電子表格數(shù)據(jù)處理中函數(shù)的運(yùn)用技巧

馬宏圖

[摘 要]電子表格數(shù)據(jù)處理在日常的生產(chǎn)生活中運(yùn)用比較廣泛，如何優(yōu)化其處理數(shù)據(jù)的功能，使之更大限度地服務(wù)于日常工作，需要的不僅僅是一定的專業(yè)知識(shí)，也需要人們?cè)谑褂眠^程中善于思考、觀察、發(fā)現(xiàn)，運(yùn)用相關(guān)知識(shí)進(jìn)行數(shù)據(jù)處理。本文主要說明函數(shù)在數(shù)據(jù)處理中的運(yùn)用價(jià)值和運(yùn)用技巧。

[關(guān)鍵詞]電子表格；數(shù)據(jù)處理；函數(shù)運(yùn)用；技巧

doi：10.3969/j.issn.1673 - 0194.2016.08.124

[中圖分類號(hào)]TP391.13 [文獻(xiàn)標(biāo)識(shí)碼]A [文章編號(hào)]1673-0194（2016）08-0-01

用電子表格處理數(shù)據(jù)，可進(jìn)行十分復(fù)雜的計(jì)算。電子表格提供了200多個(gè)函數(shù)，可以滿足各種計(jì)算的需要，除了一些通用性強(qiáng)的常用函數(shù)外，不同的領(lǐng)域或行業(yè)慣用的函數(shù)也會(huì)有所不同。一般用的較多的有：求和函數(shù)SUM、平均值函數(shù)AVERAGE等。事實(shí)上，有許多函數(shù)，只要能夠熟練掌握并靈活運(yùn)用，能夠幫助人們解決許多工作中的實(shí)際問題，使工作變得簡單、準(zhǔn)確又高效，在這里筆者介紹幾個(gè)比較實(shí)用的函數(shù)功能和運(yùn)用技巧。

1 SUM函數(shù)求和技巧

當(dāng)人們?cè)陔娮颖砀窆ぷ鞅碇杏肧UM函數(shù)對(duì)某個(gè)連續(xù)單元格區(qū)域的數(shù)據(jù)進(jìn)行求和計(jì)算時(shí)，有時(shí)可能會(huì)出現(xiàn)計(jì)算出的結(jié)果小于實(shí)際應(yīng)得的合計(jì)數(shù)的情況，比如：某個(gè)學(xué)生期末考試的各科成績總和，分明是“語文85+數(shù)學(xué)95+外語90+物理100=370分”，而自動(dòng)求和出來卻是270分。出現(xiàn)這一問題的原因往往是在錄入數(shù)據(jù)時(shí)，將數(shù)值型數(shù)字（數(shù)值）誤作文本型數(shù)字（文本）錄入了，雖然單元格內(nèi)也顯示出了人們所錄入的數(shù)字，但用SUM函數(shù)求和時(shí)，這樣的單元格被視為“空白單元格”處理了。

雖然Office 2000以上版本的Excel工作表對(duì)于文本型數(shù)字單元格，在左上角會(huì)有一個(gè)綠色的小三角符號(hào)作為提示性標(biāo)記，但如果數(shù)據(jù)量大，通過人工方式來一一檢查更正是非常困難的，比如：像一些部門，常常要將多個(gè)下級(jí)部門報(bào)送來的基礎(chǔ)數(shù)據(jù)（Excel文檔）進(jìn)行統(tǒng)計(jì)匯總，遇到這樣的問題也就在所難免。

事實(shí)上，在對(duì)數(shù)據(jù)進(jìn)行其他操作之前，通常都應(yīng)該首先對(duì)接收來的“原始數(shù)據(jù)”可能存在的這樣的問題進(jìn)行處理，這時(shí)就可以利用VALUE函數(shù)來完成。VALUE函數(shù)表達(dá)式VALUE（text），功能是將一個(gè)代表數(shù)值的數(shù)字（無論其為文本還是數(shù)值）均轉(zhuǎn)換成數(shù)值型數(shù)字（數(shù)值），其中的text即為需要進(jìn)行轉(zhuǎn)換的字符，可以是數(shù)字，也可以是單元格引用。

