高校財(cái)務(wù)遠(yuǎn)程報(bào)賬系統(tǒng)構(gòu)建與應(yīng)用分析

林潔瑩

[摘要]當(dāng)前，高校在不斷擴(kuò)張的同時(shí)，財(cái)務(wù)報(bào)銷難度也不斷提升，報(bào)銷類型多樣，單據(jù)數(shù)量增多，報(bào)銷金額增長(zhǎng)，導(dǎo)致傳統(tǒng)報(bào)賬模式難以適應(yīng)報(bào)銷現(xiàn)狀。高校應(yīng)順應(yīng)時(shí)代潮流，實(shí)現(xiàn)遠(yuǎn)程報(bào)賬。文章在分析高校賬務(wù)報(bào)銷業(yè)務(wù)現(xiàn)狀基礎(chǔ)上，探討了遠(yuǎn)程報(bào)賬系統(tǒng)的構(gòu)建與應(yīng)用。

[關(guān)鍵詞]遠(yuǎn)程報(bào)賬；報(bào)賬系統(tǒng)；高效財(cái)務(wù)；財(cái)務(wù)數(shù)字化

隨著我國(guó)教育行業(yè)的迅速發(fā)展，各個(gè)高校招生數(shù)量增多，校區(qū)擴(kuò)大，高校在不斷發(fā)展壯大。與此同時(shí)，也面臨著由于教師、職工、學(xué)生數(shù)量的增長(zhǎng)而帶來(lái)的各種挑戰(zhàn)，其中包括財(cái)務(wù)管理難題。過(guò)去的報(bào)賬模式顯然已經(jīng)逐漸難以適應(yīng)當(dāng)前的形勢(shì)，比如高校校區(qū)數(shù)量增多并且距離較遠(yuǎn)、報(bào)賬類型多種多樣、報(bào)賬數(shù)額較大等。高校作為人才聚集、培養(yǎng)與發(fā)展的前沿陣地，應(yīng)與時(shí)俱進(jìn)，憑借各種信息技術(shù)構(gòu)建并應(yīng)用財(cái)務(wù)遠(yuǎn)程報(bào)賬系統(tǒng)，解決當(dāng)前面臨著的諸如報(bào)賬流程長(zhǎng)、耗時(shí)多、材料復(fù)雜的問(wèn)題，完善財(cái)務(wù)管理體系。

1高校賬務(wù)報(bào)銷業(yè)務(wù)現(xiàn)狀

報(bào)銷流程一般包括五個(gè)環(huán)節(jié)，分別是整理票據(jù)、填寫單據(jù)、領(lǐng)導(dǎo)簽批、會(huì)計(jì)審核報(bào)銷、出納支付。具體來(lái)講，即賬務(wù)報(bào)銷方將自己在日常學(xué)習(xí)、工作中所產(chǎn)生的各種票據(jù)進(jìn)行收集與整理，如符合報(bào)銷規(guī)定的發(fā)票、收據(jù)、車票、審計(jì)報(bào)告等，接著賬務(wù)報(bào)銷方要按照學(xué)校要求填寫相應(yīng)單據(jù)，送交相關(guān)人員審查、簽字或蓋章，然后將這些經(jīng)過(guò)確認(rèn)的單據(jù)交由學(xué)校財(cái)務(wù)管理部門，由會(huì)計(jì)進(jìn)行審核與編寫憑證，最終交給財(cái)務(wù)出納，由出納根據(jù)憑證支付金額，整個(gè)報(bào)賬工作才結(jié)束。根據(jù)統(tǒng)計(jì)表明，高校由于自身事業(yè)單位屬性、財(cái)務(wù)管理不善等原因，一般采取集中賬務(wù)報(bào)銷的形式，具體體現(xiàn)在學(xué)期開(kāi)始或者結(jié)束、項(xiàng)目立項(xiàng)或者結(jié)項(xiàng)階段集中報(bào)銷，可想而知，容易造成工作人員在集中時(shí)期忙碌、工作壓力大，教職工、學(xué)生等報(bào)賬人員報(bào)賬難度比較大、耗費(fèi)時(shí)間與心思比較多，極大地影響了賬務(wù)報(bào)銷的質(zhì)量。

當(dāng)前，擁有并使用財(cái)務(wù)遠(yuǎn)程報(bào)賬系統(tǒng)的高校非常少，而且即便擁有，也只開(kāi)發(fā)報(bào)賬預(yù)約、網(wǎng)上支付等功能，功能碎片化、單獨(dú)化，并不能實(shí)現(xiàn)全面的遠(yuǎn)程報(bào)賬。

