基于詢價采購方式的管理研究

裘森林

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基于詢價采購方式的管理研究

裘森林

摘 要采購是企業(yè)進行生產(chǎn)經(jīng)營的前提和基礎，其水平、質量和效率直接關系著企業(yè)對市場的服務水平和質量。加強采購管理，減少采購費用，提高采購質量，才能提高企業(yè)經(jīng)濟效益。生產(chǎn)制造型企業(yè)采購方式有招標采購、詢價采購、直接訂購3種。以某公司詢價采購過程為例，對詢價采購流程做了介紹，并對詢價采購原則、優(yōu)缺點做了闡述，并提出了相應的改進措施，能對企業(yè)詢價采購方式的規(guī)范化流程起到一定的借鑒作用。

關鍵詞詢價采購 生產(chǎn)制造型企業(yè) 采購流程

一、前言

企業(yè)采購是指［1］企業(yè)在一定的條件下從供應市場獲取產(chǎn)品或服務作為企業(yè)資源，以保證其生產(chǎn)及經(jīng)營活動正常開展的一項經(jīng)營活動，包括原材料采購、技術勞務采購、設備用品采購等。原材料采購是現(xiàn)代生產(chǎn)型企業(yè)的重要職能活動，它的成功與否將直接關系到以后戰(zhàn)略和營銷戰(zhàn)略能否順利實施和戰(zhàn)略目標能否實現(xiàn)。采購成本是企業(yè)成本管理中的主體和核心部分，制造型企業(yè)的采購成本占平均總成本的56%。［2］

設備的詢價采購仍然沒有形成一套成熟的理論和程序，沒有相應的規(guī)范和標準可依，許多相關的書籍和資料中，也只是對其定義簡單的介紹，并沒有詳細論述。全球制造業(yè)競爭日趨激烈，用戶需求也逐漸多樣化?，F(xiàn)代生產(chǎn)制造型企業(yè)生產(chǎn)的標準化，必然要求原材料采購方面形成一個統(tǒng)一的標準流程。

（一）生產(chǎn)制造型企業(yè)特點

制造業(yè)傳統(tǒng)的采購目標是“以最優(yōu)性價比及時為企業(yè)提供滿足其需要的輸入”，此目標以當期成本為主，要控制權重，進一步被Mandal和Deshmuk定義［3］為R系列指標，即“The key objective of the purchase department is to purchase the right quality of material in the right quantity from the right source at the right time”。

在生產(chǎn)制造型企業(yè)中，生產(chǎn)性原材料要在物質轉換和使用過程中改變其物理特性和化學特性，消耗量巨大，故其在企業(yè)采購活動中占有相當大的比重。從生產(chǎn)企業(yè)來看，各類物料轉移的價值構成產(chǎn)品價值的主要部分，一般而言，制造業(yè)中產(chǎn)品成本中的30%～80%是由采購成本構成的，一些特殊行業(yè)甚至占到90%以上。［4］因此，控制采購成本是降低產(chǎn)品成本的主要途徑。

（二）生產(chǎn)制造型企業(yè)原材料采購現(xiàn)狀概括

國內(nèi)外對生產(chǎn)型企業(yè)的原材料采購主要集中在采購模式、供應商管理等方面的研究。F.J.Cunningham（1980）提出，［5］采購不能僅被認為是孤立的職能，而應作為企業(yè)管理戰(zhàn)略不可分割的一部分。Richard Laming 和 Andrew Cox（1995）首次提出［6］了“網(wǎng)絡采購”的概念。20世紀90年代以前，企業(yè)控制采購成本只是從單一環(huán)節(jié)出發(fā)，美國CFO雜志指出［7］“降低1%的采購成本等于增加了營業(yè)收入的2.3%”。之后，出現(xiàn)了供應鏈管理（Supply Chain Management）的概念。

