做好醫(yī)院檔案管理工作的探析

李超

摘 要 醫(yī)院檔案是醫(yī)院的寶貴財(cái)富。在日常檔案工作中，要加強(qiáng)各部門(mén)的歸檔意識(shí)，檔案管理人員要做到精心編制歸卷目錄，增強(qiáng)檔案規(guī)范意識(shí)以及責(zé)任意識(shí)。當(dāng)前，在信息化建設(shè)和醫(yī)療技術(shù)快速發(fā)展的影響下，醫(yī)院檔案管理工作被賦予了新的內(nèi)涵，因此，醫(yī)院檔案工作應(yīng)適應(yīng)社會(huì)主義市場(chǎng)經(jīng)濟(jì)體制的要求，轉(zhuǎn)變檔案管理模式，加強(qiáng)檔案規(guī)范化管理，更好地為新時(shí)期醫(yī)院發(fā)展服務(wù)。

關(guān)鍵詞 醫(yī)院 檔案管理 問(wèn)題與對(duì)策

中圖分類(lèi)號(hào)：G271；R197.3 文獻(xiàn)標(biāo)識(shí)碼：A

醫(yī)院在從事各種活動(dòng)及工作中所形成的存在保存價(jià)值的文件、圖表及聲像等多種形式的載體文件資料就是醫(yī)院檔案，醫(yī)院檔案是管理人員和醫(yī)務(wù)工作者的勞動(dòng)、智慧結(jié)晶，是醫(yī)院極為寶貴的無(wú)形資產(chǎn)。增強(qiáng)對(duì)醫(yī)院檔案的管理力度，有助于維護(hù)醫(yī)院的歷史，確保醫(yī)院可持續(xù)、健康發(fā)展。

1醫(yī)院檔案管理工作現(xiàn)狀

（1）檔案管理投入不足，水平不高。檔案不會(huì)產(chǎn)生直接的經(jīng)濟(jì)效益，實(shí)施規(guī)范化管理就要有相對(duì)的投入，目前醫(yī)院多存在投入不足的情況，基于有效資金的利用，只能投入在可產(chǎn)生直接經(jīng)濟(jì)效益的項(xiàng)目方面，因此造成短時(shí)間內(nèi)醫(yī)院的資金難以應(yīng)用在檔案管理方面，無(wú)法實(shí)現(xiàn)檔案管理的專(zhuān)業(yè)、規(guī)范、科學(xué)化。伴隨著計(jì)算機(jī)技術(shù)的應(yīng)用，醫(yī)院的檔案管理手段得到了提升，但有些醫(yī)院的現(xiàn)代化管理水平相對(duì)較低，檔案管理機(jī)構(gòu)的設(shè)備條件較簡(jiǎn)陋、條件差，造成檔案資料的老化、霉化，導(dǎo)致信息的有效利用受到影響。

（2）輕視檔案管理工作，沒(méi)有充分認(rèn)識(shí)到檔案管理工作的重要性，未能認(rèn)識(shí)其存在的價(jià)值，缺乏有效管理機(jī)制，定制醫(yī)院的管理規(guī)劃時(shí)未能充分考慮檔案設(shè)備管理、投入、配置等，造成檔案管理水平無(wú)法適應(yīng)醫(yī)院的發(fā)展。

（3）檔案管理工作效率低下。檔案管理職能部門(mén)或兼職管理檔案的人員積極性不高，對(duì)醫(yī)院檔案管理工作的知識(shí)及制度不能正確認(rèn)識(shí)，檔案管理者自身的綜合素質(zhì)不達(dá)標(biāo)，沒(méi)能及時(shí)補(bǔ)充、掌握新知識(shí)，采用傳統(tǒng)的管理方法，造成檔案管理工作開(kāi)展效率低下。

