構(gòu)建高校二級院系教學(xué)檔案優(yōu)化管理體系的策略探討

檔案優(yōu)化管理的實(shí)施，有效保障了院系教學(xué)檔案的使用價值，將其合理的應(yīng)用于教學(xué)工作或其他工作中，有利于提高高校教學(xué)水平，促進(jìn)高校良好發(fā)展。但是，目前一些高校二級院系教學(xué)檔案管理存在一些問題，致使教學(xué)檔案管理效果不佳。對此，應(yīng)當(dāng)積極構(gòu)建完整的、健全的高校二級院系教學(xué)檔案優(yōu)化管理體系，規(guī)范、約束院系教學(xué)檔案管理，提高院系教學(xué)檔案管理的有效性。以下簡要針對其相關(guān)內(nèi)容進(jìn)行論述。

一、高校二級院系教學(xué)檔案內(nèi)容分析

基于筆者工作經(jīng)驗(yàn)及對高校二級院系教學(xué)檔案的了解，確定高校二級院系教學(xué)檔案涉及范圍較廣、種類復(fù)雜，這使得高校二級院系教學(xué)檔案管理有一定難度，基于提高高校二級院系教學(xué)檔案管理有效性的考慮，在此筆者根據(jù)教學(xué)檔案內(nèi)容的個性及應(yīng)用，整理說明高校二級院系檔案內(nèi)容，即為：

（一）教學(xué)文件。作為高校二級院系教學(xué)檔案的重要組成部分，教學(xué)文件是學(xué)校教學(xué)管理文件，包括課程管理、專業(yè)建設(shè)、學(xué)籍學(xué)位、人才培養(yǎng)方案、質(zhì)量工程等。這使得教學(xué)文件可以運(yùn)用于課程設(shè)置、教學(xué)研究、人才培養(yǎng)等方面，并且充分發(fā)揮作用。

（二）專業(yè)建設(shè)及教學(xué)改革。專業(yè)建設(shè)方面，主要包括專業(yè)規(guī)劃、專業(yè)設(shè)置、專業(yè)布局等方面，在專業(yè)擴(kuò)建或?qū)I(yè)改革等工作落實(shí)的過程中，合理運(yùn)用專業(yè)建設(shè)方面的檔案，利于工作更好推進(jìn)。而教學(xué)改革方面的檔案則是涵蓋了課程設(shè)置、教學(xué)計劃、教材建設(shè)、實(shí)踐教學(xué)、教學(xué)方法與手段等。通過以上檔案的查閱與研究，能夠?yàn)楦咝＝虒W(xué)改革提供一些幫助，使教學(xué)改革符合教育部的要求，同時使教育教學(xué)更加貼近學(xué)生。

（三）日常教學(xué)管理材料。日常教學(xué)管理材料主要是各個學(xué)期的一些常規(guī)教學(xué)材料，如教學(xué)計劃、聽課記錄、教學(xué)檢查記錄、畢業(yè)論文原始材料、學(xué)生學(xué)籍管理等等。對于以上材料的研究，可以了解各個學(xué)期教學(xué)情況，可以為教師優(yōu)化教學(xué)提供一些幫助。

（四）教學(xué)研究材料。教學(xué)研究材料，包括教學(xué)改革項(xiàng)目、教學(xué)質(zhì)量工程、教學(xué)團(tuán)隊(duì)項(xiàng)目、試驗(yàn)示范區(qū)項(xiàng)目等材料。

（五）獲獎情況的材料。包括教師、學(xué)生的各類榮譽(yù)證書的原件或復(fù)印件。

二、高校二級院系教學(xué)檔案優(yōu)化管理的意義

基于以上內(nèi)容的分析及以往高校二級院系教學(xué)檔案的應(yīng)用情況，確定高校二級院系檔案優(yōu)化管理有效實(shí)施是非常有意義的。具體表現(xiàn)為：

（一）利于良好開展高校教學(xué)管理工作

教學(xué)檔案是高校師生在教學(xué)實(shí)踐與工作中形成的真實(shí)記錄，同時也是衡量教學(xué)管理工作成效高低的重要尺度。所以，為了保證教學(xué)檔案具有較高的應(yīng)用價值，能夠改革教學(xué)方法、合理設(shè)置課程、教學(xué)手段創(chuàng)新等工作中充分發(fā)揮作用，應(yīng)當(dāng)注意優(yōu)化教學(xué)檔案管理，進(jìn)一步規(guī)范教學(xué)檔案，保證教學(xué)檔案收集、整理、分類、歸卷等工作良好落實(shí)，那么就可以使教學(xué)檔案應(yīng)用于教學(xué)之中，優(yōu)化教學(xué)，這對于良好的開展教學(xué)管理是非常有幫助的。所以，教學(xué)檔案優(yōu)化管理的有效實(shí)施，可以為高校教學(xué)管理工作有效開展奠定基礎(chǔ)。

