試論檔案工作中的保密

劉文玉

摘 要：檔案管理工作是一項(xiàng)機(jī)密性、專業(yè)性較強(qiáng)的工作，在各級(jí)管理部門有著舉足輕重的地位，檔案工作不僅承載著機(jī)關(guān)、企事業(yè)單位的機(jī)密部分，更會(huì)對(duì)國家安全、企事業(yè)發(fā)展有著深遠(yuǎn)的影響，因此各級(jí)部門對(duì)檔案管理的高度重視，也就是為國家安全、企事業(yè)發(fā)展做了良好的后方保障。

關(guān)鍵詞：檔案管理；保密性；對(duì)策

一、檔案管理工作的內(nèi)容

《檔案法》規(guī)定，“檔案工作實(shí)行統(tǒng)一領(lǐng)導(dǎo)、分級(jí)管理的原則，維護(hù)檔案的完整與安全，便于社會(huì)各方面的利用。”這一原則主要包含了以下三個(gè)方面的內(nèi)涵：1.檔案工作的組織原則和管理體制。這是檔案工作原則的核心內(nèi)容，其含義一是檔案事業(yè)由國家統(tǒng)一領(lǐng)導(dǎo)，各級(jí)地方黨委和人民政府應(yīng)當(dāng)加強(qiáng)對(duì)本地區(qū)檔案工作的領(lǐng)導(dǎo)；二是在國家檔案行政管理部門或上一級(jí)檔案行政管理部門的指導(dǎo)下和同級(jí)黨委和人民政府的領(lǐng)導(dǎo)下，各級(jí)地方檔案行政管理部門主管本行政區(qū)域內(nèi)的檔案事業(yè)，對(duì)檔案工作實(shí)行監(jiān)督和指導(dǎo)；三是按照國家統(tǒng)一規(guī)定，對(duì)檔案實(shí)體由各級(jí)檔案機(jī)構(gòu)分別集中統(tǒng)一管理。2.檔案工作的基本要求，就是要采取各種有效措施來保護(hù)檔案的完整與安全。3.檔案工作的根本目的，就是要充分開發(fā)利用檔案信息資源，為社會(huì)各個(gè)方面提供有效的服務(wù)。

二、檔案管理人員需認(rèn)識(shí)到工作職責(zé)

1.正確認(rèn)識(shí)檔案數(shù)字化人員的職責(zé)。不壞、不丟、不散、不亂是檔案保管工作的基本任務(wù)。檔案管理人員的職責(zé)，就是要維護(hù)檔案的完整與安全。不壞，就是使檔案保管得完好無損，不致因各種不利因素而使檔案損壞。不丟，就是使檔案絕對(duì)安全，不致因工作疏忽而使檔案遺失或被竊。不散，就是要求檔案的保管相對(duì)集中，不致因檔案的分散保管而使檔案管理不便，甚至造成檔案損壞或丟失等嚴(yán)重情況。不亂，就是要求檔案保管工作有條不紊，檔案架整齊規(guī)范，有規(guī)可循，有目可查。檔案保管人員要時(shí)刻警惕，防止檔案的損壞，確保檔案的安全。

2.正確認(rèn)識(shí)絕密檔案的管理和保密認(rèn)識(shí)。絕密檔案是黨和國家的核心秘密，它關(guān)系到黨和國家的安全，關(guān)系到國家的政治活動(dòng)、軍事活動(dòng)和經(jīng)濟(jì)發(fā)展的成敗，關(guān)系到四化建設(shè)的進(jìn)程。因此，為確保國家核心秘密的安全，必須管理好絕密檔案。

（1）絕密檔案的調(diào)閱、移出、銷毀等應(yīng)嚴(yán)格按規(guī)定手續(xù)辦理，必須經(jīng)指定領(lǐng)導(dǎo)人審批，認(rèn)真履行登記、簽字手續(xù)，任何人無權(quán)擅自調(diào)閱。絕密檔案使用完畢后應(yīng)及時(shí)清對(duì)、檢查，發(fā)現(xiàn)失密、泄密問題，應(yīng)及時(shí)查明原因，進(jìn)行補(bǔ)救。 （2）絕密檔案應(yīng)與非絕密檔案分別保管。要設(shè)保險(xiǎn)柜、保險(xiǎn)鎖、防盜器，從保管條件上確保絕密檔案的安全；（3）絕密檔案具有知密早、知密多、知密深的特點(diǎn)。檔案保密工作好與壞，數(shù)字化人員的素質(zhì)是個(gè)關(guān)鍵。

3.正確認(rèn)識(shí)檔案涉密情況的變化。檔案在保管過程中，其密級(jí)不是一成不變的，而是隨著時(shí)間的推移和文件貫徹的情況變化的。基本變化是升密、降密、解密。其中升密是極少數(shù)的，也是暫時(shí)的；大多數(shù)的，總的趨勢(shì)是降密，直至解密。其變化原因有三：一是保密范圍的變化；二是密級(jí)文件作用的變化，原來的密級(jí)文件指導(dǎo)作用與現(xiàn)在工作不相適應(yīng)，已失去了指導(dǎo)作用，為此立檔單位廢掉了此類文件，密級(jí)自然消除了。三是保密時(shí)限的變化。原館所存檔案涉密文件，只標(biāo)有密級(jí)而沒有保密時(shí)限，多數(shù)都是超期服役，應(yīng)依據(jù)檔案涉密內(nèi)容的變化掌握劃密標(biāo)準(zhǔn)，嚴(yán)防密級(jí)偏高或偏低，密期偏長(zhǎng)或偏短。