（4）電子檔案管理缺失。沒(méi)有定制一套系統(tǒng)的電子檔案管理規(guī)范，一些音視頻、文書(shū)格式的電子檔案管理不符合要求；缺乏電子檔案的認(rèn)證標(biāo)準(zhǔn)，隨意更改辦公系統(tǒng)上的文件資料，影響了電子檔案信息的真實(shí)性；沒(méi)能做好電子檔案光盤(pán)、軟盤(pán)的保護(hù)工作，造成存儲(chǔ)文件損壞，丟失電子檔案信息。

2新時(shí)期醫(yī)院檔案管理的改革措施

2.1創(chuàng)新觀(guān)念，采用現(xiàn)代化管理理念

科學(xué)的檔案管理理念對(duì)于現(xiàn)代醫(yī)院的檔案信息利用意義重大，現(xiàn)代醫(yī)院檔案管理工作開(kāi)展面臨著信息技術(shù)應(yīng)用、電子檔案形式、新型檔案載體保管方式等多方面挑戰(zhàn)，要求檔案管理工作者要充分完善個(gè)人綜合素質(zhì)，不斷進(jìn)行創(chuàng)新，以全新的觀(guān)念迎接挑戰(zhàn)，突破傳統(tǒng)封閉思想束縛，從手工型向現(xiàn)代化管理形勢(shì)轉(zhuǎn)變。對(duì)阻礙檔案管理工作開(kāi)展的舊制度進(jìn)行完善改革，促進(jìn)檔案管理新技術(shù)的應(yīng)用，全面提升工作效率、效益。

2.2創(chuàng)新檔案管理途徑

為適應(yīng)現(xiàn)代醫(yī)院對(duì)檔案信息管理發(fā)展的要求，在傳承醫(yī)院檔案管理科學(xué)方法的同時(shí)，還應(yīng)積極采用國(guó)內(nèi)外先進(jìn)的管理方式，應(yīng)用現(xiàn)代化信息管理技術(shù)。主要?jiǎng)?chuàng)新途徑有：

（1）創(chuàng)新醫(yī)院檔案管理工作模式。檔案材料里面記錄的內(nèi)容密切關(guān)系到檔案的利用效果，因此醫(yī)院需要組建專(zhuān)門(mén)的檔案管理機(jī)構(gòu)，聘用專(zhuān)業(yè)人員對(duì)檔案信息進(jìn)行統(tǒng)一的科學(xué)化管理，確保檔案資料的完整性；另外還應(yīng)在確保檔案管理工作正常有效開(kāi)展的基礎(chǔ)上推進(jìn)信息化管理，采用條碼取代編號(hào)，提升檔案管理工作實(shí)施效率及工作質(zhì)量。

（2）創(chuàng)新檔案管理工作方式。

①引進(jìn)ISO9000質(zhì)量管理體系。檔案室是醫(yī)院的一個(gè)重要組成部門(mén)，也應(yīng)該參與質(zhì)量管理體系建設(shè)當(dāng)中，編制出科學(xué)合理的質(zhì)量體系文件及融合標(biāo)準(zhǔn)，定期接受內(nèi)審及外審，促使檔案管理工作的開(kāi)展更加科學(xué)化、規(guī)范化、現(xiàn)代化。

②完善管理制度。伴隨信息時(shí)代的快速發(fā)展，需要改革并完善醫(yī)院的檔案管理制度，定制并完善管理檔案的實(shí)施制度；明確檔案管理工作人員的崗位職責(zé)；定制醫(yī)院檔案管理實(shí)施辦法；完善檔案管理的收集、整理、保管、利用、保密、銷(xiāo)毀、補(bǔ)充修改、鑒定等多項(xiàng)制度，將其納入工作日程，促進(jìn)醫(yī)院檔案制度化、規(guī)范化管理的發(fā)展。

