基于微信的學生請銷假綜合管理系統(tǒng)的探討

◇王友建*

基于微信的學生請銷假綜合管理系統(tǒng)的探討

◇王友建*

學生請銷假工作是高校學生事務管理實踐中的重要組成部分，也是學生日常行為管理中的難點之一。傳統(tǒng)的請銷假方式受制于時間和空間等多個因素，背離了服務學生的教育理念?；谖⑿诺纫苿踊ヂ?lián)技術平臺，通過設計規(guī)則、規(guī)劃流程、收集數(shù)據(jù)、技術實現(xiàn)等環(huán)節(jié)架構設計學生請銷假綜合管理系統(tǒng)，可以便捷學生請銷假手續(xù)、優(yōu)化師生關系、積累基礎數(shù)據(jù)，從而變革傳統(tǒng)的學生事務管理模式。

學生請銷假；信息素養(yǎng)；微信

學生請銷假工作是高校學生事務管理的重要組成部分，也是學生日常行為管理中的難點之一。目前大學生缺勤現(xiàn)象已經(jīng)成為國內諸多高校關注的重點問題。傳統(tǒng)的學生請銷假工作基本采用紙質請假單書面申請，輔導員與學院領導逐層審核的模式進行處理，這種處理模式受制于時間、空間以及人員多個因素，事務處理的流程繁瑣復雜。僅靠人工對學生的請假信息進行審批和管理對學校來說也是一件繁重的工作，不僅在學生申請和管理者審批時容易造成擁擠和等待，而且又不方便管理者對學生請銷假信息進行管理和查詢[1]。隨著高校信息化建設的逐步推進以及移動互聯(lián)技術的日漸完善，利用信息化手段，特別是移動平臺實現(xiàn)學生請銷假工作流程已經(jīng)成為可能。

一、發(fā)展現(xiàn)狀

近年來，部分高校和學生工作者已經(jīng)開始嘗試利用信息化手段設計和架構學生請銷假系統(tǒng)，目前基本有兩種模式：一種是基于B/S結構，在傳統(tǒng)的以PC為主要網(wǎng)絡接入方式的年代，B/S模式的管理系統(tǒng)確實在學校學生工作中發(fā)揮了較大作用。學生通過WEB網(wǎng)頁完成請銷假手續(xù)，對于早期管理系統(tǒng)而言，這種方式是一種創(chuàng)新。隨著現(xiàn)代信息技術高速發(fā)展，特別是移動信息技術的發(fā)展以及智能手機在校園的廣泛普及、無線網(wǎng)絡的全面覆蓋，均對B/S模式的學生事務管理系統(tǒng)造成了沖擊，部分高校開始嘗試設計開發(fā)基于移動終端的APP，從而實現(xiàn)學生的請銷假功能。不可否認的是，從有線轉向無線是管理系統(tǒng)的一次技術革新。某種意義上講，這樣的革新是劃時代的變革。但我們也不難看出，當前具體的實踐研究均是B/S模式系統(tǒng)的一個功能遷移，系統(tǒng)要求有服務需求的學生必須在自己的移動終端安裝獨立的客戶端，設計者希望通過精心開發(fā)的客戶端讓學生安裝、登錄、使用。而設計者恰恰忽視了作為使用者最為關注的使用習慣和便捷性，一廂情愿的藍圖學生并不買賬，脫離使用者的習慣之外構建一個全新的移動客戶端自然就會失去生命力，黏度和效度也不容樂觀。正是基于這樣的考慮，研究者在詳盡分析當前大學生手機客戶端安裝率較高的手機應用的基礎上，結合其二次開發(fā)的可能性，認為微信是當前搭建學生事務管理系統(tǒng)移動客戶端的較好選擇，這種借助移動互聯(lián)網(wǎng)終端平臺上原生操作系統(tǒng)的應用為學生請銷假與管理者審核提供了實時互動功能，以解決請銷假事務實時性的問題[2]，相比較單獨開發(fā)APP而言，有著極大的技術優(yōu)勢和客戶優(yōu)勢。

二、技術優(yōu)勢

微信作為一種劃時代的移動信息技術終端在青年中有較高使用率，因此基于微信開發(fā)高校學生請銷假綜合管理系統(tǒng)就成為可能。基于微信的學生請銷假綜合管理系統(tǒng)由應用客戶端和對應的Server端構成。學生安裝了微信客戶端后，只需在微信中關注學生事務管理系統(tǒng)公眾號，并完成個人身份認證，學生就可以在移動終端（包括平板電腦、手機等智能設備）便捷地獲取學生請銷假綜合管理系統(tǒng)Server端的各種應用，從而實現(xiàn)傳統(tǒng)的請銷假流程。較傳統(tǒng)的請銷假模式而言，基于微信架構的學生請銷假綜合管理系統(tǒng)具有如下優(yōu)勢：