三、檔案管理工作中存在的問題影響其保密性

1.部分單位與個(gè)人對(duì)檔案管理工作不夠重視。在很長(zhǎng)一段時(shí)間里，有很多領(lǐng)導(dǎo)及保管員對(duì)檔案的管理和歸檔敷衍了事，自認(rèn)為檔案不過是走走樣子，事過境遷的手抄本而已，沒有太大用處，正是這種思想使各單位的檔案保密性大大降低，甚至泄密，使單位蒙受重大損失，這是對(duì)檔案不夠了解和思想有誤區(qū)的重要表現(xiàn)。

2.部分單位檔案室的軟硬件設(shè)施不夠完善。個(gè)別單位未設(shè)有檔案室，檔案都是零零散散的寄存于各辦公室或個(gè)人手中，這就給檔案的保密性高低帶來巨大挑戰(zhàn)，極容易泄密。而有的單位即使設(shè)有檔案室也不被重視，把檔案室置于最不好的位置，或檔案室內(nèi)空間過于狹窄，這種情況對(duì)于檔案多的單位就會(huì)帶來存儲(chǔ)空間不足，或由于屋內(nèi)潮濕，不及時(shí)打理，造成檔案雜亂，甚至蟲蝕鼠咬使檔案破損，使檔案的保密性、完整性大大降低。

3.管理檔案的人員水平不高，不夠?qū)I(yè)。很多企事業(yè)單位的檔案管理人員為二線退休職工或新入職員工，這些檔案保管員大多沒有接受過相關(guān)專業(yè)知識(shí)的培訓(xùn)，對(duì)檔案的管理工作摸不到規(guī)律，這就使得在管理檔案的流程中，如：收集、整理、歸檔、裝訂時(shí)造成收集不全面，整理不夠分明，歸檔不夠準(zhǔn)確，裝訂不夠細(xì)致從而使檔案的保密性降低，而有的檔案管理人員不夠負(fù)責(zé)，甚至身兼數(shù)職，對(duì)檔案工作精力投入不足，日常事務(wù)往往只是將材料放入檔案盒，沒有及時(shí)整理歸檔，嚴(yán)重影響了檔案管理水平。其次一些歸檔材料還不夠真實(shí)和準(zhǔn)確，就更不用談其保密程度了。

四、提高檔案工作保密性的對(duì)策

1.提高檔案管理人員素質(zhì)。要注意加強(qiáng)干部檔案工作隊(duì)伍建設(shè)，選擇政治上可靠、作風(fēng)正派、責(zé)任心強(qiáng)的共產(chǎn)黨員從事檔案工作管理工作，注意對(duì)他們的教育培養(yǎng)，關(guān)心他們工作、生活，充分發(fā)揮他們的積極性和創(chuàng)造性。檔案管理的好壞，在很大程度上取決于檔案工作人員。作為檔案工作人員，要注重自身專業(yè)水平的提高，通過自學(xué)、參加培訓(xùn)等方式，熟悉檔案工作的各個(gè)環(huán)節(jié)和基本要求，努力掌握科學(xué)管理的原則和方法，提高工作效率，提高檔案質(zhì)量。積極探索新的管理模式，使檔案工作更科學(xué)、更實(shí)用，為不斷進(jìn)步發(fā)展的社會(huì)提供有利的資源。

2.采用信息化管理手段。信息化是當(dāng)今社會(huì)發(fā)展的一大趨勢(shì)，它對(duì)檔案工作提出了新的要求，那就是盡可能地運(yùn)用當(dāng)代科技新成果和管理新手段，提高檔案工作的效率和水平，以盡快實(shí)現(xiàn)檔案信息化管理。目前，國外檔案管理很多已使用計(jì)算機(jī)，就是在國內(nèi)，使用計(jì)算機(jī)輔助管理檔案的也越來越多。實(shí)現(xiàn)人事檔案計(jì)算機(jī)輔助管理勢(shì)在必行。

3.健全檔案管理制度。建立檔案工作制度必須遵循以下要求：第一，規(guī)章制度要體現(xiàn)合理性、科學(xué)性。建立起來的規(guī)章制度必須符合單位特點(diǎn)和檔案管理實(shí)際，以適應(yīng)單位檔案管理的需要。第二，簡(jiǎn)明實(shí)用。制度必須具有可操作性，以便更好地發(fā)揮制度的指導(dǎo)和規(guī)范作用。第三，堅(jiān)持制度約束的雙向性。既約束領(lǐng)導(dǎo)又約束職工。第四，堅(jiān)持制度執(zhí)行的嚴(yán)肅性。檔案部門既是制定檔案規(guī)章制度的主管部門，又是規(guī)章制度的執(zhí)行部門。

4.做好檔案管理工作，強(qiáng)化服務(wù)意識(shí)，提高服務(wù)水平是很有必要的。檔案管理人員要樹立“工作就是服務(wù)”的觀念。以“增強(qiáng)服務(wù)意識(shí)”和“主動(dòng)服務(wù)”作為工作的出發(fā)點(diǎn)和歸宿。要明確服務(wù)方向，端正服務(wù)態(tài)度，樹立創(chuàng)新意識(shí)，提高服務(wù)質(zhì)量。

總之，在新的歷史條件下檔案工作必須要緊緊聯(lián)系時(shí)代發(fā)展要求，要從觀念上更新采取有效措施，積極探索檔案現(xiàn)代管理模式，使其保密性措施加以完善，檔案保密性達(dá)到合理要求，促進(jìn)社會(huì)主義和諧社會(huì)建設(shè)。

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