高校圖書(shū)館地方文獻(xiàn)整理的實(shí)踐與探索

關(guān)鍵詞：特征立卷法；地方文獻(xiàn)整理；高校圖書(shū)館

摘要：文章以重慶三峽學(xué)院圖書(shū)館收集三峽庫(kù)區(qū)地方文獻(xiàn)為例，分析了地方文獻(xiàn)的特點(diǎn)，探討運(yùn)用檔案管理學(xué)中的特征立卷法對(duì)地方文獻(xiàn)進(jìn)行整理的措施。

中圖分類(lèi)號(hào)：G255文獻(xiàn)標(biāo)識(shí)碼：A文章編號(hào)：1003-1588（2016）04-0047-02

地方文獻(xiàn)是指涉及某一地域的一切文獻(xiàn)資料，包括論及某一地域的一切著述、地方人士著述等。圖書(shū)館前輩杜定友曾經(jīng)指出：“地方文獻(xiàn)是指有關(guān)地方的一切資料，表現(xiàn)于各種記載形式的如圖書(shū)、雜志、紙、圖片、照片等”“地方文獻(xiàn)包括三部分：史料、人物、出版”[1]。隨著時(shí)代的發(fā)展與科技的進(jìn)步，地方文獻(xiàn)的類(lèi)型和表現(xiàn)形式將更加豐富多彩。

三峽庫(kù)區(qū)作為一個(gè)現(xiàn)代地理概念，是因著名的三峽工程建設(shè)而出現(xiàn)的。根據(jù)國(guó)家發(fā)改委編制的《三峽庫(kù)區(qū)經(jīng)濟(jì)社會(huì)發(fā)展規(guī)劃》，三峽庫(kù)區(qū)規(guī)劃的范圍跨重慶和湖北兩省市的19個(gè)市、縣、區(qū)。隨著三峽工程的建設(shè)和運(yùn)行，三峽庫(kù)區(qū)成為全國(guó)乃至世界關(guān)注的焦點(diǎn)，三峽庫(kù)區(qū)文獻(xiàn)的收集、加工、整理和利用引起了許多單位或個(gè)人的重視[2]。筆者以重慶三峽學(xué)院圖書(shū)館收集的三峽庫(kù)區(qū)地方文獻(xiàn)為例，探討用檔案管理學(xué)中的特征立卷法對(duì)地方文獻(xiàn)進(jìn)行整理，為進(jìn)一步對(duì)地方文獻(xiàn)科學(xué)化、標(biāo)準(zhǔn)化、數(shù)字化加工奠定基礎(chǔ)，便于用戶(hù)檢索和利用。

1三峽庫(kù)區(qū)地方文獻(xiàn)收集基本情況及特點(diǎn)

1.1三峽庫(kù)區(qū)地方文獻(xiàn)收集基本情況

三峽庫(kù)區(qū)地域遼闊，有著悠久的歷史文化積淀，是巴楚文化的發(fā)源地，現(xiàn)存豐富的地方文獻(xiàn)資料有：抗日戰(zhàn)爭(zhēng)史料，川江航運(yùn)資料以及伴隨三峽工程建設(shè)而產(chǎn)生的關(guān)于三峽工程建設(shè)、環(huán)境治理、三峽移民等各類(lèi)資料。重慶三峽學(xué)院地處重慶市萬(wàn)州區(qū)，是三峽庫(kù)區(qū)腹心地帶唯一一所綜合性本科院校，多年來(lái)一直致力于三峽庫(kù)區(qū)文獻(xiàn)的收集和整理。重慶三峽學(xué)院圖書(shū)館設(shè)立三峽信息中心，專(zhuān)門(mén)收藏反映三峽庫(kù)區(qū)歷史文化和社會(huì)經(jīng)濟(jì)發(fā)展的圖書(shū)、圖片、報(bào)刊、照片、視頻等各類(lèi)資料。到目前為止，三峽信息中心收藏了較為豐富的三峽庫(kù)區(qū)地方文獻(xiàn)，其中，圖書(shū)4萬(wàn)余冊(cè)、期刊6，000余冊(cè)、報(bào)紙合訂本3，000本、庫(kù)區(qū)淹沒(méi)區(qū)前后照片及移民搬遷照片等8.5萬(wàn)余張、音像資料1，000余部、字畫(huà)300余幅等。這些都是與三峽庫(kù)區(qū)的歷史、地理、人物、文化及其社會(huì)經(jīng)濟(jì)發(fā)展密切相關(guān)的文獻(xiàn)，具有較強(qiáng)的地域性，可以按地區(qū)、作者或者專(zhuān)題等進(jìn)行聚類(lèi)。這些資料中，有的是三峽庫(kù)區(qū)各區(qū)縣的地方志，如：萬(wàn)縣（州）志、開(kāi)縣志、云陽(yáng)志等；有的是三峽庫(kù)區(qū)的著名人物，如：劉伯承元帥的傳記、回憶錄和研究資料，現(xiàn)代詩(shī)人、散文家、文學(xué)評(píng)論家何其芳的著述和研究資料等；還有反映三峽庫(kù)區(qū)的各類(lèi)專(zhuān)題資料，如：川江航運(yùn)資料，三峽庫(kù)區(qū)抗戰(zhàn)資料，三峽移民資料，對(duì)口支援資料和三峽庫(kù)區(qū)各景點(diǎn)、城鎮(zhèn)淹沒(méi)區(qū)前后對(duì)比照片資料等。