一是便捷學生請銷假手續(xù)。該方式利用微信平臺實現(xiàn)學生請銷假功能，徹底打破時間和空間的限制。學生可在任何時間和地點發(fā)起規(guī)則內的請假訴求，輔導員可以在微信端審批，實現(xiàn)了請銷假手續(xù)的實時和快捷。這種便捷一方面體現(xiàn)在減少了學生請假費時費力的復雜流程，特別是在緊急狀況下發(fā)生的請假訴求可以跨越時間和空間的限制啟動請假流程，同時也體現(xiàn)在請銷假的時效性上，徹底改變傳統(tǒng)請銷假模式審批時間控制較差的詬病。

二是有利于優(yōu)化師生關系。傳統(tǒng)的請銷假手續(xù)需要師生面對面辦理手續(xù)，但由于這種面對面的需求對雙方空閑時間的要求比較高，而輔導員本身的工作千頭萬緒，有時會出現(xiàn)學生來到辦公室找不到老師的狀況，多次跑腿解決不了問題，加之老師對請假理由信任與不信任之間差異誘因的疊加，容易催生矛盾。尤其部分學生不誠信的請假訴求，師生面對面后可能助推矛盾的升級。而利用微信遠程請假的方式，通過一定規(guī)則的設置，嵌入家長在請假中的角色功能，讓家長介入流程中來，一定程度上可以規(guī)避問題，同時還可以降低師生沖突的可能，優(yōu)化師生關系。

三是積累學生請銷假數(shù)據(jù)。傳統(tǒng)的請銷假手續(xù)通過紙質單據(jù)的方式完成數(shù)據(jù)的積累，請銷假工作僅僅是作為流程實施，一旦完成流程，便完成使命，因此缺乏對學生請銷假數(shù)據(jù)的統(tǒng)計及研判。而采用信息化的手段實現(xiàn)學生的請銷假功能則徹底解決了這一問題。學院管理者、學校學工部門管理者均可以通過后臺設置的權限實時看到權限下的所有學生的請銷假以及輔導員審批的情況。管理者也可以針對不同的條件進行分類統(tǒng)計，繼而可以進行量化分析，待數(shù)據(jù)積累到一定規(guī)模還可以進行學生請銷假次數(shù)與學業(yè)的關聯(lián)研究，學生請銷假的原因構成研究，等等，從而通過數(shù)據(jù)研究推動學生教育管理水平的提升。

四是變革傳統(tǒng)事務管理模式。利用微信方式完成學生請銷假流程可以推動信息化建設，在一些具體的學生事務的處理上會變革甚至顛覆傳統(tǒng)的做法。譬如傳統(tǒng)的節(jié)假日返校后，各高校均需要手工進行返校統(tǒng)計工作，以此核實學生返校情況。而事實上這樣的數(shù)據(jù)采集方式可信度非常低，有時候完全受制于班級干部的負責與否。利用微信請假實施離校請假，返校銷假就可以在各個宿管站開通銷假平臺，學生通過一卡通銷假，這樣就能準確完成返校情況統(tǒng)計。只要強化宿管員的責任意識，注重銷假流程，就能夠提升數(shù)據(jù)的準確性，真正實現(xiàn)科學管理。此外，采用微信請銷假的方式一定程度上可以減少無故曠課的現(xiàn)象，便捷的請假方式有助于學生將真實的請假理由告知老師，通過可管控的請銷假降低由于學生曠課造成的潛在風險。這種風險的降低會逐步將輔導員從保姆式的管理方式中解脫出來，將工作重心轉移到建立規(guī)則，引導學生遵從流程，從而步入責任防范的工作模式中去。

三、實現(xiàn)路徑

（一）規(guī)則制定

學生請銷假綜合管理系統(tǒng)絕不是傳統(tǒng)請銷假流程的簡單技術實現(xiàn)，在技術架構時需要充分預見可能的風險和問題。在人們傳統(tǒng)的觀念中，往往會把技術問題錯誤當成核心問題。就學生請銷假系統(tǒng)的架構而言，規(guī)則問題才是本質問題。譬如學生只能發(fā)起半小時以后的請假，以防學生突擊請假；使用微信請假的學生必須在系統(tǒng)中登記家長手機信息，否則不能使用微信請假；學生請假如果在晚間，在請假時候必須選擇家長已知情，否則無法發(fā)起請假；系統(tǒng)會自動給家長發(fā)送告知短信，實現(xiàn)家?；?；如果學生不銷假，便不能發(fā)起新的請假；學生請假審核不通過者，當天不能重復請假，需向學院輔導員當面請假；班級考勤人員可以通過其微信端實時查詢當前班級請假條，出示給任課教師，協(xié)助教師考勤，等等。因此，系統(tǒng)分析傳統(tǒng)學生請銷假辦法，厘清網(wǎng)絡請銷假方式與傳統(tǒng)請銷假方式的差異，結合信息化實現(xiàn)的路徑，制定合理的請銷假規(guī)則，利用規(guī)則盡量規(guī)避網(wǎng)絡請假的弊端，可以提升系統(tǒng)的有效性和科學性。