在這里為了便于敘述，筆者假設(shè)需要進(jìn)行處理的“原始數(shù)據(jù)”是位于名稱為“原”的工作表D3單元格至G1000單元格的連續(xù)單元格區(qū)域。選擇一大?。ㄐ辛袛?shù)）與“原始數(shù)據(jù)”區(qū)域相同的空白單元格區(qū)域（可在另一張工作表中），在其左上角單元格內(nèi)鍵入“=VALUE（D3）”，若在另一張工作表中，則鍵入“=VALUE（原！D3）”，→用填充柄向右、向下填充復(fù)制公式到整個(gè)選定區(qū)域→高亮選擇整個(gè)單元格區(qū)域→點(diǎn)擊“復(fù)制”→選擇“原始數(shù)據(jù)”區(qū)域左上角單元格→點(diǎn)擊“選擇性粘貼”→在彈出的對(duì)話框中點(diǎn)選“數(shù)值”再點(diǎn)擊“確定”，至此，“原始數(shù)據(jù)”可確保不再有文本型數(shù)字存在。

2 對(duì)原始數(shù)據(jù)的處理技巧

對(duì)于前面所提到的問題，還可以這樣做，即先檢查一下“原始數(shù)據(jù)”區(qū)域中分別有多少個(gè)非空單元格和數(shù)值型數(shù)字（數(shù)值），若二者相等，則表明“原始數(shù)據(jù)”中沒有文本型數(shù)字，無需進(jìn)行處理；若非空單元格個(gè)數(shù)多于數(shù)值型數(shù)字個(gè)數(shù)，說明“原始數(shù)據(jù)”中存在文本型數(shù)字，需要進(jìn)行轉(zhuǎn)換。這里就可使用COUNTA函數(shù)和COUNT函數(shù)。

COUNTA函數(shù)表達(dá)式COUNTA（Value1，Value2，…），功能是計(jì)算最多30個(gè)連續(xù)的單元格區(qū)域內(nèi)非空單元格個(gè)數(shù)總和；COUNT函數(shù)表達(dá)式COUNT（Value1，Value2，…），功能是計(jì)算1到30個(gè)連續(xù)的單元格區(qū)域內(nèi)數(shù)值型數(shù)字（數(shù)值）個(gè)數(shù)總和，其中Value1，Value2，…可以是1到30個(gè)連續(xù)的單元格區(qū)域引用。假設(shè)需要進(jìn)行檢查的“原始數(shù)據(jù)”在D3單元格至G1000單元格的連續(xù)單元格區(qū)域，人們只需在上述區(qū)域以外的任意一個(gè)空白單元格中鍵入公式“=COUNTA（D3：G1000）-COUNT（D3：G1000）”回車，所得結(jié)果即是該“原始數(shù)據(jù)”區(qū)域中所含有的文本型數(shù)字個(gè)數(shù)。

3 RANK函數(shù)運(yùn)用技巧

有時(shí)人們需要對(duì)一組數(shù)據(jù)進(jìn)行大小比較，并確定其中的每一個(gè)數(shù)值相對(duì)于其他數(shù)值的大小排位，例如：要按得分高低對(duì)某次競賽的所有參賽者排出名次，許多人采取的方法是先按得分高低進(jìn)行排序，然后以人工方式錄入名次，這種方式固然可以，但如果參賽者多，數(shù)據(jù)量大，其中必然會(huì)有很多得分相同的，即所謂“并列名次”，所以如此操作其實(shí)也不是十分科學(xué)，最佳的方法莫過于運(yùn)用RANK函數(shù)。

RANK函數(shù)，功能是計(jì)算一組數(shù)值中的某個(gè)數(shù)值相對(duì)于其他數(shù)值的大小排位，number是要計(jì)算其排位的數(shù)值或單元格引用，ref是一組數(shù)值或含有一組數(shù)值的單元格區(qū)域引用，order取值決定按升序排位還是降序排位，可為任意實(shí)數(shù)或單元格引用，僅當(dāng)取值為0或忽略時(shí)，按降序排位。

上面的競賽得分假定在D3：D1000連續(xù)單元格區(qū)域，只需在E3單元格（其他單元格亦可）中鍵入“=RANK（D3，D$3：D$1000）”→用填充柄向下填充復(fù)制至E1000單元格，即得出所有參賽者得分對(duì)應(yīng)的名次。

通過以上的一些實(shí)踐，筆者覺得在信息技術(shù)領(lǐng)域，只要能夠把自己所學(xué)到的相關(guān)知識(shí)進(jìn)行有機(jī)整合，提高自己運(yùn)用軟件的能力，即可在工作中游刃有余。