我國［8］很多企業(yè)普遍認為采購只是一種輔助性的、服務性的工作，不是企業(yè)的核心管理業(yè)務內(nèi)容，這就造成企業(yè)對采購方面缺乏重視，對其投入力度不大，造成采購觀念落后、采購流程不規(guī)范、采購管理水平低下、采購人員素質低等問題，嚴重制約了企業(yè)運營的整體優(yōu)化和成本潛力的挖掘。

（三）企業(yè)原材料采購模式分析

生產(chǎn)制造型企業(yè)采購生產(chǎn)性原材料時候，通常有以下三種采購模式：招標采購、詢價采購、直接訂購

1.招標采購。招標采購［9］（purchasing by invitation to tender）是國際通用的采購方式之一，是以采購方作為招標方，事先提出采購條件和要求，邀請眾多企業(yè)參加投標，然后由采購方按照規(guī)定程序和標準擇優(yōu)選擇投標方，簽訂協(xié)議等過程。招標采購具有公開性、公平性、競爭性、廣泛性和時間性強等特點。

2.詢價采購。詢價采購［10］（request for quotation），又稱“貨比三家”，是對幾家國內(nèi)外廠家（通常至少三家）就采購的標的物詢價，將他們的報價加以比較后，選擇其中一家簽訂供貨合同。詢價采購不需要正式的招標文件，無須復雜的招標程序，只需向有關的供貨廠家發(fā)出詢價單，只允許供應商提供一個報價。詢價采購方式只適用于采購容易買到的現(xiàn)貨或價值較小的標準規(guī)格設備貨物，不適用于工程和服務領域采購項目。目前，比較流行的是競爭性詢價采購，［11］即采購企業(yè)對初步符合要求的一系列物資供應商發(fā)出采購邀請，然后讓各個供應商報價，最后采購企業(yè)針對各個供應商提供的報價進行擇優(yōu)選擇。

3.直接訂購。直接訂購最為簡單，即指采購人員向單一供應商直接購買的采購方式。

二、詢價采購方式研究

（一）詢價采購方式原則

比較有名的是5R采購原則：以適當?shù)膬r格（right price），于適當?shù)臅r間（right time），在確保適當?shù)钠焚|（right quality）下，從適合的地點（right place），獲得適當數(shù)量（right quantity）的物料或服務所采取的一系列管理活動。對于詢價采購來說，為了有效地開展采購工作，實現(xiàn)采購目標，在采購過程中既要遵循5R采購原則，也要遵循其特有的原則：

1.采用競爭性詢價，由供應商之間的銷售競爭，取得價格、質量和服務的優(yōu)勢。

2.在詢價之前要充分了解對方報價的全部內(nèi)容，準確了解對方提出條件的真實意圖，設法摸清對方報價中的條件哪些是關鍵的、主要的，哪些是附加的、次要的，哪些是虛設的或誘惑性的，甚至有的條件的提出，僅僅是交換性的籌碼。

（二）以某公司為例分析詢價采購工作流程

采購工作流程是指由制造需求的企業(yè)選擇與購買生產(chǎn)所需的各種原材料的全過程。某公司主要從事機電一體化的新型鋼結構建筑、建材專用設備、太陽能光伏專用裝備、輕紡專用設備、特種專用汽車、環(huán)保專用設備等高新技術產(chǎn)品的科研開發(fā)、生產(chǎn)制造、經(jīng)營銷售和技術服務，屬于生產(chǎn)制造型企業(yè)類型。將企業(yè)向外界的一切采購活動（包括原材料采購）都納入了采購詢價活動進行管理，其采購工作流程：首先，物資需求部門填寫《物資采購需求申請表》確定采購計劃書。其次選擇供應商，重點審核這些材料的真實性、可靠性。再次簽訂合同，在采購合同的簽訂過程中，要以公平、公正、公開為基本原則，在質量得到保證的前提下，優(yōu)先選擇那些成本較低的供應商作為企業(yè)的戰(zhàn)略合作伙伴。最后進行合同管理，即跟蹤執(zhí)行合同、驗收貨物、結算貨款等環(huán)節(jié)。