（二）流程規(guī)劃

高校學生請銷假是一次復雜的事務流程，它具有時效性、辨?zhèn)涡院拓熑涡缘葘傩浴Ｆ鋾r效性是指請假既是一件有有效期的事，同時又是一件要求實時性的事；其辨?zhèn)涡允侵敢ＷC請假的真實性；其責任性是指要合理準假，防范因不合理準假而導致的惡性后果[3]?；诖耍诔浞挚剂课⑿牌脚_的可拓展性的基礎上，需科學規(guī)劃請銷假流程，達成系統(tǒng)的快速反應、權限的安全保障以及特殊事件的準確甄別。研究者從流程、角色、功能三個方面設計系統(tǒng)的運行模式，把請假與銷假聯(lián)動起來、把學校與家長聯(lián)動起來、把請銷假與數(shù)據(jù)統(tǒng)計聯(lián)動起來，進一步拓展傳統(tǒng)的請銷假功能。在角色設計上，系統(tǒng)設置四種角色，分別為學生、審批教師、家長、班主任或輔導員。學生角色發(fā)起請假申請，審批教師對請假信息進行審批，家長和班主任或輔導員可以得到短信通知，明晰學生去向。在權限上功能上，系統(tǒng)共分四種角色端，分別為管理者、教師、學生、考勤班長。管理端具有全局查詢、匯總、分析功能；教師端可以對特定群體學生請假及銷假信息進行批復、查詢以及統(tǒng)計分析；學生端可以發(fā)起請假；考勤班長端具有班級“請假條”匯總功能。整個流程涵蓋請假申請、請假審批、銷假、信息統(tǒng)計、數(shù)據(jù)查詢幾個部分。如圖1所示。

圖1 請銷假綜合管理系統(tǒng)流程、角色、功能

（三）數(shù)據(jù)收集

學生請銷假綜合管理系統(tǒng)的架構必須基于一些必要的基礎數(shù)據(jù)才能實現(xiàn)規(guī)劃的功能，因此，數(shù)據(jù)的準確性和完善性也成為該系統(tǒng)能否正常運行的關鍵因素。學生請銷假綜合管理系統(tǒng)充分利用數(shù)字校園數(shù)據(jù)交換平臺接口，調取教務及學工系統(tǒng)平臺數(shù)據(jù)，從而實現(xiàn)數(shù)據(jù)共享。按照系統(tǒng)制定的規(guī)則和運行流程，需收集學生自然信息、輔導員基本信息、班級基本信息三方面數(shù)據(jù)。學生自然信息包含學生學號、姓名、QQ號、父母聯(lián)系電話；輔導員基本信息包含工號、QQ號、手機號；班級基本信息包含學生所在班級名稱、考勤班長學號、班主任工號、手機號。收集的數(shù)據(jù)創(chuàng)建了學生請銷假系統(tǒng)的后臺數(shù)據(jù)庫，系統(tǒng)以Oracle作為后臺數(shù)據(jù)庫，該系統(tǒng)創(chuàng)建多個數(shù)據(jù)信息集，支持前臺系統(tǒng)運行，系統(tǒng)根據(jù)功能需求提取不同數(shù)據(jù)，確保系統(tǒng)有效運行。在系統(tǒng)的運行過程中還需特別關注基礎數(shù)據(jù)信息的調整，建立定期信息更新制度，包括學生學籍的異動、輔導員老師崗位的變化、家長手機號的變更等等。

（四）系統(tǒng)實現(xiàn)

