商業(yè)合同管理在項(xiàng)目管理中的必要性分析

譚雁

摘 要：合同管理作為項(xiàng)目管理體系的重要組成部分，對(duì)于交易的規(guī)范、有序的開(kāi)展是十分重要的。本文旨在立足現(xiàn)今企業(yè)現(xiàn)代化管理需求，從建筑型企業(yè)合同管理工作的現(xiàn)狀和面臨的問(wèn)題出發(fā)，著重探索合同管理工作的創(chuàng)新方式和突破口，使企業(yè)獲得更大的經(jīng)濟(jì)效益和更好的社會(huì)聲譽(yù)，實(shí)現(xiàn)總體建筑的質(zhì)量和企業(yè)的外部競(jìng)爭(zhēng)力的提升。

關(guān)鍵詞：項(xiàng)目管理；企業(yè)管理；商業(yè)合同管理

作為項(xiàng)目管理的重要組成部分，合同管理決定了施工價(jià)格、時(shí)間進(jìn)度、質(zhì)量目標(biāo)、項(xiàng)目的義務(wù)和責(zé)任，也為其他項(xiàng)目合同管理工作提供了體系指南，并且合同管理也控制項(xiàng)目的整體運(yùn)行。在當(dāng)今激烈的市場(chǎng)競(jìng)爭(zhēng)中，為了能夠獲得投標(biāo)合同，施工企業(yè)可以進(jìn)行低價(jià)投標(biāo)。然而，投標(biāo)的關(guān)鍵是企業(yè)管理的水平之間的競(jìng)爭(zhēng)。同時(shí)，承包商往往是處于在一個(gè)相對(duì)被動(dòng)的地位，在建設(shè)項(xiàng)目的整個(gè)過(guò)程，他們經(jīng)常會(huì)遇到不可預(yù)知的因素，如自然條件和社會(huì)因素的影響，這些都將導(dǎo)致風(fēng)險(xiǎn)。因?yàn)榭陀^因素和不確定性的存在，建筑施工企業(yè)必須提高管理水平，加強(qiáng)合同管理的意識(shí)。

一、 項(xiàng)目管理參與者不同的合同管理模式

在工程項(xiàng)目的流程中，合同將涉及到不同的對(duì)象，多元化的合同實(shí)施方案，都體現(xiàn)著商業(yè)合同管理的必要性。

（一）業(yè)主的合同管理

作為工程合同的主體之一，業(yè)主通過(guò)合同制定，負(fù)責(zé)項(xiàng)目的總體目標(biāo)。業(yè)主的合同管理主要包括以下部分：建設(shè)合同的總體規(guī)劃，決定工程承包模式和管理模式，選擇合同類型，等等。除此之外，他們需要為具體的工程項(xiàng)目雇傭工程師，選擇承包商、供應(yīng)商、項(xiàng)目管理單位、設(shè)計(jì)單位和委托項(xiàng)目任務(wù)等。此外，他們應(yīng)該為合同的實(shí)施提供必要的條件，以便進(jìn)行宏觀控制。例如，當(dāng)遇到一些重大問(wèn)題，他們應(yīng)該做出項(xiàng)目實(shí)施的決策，選擇的主要技術(shù)和實(shí)施方案。他們也負(fù)責(zé)批準(zhǔn)重大修改的設(shè)計(jì)和規(guī)劃，及時(shí)支付項(xiàng)目基金和檢查項(xiàng)目是否按照約定完成等。

（二）工程師的合同管理

工程師、項(xiàng)目管理公司、監(jiān)理公司、業(yè)主的項(xiàng)目經(jīng)理，是業(yè)主專門委托來(lái)監(jiān)督整個(gè)項(xiàng)目合同管理工作的。他們的主要工作是進(jìn)行合同事務(wù)管理和決策咨詢等，如起草合同文件和相關(guān)文件，監(jiān)督項(xiàng)目和執(zhí)行，以及具體的合同管理。此外，他們應(yīng)該協(xié)調(diào)所有者，承包商以及供應(yīng)商之間的關(guān)系。

（三）承包商的合同管理。

作為工程合同的執(zhí)行者，他們的合同管理是最詳細(xì)，復(fù)雜，困難和重要的。承包商的合同管理從工程投標(biāo)開(kāi)始，然后著重于辨明項(xiàng)目的范圍以及信息的傳遞。這個(gè)過(guò)程直到合同規(guī)定的保修期完結(jié)才會(huì)結(jié)束。承包商負(fù)責(zé)提供具體的收購(gòu)要約，完成設(shè)計(jì)、建設(shè)、供應(yīng)，并完成相應(yīng)的工程合同范圍內(nèi)的維護(hù)任務(wù)。此外，規(guī)劃、組織、協(xié)調(diào)和控制的相關(guān)項(xiàng)目也包含在承包商的合同管理的義務(wù)中。