1.2三峽庫(kù)區(qū)地方文獻(xiàn)收集的特點(diǎn)

三峽庫(kù)區(qū)地方文獻(xiàn)有以下特點(diǎn)：①具有多樣性和不規(guī)范性的特點(diǎn)，地方文獻(xiàn)類(lèi)型多樣，載體豐富。按照出版單位可分為：正規(guī)出版物和非正規(guī)出版物；按載體形態(tài)可分為：印刷型文獻(xiàn)和非印刷型文獻(xiàn)。其中，非印刷型文獻(xiàn)又包含磁帶、磁盤(pán)、光盤(pán)等視聽(tīng)資料以及豐富的網(wǎng)絡(luò)資料[3]。重慶三峽學(xué)院圖書(shū)館收集的三峽庫(kù)區(qū)地方文獻(xiàn)種類(lèi)豐富，但部分文獻(xiàn)存在不全面、不完整的情況。如：地方叢書(shū)、地方志等存有類(lèi)目，但收藏不完整[4]；收藏的部分印刷品文獻(xiàn)多是單頁(yè)、散頁(yè)，有些既無(wú)出版單位，也無(wú)出版年月和作者。②缺乏科學(xué)、系統(tǒng)的整理。重慶三峽學(xué)院圖書(shū)館三峽庫(kù)區(qū)地方文獻(xiàn)僅僅是按照?qǐng)D書(shū)、期刊、報(bào)紙、照片、音像視頻等文獻(xiàn)類(lèi)型進(jìn)行擺放，處于比較零散的狀態(tài)，管理也比較粗放，不便于查找和利用。

2特征立卷法及在文獻(xiàn)整理中的意義

地方文獻(xiàn)作為對(duì)某一區(qū)域進(jìn)行研究的重要文獻(xiàn)資料，是一種重要的檔案文獻(xiàn)。地方文獻(xiàn)具有地域性、多樣性和不規(guī)則性特點(diǎn)，重慶三峽學(xué)院圖書(shū)館對(duì)三峽庫(kù)區(qū)地方文獻(xiàn)的整理采用了檔案歸檔立卷中的特征立卷法來(lái)進(jìn)行整理。特征立卷法是一種重要的檔案歸檔立卷方法，即通過(guò)分析、研究，找出文件的特征，再將具有某方面共同特征和密切聯(lián)系的文件組合成案卷的方法。特征是指文件的特點(diǎn)，一般反映在文件結(jié)構(gòu)的各個(gè)組成部分上，即作者、內(nèi)容、名稱(chēng)、時(shí)間、地區(qū)和收發(fā)文機(jī)關(guān)，根據(jù)這幾個(gè)方面的特點(diǎn)可以概括為問(wèn)題、時(shí)間、名稱(chēng)、作者、通訊者和地區(qū)等六個(gè)特征[5]。問(wèn)題特征整理文獻(xiàn)就是將反映同一問(wèn)題或同一事物的文獻(xiàn)集中起來(lái)；時(shí)間特征是指文獻(xiàn)內(nèi)容所限定的時(shí)間或針對(duì)的時(shí)間；名稱(chēng)特征就是按文獻(xiàn)名稱(chēng)，把相同文種的文件集中在一起進(jìn)行整理；作者特征就是把同一作者的文獻(xiàn)和對(duì)該作者進(jìn)行研究的相關(guān)文獻(xiàn)組合在一起；地區(qū)特征是根據(jù)文獻(xiàn)內(nèi)容所涉及的地區(qū)進(jìn)行整理。

