淺談中職學(xué)校小額零星采購存在的問題及對策

宗　莉

（廣西中醫(yī)藥大學(xué)附設(shè)中醫(yī)學(xué)校，廣西 南寧 530022）

淺談中職學(xué)校小額零星采購存在的問題及對策

宗莉

（廣西中醫(yī)藥大學(xué)附設(shè)中醫(yī)學(xué)校，廣西 南寧 530022）

小額零星采購一般金額小，品種多，采購起來工作量大，屬于非固定資產(chǎn)，在中職學(xué)校的采購領(lǐng)域是管理的薄弱地帶。近年，隨著中職學(xué)校事業(yè)不斷發(fā)展，小額零星采購總量逐年增加，文章通過分析目前中職學(xué)校小額零星采購現(xiàn)狀和存在的問題，探討有利于小額零星采購的方法，降低小額零星采購的風(fēng)險，提高采購資金的安全和使用效益，維護(hù)中職學(xué)校的利益。

中職學(xué)校；小額零星采購；問題；對策

1　中職學(xué)校小額零星采購的現(xiàn)狀

隨著我國職業(yè)教育事業(yè)在新形勢下的大力推進(jìn)和快速發(fā)展，物資采購的環(huán)境日益復(fù)雜，成為中職學(xué)校內(nèi)部風(fēng)險防控的重要風(fēng)險點之一。小額零星采購是中職學(xué)校物資采購中不可缺少的部分，為學(xué)校教學(xué)、科研、師生生活等提供物資供應(yīng)。近年來，中職學(xué)校的物資采購制度不斷完善，大部分的物資采購納入政府采購，納入政府監(jiān)管和公眾監(jiān)督的視線范圍，最令中職學(xué)校感到頭疼的不是那些預(yù)算金額大、技術(shù)復(fù)雜的大采購，而是一些政府采購之外的小額零星物資采購，因需求的特殊性、時間的緊迫性和種類的繁雜性，采購起來費時費力，采購管理帶有一定的隨機性和被動性。［1］

小額零星物資采購使用的一般是學(xué)校除財政性資金外的其他資金或經(jīng)政府批準(zhǔn)使用財政性資金（單價或批量在政府限額標(biāo)準(zhǔn)以下的采購項目）。近年來，雖然政府采購監(jiān)管部門創(chuàng)新推出了批量集中采購、協(xié)議采購、定點采購等方法，為采購人提供了極大的方便，但由于中職學(xué)校的教學(xué)、科研的特殊性，一些小額零星且單項采購需求較少的項目，這些方法可能難以適用。目前很多中職學(xué)校還是沿用傳統(tǒng)的采購模式，小額零星采購在實際操作過程中，常讓使用部門自行采購，長期以來存在著領(lǐng)導(dǎo)不重視，采購人員整體素質(zhì)不高，采購方式的選擇隨意性大、拆分采購、重復(fù)采購等風(fēng)險。目前，隨著中職學(xué)校的快速發(fā)展和教學(xué)、科研的不斷深入，全年的小額零星采購逐年增加，有些中職學(xué)校全年的小額零星采購達(dá)到幾十甚至上百萬，小額采購總額巨大，加強小額零星采購的管理，為學(xué)校節(jié)約開支、規(guī)范物資采購行為，預(yù)防腐敗的滋生，保障采購資金的安全，提高采購資金的使用效益，勢在必行。

2　中職學(xué)校小額零星采購存在的問題

2.1管理難度大，重視程度不高，管理松散

中職學(xué)校的小額零星采購主要包括保障教學(xué)、科研、日常辦公和維修的低值品、易耗品和教學(xué)實驗材料等。中職學(xué)校的小額零星采購物資具有品種多、規(guī)格雜，易消耗，購置報廢頻繁，采購周期短，質(zhì)量標(biāo)準(zhǔn)嚴(yán)、價格多變等特殊的特點，決定了采購管理的難度，且這些物品的采購不在政府采購目錄范圍內(nèi)或者是采購限額標(biāo)準(zhǔn)以下的物資采購，國家沒有統(tǒng)一規(guī)定，哪些采購項目列入公開招標(biāo)管理，哪些項目不列入，缺乏嚴(yán)格的要求，加上缺乏嚴(yán)密的機制保障與監(jiān)督及制度保障，［1］小額零星采購成了采購管理風(fēng)險防控的難點和簿弱環(huán)節(jié)。