二、 不同階段的商合同管理

（一）合同形成階段的合同管理

這個(gè)階段包括合同準(zhǔn)備階段和合同的結(jié)論過(guò)程，它主要體現(xiàn)在一些列與合同投標(biāo)和簽約相關(guān)的工作。例如，招標(biāo)人合同形式的選擇，內(nèi)容方面的制定，承包商資格審查，關(guān)于開(kāi)標(biāo)、評(píng)標(biāo)的合同談判等。從另一側(cè)，選擇投標(biāo)項(xiàng)目，準(zhǔn)備招標(biāo)文件，確定價(jià)格和參與合同談判等，都是合同管理工作形成階段主要涉及的內(nèi)容。

首先，在這個(gè)階段，要做一個(gè)徹底的合作伙伴的調(diào)查，了解相關(guān)合作人的商業(yè)信譽(yù)以及信用狀況在這個(gè)階段是非常重要的。這個(gè)可以幫助我們?cè)诤炗喓贤?，制定有關(guān)的交貨和付款條件的條款時(shí)，規(guī)避一定的風(fēng)險(xiǎn)。

同時(shí)，合作者的財(cái)務(wù)狀況，生產(chǎn)和管理能力，也是需要加以注意。這是對(duì)合作公司的經(jīng)營(yíng)業(yè)績(jī)是否正常，是否能滿足項(xiàng)目的合同條，是否有任何關(guān)于合同的糾紛對(duì)象，或者其合作的對(duì)象是否正面臨的被相關(guān)部門查封、扣押、凍結(jié)的風(fēng)險(xiǎn)的雙重確認(rèn)。這可以從某種程度上確保合同的正常履行。

再者，在這個(gè)階段，審查合作人的執(zhí)行能力也是非常必要的。這主要包括支付能力和生產(chǎn)能力。當(dāng)審查合作人的支付能力時(shí)，要注意審查其注冊(cè)資本，資金來(lái)源，銀行存款，等等；評(píng)估其生產(chǎn)能力時(shí)，主要審查對(duì)方的生產(chǎn)規(guī)模、技術(shù)水平、產(chǎn)品質(zhì)量、交貨能力，等等。在這個(gè)階段調(diào)查合作者的實(shí)施能力的目的是提高項(xiàng)目合同的真實(shí)性和可行性。

（二）合同履行階段的合同管理

這個(gè)階段主要包括合同的實(shí)現(xiàn)、執(zhí)行跟蹤、檢查、監(jiān)督以及合同糾紛解決等。業(yè)主，承包商和監(jiān)理工程師必須以合同條件為指導(dǎo)方針，并遵守公平和合理性的原則，全面履行合同，最終滿足各方的需求。

首先，我們應(yīng)該了解和掌握本企業(yè)的的實(shí)際情況，了解企業(yè)的生產(chǎn)、經(jīng)營(yíng)類型、規(guī)格、技術(shù)標(biāo)準(zhǔn)、生產(chǎn)能力和日常生產(chǎn)等。同時(shí)，企業(yè)的庫(kù)存，數(shù)量、質(zhì)量、大小等也應(yīng)該留意。

其次，還需詳細(xì)了解企業(yè)對(duì)外的合同情況，如簽署出口產(chǎn)品，原材料的采購(gòu)和使用情況，現(xiàn)金流狀況等。再者，還應(yīng)該進(jìn)行價(jià)格趨勢(shì)的分析和以及預(yù)測(cè)。

再者，在這個(gè)階段，我們應(yīng)該對(duì)項(xiàng)目的合同的完成情況進(jìn)行認(rèn)真評(píng)估。企業(yè)可以從建設(shè)工程合同的履行情況的績(jī)效評(píng)價(jià)中獲得相關(guān)的經(jīng)驗(yàn)以及教訓(xùn)。不僅如此，通過(guò)比較和分析項(xiàng)目合同的履行情況和具體實(shí)施進(jìn)度情況，以此來(lái)對(duì)合同做出客觀的評(píng)價(jià)，找出差異和干擾因素，分析失敗的原因。進(jìn)行工程項(xiàng)目評(píng)估，可以為未來(lái)合同管理工作提供指導(dǎo)，提高項(xiàng)目合同談判成交率的和現(xiàn)代標(biāo)的性合同管理水平。

