數(shù)字測繪檔案管理現(xiàn)狀及對策分析

■張震寧（珠海市測繪院廣東珠海519015）

數(shù)字測繪檔案管理現(xiàn)狀及對策分析

■張震寧
（珠海市測繪院廣東珠海519015）

測繪檔案包含成果資料檔案、管理檔案、科研檔案、儀器設(shè)備檔案、科技檔案等內(nèi)容在內(nèi)的測繪活動形式構(gòu)成的全部測繪檔案資料。測繪檔案是我國檔案中特殊的科技類檔案，其中數(shù)字測繪檔案是指數(shù)字化測繪設(shè)備在測繪活動中，將測繪成果資料以數(shù)碼形式存儲于光盤、照片、磁帶、磁盤等載體上，通過電子計算機等設(shè)備進(jìn)行讀取和操作處理的測繪檔案。

數(shù)字測繪檔案管理現(xiàn)狀及對策

測繪檔案在形成方式、載體形式以及利用價值等方面與其他檔案有所不同。對于傳統(tǒng)的模擬形態(tài)保存的測繪檔案，數(shù)字測繪檔案在接受、儲存、管理以及利用工作有著更為特殊的要求及規(guī)范。現(xiàn)實中，由于資金投入的不足以及受到以往管理經(jīng)驗的影響，數(shù)字測繪檔案管理通常無法滿足現(xiàn)實管理需求，因此對數(shù)字測繪檔案管理的現(xiàn)狀進(jìn)行分析，針對性的提出合理的解決方案很有必要。

1　數(shù)字測繪檔案的特點、管理原則以及管理的總體要求

1.1特點

數(shù)字測繪檔案管理中的“測繪”，是測量和繪制的統(tǒng)稱，其專業(yè)要求高、科技水平高、技術(shù)要求高、地理覆蓋區(qū)域廣、測繪結(jié)果要求精密細(xì)致，準(zhǔn)確度高。測繪檔案除了具有普通檔案的屬性之外還具有測繪檔案的特殊屬性，歸結(jié)起來，數(shù)字測繪檔案的特點主要有，測繪成果資料的地域性、測繪數(shù)據(jù)的唯一性、地理信息的保密性、表現(xiàn)形式的多樣性以及檔案連載的復(fù)雜性。

1.2原則

從使用價值考慮出發(fā)，數(shù)字測繪檔案中無論是成果資料檔案、測繪管理檔案、測繪科技檔案都屬于測繪文獻(xiàn)信息的重要構(gòu)成，從利用的角度不用加以區(qū)分，但是從管理的角度就要根據(jù)不同的測繪性質(zhì)、不同的測繪構(gòu)成特點、不同的服務(wù)視角加以區(qū)分。為了做好電子測繪檔案的管理工作，需要遵循以下原則：區(qū)分測繪成果資料檔案與測繪管理檔案、區(qū)分測繪成果資料檔案與測繪科技資料檔案、區(qū)分測繪資料檔案的保密級別和期限。

1.3總體要求

數(shù)字測繪檔案管理的總體要求是保證數(shù)據(jù)信息的真實有效、準(zhǔn)確完整。具體要去如下：采用嚴(yán)格的管理制度和技術(shù)措施，從數(shù)字測繪檔案工作的開始持續(xù)對所以作業(yè)活動進(jìn)行記錄，確保生產(chǎn)處理過程合乎規(guī)范；對其產(chǎn)生、收集整理、組卷保管全程實施監(jiān)控與管理，保證管理工作的持續(xù)性；明確其形成的時間、地區(qū)、使用的軟件、型號、版本、數(shù)據(jù)類型、數(shù)據(jù)信息量、負(fù)責(zé)人以及操作人員等功能與背景情況，保證測繪質(zhì)量；為測繪提供合乎要求的庫房和運輸器具，是保管環(huán)境符合要求。

2　數(shù)字測繪檔案管理現(xiàn)狀

2.1數(shù)字測繪檔案管理規(guī)范不健全

如今，數(shù)字測繪方案的管理辦法中，一些管理辦法無法達(dá)到數(shù)字測繪檔案的現(xiàn)實需求，有的管理辦法只是對測繪類別和測繪的結(jié)果進(jìn)行記錄，沒有將二者進(jìn)行聯(lián)系和結(jié)合；有的管理辦法只是將一般的文字圖像、音頻視頻等地域地理數(shù)據(jù)信息進(jìn)行要求和規(guī)范，無法達(dá)到專業(yè)性強、數(shù)據(jù)需求大、數(shù)據(jù)格式多等標(biāo)準(zhǔn)；許多管理辦法只是執(zhí)行普通的檔案行業(yè)管理標(biāo)準(zhǔn)，沒有考慮到電子測繪檔案的專業(yè)性和特殊性，沒有將數(shù)字測繪行業(yè)檔案管理辦法進(jìn)行推廣和執(zhí)行。

