迅速擴展，數(shù)量也急劇增加，電子數(shù)據(jù)的易更改性為非法操作提供了便利，特別是計算機網(wǎng)絡(luò)化的快速發(fā)展，“黑客”的攻擊、用戶操作不當(dāng)導(dǎo)致計算機病毒入侵，以及用戶根據(jù)利益需求任意取舍甚至篡改信息，都會損害電子檔案的保密和安全。

2.2 機制建設(shè)跟不上管理需求

目前，關(guān)于企業(yè)電子文件歸檔，以及電子檔案管理，國家已經(jīng)出臺了若干規(guī)章制度和規(guī)范性文件，《國有企業(yè)電子檔案管理辦法》《企業(yè)電子文件歸檔和電子檔案管理指南》等，新的檔案管理理論、方法和原則不斷涌現(xiàn)，卻很少有真正落實到實際工作中的。企業(yè)的檔案管理部門，對電子檔案的管理職責(zé)、體制建設(shè)、電子檔案館（室）的建設(shè)等沒有進行系統(tǒng)地分析和思考；檔案管理人員，對于電子檔案的收集、鑒定與整理，以及后續(xù)的存儲、保管、利用和處置等工作，仍然停留在理論階段。機制上的落后，阻礙企業(yè)信息化發(fā)展，加大了企業(yè)的檔案管理成本。

3 完善企業(yè)電子檔案管理的對策

3.1 采用有關(guān)技術(shù)措施

3.1.1 電子簽署

在電子文件的形成階段，采用簽署技術(shù)，如光筆簽名、數(shù)字簽名等，對文件進行加密，確保信息在存儲或傳遞過程中的安全性、完整性，對信息發(fā)送者進行身份認證，防止交易中發(fā)生抵賴現(xiàn)象。

3.1.2 身份驗證

人員登錄電子檔案管理系統(tǒng)時，需要對用戶進行身份驗證，最常見的方法是，給予每一個合法用戶一個ID認證，并設(shè)定每個用戶的操作權(quán)限。用戶在進入電子檔案管理系統(tǒng)后，根據(jù)相對應(yīng)的權(quán)限對電子文件和信息進行訪問、修改及處理等操作。

3.1.3 防火墻建設(shè)

在機構(gòu)局域網(wǎng)與外網(wǎng)之間設(shè)置障礙，防止外網(wǎng)用戶對內(nèi)網(wǎng)信息資源非法訪問，且阻止企業(yè)的決策、專利等機要信息通過內(nèi)網(wǎng)非法輸出。防火墻會檢測所有通過的數(shù)據(jù)流，只有符合事先制定的網(wǎng)絡(luò)安全規(guī)定的信息才會被允許通過。加強機構(gòu)局域網(wǎng)防火墻建設(shè)，從源頭上保護網(wǎng)上電子文件的原始性、真實性和完整性。

3.1.4 防寫措施

當(dāng)前許多軟件都采用設(shè)置文件“只讀”狀態(tài)的方式，以限定用戶對計算機內(nèi)電子文件的修改。當(dāng)電子文件被存儲于計算機外的介質(zhì)時，一般采用只讀式光盤（CD-ROM），使用者只能讀取光盤上的信息而不能追加、修改或擦除；一次寫入式光盤（WORM），使用者可追加但不能擦除原來的信息。上述不可逆式存儲方式，可有效防止電子文件被修改，保證電子文件的原始性、真實性和完整性。

3.2 建立有效的電子檔案管理信息系統(tǒng)

要實現(xiàn)電子文件的檔案化管理，就要建立一個有效的電子檔案管理信息系統(tǒng)。而衡量一個電子檔案管理信息系統(tǒng)的標(biāo)準(zhǔn)，有以下四點。

3.2.1 實用性

要針對本企業(yè)檔案特色開發(fā)，滿足電子檔案管理需求，根據(jù)本企業(yè)文件處理流程來進行檔案信息系統(tǒng)軟件功能的設(shè)計。

3.2.2 安全性

一方面是電子文件本身的真實性，其記錄的內(nèi)容是否真實、可靠；另一方面是對電子文件信息的保護和隔離，建立完善的內(nèi)部控制制度，防止非授權(quán)用戶的侵入和信息的泄漏。

3.2.3 開放性

采用開放技術(shù)、開放結(jié)構(gòu)和開放借口，使系統(tǒng)能與外界信息進行良好的溝通，尤其是能實現(xiàn)與企業(yè)其他系統(tǒng)，如OA、EAM等系統(tǒng)的無縫集成，形成完整的企業(yè)信息管理系統(tǒng)，充分發(fā)揮信息的共享性和可開發(fā)性。

3.2.4 先進性

在注重實用性的基礎(chǔ)上，系統(tǒng)開發(fā)應(yīng)盡量立足高起點，采用相對成熟的開發(fā)理念、工具和技術(shù)，并支持電子信息檔案管理系統(tǒng)開發(fā)技術(shù)的后續(xù)發(fā)展，使其具有發(fā)展?jié)摿Γ阌谏墧U建。

3.3 完善電子檔案管理機制

組織檔案管理人員進行專業(yè)化培訓(xùn)，并由檔案管理部門制定適合本企業(yè)發(fā)展需要的電子檔案管理制度、各項機制及管理流程。建立獨立的電子檔案館（室），妥善保管電子檔案的存儲載體，并從防磁性、溫控等方面打造檔案的環(huán)境，確保電子檔案能得到妥善管理，確保文件信息不散失、不損毀及不失真。規(guī)范檔子檔案的歸檔流程。電子檔案可以在文件辦理結(jié)束后隨時歸檔，一方面可以避免文件漏歸，確保電子文件的歸檔率和完整率，另一方面可以避免檔案的流失和病毒的損壞。由電子文件的形成部門，通過企業(yè)內(nèi)網(wǎng)將文件傳送給檔案部門，并使用電子簽署技術(shù)封簽認證；由檔案管理人員接收登記，按事由或部門原則給電子文件編制一個唯一的檔案號，并設(shè)置訪問限制級別。

4 結(jié) 語

隨著“互聯(lián)網(wǎng)+”的持續(xù)推進，傳統(tǒng)管理模式需要轉(zhuǎn)變。電子文件已經(jīng)占據(jù)日常工作文件傳遞的重要地位，檔案管理部門需要轉(zhuǎn)變觀念，加快電子檔案管理模式的改變，建立有效的電子文件檔案管理信息系統(tǒng)，使得檔案管理工作緊跟信息時代發(fā)展的腳步，更好地為企業(yè)的未來發(fā)展服務(wù)。