現(xiàn)代辦公自動(dòng)化系統(tǒng)在行政辦公的運(yùn)用

蘇小妹

摘 要：通常辦公室的業(yè)務(wù)，主要是進(jìn)行大量文件的處理，起草文件、通知、各種業(yè)務(wù)文本，接受外來(lái)文件存檔，查詢本部門(mén)文件和外來(lái)文件，產(chǎn)生文件復(fù)件等等。所以，采用計(jì)算機(jī)文字處理技術(shù)生產(chǎn)各種文檔，存儲(chǔ)各種文檔，采用其它先進(jìn)設(shè)備，如復(fù)印機(jī)、傳真機(jī)等復(fù)制、傳遞文檔，或者采用計(jì)算機(jī)網(wǎng)絡(luò)技術(shù)傳遞文檔，是辦公室自動(dòng)化的基本特征。

關(guān)鍵詞：辦公；自動(dòng)化；行政

一、現(xiàn)代辦公自動(dòng)化系統(tǒng)的主要特點(diǎn)

現(xiàn)代辦公自動(dòng)化（Office Automation，簡(jiǎn)稱OA）是將現(xiàn)代化辦公和計(jì)算機(jī)網(wǎng)絡(luò)功能結(jié)合起來(lái)的一種新型的辦公方式。它是提高辦公效率、辦公質(zhì)量和實(shí)現(xiàn)科學(xué)管理與科學(xué)決策的一種輔助手段?，F(xiàn)代辦公自動(dòng)化系統(tǒng)是由計(jì)算機(jī)、通信網(wǎng)絡(luò)和自動(dòng)化辦公設(shè)備以及相應(yīng)的軟件所組成的人機(jī)信息處理系統(tǒng)。具有辦公信息采集、加工、傳輸和存儲(chǔ)等功能，對(duì)文字、數(shù)據(jù)、語(yǔ)音、圖形、圖像等信息能進(jìn)行綜合處理。通過(guò)實(shí)現(xiàn)辦公自動(dòng)化，或者說(shuō)實(shí)現(xiàn)數(shù)字化辦公，可以優(yōu)化現(xiàn)有的管理組織結(jié)構(gòu)，調(diào)整管理體制，在提高效率的基礎(chǔ)上，增加協(xié)同辦公能力，強(qiáng)化決策的一致性，最后實(shí)現(xiàn)提高決策效能的目的。

二、現(xiàn)代辦公自動(dòng)化系統(tǒng)的應(yīng)用范圍

辦公室是各行業(yè)工作的領(lǐng)導(dǎo)進(jìn)行決策的場(chǎng)所。領(lǐng)導(dǎo)機(jī)關(guān)做出決策，發(fā)布指示，除了文檔上的往來(lái)之外，更深層的工作，實(shí)際上是信息的收集、存儲(chǔ)、檢索、處理、分析，從而做出決策，并將決策作為信息傳向下級(jí)機(jī)構(gòu)或合作單位，或業(yè)務(wù)關(guān)聯(lián)單位。 這些都需要辦公自動(dòng)化的輔助。

辦公自動(dòng)化在企業(yè)事行政管理中的應(yīng)用包括以下內(nèi)容：

（一）公文檔案管理

公文檔案管理OA解決方案系統(tǒng)實(shí)現(xiàn)了收文管理和發(fā)文管理的自動(dòng)化，功能包括我的收文、發(fā)文擬稿、發(fā)文草稿、發(fā)文查閱、發(fā)文設(shè)置、簽收公文、收文查閱、收文設(shè)置等，并且公文的正文支持修改留痕、手寫(xiě)簽名、套紅頭、簽章等各種應(yīng)用?？伸`活設(shè)定公文流程，自動(dòng)進(jìn)行流程跟蹤、催辦、查辦，并可歸類(lèi)存檔和檢索。

（二）公共信息管理

公共信息包括組織機(jī)構(gòu)、機(jī)關(guān)最新動(dòng)態(tài)、規(guī)章制度、政策法規(guī)、辦公辦事指南、工程建設(shè)、信息發(fā)布等功能，內(nèi)部用戶可通過(guò)本系統(tǒng)平臺(tái)，查詢政府內(nèi)部相關(guān)資料，以及相關(guān)動(dòng)態(tài)信息。

（三）論壇管理

論壇為內(nèi)部的工作人員提供非正式的溝通交流平臺(tái)。用戶可通過(guò)論壇管理將更好的利用現(xiàn)代化網(wǎng)絡(luò)資源，實(shí)現(xiàn)討論發(fā)布、信息交流、信息共享，達(dá)成共識(shí)等功能。

（四）會(huì)議管理

協(xié)同辦公平臺(tái)通過(guò)會(huì)議管理模塊可實(shí)現(xiàn)對(duì)視頻、非視頻會(huì)議相關(guān)的各種資源的管理。

（五）任務(wù)管理

任務(wù)管理包括自己給自己安排的任務(wù)和領(lǐng)導(dǎo)安排給我的任務(wù)，任務(wù)管理子系統(tǒng)的目的在于規(guī)范工作的目標(biāo)，領(lǐng)導(dǎo)對(duì)任務(wù)能進(jìn)行實(shí)時(shí)管控。