該公司為加強物資的采購管理，規(guī)范公司物資需求申請、采購詢價行為，應建立內(nèi)部審核、審批牽制監(jiān)督機制，并對詢價做了如下規(guī)定：

1.采購物資包括：固定資產(chǎn)、低值易耗品、辦公用品、生產(chǎn)原材料、外協(xié)件、機物料等。以上物資的歸口管理部門為：公司辦公室負責非生產(chǎn)用固定資產(chǎn)、低值易耗品、辦公用品和其他物料用品的管理；設備部負責機器設備的管理；質檢部負責計量器具的管理；采購部負責生產(chǎn)用材、機物料和生產(chǎn)用低值易耗品的管理；生產(chǎn)部負責外協(xié)件的管理。

2.公司各有關部門因生產(chǎn)經(jīng)營和辦公需要，需求上述物資的，應堅持必須、合理、節(jié)約的原則正確估計用量，填寫《物資需求申請表》（正常生產(chǎn)用料憑生產(chǎn)計劃），按規(guī)定程序進行需求審批。

3.若上報的需求物資可通過內(nèi)部調(diào)劑解決的，則根據(jù)物資性質，由物資歸口管理部門負責解決，并辦理《內(nèi)部物資轉移交接單》手續(xù)。物資歸口管理部門根據(jù)交接單登記臺賬，財務部門根據(jù)交換單調(diào)整賬戶，變更資產(chǎn)保管責任人。若所調(diào)劑的是存貨物資，則以出入庫形式處理。

4.建立定期詢價制度。（1）物資采購執(zhí)行部門在接到經(jīng)審批同意后的《物資需求審批單》必須進行詢價。（2）正常生產(chǎn)物資在第一次采購時，填寫《物資采購協(xié)作詢價審批表》，按規(guī)定程序進行詢價審批，批準后的價格財務將作為下次詢價前的基準價，以后一般為每隔一個季度詢價一次。（3）每一品種物資的詢價單位不少于二家。詢價員應將每一征詢單位的報價情況記錄于表內(nèi)。詢價完成后，采購執(zhí)行部門負責人根據(jù)詢價情況分析市場行情，綜合各方利弊，提出確定供應單位和采購價格的意向和建議，并按規(guī)定程序和權限進行審批。

5.規(guī)定詢價審批權限，建立比質比價制度，加強采購費用的管理制度，其主要內(nèi)容根據(jù)所采購的物資的批量和金額大小不同分為： （1）所有固定資產(chǎn)和單件價格在***元以上或一次性購入金額在***元以上的低值易耗品、辦公用品的采購價格由采購執(zhí)行部門負責人提出審核意見，報主管經(jīng)理審批后報總經(jīng)理批準。單件價格在***元以下或合計購入金額在***元以下的低值易耗品、辦公用品的采購價格由采購執(zhí)行部門負責人批準確定。（2）單件價格在***元（含***元）以上或一次性購入金額在***元以上的外協(xié)件的價格由外協(xié)執(zhí)行部門負責人簽署意見，直接上級審批后報總經(jīng)理批準；單件價格在***元以下的或一次性購入金額在***元以下的外協(xié)件價格由外協(xié)執(zhí)行部門負責人審批后報直接上級批準。（3）單件價格在***元（含***元）以上的標準件、***元（含***元）以上的機物料、每噸單位價格在***元（含***元）以上的原材料或一次性購入金額標準件***元、機物料***元、原材料***元以上的其采購價格由采購部負責人簽署意見后，報直接上級批準，上述標準以下的由采購執(zhí)行部負責人審批確定。

6.采購詢價過程結束后，采購執(zhí)行部門憑借經(jīng)審批同意后的《物資需求申請表》和《物資采購詢價表》辦理采購業(yè)務和付款結算手續(xù)（付款手續(xù)按原規(guī)定程序辦理）。財務部門必須做好采購價格原始登記工作。