長期以來，由于小額零星采購占學(xué)校采購資金的比例較小，得不到中職院校領(lǐng)導(dǎo)和采購管理部門的重視，缺乏管理，也無監(jiān)督制約機制，一般都是要用時臨時派采購人員購買，甚至讓使用者直接購買，例如實驗材料。近年來，隨小額零星采購所需的總量和品種不斷加大，小額零星采購也不斷頻繁，積少成多，一年的小額零星采購總金額達(dá)到幾十萬甚至上百萬元，并且有逐年增加的趨勢。小額零星采購總值的急劇增加，但管理意識薄弱，管理手段跟不上，缺乏應(yīng)有的制約，一些采購人員由于抵擋不住各種利益的誘惑，利用管理的松散或漏洞，容易出現(xiàn)采購人員在進(jìn)行采購過程中，為了謀利而虛報產(chǎn)品價格，或者提供等級更低的產(chǎn)品從中獲取利益等潛在舞弊風(fēng)險［2］。目前，國家加大從源頭上防止腐敗的力度，嚴(yán)管公共資產(chǎn)資源，必須加強小額零星采購的管理，將小額零星采購納入內(nèi)部控制體系，杜絕各種形式的舞弊風(fēng)險。

2.2機構(gòu)不健全，采購人員缺乏，采購資金安全性和利用效率低

目前，很多中職學(xué)校的小額零星采購一般都是按用途分散到幾個職能部門或使用部門自習(xí)進(jìn)行采購，采購回來的物品分散存放，沒有固定的采購部門和專業(yè)的人員進(jìn)行購買和管理，小額零星采購的量加大后，采購人員少，工作量大的問題日益突出。

中職學(xué)校的小額物資采購根據(jù)用途一般分辦公用品、辦公耗材、維修用品、教學(xué)或?qū)嶒灢牧系?，分別由行政辦公室、總務(wù)科、教務(wù)部門、實驗室自行采購并管理，形成了多部門采購、管理的格局，缺乏專業(yè)化的采購人員，沒有制定明確的采購職責(zé)和管理責(zé)任，權(quán)責(zé)不清，常常出現(xiàn)采購互相推諉或重復(fù)采購，加大采購成本，無法高效率使用采購資金，也容易滋生各種舞弊風(fēng)險。

2.2.1多部門采購難以形成批量

各部門分散采購，各自為政，都追求本部門的“小而全”，缺乏溝通協(xié)調(diào)，容易使同類的物資每年發(fā)生多次采購，很難形成批量，無法利用大規(guī)模的批量在采購中爭取價格的優(yōu)勢和折扣，也不利于監(jiān)管部門對采購過程實行全面、集中的監(jiān)管，容易造成采購資金的隱性流失和防控缺失。

2.2.2采購分屬不同部門，采購、管理的人員難以保證

各部門采購和物品的管理無專人負(fù)責(zé)，多數(shù)都是兼職，采購前沒有經(jīng)過專業(yè)的培訓(xùn)，再加上采購工作的繁雜，需求的緊急，往往都是重視采購速度而忽略價格、質(zhì)量，致使購買回來的低值品、易耗品、實驗材料等價高質(zhì)差。采購回來的物品只重使用而忽視管理，物品被隨意放置或處置，容易造成采購物資浪費、損壞、積壓、丟失。由于沒有定期盤點，使用浪費，存量不清，緊急用時又再隨意采購，采購資金浪費嚴(yán)重。

2.3制度不完善，權(quán)責(zé)不清，缺乏監(jiān)督、考核制度

中職學(xué)?；旧隙冀⒂胁少徶贫龋☆~零星采購長期以來是各中職學(xué)校采購管理上的真空地帶，很多中職學(xué)校內(nèi)部制度建設(shè)常忽略小額零星采購，即使有涉及了小額零星采購的內(nèi)容，也不夠完善，缺乏監(jiān)督管理，無有效的考核、評價等配套的實施細(xì)則。各部門采購過程中隨意性大，規(guī)范性和統(tǒng)一性差，采購人員的采購效果與責(zé)任人的業(yè)績考核、經(jīng)濟效益無關(guān)，缺乏必要的獎懲激勵措施，再加上監(jiān)督管理松散，小額零星采購的物資不但容易質(zhì)量參差不齊，物不美價反貴，采購效率低，還容易產(chǎn)生腐敗、舞弊的風(fēng)險，出現(xiàn)“溫水煮青蛙”的后果。

2.4信息技術(shù)利用率不高，采購方式傳統(tǒng)，采購效能低、監(jiān)管難

大多數(shù)中職學(xué)校的小額零星采購工作量大，采購業(yè)務(wù)多元化，采購技術(shù)力量薄弱，且還停留在傳統(tǒng)采購模式上。采購工作量大，采購的透明化不高，有效監(jiān)管難以實現(xiàn)，無形中增加了采購人員、紀(jì)檢監(jiān)察、財務(wù)部門工作的困難。

“高校物資網(wǎng)上競價采購管理系統(tǒng)”已經(jīng)應(yīng)用了10年。［3］可是，利用信息技術(shù)進(jìn)行網(wǎng)上采購的模式依然利用率低，未能發(fā)揮網(wǎng)上競價系統(tǒng)在中職學(xué)校零星物資采購中的作用。大量分散、零星及不夠招投標(biāo)金額的物資需要及時采購，其特殊性依然是中職學(xué)校采購管理的瓶頸。采用傳統(tǒng)的管理方式，放下去則管不住，主管部門也不可能對所有設(shè)備的現(xiàn)行行情了如指掌；收上來則易延誤時間，效率低下，同時還要增加管理部門及采購成本。［3］小額零星采購管理水平和服務(wù)質(zhì)量需要依靠先進(jìn)的科技手段，保證采購的經(jīng)濟效益和安全性。