2高校財(cái)務(wù)遠(yuǎn)程報(bào)賬系統(tǒng)構(gòu)建與應(yīng)用

財(cái)務(wù)遠(yuǎn)程報(bào)賬系統(tǒng)存在的意義是使報(bào)銷賬務(wù)的全部環(huán)節(jié)都能通過(guò)網(wǎng)上系統(tǒng)實(shí)現(xiàn)，盡量減少像傳統(tǒng)報(bào)賬模式那樣的填寫紙質(zhì)單據(jù)、面對(duì)面窗口操作，減少報(bào)賬時(shí)間，提高報(bào)賬效率。通過(guò)網(wǎng)絡(luò)報(bào)銷賬務(wù)由以下流程組成：填寫并上傳電子單據(jù)、審批單據(jù)、審核單據(jù)并自動(dòng)形成會(huì)計(jì)憑證、網(wǎng)上支付。

遠(yuǎn)程報(bào)賬系統(tǒng)利用信息技術(shù)、網(wǎng)絡(luò)技術(shù)構(gòu)建而來(lái)，凡涉及信息、網(wǎng)絡(luò)的東西首先就要考察隱私性、安全性，保證報(bào)賬人員相關(guān)信息不被泄露、報(bào)賬系統(tǒng)不被非法入侵。每個(gè)報(bào)賬人員只有一個(gè)與其身份證或者工資號(hào)綁定的登錄名及其密碼，在通過(guò)網(wǎng)絡(luò)支付的時(shí)候，不僅需要網(wǎng)銀支付系統(tǒng)保障安全，還需要一定級(jí)別的工作人員授權(quán)，之后方可實(shí)現(xiàn)支付。相關(guān)工作人員使用系統(tǒng)的權(quán)限不同，如會(huì)計(jì)與出納需要使用不同的認(rèn)證級(jí)別。另外還要注重信息共享，完善用戶信息，包括姓名、身份證號(hào)、銀行卡號(hào)、項(xiàng)目名稱、經(jīng)費(fèi)代碼等各種固定信息，減少用戶反復(fù)填寫的負(fù)擔(dān)，節(jié)約時(shí)間，提高報(bào)賬效率。

2.1單據(jù)電子化填寫、上傳與打印

用戶使用唯一用戶名與密碼登錄遠(yuǎn)程報(bào)賬系統(tǒng)后，依據(jù)不同的業(yè)務(wù)性質(zhì)填寫各種單據(jù)，如差旅費(fèi)、管理費(fèi)用、借款單。用戶只需要根據(jù)系統(tǒng)提示一步一步完成操作即可。系統(tǒng)的科學(xué)性、便捷性體現(xiàn)在系統(tǒng)會(huì)根據(jù)項(xiàng)目代碼自動(dòng)匹配項(xiàng)目名稱，用戶可以直接選擇會(huì)計(jì)科目而無(wú)須鍵盤輸入，在用戶選擇支付方式后系統(tǒng)會(huì)自動(dòng)匹配用戶姓名、銀行卡號(hào)等相關(guān)信息，填寫完成并提交后，便會(huì)立即生成報(bào)銷憑證、編號(hào)，用戶可直接打印，交由領(lǐng)導(dǎo)或負(fù)責(zé)人審查、簽字蓋章，再進(jìn)行下一步操作。

在報(bào)賬系統(tǒng)上填寫單據(jù)大大降低了教職工、學(xué)生等報(bào)賬人員混淆經(jīng)費(fèi)代碼的可能性，因?yàn)橄到y(tǒng)會(huì)自動(dòng)匹配，進(jìn)而提高了財(cái)務(wù)報(bào)賬的準(zhǔn)確性，減少出賬的混亂性。同時(shí)，只需要有網(wǎng)絡(luò)，報(bào)銷人員的報(bào)銷工作不受時(shí)間、地點(diǎn)的束縛，比如過(guò)去需要從一個(gè)校區(qū)到另一個(gè)校區(qū)報(bào)賬，可能需要等到工作人員上班期間才能報(bào)賬，這很大程度上提高了報(bào)賬的靈活性。還有在報(bào)賬過(guò)程中花費(fèi)時(shí)間最多的一項(xiàng)工作正是填寫單據(jù)，而通過(guò)遠(yuǎn)程報(bào)賬系統(tǒng)，此項(xiàng)工作由報(bào)銷人員、工作人員、系統(tǒng)自動(dòng)操作一起進(jìn)行，極大地減少了報(bào)賬時(shí)間，降低了工作人員的負(fù)擔(dān)。