7.物資采購工作完成后，屬于是生產(chǎn)用材、外協(xié)件和機物料類的，應按照材料入庫程序辦理入庫手續(xù)，需求部門按手續(xù)領用；屬于是機器設備的，由設備科進行驗收登記臺賬，與需求部門辦理保管使用手續(xù)；屬于是非生產(chǎn)用固定資產(chǎn)和低值易耗品的，有辦公室驗收、登記臺賬、辦理保管使用手續(xù)；屬于是辦公用品由辦公室辦理入庫手續(xù)。財務按照固定資產(chǎn)保管使用登記表，入固定資產(chǎn)科目，按低值易耗品領用手續(xù)和按辦公用品的領用清單記入有關部門和個人的成本和費用。

8.對在物資需求申請、詢價采購過程中，弄虛作假、損害公司利益的行為，公司將嚴肅處理。

由此可見，規(guī)范的詢價采購流程是詢價采購健康發(fā)展的關鍵所在，只有詢價采購流程實現(xiàn)了規(guī)范化、制度化，才能有效提高采購效益。

（三）詢價采購方式優(yōu)缺點

競爭性詢價采購能夠在價格優(yōu)勢的同時保證質量，具有方便、簡單、靈活、效率高等特點，通過各個供應商之間面對面的競爭，避免了暗箱操作與不正當競爭行為，保證了企業(yè)與市場的良好運行狀態(tài)。

詢價采購目前還沒有明確的程序、組織管理及參與人員，采購權利集中在少數(shù)人手中，特別是雇主手中，帶有較濃的雇主直接選定設備供應商的色彩，采購者只是按照自己的意愿安排采購工作，造成整個采購過程的不流暢。在采購詢價過程中，企業(yè)采購部門往往忽視對物資供應商信息的調(diào)查，只是在供應商提供的確認信息基礎上進行適當?shù)倪x擇。同時，被詢價的供應商所在的地域相對集中，相互之間常有調(diào)劑產(chǎn)品的現(xiàn)象發(fā)生，某些供應商之間會達成一定的策略同盟，在回應采購機構的詢價時會私下達成協(xié)議，造成企業(yè)無法獲得滿意價格的產(chǎn)品。

（四）詢價采購方式改進措施

1.企業(yè)物資采購詢價不夠全面，難以確保采購貨物的質量，也不利于最終確定哪些供應商能夠提供最低價格而又優(yōu)質的物資。因此，在采購詢價過程中，企業(yè)可以利用網(wǎng)絡收集供應商信息，從而提高議價能力。互聯(lián)網(wǎng)詢價在很短時間內(nèi)收集到比以前更廣泛、更全面、更準確的采購資料，工作效率大大提高。

2.建立供應鏈管理思路，將供應商管理和詢價制度結合在一起，使得供應商利益和企業(yè)利益捆綁在一起，最大限度地降低生產(chǎn)成本，提高采購的意義。

三、結論

第一，確定詢價對象是詢價采購的首要環(huán)節(jié)，也是影響詢價采購效益的重要因素。應在今后的詢價采購中加強對供應商管理制度的建立，完善供應商信息檔案。

第二，詢價過程中，每一個企業(yè)會制定相關成交規(guī)則，編制物資采購計劃，選擇供應商，并對采購物資的名稱、型號規(guī)格、質量等級、單價、數(shù)量、計劃到貨日期等信息進行確認。

第三，逐步建立詢價團隊，由專業(yè)詢價員、審核人員組成，使得詢價過程能逐步標準化、規(guī)范化。

第四，適用詢價采購方式的項目主要是那些對現(xiàn)貨或標準規(guī)格的商品的采購，或投標文件的審查需要很長時間才能完成，供應商準備投標文件需要更高額費用以及供應商資格審查條件過于復雜的采購。

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作者單位（為浙江精功科技股份有限公司）