關于廣電部門檔案管理信息化建設探微

摘 要：廣電部門的檔案是岳陽市廣播電視臺基礎性的信息資源，是事業(yè)單位信息資源不可或缺的重要組成部分。為了更好管理和發(fā)揮檔案的作用，就必須加快檔案信息資源的信息化建設，使檔案工作更有效地服務于信息公開，更好地為加快廣播電視事業(yè)的發(fā)展服務。

關鍵詞：廣播電視；檔案管理；信息化建設

廣播電視部門的檔案，真實地記錄著自建臺以來的一切活動，是單位發(fā)展與成長的見證，是前輩們的一切經驗財富以及重要的信息寶貴資源。因此，在廣播電視臺的管理工作中，檔案管理其中的重要環(huán)節(jié)之一，檔案的合理化管理和應用，能夠提高單位經濟效益和社會效益，同時對整個廣播電視臺人事的科學化管理也有著重要的影響。

一、檔案管理信息化的涵義

檔案管理信息化是指以檔案實體通過信息化形式向社會提供服務為重點的檔案管理形式代替原來的以檔案實體管理為重點的檔案管理形式。廣播電視臺檔案實體的信息化， 能夠使單位的檔案管理效益得到提高。相當于紙質檔案來說，電子檔案更易于查詢、修改以及保存， 同時，還能夠在網絡上進行快速的傳遞，使檔案管理的效率大大提高，同時既節(jié)省了檔案保存所占的空間，也延長了檔案保存的壽命，從而也降低了檔案管理的成本。

二、檔案信息化發(fā)展趨勢

在信息化相對發(fā)達的今天，廣播電視臺檔案管理由傳統(tǒng)的紙質載體逐漸過度為數字化載體，檔案管理的環(huán)境也由傳統(tǒng)的檔案室轉變?yōu)閿底只h(huán)境。在一系列的改變下，檔案管理工作的一些方法、理念、流程都發(fā)了很大的變化。

（一）檔案工作標準規(guī)范體系。檔案信息化建設和其他信息化建設一樣，包括基礎設施、信息資源、應用系統(tǒng)、安全管理、人才培養(yǎng)以及標準規(guī)范等一系列內容，是一項系統(tǒng)浩大的工程。只有在檔案管理以及電子文件管理體系完善的基礎上，檔案信息化建設才能夠發(fā)展。

（二）加強檔案工作資源體系建設。檔案要為社會提供更多有效的資源與服務。檔案信息化建設通過資源體系建設，能夠更好地為社會提供服務，服務體系能夠在資源體系的基礎上，為社會提供方便、快捷、高效的服務。

（三）推動信息技術應用縱深發(fā)展。檔案信息化的建設，必須依賴計算機以及互聯(lián)網技術，檔案管理人員必須熟練的掌握這些技術，才能夠有效地把檔案信息建設起來，在此基礎上，隨著檔案信息化的不斷深入發(fā)展，也能使得信息技術在檔案領域向縱深發(fā)展。

三、檔案信息化管理的主要功能

（一）檔案流水化采集功能讓檔案的掃描和采集進行多人多客戶端化，同時還能按照客戶端的不同權限進行嚴格的分工和管理。

（二）網上檔案閱檔功能具有為單位內部或者異地單位瀏覽資料的功能，并對瀏覽查閱痕跡進行記錄，同時還對用戶訪問、信息瀏覽以及數據下載等功能進行嚴格的安全控制，能夠有效保護檔案資料的安全。

（三）檔案業(yè)務處理功能包括檔案材料的管理、檔案案卷管理、檔案信息審核、檔案零散材料收集、檔案審核幾項功能，能夠使檔案管理與組織部門的檔案管理工作緊密接合起來，使日常檔案業(yè)務處理更好地完成。

（四）基礎信息維護功能主要進行單位檔案的情況輸出等功能。

（五）查詢處理、統(tǒng)計分析，該功能能夠對數據庫人員、檔案信息進行統(tǒng)計分析以及綜合查詢。

（六）其它輔助功能能夠實現(xiàn)數據的傳輸、備份以及恢復，同時還能對用戶和瀏覽痕跡進行管理等。

四、廣播電視檔案信息化管理系統(tǒng)建設的想法

（一）廣播電視臺的事業(yè)單位檔案信息化管理系統(tǒng)的組成。該管理系統(tǒng)應由檔案采集系統(tǒng)、檔案管理系統(tǒng)以及網上查閱系統(tǒng)三部分組成。在實際應用中，該系統(tǒng)能夠實現(xiàn)檔案數字化管理，能夠實現(xiàn)干部職工和其他各類檔案在網上進行瀏覽的功能，檔案的信息化管理水平要不斷提高，使廣播電視的檔案管理更加規(guī)范化、便捷化、現(xiàn)代化，同時也為單位開展各項工作提供便利條件。

（二）檔案采集系統(tǒng)。該系統(tǒng)的主要功能是能夠對紙質檔案材料進行數字化采集處理。其具體功能主要為檔案采集、目錄整理、系統(tǒng)維護、檔案審核四個方面，同時要能夠在網絡上實現(xiàn)多個客戶端同時對不同材料檔案進行采集，才能提高信息采集的效率，在實際應用中非常方便、快捷并且高效。

（三）檔案管理系統(tǒng)。該系統(tǒng)的主要功能是能夠對廣播電視臺的各類檔案材料進行收集、整理、鑒別、統(tǒng)計、轉遞、保管、查閱等，主要由信息管理、管理工具、業(yè)務管理以及系統(tǒng)維護四個部分組成。

（四）網上查閱系統(tǒng)：該系統(tǒng)能夠讓廣播電視臺各方面的檔案資料信息進行網絡瀏覽查閱，使工作管理更加明朗化。同時，為了保證單位檔案資料信息的安全，該系統(tǒng)應該采用多種加密處理方式，能夠保障系統(tǒng)內的資料不被破壞或竊取。

五、檔案信息化管理的原則

（一）統(tǒng)一管理。廣播電視臺要實現(xiàn)所有檔案信息化，就要統(tǒng)籌規(guī)劃，統(tǒng)一管理，形成制度并認真執(zhí)行，并且對一些保存價值較高的檔案信息實行集中化規(guī)范化管理。

（二）全程控制。為了確保廣播電視臺系統(tǒng)內的檔案一直處于受控狀態(tài)，就需要對每一分電子文檔的形成、利用、傳輸、辦理、保存、查詢、銷毀等都進行全過程的科學管理和控制。

（三）制度標準。要制定出一套統(tǒng)一的、切實可行的、科學的管理標準，規(guī)范檔案工作，并在檔案信息管理的過程中抓好落實。

（四）便于利用。檔案資料的數字化能夠充分發(fā)揮出高效便捷的特點，同時還能夠對不同層次的文件進行分權限使用，要圍繞便于利用這個重點抓好信息化建設。

（五）安全保密。檔案信息管理采取有效的技術管理和管理措施，確保電子文檔信息安全。

綜上所述，廣播電視臺檔案信息化的建設是一項長遠的具有戰(zhàn)略意義的任務，這也是信息高速發(fā)展的形勢所迫，檔案工作必須面對和接受嚴峻的挑戰(zhàn)，把這項工作放在重要工作位置，步步走好，腳腳踏實，加快檔案管理信息化建設，推動廣播電視事業(yè)的發(fā)展。

作者簡介：王薇（1966-12-10），女，延安大學治語言文學專業(yè)，漢族，籍貫：上海，研究方向：檔案管理。