（二）利于衡量高校教學(xué)管理水平

高校教學(xué)管理是否公平公正、合情合理，直接影響高校教學(xué)及發(fā)展。所以，科學(xué)的、合理的衡量高校教學(xué)管理是非常必要的。那么，如何衡量高校教學(xué)管理水平呢？通常情況下對教學(xué)檔案材料管理水平予以檢查，也就是組成專家團(tuán)隊(duì)，系統(tǒng)地閱讀教學(xué)管理各項(xiàng)工作的原始檔案材料，審閱原始檔案材料，進(jìn)而了解各項(xiàng)發(fā)展情況，從而客觀地評價各項(xiàng)教學(xué)管理工作，確定高校教學(xué)管理是否存在不足，進(jìn)而有針對性的優(yōu)化、調(diào)整教學(xué)管理?；诖耍梢源_定教學(xué)檔案優(yōu)化管理的有效實(shí)施，還有利于客觀衡量高校教學(xué)管理水平。

（三）利于保證教學(xué)運(yùn)行機(jī)制暢通

基于以上對高校二級院系教學(xué)檔案內(nèi)容的分析，確定檔案內(nèi)容覆蓋廣、涉及面多，如若不能合理分類、有序存放檔案，那么在教師應(yīng)用教學(xué)檔案時，將耗費(fèi)大量時間和精力去查找所需檔案，進(jìn)而影響教學(xué)活動良好開展。但教學(xué)檔案優(yōu)化管理的實(shí)施，則可以對教學(xué)檔案的收集、整理、分類、歸檔等工作予以嚴(yán)格監(jiān)督與控制，從而保證教學(xué)檔案分門別類的存放，那么教師需要查閱教學(xué)檔案，優(yōu)化教學(xué)活動之際，可以快速找到所需檔案，有效利用檔案來調(diào)整教學(xué)活動，這樣教學(xué)活動將良好開展，符合教學(xué)運(yùn)動機(jī)制的要求。基于此，可以確定教學(xué)檔案優(yōu)化管理的有效實(shí)施，為提高教學(xué)質(zhì)量和建立良好的教學(xué)運(yùn)行機(jī)制提供保障。

三、高校二級院系教學(xué)檔案管理現(xiàn)狀

的確，高校二級院系教學(xué)檔案優(yōu)化管理的有效實(shí)施是非常有意義的。但是，目前諸多高校二級院系教學(xué)檔案管理現(xiàn)狀不佳，存在諸多問題。具體表現(xiàn)為：

（一）檔案意識淡薄

高校二級院系教學(xué)檔案管理現(xiàn)狀不佳，與檔案意識淡薄有很大關(guān)系。目前一些高校二級院系領(lǐng)導(dǎo)及管理人員的檔案意識比較淡薄，沒有正確認(rèn)識教學(xué)檔案，沒有明確教學(xué)檔案的使用價值，檔案管理者自然不會重視教學(xué)檔案管理工作，教學(xué)檔案管理形式化比較嚴(yán)重，無法有效監(jiān)督和控制各項(xiàng)教學(xué)檔案工作，導(dǎo)致教學(xué)檔案丟失、教學(xué)檔案損壞、教學(xué)檔案不及時歸還等現(xiàn)象頻頻發(fā)生，大大降低了教學(xué)檔案的使用價值。

（二）材料收集不夠系統(tǒng)、科學(xué)

教學(xué)檔案收集雖然是基礎(chǔ)性工作，但其在一定程度上決定教學(xué)檔案是否具有較高的使用價值。出于保證教學(xué)檔案完整、真實(shí)、準(zhǔn)確、有效的考慮，應(yīng)當(dāng)對教學(xué)檔案收集提出嚴(yán)格要求，以便工作人員系統(tǒng)地、科學(xué)地、完整地收集教學(xué)材料。但是，目前一些高校二級院系教學(xué)材料的收集缺乏系統(tǒng)性、完整性及科學(xué)性。也就是高校二級院系并沒有制定檔案管理規(guī)章制度及具體的實(shí)施細(xì)則，致使教學(xué)材料收集工作比較隨意，常常出現(xiàn)教學(xué)材料收集不完整、教學(xué)材料拼湊等現(xiàn)象，嚴(yán)重影響了教學(xué)檔案的有效性。

四、構(gòu)建高校二級院系檔案優(yōu)化管理體系的措施

面對當(dāng)前高校二級院系檔案管理不佳，存在諸多問題的情況，筆者建議構(gòu)建完善的、健全的高校二級院系教學(xué)檔案優(yōu)化管理體系，以便約束和規(guī)范教學(xué)檔案管理，使之有效實(shí)施，保證教學(xué)檔案完整、真實(shí)、有效。