（六）知識(shí)管理

知識(shí)管理解決方案可以實(shí)現(xiàn)如下功能：文件及目錄操作、資料共享發(fā)布、文件檢索、日志管理、文件回收站等。

（七）郵件管理

個(gè)人在日常工作中有可能會(huì)給外部的人員發(fā)送電子郵件或者接收外部人員發(fā)給我的電子郵件，郵件管理子系統(tǒng)提供基于Web的Email發(fā)送、閱讀和存儲(chǔ)、查找功能，并支持郵件轉(zhuǎn)協(xié)同。

（八）人事管理

主要包括組織機(jī)構(gòu)管理和部門(mén)管理，內(nèi)部人員的調(diào)動(dòng)、請(qǐng)假、出差、離職等人事相關(guān)流程，考核和合同管理。

（九）車(chē)輛管理

辦公室及下屬單位擁有一定數(shù)量的車(chē)輛，車(chē)輛的管理成為日常事物中的一項(xiàng)重要工作。本系統(tǒng)要實(shí)現(xiàn)集中管理車(chē)輛的基本信息、運(yùn)營(yíng)、維修、事故、違章等一系列信息，有效跟蹤管理每臺(tái)汽車(chē)的使用狀況，提高工作效率，使企業(yè)車(chē)輛管理更加科學(xué)、更加規(guī)范。

（十）物品管理

物品管理主要對(duì)各單位內(nèi)部的辦公用品進(jìn)行采購(gòu)、領(lǐng)用管理，對(duì)分支機(jī)構(gòu)及部門(mén)內(nèi)部辦公用品的費(fèi)用分?jǐn)傄约胺种C(jī)構(gòu)、部門(mén)內(nèi)部領(lǐng)用的數(shù)量進(jìn)行統(tǒng)計(jì)。

（十一）設(shè)備管理

設(shè)備管理的主要作用是完成單位設(shè)備日常業(yè)務(wù)的核算和管理，按部門(mén)和單位實(shí)現(xiàn)對(duì)設(shè)備資產(chǎn)的基本信息錄入、查詢、采購(gòu)、領(lǐng)用、調(diào)撥轉(zhuǎn)移、維修折舊等管理。

（十二）督辦管理

每一個(gè)任務(wù)（包括公文處理、個(gè)人任務(wù)、部門(mén)任務(wù)等）一般都有一個(gè)標(biāo)準(zhǔn)的辦理時(shí)間，甚至是細(xì)化到每一個(gè)流程中處理節(jié)點(diǎn)的辦理時(shí)間。因此協(xié)同辦公系統(tǒng)針對(duì)每一個(gè)任務(wù)流程的每一個(gè)處理節(jié)點(diǎn)設(shè)置了標(biāo)準(zhǔn)辦理時(shí)間，如果超過(guò)這個(gè)時(shí)間，可以通過(guò)催辦、督辦、提醒等方式提醒處理人處理。

（十三）移動(dòng)OA辦公管理

移動(dòng)辦公是一套將移動(dòng)通信元素與協(xié)同辦公系統(tǒng)有機(jī)的結(jié)合在一起，集日常辦公、信息查看、內(nèi)部通信等多項(xiàng)功能為一體的在線辦公溝通工具；為實(shí)現(xiàn)信息溝通和資源共享，盡量節(jié)省投資，應(yīng)對(duì)終端手機(jī)有較高的兼容性，不同平臺(tái)及智能程度的手機(jī)終端能實(shí)現(xiàn)相同的功能。

通過(guò)辦公室自動(dòng)化系統(tǒng)，辦公室工作人員能1、能迅速處理各種文書(shū)、資料，包括輸入、編輯、拍板、修改、打印、儲(chǔ)存等功能的文字信息處理；2、能收集、生成報(bào)表統(tǒng)計(jì)、賬目計(jì)算、日常事務(wù)管理的數(shù)據(jù)信息處理； 3、能高效率、大容量地登記、分類(lèi)、儲(chǔ)存、檢索各種信息資料的信息查詢；4、能在網(wǎng)上下載資料、發(fā)布信息、傳遞文件，運(yùn)用電子信箱進(jìn)行網(wǎng)絡(luò)通信等處理。實(shí)現(xiàn)公文、檔案、秘書(shū)、信息宣傳、辦公等日常工作全程網(wǎng)絡(luò)化、無(wú)紙化。

三、辦公自動(dòng)化的意義

（一）辦公自動(dòng)化系統(tǒng)是行政辦公室不可或缺的工具。在信息時(shí)代，辦公自動(dòng)化系統(tǒng)已經(jīng)取代了工業(yè)社會(huì)的筆墨紙張，使辦公室各項(xiàng)工作的效率更高，質(zhì)量更優(yōu)。

（二）辦公自動(dòng)化系統(tǒng)有效降低了辦公室的工作成本。行政辦公室的工作成本可以定義在各項(xiàng)工作過(guò)程中，投入的人力，財(cái)力和物力。

（三）辦公自動(dòng)化系統(tǒng)提高了辦公室的工作效率。在經(jīng)濟(jì)和信息全球化加快發(fā)展的形勢(shì)下，工作績(jī)效已經(jīng)成為市場(chǎng)競(jìng)爭(zhēng)中的一個(gè)極其重要的競(jìng)爭(zhēng)因素。

隨著社會(huì)的不斷發(fā)展，科技的不斷進(jìn)步。辦公自動(dòng)化系統(tǒng)顯示出越來(lái)越重要的意義，如何運(yùn)用好辦公自動(dòng)經(jīng)系統(tǒng)，提高我們辦公室工作的效率也成為我們辦公室工作人員的工作重點(diǎn)。