信息技術在事業(yè)單位檔案管理中的應用探討

文/王艷平

信息技術在事業(yè)單位檔案管理中的應用探討

文/王艷平

隨著我國科技的不斷延伸和信息技術的飛速發(fā)展，信息技術在各個領域的應用也越來越廣泛與頻繁，同時也為我國的信息管理工作提供了更為便捷有力的技術基礎。其中事業(yè)單位的檔案管理更是在信息技術在的基礎上有了更高的管理水平和更強的管理經(jīng)驗，信息技術給事業(yè)單位的檔案管理工作提供了便捷的環(huán)境，讓事業(yè)單位的檔案管理工作提升到了一個全新的發(fā)展水平，促進了事業(yè)單位檔案管理的健康有序發(fā)展。

信息技術；事業(yè)單位檔案管理；應用探討

1 信息技術在事業(yè)單位檔案管理應用中存在的問題

電子文件的存儲和歸檔沒有安全保障。電子文件都是直接被保存在個人計算機硬盤或者局域網(wǎng)的服務器硬盤中的，沒有把這些電子文檔下載到脫機保存的載體上，如果收到計算機病毒或者黑客的攻擊就會因感染造成數(shù)據(jù)檔案的丟失。事業(yè)單位管理部門缺乏專業(yè)人才進行信息技術指導。目前事業(yè)單位在電子檔案的管理中沒有專業(yè)人員進行操作和指導，導致多數(shù)檔案工作者的工作素質不高，計算機網(wǎng)絡及信息技術的知識不完備，也對事業(yè)單位檔案管理工作造成不嚴謹?shù)墓ぷ骱蠊?/p>

信息技術在事業(yè)單位檔案管理工作中認識性不高。事業(yè)單位的檔案管理工作其實是一個需要非常細致的工作過程和清楚的工作認知，在日常工作中一些工作人員卻因為過于依賴信息技術的應用，不能做到信息的及時打印保存，一旦計算機發(fā)生故障就會造成檔案文件的丟失，進而造成檔案管理工作的不足。事業(yè)單位電子檔案管理缺乏規(guī)范的應用操作。現(xiàn)如今，計算機網(wǎng)絡和多媒體技術都已經(jīng)在事業(yè)單位有了廣泛的應用，但這就造成了在日常工作中積累了數(shù)量極大的電子文件，而且在事業(yè)單位之中的消息通信由互聯(lián)網(wǎng)進行電子郵件的接收往來已經(jīng)成為趨勢，但電子檔案的管理仍然存在許多的問題。最為嚴重的就是辦公室自動化系統(tǒng)在設計之初就沒有檔案工作者對于其提供意見，無法完善其使用功能，如果網(wǎng)絡或者計算機出現(xiàn)故障電子文件就會丟失，造成無法修復的檔案損失。

2 信息技術在事業(yè)單位檔案管理應用中的優(yōu)點

信息技術在事業(yè)單位檔案管理應用的普及轉變了檔案管理工作的方式，實現(xiàn)了信息數(shù)據(jù)的全面共享和同步處理，使事業(yè)單位的檔案管理工作更為快捷有力。電子郵件憑借其短時間的傳遞速度和簡便的操作方式逐步的取代了紙質的文件信息，電子視圖也其無法超越的優(yōu)勢逐漸取代了人工制作。信息技術給事業(yè)單位檔案的管理帶來了巨大的轉變。自從出現(xiàn)信息技術在檔案管理中進行應用，事業(yè)單位的檔案管理工作就實現(xiàn)了集中統(tǒng)一的管理方式，便于保存檔案間的有機聯(lián)系但又互相獨立，這樣的方式有利于整個事業(yè)單位檔案系統(tǒng)的管理和運用，體現(xiàn)了信息技術在事業(yè)單位的檔案管理中的優(yōu)勢。