（一）強(qiáng)化領(lǐng)導(dǎo)，健全管理制度

構(gòu)建健全的院系教學(xué)檔案優(yōu)化管理體系，有效實(shí)施院系教學(xué)檔案管理，首先要強(qiáng)化領(lǐng)導(dǎo)，健全管理制度，以便規(guī)范教學(xué)檔案管理，使其按照統(tǒng)一的管理標(biāo)準(zhǔn)來實(shí)施，科學(xué)、合理的監(jiān)管院系教學(xué)檔案的各個方面。

當(dāng)然，強(qiáng)化領(lǐng)導(dǎo)，健全管理制度，首先要根據(jù)國家相關(guān)檔案法規(guī)和高校及院系的實(shí)際情況，合理的制定或調(diào)整教學(xué)檔案管理規(guī)章制度，以此來保證在規(guī)章制度的約束下的教學(xué)檔案管理全面且有效的實(shí)施。其次，結(jié)合教學(xué)檔案管理實(shí)際情況，建立教學(xué)檔案管理機(jī)構(gòu)，要求由分管領(lǐng)導(dǎo)、院系部門領(lǐng)導(dǎo)及檔案人員組成，并且結(jié)合院系教學(xué)檔案實(shí)際情況，制定崗位責(zé)任制及檢查評比制度，規(guī)范和約束人員，使工作人員規(guī)范化、標(biāo)準(zhǔn)化實(shí)施各項(xiàng)教學(xué)檔案管理工作。

（二）加強(qiáng)宣傳，提高檔案意識

院系領(lǐng)導(dǎo)、管理人員及廣大師生檔案意識薄弱，將使得院系教學(xué)檔案的構(gòu)建及管理得不到重視，進(jìn)而影響教學(xué)檔案的使用價值。為了避免此種情況的持續(xù)發(fā)生，應(yīng)當(dāng)加強(qiáng)院系教學(xué)檔案的宣傳，提高領(lǐng)導(dǎo)、管理人員及廣大師生的檔案意識，以便在檔案建立或檔案使用中能夠注意保護(hù)檔案，使教學(xué)檔案可以長期有效的應(yīng)用。對于院系教學(xué)檔案的宣傳，可以將教學(xué)檔案的收集、整理、歸檔納入到領(lǐng)導(dǎo)及管理人員的工作計劃和議事日程，讓領(lǐng)導(dǎo)及管理人員在日常處理工作的過程中，能夠逐漸重視教學(xué)檔案，逐漸合理規(guī)劃教學(xué)檔案管理。除此之外，還要進(jìn)行日常宣傳，如在校內(nèi)拉條幅、開展教學(xué)檔案相關(guān)活動等，使廣大師生逐漸認(rèn)識到檔案維護(hù)的重要性，在日常借閱教學(xué)檔案中注意保護(hù)檔案。

（三）引用科技，現(xiàn)代化檔案管理

在科學(xué)技術(shù)不斷發(fā)展的今天，構(gòu)建院系教學(xué)檔案優(yōu)化管理體系，實(shí)施教學(xué)檔案優(yōu)化管理，還應(yīng)當(dāng)注意積極引進(jìn)先進(jìn)技術(shù)，如計算機(jī)技術(shù)、網(wǎng)絡(luò)技術(shù)、信息計算機(jī)等，構(gòu)建信息化教學(xué)檔案服務(wù)平臺，將紙質(zhì)教學(xué)檔案轉(zhuǎn)化為電子檔案，并將電子檔案存儲在數(shù)據(jù)庫中，如此不僅可以方便師生快速、準(zhǔn)確的查閱教學(xué)檔案，還可以優(yōu)化教學(xué)檔案的收集、整理、分類、歸檔等工作，提高教學(xué)檔案管理現(xiàn)代化水平。

五、結(jié)語

基于以上內(nèi)容的分析，確定高校二級院系教學(xué)檔案內(nèi)容較多，且復(fù)雜，需要有效實(shí)施教學(xué)檔案優(yōu)化管理，保障院系教學(xué)檔案的使用價值，將其合理的應(yīng)用于教學(xué)工作或其他工作中，利于提高高校教學(xué)水平，促進(jìn)高校良好發(fā)展。但是，目前一些高校二級院系教學(xué)檔案管理存在一些問題，致使教學(xué)檔案管理效果不佳。對此，筆者建議強(qiáng)化領(lǐng)導(dǎo)，健全管理制度、加強(qiáng)宣傳，提高檔案意識、引用科技，現(xiàn)代化檔案管理等，構(gòu)建健全的高校二級院系檔案優(yōu)化管理體系，進(jìn)而有效約束和規(guī)范院系檔案管理，使之充分發(fā)揮作用，保證院系教學(xué)檔案的完整、真實(shí)、有效。因此，對構(gòu)建高校二級院系教學(xué)檔案優(yōu)化管理體系的策略進(jìn)行探討是值得相關(guān)工作人員深入研究的內(nèi)容