2.2歸檔過程不規(guī)范

在對數(shù)字測繪進(jìn)行歸檔時，基本要求采取物理歸檔的方式，但有些測繪成果由于技術(shù)條件原因，無法技術(shù)歸檔，因此要進(jìn)行預(yù)先歸檔，即在線邏輯分類。但是多數(shù)工作人員在歸檔時很少進(jìn)行預(yù)先分類；歸檔的原始數(shù)據(jù)組織效果不好，一些工作人員未能對原始數(shù)據(jù)進(jìn)行有效的組織和命名，造成數(shù)據(jù)的混亂冗雜，為后期的整理歸檔帶來了困難；對電子測繪的背景了解不夠，很少對測繪數(shù)據(jù)背景進(jìn)行說明解釋，導(dǎo)致電子測繪的數(shù)據(jù)特征、硬件配備以及軟件設(shè)置信息缺乏；由于專利限制或者是版權(quán)的問題，導(dǎo)致數(shù)字測繪檔案格式較少，這些數(shù)據(jù)無法進(jìn)行分解和復(fù)制，給后期的整理、分析和利用工作帶來了困難。

2.3數(shù)據(jù)存在安全隱患

數(shù)字測繪檔案的數(shù)據(jù)完整有效是一個十分重要的風(fēng)險隱患，測繪檔案歸置過程的組織混亂以及檔案的內(nèi)容的缺失，未命名數(shù)據(jù)背景信息的歸檔行為給數(shù)據(jù)檔案的完整真實、準(zhǔn)確有效帶來了隱患。按規(guī)定檔案管理部門應(yīng)該定期度文件進(jìn)行抽樣檢查，但是實際工作中，由于數(shù)字測繪成果資料檔案數(shù)量巨大，缺乏充足的人力和成本進(jìn)行抽檢，因此幾乎沒有進(jìn)行這項工作。

3　改進(jìn)數(shù)字測繪檔案管理的對策

3.1實現(xiàn)管理電子化

根據(jù)數(shù)字測繪的屬性和要求，對相關(guān)測繪成果資料進(jìn)行掃描儀、視頻、音頻、電子圖片的形式進(jìn)行處理，形成電子檔案，通過數(shù)據(jù)庫技術(shù)進(jìn)行壓縮儲存，執(zhí)行統(tǒng)一的檔案管理標(biāo)準(zhǔn)，實行檔案管理電子化。

3.2制定切實可行的管理規(guī)范

針對數(shù)字測繪檔案標(biāo)準(zhǔn)不能滿足于實際管理需求的現(xiàn)狀，制定科學(xué)合理的計劃，對數(shù)字測繪檔案的收錄、管理及儲存制定標(biāo)準(zhǔn)，對以前頒布的管理規(guī)定進(jìn)行編輯整理、重新修訂，切實落實和貫徹數(shù)字測繪檔案的管理辦法，借鑒檔案行業(yè)先進(jìn)經(jīng)驗，針對數(shù)字檔案的技術(shù)標(biāo)準(zhǔn)、刻錄要求、備份技術(shù)及使用檢測規(guī)范做出明確要求，并將規(guī)范和要求應(yīng)用到數(shù)字測繪的檔案管理當(dāng)中。

3.3建立專門的測繪檔案管理系統(tǒng)

首先，建立完善的測繪檔案目錄，及時動態(tài)更新，對檔案進(jìn)行分類加工、整理分析，建立檔案登記制度，進(jìn)行序號編碼，設(shè)置檔案統(tǒng)計圖表。其次，設(shè)置快捷的查詢方式，通過關(guān)鍵字查詢，分層分類建立檔案數(shù)據(jù)庫，使用多渠道的檢索查詢手法，實現(xiàn)遠(yuǎn)程查詢，讓使用者更方便快捷的獲取所需信息。第三，設(shè)置檔案管理流程體系，實現(xiàn)檔案材料的電子化、規(guī)范化管理，對數(shù)字促會檔案的的形成、管理、保存以及注銷全古城進(jìn)行跟蹤，形成規(guī)范化、電子化、信息化的檔案管理流程。最后，形成檔案自動化歸檔，使檔案的查詢、利用更方便快捷，同時保持檔案的有效、真實、完整。

3.4做好數(shù)據(jù)檢查和數(shù)據(jù)備份

為了確保數(shù)字測繪檔案管理的的規(guī)范性，減少管理工作中的安全隱患，有必要對數(shù)字測繪檔案進(jìn)行數(shù)據(jù)抽查和備份。定期對數(shù)字測繪檔案進(jìn)行抽查，記錄數(shù)據(jù)檢查情況登記。可以按照檔案的屬性、類別、使用目的、歸檔年度進(jìn)行備份。

4　結(jié)語

測繪檔案的管理工作需要各個結(jié)構(gòu)人員密切合作，加強管理工作程序中的制度化、規(guī)范化及電子化管理。針對數(shù)據(jù)安全存在的安全隱患問題，需要強化標(biāo)準(zhǔn)和管理制度建設(shè)、及時備份，定期抽查，只有這樣才能保證測繪數(shù)據(jù)的真實性、完整性以及有效性，保證測繪數(shù)據(jù)的安全性，使其真正發(fā)揮價值，服務(wù)社會。

[1]余曉松.測繪檔案管理信息系統(tǒng)開發(fā)研究[D].長安大學(xué),2012.

[2]趙常紅.數(shù)字測繪背景下的測繪檔案管理技術(shù)研究[J].科技創(chuàng)新導(dǎo)報,2013(04): 229-230.

P2[文獻(xiàn)碼]B

1000-405X（2016）-1-135-1