③實(shí)現(xiàn)網(wǎng)絡(luò)化管理。利用紙質(zhì)檔案數(shù)字化實(shí)現(xiàn)信息化管理；應(yīng)用網(wǎng)絡(luò)、計(jì)算機(jī)技術(shù)，統(tǒng)一管理檔案信息，實(shí)現(xiàn)現(xiàn)代技術(shù)、檔案管理手段的同步發(fā)展；構(gòu)建檔案管理網(wǎng)絡(luò)查詢(xún)系統(tǒng)和服務(wù)平臺(tái)；積極構(gòu)建各類(lèi)多媒體數(shù)據(jù)庫(kù)，發(fā)展檔案資源共享，提升現(xiàn)代化管理水平。

2.3創(chuàng)新服務(wù)方式

對(duì)醫(yī)院檔案管理服務(wù)方式進(jìn)行創(chuàng)新，充分發(fā)揮醫(yī)院檔案的價(jià)值作用，促使其轉(zhuǎn)化為現(xiàn)實(shí)社會(huì)經(jīng)濟(jì)效益。醫(yī)院檔案管理部門(mén)應(yīng)轉(zhuǎn)變?yōu)橹鲃?dòng)服務(wù)型，積極拓寬服務(wù)范圍、領(lǐng)域，實(shí)現(xiàn)服務(wù)方式的創(chuàng)新化管理，發(fā)揮檔案信息的資源作用。

（1）拓寬服務(wù)范圍。充分利用現(xiàn)代化技術(shù)，以多途徑、多渠道方式對(duì)醫(yī)院檔案信息資源進(jìn)行開(kāi)發(fā)，構(gòu)建醫(yī)院檔案信息網(wǎng)絡(luò)，實(shí)施網(wǎng)絡(luò)檔案服務(wù)。依據(jù)社會(huì)需求發(fā)展形勢(shì)，擺脫業(yè)務(wù)觀(guān)點(diǎn)，利用檔案資源，從多層次、多角度為患者、社會(huì)公眾和醫(yī)務(wù)人員服務(wù)。

（2）提高檔案利用價(jià)值。檔案管理工作在向現(xiàn)代化轉(zhuǎn)型發(fā)展期間，傳統(tǒng)檔案和現(xiàn)代檔案服務(wù)之間是“相輔相依”的服務(wù)方式，它們之間存在著密切的互補(bǔ)性，所以醫(yī)院檔案管理部門(mén)應(yīng)依據(jù)發(fā)展趨勢(shì)，對(duì)傳統(tǒng)檔案服務(wù)方式進(jìn)行優(yōu)化，促進(jìn)醫(yī)院檔案管理服務(wù)方式的創(chuàng)新發(fā)展。

2.4注重特定時(shí)期的醫(yī)院檔案管理

特定時(shí)期形成的醫(yī)院檔案，能夠反映醫(yī)院的改革發(fā)展轉(zhuǎn)折點(diǎn)、閃光點(diǎn)等，對(duì)這些檔案進(jìn)行針對(duì)性的收集、整理、保管，有助于醫(yī)院歷史順延，改革醫(yī)院體制，調(diào)動(dòng)醫(yī)院?jiǎn)T工的向心力等。

3結(jié)語(yǔ)

檔案管理工作是醫(yī)院各項(xiàng)工作開(kāi)展的基礎(chǔ)前提和連接紐帶，醫(yī)院發(fā)展建設(shè)過(guò)程中應(yīng)充分認(rèn)識(shí)檔案管理工作開(kāi)展的重要性及作用?，F(xiàn)代醫(yī)院檔案管理部門(mén)應(yīng)對(duì)檔案管理的內(nèi)涵充分、準(zhǔn)確地認(rèn)識(shí)，積極應(yīng)用新技術(shù)、新方法，大膽嘗試、積極創(chuàng)新，確保醫(yī)院的檔案管理工作得以全面、有效開(kāi)展，實(shí)現(xiàn)更高的經(jīng)濟(jì)、社會(huì)效益。

參考文獻(xiàn)

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