文書辦公檔案現(xiàn)代化管理的研究與探討

文/賀曉倩

文書辦公檔案現(xiàn)代化管理的研究與探討

文/賀曉倩

隨著社會(huì)經(jīng)濟(jì)的不斷發(fā)展，街道工作對(duì)文書辦公檔案管理工作提出了更高的要求，文章從文書辦公檔案管理工作的重要性入手，著重分析了現(xiàn)階段文書辦公檔案管理工作存在的問(wèn)題，對(duì)如何做好文書辦公檔案管理工作進(jìn)行了詳細(xì)闡述，從四個(gè)方面提出了具體的改進(jìn)措施，為新形勢(shì)下文書辦公檔案管理工作的發(fā)展提供參考。

文書辦公；檔案；現(xiàn)代化管理

1 前言

所謂的文書辦公檔案管理，就是針對(duì)文書辦公檔案的收集、鑒別、整理、存檔、保管、統(tǒng)計(jì)等所進(jìn)行的一系列活動(dòng)。隨著經(jīng)濟(jì)的發(fā)展和社會(huì)的進(jìn)步，加強(qiáng)文書辦公檔案的信息化和科學(xué)化管理，使其能夠在個(gè)人及組織單位的發(fā)展過(guò)程中發(fā)揮積極的作用，具有現(xiàn)實(shí)的意義，是各街道機(jī)關(guān)事業(yè)單位深化改革、創(chuàng)新發(fā)展的的必然選擇。

2 文書辦公檔案管理工作的重要性

首先，做好文書辦公檔案管理工作是為了保守人員檔案機(jī)密。文書辦公檔案，真實(shí)的記錄了個(gè)人的成長(zhǎng)，是個(gè)人經(jīng)歷的客觀體現(xiàn)。目前，個(gè)人的工資漲幅、福利待遇、職務(wù)晉升、醫(yī)療保險(xiǎn)等諸多方面都與文書辦公檔案有著密切的聯(lián)系。

其次，雖然文書辦公檔案管理工作起步較晚，但是經(jīng)過(guò)近些年的發(fā)展，辦公檔案管理已經(jīng)在促進(jìn)街道單位和諧發(fā)展方面發(fā)揮出巨大的潛力。做好辦公檔案管理能夠有力的保證辦公檔案的完整性，避免人事資料的遺失或損壞。

最后，做好文書辦公檔案管理工作，便于辦公檔案的使用?？茖W(xué)有序的檔案保管就是為了方便合理的使用，是檔案得以高效使用的前提條件，在維護(hù)社會(huì)和諧穩(wěn)定方面發(fā)揮著越來(lái)越重要的作用。

3 文書辦公檔案管理工作的現(xiàn)狀及存在問(wèn)題

目前，我國(guó)的文書辦公檔案管理工作的發(fā)展主要受以下幾方面因素的制約：

第一，主觀方面，主管領(lǐng)導(dǎo)和相關(guān)工作人員沒(méi)有充分認(rèn)識(shí)到文書辦公檔案管理工作的重要性，管理意識(shí)不足。人在社會(huì)活動(dòng)中發(fā)揮主觀能動(dòng)作用，是各項(xiàng)社會(huì)和工作活動(dòng)的載體。現(xiàn)階段的文書辦公檔案管理工作中，部分工作人員的思想不夠重視，沒(méi)有充分的認(rèn)識(shí)到文書辦公檔案管理工作的重要性，還有部分工作人員缺少工作責(zé)任心，崗位專業(yè)技術(shù)欠缺，這些都是制約文書辦公檔案管理工作發(fā)展的主要原因。

第二，文書辦公檔案管理工作量大，工作內(nèi)容繁瑣，需要相關(guān)工作人員具有較強(qiáng)的專業(yè)技術(shù)，相應(yīng)的崗位人員需求量大。目前，多數(shù)組織的文書辦公檔案管理人員配備數(shù)量不足。檔案管理人員供求機(jī)制體制的不完善、不健全，是制約文書辦公檔案管理工作的客觀原因。良好的制度是文書辦公檔案管理工作高效運(yùn)行的基礎(chǔ)，但是，目前條件下相應(yīng)的保障制度不完善，文書辦公檔案管理工作設(shè)施環(huán)境得不到保障，現(xiàn)代化的管理手段欠缺，管理模式落后，管理信息不通暢，這些因素都導(dǎo)致了文書辦公檔案管理工作無(wú)法高效運(yùn)行，不能為單位和組織發(fā)展提供積極動(dòng)力。