高校圖書(shū)館作為文獻(xiàn)信息收藏中心，在文獻(xiàn)整理工作方面具有一套較為完整的工作程序、規(guī)則和豐富的工作經(jīng)驗(yàn)。在現(xiàn)有地方文獻(xiàn)整理的基礎(chǔ)上，運(yùn)用特征立卷法對(duì)地方文獻(xiàn)進(jìn)行分類(lèi)整理，能夠保持某一類(lèi)文獻(xiàn)在來(lái)源、時(shí)間、內(nèi)容和形式上的歷史聯(lián)系，提高文獻(xiàn)整理的工作效率，便于保管和利用。

3三峽庫(kù)區(qū)地方文獻(xiàn)整理方法及思考

三峽庫(kù)區(qū)地方文獻(xiàn)具有明顯的地域特征。為此，重慶三峽學(xué)院圖書(shū)館設(shè)立三峽信息中心予以專(zhuān)門(mén)收藏，根據(jù)這些地方文獻(xiàn)在保存和利用中的特點(diǎn)，基于檔案歸檔立卷中的特征立卷法，筆者從三個(gè)方面對(duì)文獻(xiàn)進(jìn)行了整理。

3.1按問(wèn)題特征整理

作為保存和提供利用的重要地方文獻(xiàn)，按照問(wèn)題特征來(lái)進(jìn)行整理，能夠體現(xiàn)文獻(xiàn)之間的本質(zhì)聯(lián)系，符合利用者按問(wèn)題檢索文獻(xiàn)的習(xí)慣，便于用戶(hù)的利用。同時(shí)，按問(wèn)題特征整理，在運(yùn)用中有較大的靈活性，對(duì)問(wèn)題的概括可以具體，也可以相對(duì)籠統(tǒng)，可根據(jù)問(wèn)題大小或收藏文獻(xiàn)數(shù)量的多少來(lái)決定。因此，在整理三峽庫(kù)區(qū)地方文獻(xiàn)的過(guò)程中，可以按照文獻(xiàn)反映的問(wèn)題，根據(jù)收集文獻(xiàn)情況，設(shè)置三峽移民文獻(xiàn)、對(duì)口支援文獻(xiàn)、三峽庫(kù)區(qū)抗日戰(zhàn)爭(zhēng)文獻(xiàn)、川江航運(yùn)資料等大類(lèi)，將相關(guān)文獻(xiàn)集中起來(lái)，確保同一類(lèi)問(wèn)題文獻(xiàn)的完整。而在針對(duì)某一大類(lèi)具體文獻(xiàn)時(shí)，又可設(shè)置下一級(jí)類(lèi)目，或輔以其他特征，如時(shí)間特征、區(qū)域特征等進(jìn)行細(xì)分。關(guān)于對(duì)口支援方面的文獻(xiàn)，每年舉辦的全國(guó)對(duì)口支援三峽庫(kù)區(qū)經(jīng)貿(mào)洽淡會(huì)形成的文獻(xiàn)，除了可以按問(wèn)題特征進(jìn)行匯總外，還可再輔以時(shí)間特征進(jìn)行整理，如2011年全國(guó)對(duì)口支援三峽庫(kù)區(qū)經(jīng)貿(mào)洽淡會(huì)文獻(xiàn)等；也可以將經(jīng)貿(mào)洽談會(huì)中對(duì)三峽庫(kù)區(qū)各區(qū)縣輔以地域特征進(jìn)行細(xì)分，如：萬(wàn)州區(qū)關(guān)于全國(guó)對(duì)口支援三峽庫(kù)區(qū)經(jīng)貿(mào)洽淡會(huì)文獻(xiàn)、云陽(yáng)縣關(guān)于全國(guó)對(duì)口支援三峽庫(kù)區(qū)經(jīng)貿(mào)洽談會(huì)文獻(xiàn)等。關(guān)于三峽庫(kù)區(qū)戰(zhàn)爭(zhēng)文獻(xiàn)，除了將三峽庫(kù)區(qū)戰(zhàn)爭(zhēng)相關(guān)文獻(xiàn)收集完整之外，還可將萬(wàn)縣“九五慘案”等著名事件文獻(xiàn)單列出來(lái)，形成單獨(dú)的專(zhuān)題文獻(xiàn)。