在合同終止后，合同管理人員應(yīng)對(duì)項(xiàng)目的合同進(jìn)行信息收集、保護(hù)、整理、分類、登記、編號(hào)、綁定和歸檔工作。實(shí)現(xiàn)項(xiàng)目合同文件管理的程序化和標(biāo)準(zhǔn)化。

在這個(gè)項(xiàng)目管理過(guò)程中，合同管理中起著重要作用，是項(xiàng)目管理的一個(gè)基本的體系。提高合同管理水平可以使合同管理更加規(guī)范化、合法化和程式化。此外，它可以規(guī)范市場(chǎng)行為，促進(jìn)工程建設(shè)市場(chǎng)健康、有序發(fā)展，以此提高企業(yè)的國(guó)際競(jìng)爭(zhēng)力。

三、我國(guó)的合同行為分析以及相關(guān)建議

（一）合同風(fēng)險(xiǎn)防控

對(duì)于合同的利益相關(guān)方來(lái)說(shuō)，有時(shí)候合同條款看起來(lái)似乎是公平的，而事實(shí)上，很可能他們正試圖規(guī)避一些法律問(wèn)題，一些看起來(lái)非常有利的商業(yè)條款，有可能就面臨著巨大的法律風(fēng)險(xiǎn)。因此，企業(yè)應(yīng)聘請(qǐng)法律顧問(wèn)，以減少管理風(fēng)險(xiǎn)。同時(shí)，應(yīng)當(dāng)訂立準(zhǔn)確的，表述清楚的書(shū)面合同，以此來(lái)避免歧義，不留隱患，。對(duì)于重要的合同條款，添加或刪除合同內(nèi)容之前，最好結(jié)合實(shí)際交易的實(shí)際情況，參考引用一些標(biāo)準(zhǔn)文本，。在合同評(píng)審方面，不僅應(yīng)注意文字表達(dá)，同時(shí)也要注重條款的實(shí)質(zhì)。

（二）項(xiàng)目合同的動(dòng)態(tài)管理

在建筑工程的實(shí)踐中，合同的變化十分頻繁。而這些經(jīng)常性的改變可能就會(huì)導(dǎo)致索賠和合同糾紛。（Issaka Ndekugri，1998）因此，動(dòng)態(tài)管理項(xiàng)目合同是十分必要的。在此，應(yīng)注意三個(gè)主要方面：第一個(gè)是要高度重視現(xiàn)場(chǎng)驗(yàn)收，合同付款也應(yīng)嚴(yán)格的按照合同條款，避免過(guò)早或過(guò)度驗(yàn)收，尤其是當(dāng)它涉及到合同補(bǔ)充協(xié)議時(shí)。驗(yàn)收時(shí)要注意建筑的設(shè)計(jì)變化和錯(cuò)誤。如果原材料已經(jīng)購(gòu)買，詳細(xì)的材料名稱、規(guī)格、類型、數(shù)量、日期變化，交通情況，成品的形勢(shì)和現(xiàn)狀以及是否回收或者替代品，都要包括在合同中。其次，有關(guān)項(xiàng)目文件（如圖紙、計(jì)劃、技術(shù)規(guī)格、訂單的改變，等等）都必須保持及時(shí)的記錄和收集。在實(shí)踐中，業(yè)主和承包商達(dá)成一致協(xié)議前，合同內(nèi)容不變。對(duì)于單方面的改變合同的行為，要及時(shí)提出索賠。第三，停工損失應(yīng)及時(shí)處理（包括承包商責(zé)任造成的停工損失）。

四、結(jié)論

合同管理是項(xiàng)目管理的核心，工程管理的各個(gè)方面的工作都圍繞著這個(gè)核心。在實(shí)踐中，從業(yè)主的角度來(lái)看，工程師和承包商的合同管理是探索和誘導(dǎo)項(xiàng)目合同管理技能的第一步。除此之外，在整個(gè)項(xiàng)目的過(guò)程中尋找新的管理方法可以促使有關(guān)各方有意識(shí)地履行合同的條款，從而減少建筑市場(chǎng)風(fēng)險(xiǎn)，維護(hù)建筑市場(chǎng)秩序，保證項(xiàng)目的順利運(yùn)行。企業(yè)應(yīng)將合同管理作為項(xiàng)目管理的重要內(nèi)容，以此使企業(yè)獲得更大的經(jīng)濟(jì)效益和更好的社會(huì)聲譽(yù)更好。只有用這種方法，我們才能實(shí)現(xiàn)總體建筑的質(zhì)量和以及提高外部競(jìng)爭(zhēng)力。（作者單位：玉林師范學(xué)院）