第三，檔案資料流于形式，內(nèi)容缺乏，檔案資料缺乏真實(shí)性。檔案資料來(lái)源于自然個(gè)人，不可避免的存在主觀因素的影響。此外，文書辦公檔案管理工作量較大，要求相關(guān)工作人員細(xì)致、認(rèn)真，重復(fù)性的工作容易使人產(chǎn)生疲憊、懈怠的心理，直接導(dǎo)致文書辦公檔案管理工作形式化嚴(yán)重。

4 如何做好文書辦公檔案管理工作

新的發(fā)展形勢(shì)下，做好文書辦公檔案管理工作不僅僅可以維護(hù)個(gè)人的合法利益，更重要的是可以維護(hù)單位的和諧穩(wěn)定，促進(jìn)社會(huì)的繁榮發(fā)展。具體來(lái)說(shuō)，可以從以下四個(gè)方面來(lái)改善目前現(xiàn)有的文書辦公檔案管理工作：

第一，加強(qiáng)檔案管理工作的思想宣傳，提高領(lǐng)導(dǎo)干部及相關(guān)工作人員的思想認(rèn)識(shí)，重視文書辦公檔案管理工作。文書辦公檔案管理工作的重要性，已經(jīng)越來(lái)越凸顯，對(duì)于各類不同的單位來(lái)講都是不可缺少的重要管理手段，應(yīng)該引起單位和組織管理層的充分重視，將文書辦公檔案管理工作中納入到常規(guī)的管理手段中來(lái)，積極主動(dòng)地做好文書辦公檔案管理工作，支持和推動(dòng)文書辦公檔案管理的合理發(fā)展。

第二，思想上的不重視，導(dǎo)致文書辦公檔案管理工作資金投入不足，專業(yè)技術(shù)人才短缺。一方面，政府及街道應(yīng)該把文書辦公檔案管理納入正常的財(cái)政預(yù)算，加大資金投入，并將此項(xiàng)工作作為意向長(zhǎng)遠(yuǎn)的任務(wù)有效的開(kāi)展下去；另一方面，相關(guān)的文書辦公檔案管理人員應(yīng)該在崗位上加強(qiáng)自身主頁(yè)技術(shù)的學(xué)習(xí)，掌握現(xiàn)代的檔案管理技術(shù)，努力使自己成長(zhǎng)為具有主頁(yè)素養(yǎng)的辦公檔案管理人員。

第三，文書辦公檔案材料客觀真實(shí)地反應(yīng)街道單位的人事?tīng)顩r和組織架構(gòu)，同時(shí)也見(jiàn)證了街道的發(fā)展和變革，其重要性對(duì)檔案管理人員的素質(zhì)提出了很高的要求。健全檔案材料的核實(shí)制度，增強(qiáng)工作人員的責(zé)任心，必要時(shí)可以實(shí)行檔案管理工作的實(shí)名制管理模式，將每一份檔案資料的存檔實(shí)施落實(shí)到人，減少工作懈怠心里。

第四，通過(guò)加強(qiáng)信息化建設(shè)，建立更加完善的文書辦公檔案管理體系。良好的信息溝通是單位和組織發(fā)展的積極因素。將現(xiàn)代化的統(tǒng)計(jì)分析技術(shù)與傳統(tǒng)的文書辦公檔案管理模式相結(jié)合，能夠更加有效地促進(jìn)文書辦公檔案管理工作開(kāi)展和高效發(fā)展，使得文書辦公檔案管理與快速的社會(huì)和經(jīng)濟(jì)發(fā)展相適應(yīng)。

5 結(jié)語(yǔ)

綜上所述，文書辦公檔案管理工作是一項(xiàng)系統(tǒng)性的工作，具有復(fù)雜性和嚴(yán)謹(jǐn)性的顯著特點(diǎn)。本文從四個(gè)具體的方面探討了提升和改進(jìn)文書辦公檔案管理工作的方法。如何讓文書辦公檔案管理工作更好的適應(yīng)現(xiàn)代社會(huì)的發(fā)展，仍然要求我們相關(guān)的單位組織提高思想認(rèn)識(shí)，加大相關(guān)資金投入，檔案管理工作人員加強(qiáng)自身檔案管理技術(shù)水平，積極學(xué)習(xí)先進(jìn)檔案管理技術(shù)，更好的服務(wù)于文書辦公檔案管理工作，促進(jìn)文書辦公檔案管理工作的不斷發(fā)展。

作者單位
青島市市北區(qū)人民政府登州路街道辦事處