3.2按名稱(chēng)特征整理

按名稱(chēng)特征進(jìn)行文獻(xiàn)整理，方法比較簡(jiǎn)便，文獻(xiàn)查找也比較迅速。在地方文獻(xiàn)中，按名稱(chēng)特征進(jìn)行整理最突出的就是史志文獻(xiàn)，將三峽庫(kù)區(qū)各區(qū)、縣地方志的文獻(xiàn)集中在一起進(jìn)行整理，便于用戶(hù)查找，如云陽(yáng)志、開(kāi)縣志等。此外，關(guān)于三峽研究方面的文獻(xiàn)，一般也可以按照名稱(chēng)特征進(jìn)行整理。重慶三峽學(xué)院參與三峽研究的專(zhuān)家比較多，形成的研究成果也比較豐盛，這些文獻(xiàn)都可以按照名稱(chēng)特征來(lái)進(jìn)行歸類(lèi)，如三峽巫文化研究、三峽庫(kù)區(qū)消落帶研究、三峽區(qū)域經(jīng)濟(jì)研究等。

3.3按作者特征整理

按照作者特征匯集文獻(xiàn)，可以反映同一作者的工作活動(dòng)，保持同一作者文獻(xiàn)之間的聯(lián)系，便于從作者的角度查找文獻(xiàn)。這里所指作者既可以是單位，也可以是個(gè)人。單位作者主要是文獻(xiàn)形成的單位，如：三峽庫(kù)區(qū)各區(qū)縣政府，或政府下設(shè)的地志辦、移民局等部門(mén)形成的文獻(xiàn)等。個(gè)人作者主要指知名人士或知名家庭、家族等。在三峽庫(kù)區(qū)地方文獻(xiàn)整理工作中，可將三峽名人劉伯承、何其芳、劉孟伉、楊吉甫等的著作以及關(guān)于他們的研究形成的文獻(xiàn)集中整理，如何其芳文集及研究專(zhuān)題、劉伯承專(zhuān)題資料等。

運(yùn)用特征立卷法整理地方文獻(xiàn)，符合地方文獻(xiàn)的特點(diǎn)，是一種切實(shí)可行的文獻(xiàn)整理方法。它主要是根據(jù)地方文獻(xiàn)反映的問(wèn)題、名稱(chēng)、作者等特征能夠聚類(lèi)文獻(xiàn)的特點(diǎn)，將反映同一問(wèn)題的文獻(xiàn)按問(wèn)題特征組合在一起、同一名稱(chēng)的文獻(xiàn)按名稱(chēng)特征匯聚在一起、同一作者的文獻(xiàn)按作者特征集中在一起進(jìn)行整理。在開(kāi)展地方文獻(xiàn)整理工作中，又必須立足于現(xiàn)有文獻(xiàn)收集的基本情況，既可以采用單獨(dú)一種特征進(jìn)行整理，又可以以一種特征為主、輔以其他特征或幾種特征綜合運(yùn)用進(jìn)行地方文獻(xiàn)整理。但運(yùn)用特征立卷整理地方文獻(xiàn)只是地方文獻(xiàn)科學(xué)加工和開(kāi)發(fā)利用的第一步，按特征立卷法整理后的地方文獻(xiàn)仍然需要運(yùn)用圖書(shū)分類(lèi)法和主題法進(jìn)一步優(yōu)化和組合文獻(xiàn)，采用AACR2、MARC21、《中國(guó)機(jī)讀目錄格式》等國(guó)際、國(guó)內(nèi)最新編目技術(shù)，為文獻(xiàn)標(biāo)準(zhǔn)化著錄、數(shù)字化加工打下堅(jiān)實(shí)基礎(chǔ)。

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（編校：徐黎娟）