EXCEL在人事勞資管理具體工作中的應(yīng)用

楊紅娟

摘 要：EXCEL表格具有使用快捷、簡(jiǎn)單、方便的特點(diǎn)，被廣泛使用在日常工作中，有效地提高了工作效率，有利于各項(xiàng)工作的順利進(jìn)行。該文簡(jiǎn)單介紹了EXCEL在人事勞資管理具體工作中如何高效、正確地?cái)?shù)據(jù)輸入和函數(shù)應(yīng)用，提高人事管理工作的效率。

關(guān)鍵詞：EXCEL；人事；勞資；應(yīng)用

本文將向大家介紹幾個(gè)將EXCEL電子表格運(yùn)用在人事勞資管理具體工作中的例子，與大家共享。

1 分類匯總

人事勞資工作中，每月的工資發(fā)放明細(xì)表里面的內(nèi)容有以下多項(xiàng)：

①人員類別：合同化、合同制、宏田工。

②所在單位：保安六中隊(duì)、保安七中隊(duì)、保安八中隊(duì)、保安九中隊(duì)、保安十中隊(duì)以及慶咸監(jiān)督組。

③工資項(xiàng)：崗位（崗技）工資、工齡津貼、上崗津貼、地區(qū)補(bǔ)助、保留工資、夜班津貼、五金、代扣稅金等項(xiàng)目。

這樣明細(xì)表中就只要一行合計(jì)欄，只需在前面插入兩列，把每個(gè)人的人員類別和所在單位填好就可以分類匯總。

2 核對(duì)數(shù)據(jù)

要檢查出人員的變動(dòng)，可把IF、ISERROR、MATCH函數(shù)綜合運(yùn)用。

①I(mǎi)F為條件函數(shù)，語(yǔ)法：IF（Logical_test，Value_if_True，Value_if_False），即IF（條件判斷表達(dá)式，符合情況的顯示值，不符合情況的顯示值）。

②ISERROR函數(shù)用于測(cè)試函數(shù)式返回的數(shù)值是否有錯(cuò)，如果有錯(cuò)則返回“TRUE”，否則返回“FALSE”。

③MATCH函數(shù)是返回在指定方式下與指定數(shù)值匹配的數(shù)組中元素的相應(yīng)位置。語(yǔ)法：MATCH（Lookup_vale，Lookup_array，Match_type）， Lookup_vale代表需要查找的數(shù)值，Lookup_array代表可能含有要查找數(shù)值的區(qū)域，Match_type代表查找方式的值（-1、1或0）。

3 篩選統(tǒng)計(jì)

各類復(fù)雜的統(tǒng)計(jì)報(bào)表通常讓所有人事勞資人員頭痛不已，因?yàn)榻y(tǒng)計(jì)的內(nèi)容錯(cuò)綜復(fù)雜，不但要分各種口徑，還要統(tǒng)計(jì)出每個(gè)人員類別下各個(gè)單位不同崗位人員不同職稱級(jí)別的人數(shù)和收入?yún)R總，有時(shí)還要加上年齡段的統(tǒng)計(jì)（如下圖）。

圖為人員類別為合同化員工的人員情況統(tǒng)計(jì)表，要統(tǒng)計(jì)出合同化員工中管理人員、專業(yè)技術(shù)人員、操作人員、服務(wù)人員取得職稱技能等級(jí)的人數(shù)，并且要分中隊(duì)及性別統(tǒng)計(jì)。

這里用到的是SUBTOTAL統(tǒng)計(jì)函數(shù)，SUBTOTAL函數(shù)是返回?cái)?shù)據(jù)清單或數(shù)據(jù)庫(kù)中的分類匯總。

以上是統(tǒng)計(jì)操作崗位的宏田工男員工獎(jiǎng)金數(shù)。如果要把單元格中數(shù)值合計(jì)，如T24單元格則用公式SUBTOTAL（9，T4：T23），含義是將T4至T23區(qū)域中符合條件的單元格內(nèi)數(shù)值相加。

4 小數(shù)位保留

在做工資獎(jiǎng)金表時(shí)常常會(huì)出現(xiàn)小數(shù)保留的問(wèn)題。原來(lái)的操作是直接從鼠標(biāo)右鍵選擇單元格格式，然后選擇數(shù)值顯示形式。這樣設(shè)置表格中的數(shù)值只顯示兩位小數(shù)，但實(shí)際上的數(shù)值可能有好多位小數(shù)，只是沒(méi)有顯示出來(lái)而已，經(jīng)過(guò)多次合計(jì)后就可能出現(xiàn)0.01的誤差，給財(cái)務(wù)做賬帶來(lái)了麻煩。

這時(shí)使用ROUND函數(shù)，給所有計(jì)算值都四舍五入保留兩位小數(shù)就不會(huì)出現(xiàn)上面的問(wèn)題了。

5 數(shù)據(jù)查找對(duì)應(yīng)

在做一些信息數(shù)據(jù)表時(shí)，常要以一個(gè)表為基準(zhǔn)，要在右側(cè)姓

名后面輸入身份證號(hào)，左側(cè)的表中已經(jīng)錄入過(guò)，但是右側(cè)的姓名順序與左側(cè)不完全相同，不能直接復(fù)制，這時(shí)，在O列中運(yùn)用VLOOKUP函數(shù)就能輕松將問(wèn)題解決，O4單元格中輸入的公式為：，公式的含義是查找C列中與N4單元格相同的數(shù)值，然后將從C4起第9個(gè)單元格的數(shù)值顯示出來(lái)。

曾經(jīng)從事人事勞資管理工作8年，工作中EXCEL表格的運(yùn)用給筆者工作帶來(lái)很多方便，復(fù)雜的問(wèn)題表格化后，讓人直觀、易懂，瑣碎的問(wèn)題表格化后，讓人條理清晰、明了，它是我們?nèi)魏螎徫还ぷ髦械暮脦褪帧⒑没锇?，值得我們認(rèn)真學(xué)習(xí)、掌握和使用，也希望它能給大家的工作帶來(lái)諸多便利。