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    淺議水行政執(zhí)法檔案管理中存在的問(wèn)題及對(duì)策

    2016-04-29 00:00:00周蓉李偉
    水能經(jīng)濟(jì) 2016年8期

    【摘要】水政執(zhí)法檔案是由水行政執(zhí)法監(jiān)察人員在水行政執(zhí)法活動(dòng)中逐步形成的,有很好的保存價(jià)值,并根據(jù)歸檔制度作為真實(shí)的歷史記錄集中統(tǒng)一保管起來(lái)的文字、圖表、照片、錄像錄音等各種文件資料。在一定程度上可以說(shuō)是水行政執(zhí)法活動(dòng)的結(jié)果,是對(duì)執(zhí)法活動(dòng)的真實(shí)記載,在實(shí)際工作中,它既有一般文書(shū)檔案所有的查找利用職能,又有行政法律訴訟的依據(jù)性法律性文件。本文會(huì)從水行政執(zhí)法檔案管理中存在的問(wèn)題以及相應(yīng)的對(duì)策兩個(gè)方面展開(kāi)具體的分析,希望能給相關(guān)工作人員以啟迪。

    【關(guān)鍵詞】水行政執(zhí)法;檔案管理;存在問(wèn)題;對(duì)策

    1、我國(guó)水行政執(zhí)法案件管理中存在的問(wèn)題及產(chǎn)生的原因

    1.1 案卷收集存在不齊全的情況,整個(gè)歸檔工作不夠及時(shí)。水行政執(zhí)法案卷的齊全性是非常重要的,因?yàn)檫@些案卷不僅有一般文書(shū)檔案所有的性能而且還具有法律文書(shū)的法律憑證性能。在現(xiàn)在的水行政執(zhí)法案件管理過(guò)程中,管理分散、缺失不全是水行政執(zhí)法檔案中存在的普遍問(wèn)題。造成這種情況的主要原因有:

    1.1.1 潛江市水政執(zhí)法隊(duì)伍中存在橫向性指導(dǎo)和縱向性監(jiān)管職責(zé)模糊的情況,市水政監(jiān)察綜合執(zhí)法支隊(duì)和其他的水利業(yè)務(wù)部門(mén)、科室的管理以及執(zhí)法方面存在交叉的問(wèn)題。各個(gè)水利業(yè)務(wù)部門(mén)處理這種情況的方式,有的選擇自行處理,立卷歸檔,有的就會(huì)選擇直接和業(yè)務(wù)工作融合到一起,并沒(méi)有形成專(zhuān)門(mén)的水政執(zhí)法檔案管理。

    1.1.2 潛江市市級(jí)水政執(zhí)法隊(duì)伍和各區(qū)、縣的水政執(zhí)法隊(duì)伍的縱向監(jiān)管職責(zé)不明確,造成區(qū)、縣執(zhí)法隊(duì)伍都各自處罰,各自管理立卷。而且在處理結(jié)束之后,并沒(méi)有及時(shí)地向市水政執(zhí)法支隊(duì)檔案室移交,最終促使水政執(zhí)法案卷在各業(yè)務(wù)科室以及區(qū)、縣內(nèi)都有所散落,影響了檔案資料的集中性保管,也影響了后期對(duì)檔案資料的利用效率。

    1.2 卷內(nèi)文件排列不夠規(guī)范,存在缺失材料的情況。潛江市的水政執(zhí)法案卷現(xiàn)在案卷狀況主要的排列方式有三種:?jiǎn)为?dú)排列、根據(jù)文書(shū)檔案屬性排列、單獨(dú)排列和文書(shū)檔案屬性相結(jié)合排列。與此同時(shí),還有結(jié)論、決定、結(jié)案處理性文件和依據(jù)材料沒(méi)有區(qū)分先后順序,隨意穿插排列的情況。甚至有些案卷本身就有材料不齊、缺失證據(jù)材料等的問(wèn)題,這些問(wèn)題導(dǎo)致收集上來(lái)的案卷存在很大的差異,非常不利于今后資料的查找和正常使用。形成這種不良情況的原因是水政執(zhí)法檔案保管工作十分分散,管理人員素質(zhì)也有很大的差別,沒(méi)有針對(duì)水政執(zhí)法檔案管理的規(guī)范性文件。

    1.3 卷內(nèi)文件填寫(xiě)中存在一定的漏洞。相關(guān)部門(mén)通過(guò)整理收集上來(lái)的水政執(zhí)法案卷發(fā)現(xiàn)一些執(zhí)法文書(shū)的字跡很潦草,有的都是用圓珠筆書(shū)寫(xiě)的;一部分案卷中存在隨意涂改的問(wèn)題;有的案卷被送達(dá)回證中時(shí)竟然沒(méi)有當(dāng)事人的簽字;一小部分案卷承辦人和領(lǐng)導(dǎo)審批的簽字都是機(jī)打的;詢(xún)問(wèn)筆錄中有沒(méi)有證實(shí)“記錄屬實(shí)”的字樣;有的詢(xún)問(wèn)筆錄整個(gè)記錄中只有一名執(zhí)法人員簽字;有的案卷的行政處罰告知書(shū)中被告人簽字時(shí)間早于發(fā)案時(shí)間等。導(dǎo)致這些問(wèn)題出現(xiàn)的主要原因是由于水政執(zhí)法人員的業(yè)務(wù)素質(zhì)不夠高,檔案知識(shí)也比較缺乏造成的。由于水政執(zhí)法案卷的法律文書(shū)憑證有自己的特性,其中有很多的資料都是不能隨便被補(bǔ)充或者是修改的,因?yàn)橐坏┭a(bǔ)充或者是修改就會(huì)對(duì)案卷的質(zhì)量帶來(lái)較大的影響。