2.2審批單據(jù)

所謂審批單據(jù)即審批人員依據(jù)經(jīng)費(fèi)類型、額度進(jìn)行審批，檢查單據(jù)是否真實(shí)、合法、有效。由于審批工作的特殊性、復(fù)雜性，使得審批單據(jù)最好保留傳統(tǒng)的報(bào)賬形式，即紙質(zhì)審批，而非網(wǎng)絡(luò)審批，而且實(shí)際經(jīng)驗(yàn)表明，紙質(zhì)審批單據(jù)更為有效、準(zhǔn)確。具體來(lái)講，主要存在以下阻礙審批單據(jù)工作網(wǎng)絡(luò)化的原因：一是報(bào)銷賬務(wù)所需要的發(fā)票、收據(jù)、合同、報(bào)告等文件數(shù)量多，類型復(fù)雜，導(dǎo)致掃描工作量大、難度大；二是具備審批權(quán)限的人不可能每天查看報(bào)賬系統(tǒng)，檢查是否有單據(jù)需要審批，如此便有可能耽誤審批工作、延長(zhǎng)審批時(shí)間；三是不同的審批人有不同的審批權(quán)限，可能需要不同級(jí)別的審批人依次核實(shí)、簽字才能完成一項(xiàng)單據(jù)的審批工作，其中任一審批人員的延誤審批都會(huì)影響審批工作的效率。所以就目前來(lái)說(shuō)，相對(duì)于網(wǎng)絡(luò)審批，紙質(zhì)審批更為有效。

2.3審核報(bào)銷單據(jù)與自動(dòng)生成會(huì)計(jì)憑證

報(bào)銷人員將經(jīng)過(guò)審批后的單據(jù)交由會(huì)計(jì)人員，會(huì)計(jì)人員確定單據(jù)合法、有效后便可使用特定的管理權(quán)限登錄遠(yuǎn)程報(bào)賬系統(tǒng)，輸入報(bào)銷單編號(hào)后，系統(tǒng)可依據(jù)自動(dòng)提取的信息生成會(huì)計(jì)憑證，這是遠(yuǎn)程報(bào)賬系統(tǒng)最吸引眼球、最值得推廣的特點(diǎn)之一。過(guò)去，編制會(huì)計(jì)憑證耗費(fèi)會(huì)計(jì)人員的大量時(shí)間，并且編制會(huì)計(jì)憑證比較煩瑣復(fù)雜，容易因?yàn)闀?huì)計(jì)人員的馬虎大意或者專業(yè)水平不夠而出錯(cuò)，而通過(guò)報(bào)賬系統(tǒng)，自動(dòng)生成會(huì)計(jì)憑證，將編制會(huì)計(jì)憑證的工作分擔(dān)到報(bào)銷人員身上，一方面，減少了報(bào)賬時(shí)間，另一方面，提高了報(bào)賬的準(zhǔn)確性。

2.4網(wǎng)上支付

報(bào)銷人員的基本信息中包括其身份證號(hào)、銀行卡號(hào)信息，同時(shí)，出納可以利用系統(tǒng)選擇當(dāng)日所有需要報(bào)銷的賬務(wù)，在報(bào)銷憑證合格后，出納可以直接通過(guò)網(wǎng)絡(luò)一并支付，簡(jiǎn)化支付手續(xù)，實(shí)現(xiàn)批量報(bào)銷與電子出納。同時(shí)，出納可以利用系統(tǒng)查看指定某日、某月、某季度的報(bào)銷金額、報(bào)銷類型等信息，這些信息能夠作為完善報(bào)銷工作、財(cái)務(wù)管理體系的依據(jù)。

3結(jié)論

綜上所述，在當(dāng)今這個(gè)信息化社會(huì)，網(wǎng)絡(luò)化、電子化程度不斷加深、范圍不斷拓展，高校應(yīng)把握時(shí)代發(fā)展趨勢(shì)，在傳統(tǒng)報(bào)賬模式基礎(chǔ)上進(jìn)行改良，推陳出新，通過(guò)構(gòu)建遠(yuǎn)程報(bào)賬系統(tǒng)，實(shí)現(xiàn)單據(jù)電子化填寫、會(huì)計(jì)憑證自動(dòng)生成、網(wǎng)上支付等形式，減少報(bào)賬排隊(duì)等候時(shí)間，降低工作難度，提高無(wú)紙化辦公的覆蓋率，提高報(bào)賬效率，增強(qiáng)報(bào)賬準(zhǔn)確性。

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