事業(yè)單位在關于檔案的分類工作也由傳統(tǒng)的文書、科技、基建、會計和人事檔案的方式被信息技術集成系統(tǒng)張對各個管理模塊和流程所取代。計算機根據(jù)不同事業(yè)單位的不同特點進行分類，更能貼近各個事業(yè)單位的管理狀況，從而進行更加科學有序檔案管理工作。事業(yè)單位的檔案管理人員可以在其信息管理系統(tǒng)上進行操作流程或是模塊化定義規(guī)則，在事業(yè)單位檔案管理中進行檔案的遠程接收和保管時要進行的操作通過信息技術，進而確保最終歸檔的檔案具有真實性、可靠性、確定性、有效性和完整性。利用系統(tǒng)文檔的一體化管理可以實現(xiàn)信息的共享機制，提高檔案信息的利用率。運用計算機管理檔案實現(xiàn)信息技術在事業(yè)單位檔案管理中的自動化管理，提高檔案工作的工作效率。信息技術在事業(yè)單位的檔案管理中不僅帶來了優(yōu)秀的管理機制還促進了檔案工作的規(guī)范化和資源的有效利用。

3 信息技術更好的在事業(yè)單位檔案管理應用采取的措施

現(xiàn)如今，信息技術在事業(yè)單位檔案管理所應用的各個方面都應采取更好的措施，使信息技術更好的應用于事業(yè)單位的檔案管理工作中。首先應該注意的就是要遵循行業(yè)的標準化和規(guī)范化，計算機檔案管理在各個行業(yè)中的應用不同，做到計算機軟件的開發(fā)遵循行業(yè)的標準規(guī)范，便于網(wǎng)絡管理信息資源共享。把握檔案管理網(wǎng)絡化特點，著重解決檔案管理計算機化中的安全問題隨著網(wǎng)絡化的發(fā)展， 檔案信息的上網(wǎng)管理及其安全性、可靠性等問題日益突出，已成為限制其發(fā)展的最大障礙。針對檔案管理有關的網(wǎng)絡及信息安全問題，我國檔案部門已在科研標準化方面進行了重點支持。

在知識經(jīng)濟飛速發(fā)展的數(shù)字化時代，計算機技術為檔案管理注入了新鮮的血液，加快了數(shù)字化建設步伐。加強檔案工作人員的微機學習，是檔案事業(yè)前進的重要保障。在檔案事業(yè)不斷前進中努力提高計算機水平，在學習現(xiàn)代化知識中不斷拓寬檔案創(chuàng)新的新局面，形成一個既全面了解檔案業(yè)務知識又熟練掌握微機操作技術的復合型檔案管理人才發(fā)展格局，是當前檔案教育的一項迫切任務、要加大資金投入，配備先進計算機管理設備，為人才的脫穎而出創(chuàng)造良好的外部環(huán)境，不斷培養(yǎng)造就一支網(wǎng)絡時代的檔案管理隊伍，迎接數(shù)字化檔案時代的到來。

4 結 語

信息技術在事業(yè)單位檔案管理中的應用是時代發(fā)展的必然產(chǎn)物，隨著科學技術的飛速發(fā)展，信息技術在各個領域的使用也越來越多，范圍也越來越大。在這樣的背景下，加強對事業(yè)單位檔案管理人員的專業(yè)化教育顯的尤為重要，能夠在發(fā)現(xiàn)問題時解決問題，并且及時的使用信息技術手段提出解決措施，減小在信息技術使用過程中發(fā)生的不安全問題，造成的檔案文件的丟失或者損毀。信息技術雖然已經(jīng)發(fā)展的比較完善，但在事業(yè)單位的檔案管理中還需要進行探究，加強事業(yè)單位在信息技術應用的管理工作，提高管理的水平。

[1] 張力．檔案管理的跨越計算機技術應用給檔案管理帶來的變[J]．科技檔案， 2006（03）．

[2] 李文娟．計算機在檔案管理中的應用[J]．中小企業(yè)管理與科技(上半月)， 2008（03）．

[3] 楊帆．信息技術的應用給企業(yè)檔案管理工作帶來活力[J]．管理科學，2009（03）．

[4] 李亞芳．關于計算機技術在檔案管理中應用問題的探討[J]．消費導刊，2008（08）．

作者單位
淄博市勞動就業(yè)辦公室