    2、注重并進(jìn)一步加強(qiáng)水政執(zhí)法檔案管理的相應(yīng)策略

    2.1 認(rèn)真掌握水政執(zhí)法機(jī)構(gòu)的管理機(jī)制,促使水政執(zhí)法檔案形成系統(tǒng)性的管理?,F(xiàn)在形成的水政執(zhí)法檔案管理問(wèn)題的根本性源頭在水政執(zhí)法機(jī)構(gòu)的管理機(jī)制不夠順暢,導(dǎo)致后期的一系列移交、歸檔工作都頗為混亂?,F(xiàn)在一些水政執(zhí)法檔案處在多頭管理的狀態(tài),這是因?yàn)槭?、區(qū)、縣水政執(zhí)法機(jī)構(gòu)之間的管理權(quán)限存在交叉重疊的情況,而且縱向的職權(quán)劃分也比較模糊。同時(shí),很大一部分的保管單位不能及時(shí)地補(bǔ)充相關(guān)的執(zhí)法檔案內(nèi)容,導(dǎo)致水政執(zhí)法檔案的依據(jù)性比較缺乏。因此,建立清晰、明了、條理清晰的水行政執(zhí)法管理體制是非常有必要的,因?yàn)檫@不僅有利于水政執(zhí)法管理工作的順利開(kāi)展而且還是水政檔案管理工作的必然性要求。

    2.2 對(duì)水政檔案管理人員的業(yè)務(wù)素質(zhì)要展開(kāi)必要的培訓(xùn),同時(shí)提升其業(yè)務(wù)技能。第一,我們?cè)谶x擇水政執(zhí)法檔案的管理人員時(shí)一定要選擇那些政治素質(zhì)比較好,對(duì)檔案管理工作較為熟悉,同時(shí)還懂得水政法律法規(guī)且對(duì)水政執(zhí)法工作有很大的積極性和責(zé)任心的人。另外,還要對(duì)這些人進(jìn)行必要的業(yè)務(wù)素質(zhì)培訓(xùn),因?yàn)樵诋?dāng)今社會(huì),水政執(zhí)法工作在不斷地深入推進(jìn),檔案管理技術(shù)也得到了新的發(fā)展,所以在一定程度上也對(duì)水政檔案管理人員提出了更高的要求和標(biāo)準(zhǔn)。這就要求檔案管理人員一方面必須掌握水政法律法規(guī)、水政執(zhí)法程序和檔案管理的基本知識(shí),另一方面還要學(xué)會(huì)檔案的實(shí)際操作技能,做到理論與實(shí)際的緊密聯(lián)系。與此同時(shí),我們的工作人員還要適應(yīng)時(shí)代的發(fā)展要求,掌握基本的計(jì)算機(jī)應(yīng)用技術(shù),適應(yīng)電子文件檔案的管理需要,而且還要根據(jù)自己的時(shí)間安排,利用業(yè)余時(shí)間不斷地完善和提高自己的整體素質(zhì),通過(guò)這種不斷地努力以便于自己能夠非常好地適應(yīng)新時(shí)期水政檔案管理工作的實(shí)際需要。

    2.3 建立健全水政執(zhí)法檔案管理制度,促使水政執(zhí)法檔案形成規(guī)范化管理。認(rèn)真制定出水政執(zhí)法檔案管理各項(xiàng)規(guī)章制度,既是規(guī)范管理者行為的主要方式又是做好水政執(zhí)法檔案管理工作的關(guān)鍵之處。通過(guò)對(duì)我市現(xiàn)有水政檔案進(jìn)行整理,我們發(fā)現(xiàn)一些檔案中存在卷內(nèi)文件目錄和卷內(nèi)文書(shū)名稱(chēng)不一樣的問(wèn)題,同時(shí)還有文書(shū)裝訂不夠整齊,排列不夠規(guī)范甚至是沒(méi)有必要的目錄的情況。這些問(wèn)題出現(xiàn)的根本原因在于我們?cè)趯?shí)際工作中沒(méi)有形成統(tǒng)一的水政檔案管理制度,整個(gè)立卷歸檔工作沒(méi)有良好的制約,很大一部分檔案的立卷歸檔工作都是由基層的檔案管理人員和執(zhí)法人員憑借自己的工作經(jīng)驗(yàn)和一般性的文書(shū)檔案知識(shí)展開(kāi)管理的。面對(duì)這種情況,我們想要從根本上做好水政執(zhí)法檔案管理工作就必須建立健全管理機(jī)制,全市的水務(wù)系統(tǒng)都實(shí)施統(tǒng)一的行政執(zhí)法文書(shū)樣本,按照統(tǒng)一的“水政檔案管理辦法”要求搜集、整理、歸檔、立卷,遵循一致的案卷樣式、裝訂格式、排列順序,全面促進(jìn)我國(guó)水行政執(zhí)法檔案管理工作的水平,進(jìn)而促使該檔案能將自己的作用發(fā)揮到最大。

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