學生請銷假綜合管理系統(tǒng)采用雙門戶設計，一是基于微信開發(fā)的門戶，實現(xiàn)學生請假的發(fā)起、審批、銷假等事務流程；二是基于WEB的管理門戶，實現(xiàn)信息查詢、數(shù)據(jù)收集、權限配置等功能。整個系統(tǒng)的實現(xiàn)也基于這兩個路徑進行研發(fā)，一方面充分研判微信平臺的可拓展性，依據(jù)學生請銷假系統(tǒng)功能的需求，設計系統(tǒng)技術實現(xiàn)的路徑和方法，系統(tǒng)的開發(fā)可基于學生事務管理系統(tǒng)微信公眾號，以菜單的方式實現(xiàn)功能。同時做好后臺數(shù)據(jù)平臺的架構以及開發(fā)，學生請銷假系統(tǒng)建立在學生事務綜合管理系統(tǒng)之下，便于人員信息的整合。在系統(tǒng)中科學設置人員權限，流程和實現(xiàn)模式，并考量系統(tǒng)運行的穩(wěn)定性，完成數(shù)據(jù)負荷測試，確保數(shù)據(jù)穩(wěn)定安全。在系統(tǒng)完成開發(fā)和初步糾錯后，在部分班級進行測試，及時發(fā)現(xiàn)并修正錯誤。在軟件運行相對穩(wěn)定后，在學院測試，逐步在全校推廣試用。

四、問題反思

（一）轉變傳統(tǒng)觀念

學生請銷假綜合管理系統(tǒng)在規(guī)則和路徑設計之后，技術的實現(xiàn)相對簡單，實踐中最大的桎梏不在于技術，而在于使用者的觀念和使用習慣。從管理層面而言，必須有效轉變學生和教師的觀念和使用習慣。無論是傳統(tǒng)面對面模式的請銷假方式還是基于微信的請銷假方式都無法確保萬無一失，而網(wǎng)絡化請銷假方式反而可以利用便捷的流程達成“規(guī)范請假”的目的。歸根結底，我們是需要師生雙方的相互信任和相互支持，亦或是需要我們管理者扭轉觀念，管理不是窮盡所有的漏洞，我們需要做的是制度的完備和服務的完善，以及對學生的充分信任。

（二）提升信息素養(yǎng)

在系統(tǒng)測試的實踐中，平臺的穩(wěn)定性得到了充分的證明，但往往較多的問題出現(xiàn)在使用者本身，譬如教師不及時批假、學生不及時銷假、家長對告知信息不敏感等，在訪談的過程中使用者也坦承，出現(xiàn)這些狀況的原因主要在于想不起來，記不得，沒有信息意識。在網(wǎng)絡技術飛速發(fā)展的高度信息化時代，作為學生教育管理場域中的教師尤為要注重提升自身的信息化素養(yǎng)，學會用學生喜聞樂見的信息媒介、話語方式、交互方式與學生交流，教師不要拘泥于傳統(tǒng)，要敢于創(chuàng)新、敢于嘗試，才能提升大學生教育管理的效能。高校也需要通過各種途徑開展學生團隊信息化素養(yǎng)的專項培訓，讓學工團隊具有敏銳的信息思維與穩(wěn)定的信息素養(yǎng)，樂于參與學生事務的信息化實踐，從而變革傳統(tǒng)的學生事務管理模式。

（三）強化部門聯(lián)動

學生請銷假工作看似是學生教育管理的問題，但又涉及面較寬。既有教務部門的管控，也有學工部門的組織；既有任課教師的關注，也有輔導員隊伍的實施；甚至流程的設計中還牽涉學生家長、后勤人員的介入。這種多部門、多人員的多重管理必然要強化部門聯(lián)動，否則，再完美的技術藍圖也無法實現(xiàn)最終的目的。因此，在謀劃學生請銷假綜合管理系統(tǒng)的架構時必須充分考慮不同部門、不同人員的管理訴求，通過一定的規(guī)則，實現(xiàn)傳統(tǒng)請假時可達成的目標，減少其管理焦慮。多部門的聯(lián)動除了體現(xiàn)為實現(xiàn)過程的功能滿足，還體現(xiàn)為后續(xù)工作中多部門和不同人員的協(xié)同，學生事務管理者要敢于真正從服務學生的角度調整傳統(tǒng)管理的方式，轉變理念的協(xié)同才是高效協(xié)同，才能真正從管理向服務轉變。

[1]司曉川，劉盼廣，林海樹，等.基于PHP+MySql的學生請銷假系統(tǒng)的設計[J].電腦知識與技術，2015，（8）：67-68.

[2]王克鋒.基于Android的信息推送管理系統(tǒng)的設計與實現(xiàn)[D].大連：大連理工大學，2012.

[3]駱陽陽，徐久成，孔德宇，等.基于移動互聯(lián)的高校學生請假系統(tǒng)設計與實現(xiàn)[J].電腦知識與技術，2015，（3）：120-125.

（責任編輯：田丹丹 馬加名）

G641

A

1674-9618（2016）06-0062-04

王友建，男，江蘇師范大學學生工作處副處長，助理研究員。

本文系2015年教育部人文社會科學研究專項任務項目（高校思想政治工作）“基于微信的學生綜合管理系統(tǒng)的架構與實踐”（項目批準號：15JDSZ2036）階段性成果。