3　加強小額零星采購防控措施的對策

3.1提升風(fēng)險防控理念

一是加強宣傳，強化對采購管理新思想的認(rèn)識，工作中逐漸認(rèn)識到小額零星采購是政府采購計劃控制下的分散性個體行為，建立和實行采購制度，這也是我國預(yù)算管理體制改革和加強事業(yè)支出管理的一項重要舉措。［1］

二是加強培訓(xùn)，強化采購人員的思想作風(fēng)和業(yè)務(wù)能力建設(shè)，提升采購工作人員的思想素質(zhì)、法制觀念和專業(yè)知識能力，充分發(fā)揮采購人員的主觀能動性。

3.2建立健全采購制度，成立物資采購管理小組，合理分工，落實責(zé)任

采購廉政風(fēng)險的防范需要針對具體崗位采取不同的防范對策，完善工作制度，同時強化監(jiān)督、細(xì)化管理，實現(xiàn)每個風(fēng)險點都能夠依靠完善的制度約束與法規(guī)監(jiān)督。中職學(xué)校制定的采購制度，應(yīng)該建立在對全校歷年采購需求進(jìn)行深入分析的基礎(chǔ)上，通過對歷年采購需求的分析，將全校范圍內(nèi)的采購合理分類，針對不同類別的采購制定合理的采購制度。

目前，中職學(xué)校的小額零星采購分屬不同的職能部門。隨著國家對中職學(xué)校發(fā)展的投入加大，小額零星采購總額的增加，國家對中職學(xué)校的風(fēng)險防控管理力度的加強，中職學(xué)校小額零星采購納入學(xué)?？傮w采購管理體系勢在必行，在制定小額零星采購管理制度的同時，必須完善采購機構(gòu)，建立健全考核制度，監(jiān)督制度。

中職學(xué)校由于人力資源成本問題，一時沒法設(shè)置專門的采購部門，可以根據(jù)自身實際設(shè)置物資采購統(tǒng)籌協(xié)調(diào)管理小組（簡稱采購小組），所有小額物資采購實行學(xué)校統(tǒng)一領(lǐng)導(dǎo)，資金、采購、監(jiān)督分離的管理方式。規(guī)定一位校級領(lǐng)導(dǎo)具體分管，各歸口主管部門申購，學(xué)校物資采購管理小組定期組織集中采購并對采購物資的出入庫進(jìn)行管理。明確職責(zé)權(quán)限，采取集體決策的形式，實行層級負(fù)責(zé)制，形成校級領(lǐng)導(dǎo)、采購小組負(fù)責(zé)人、采購人層級制約的內(nèi)部監(jiān)管體系，同時設(shè)置財物分離、崗位不相容的相互制約機制，財務(wù)部門把控采購資金的支付，并對賬目實施管理，紀(jì)檢監(jiān)察部門對采購行為實行監(jiān)督。

3.3加強小額零星采購預(yù)算和過程管理

中職學(xué)校小額零星采購目前缺乏統(tǒng)一的管理約束，必須加強預(yù)算和過程管理，使小額零星采購更加合理、有效。小額零星采購納入中職學(xué)校年度預(yù)算管理，實行編制年度采購預(yù)算，設(shè)定采購限額標(biāo)準(zhǔn)，嚴(yán)格按照預(yù)算限額制定采購計劃并執(zhí)行，監(jiān)管部門盡量減少靈活空間，可以通過采購人自律、監(jiān)管部門備案、審計查賬等方式去核實，最好還應(yīng)限制小額零星采購的次數(shù)。

通過對橫店影視職業(yè)學(xué)院進(jìn)行普遍調(diào)查發(fā)現(xiàn)，足球選項課整體開課情況處于良好狀態(tài)，學(xué)校利用不同形式開展足球課程，有力地推動了足球運動在本校的開展。某些活動的組織和開展不是很充分，是由于學(xué)校對足球課的設(shè)置重視程度還不夠，認(rèn)為足球運動身體對抗激烈，動作幅度大，難以控制，學(xué)生在短時間內(nèi)較難訓(xùn)練和掌握，比較容易出現(xiàn)運動傷害和事故，所以對足球相關(guān)活動持觀望的態(tài)度。

3.3.1小額零星采購預(yù)算的編制

每年年底部門負(fù)責(zé)人將本部門的低值易耗品清查盤點后，根據(jù)全年部門對低值易耗品的需求，提交全年本部門的低值易耗品采購預(yù)算給相關(guān)主管部門，主管部門對預(yù)算進(jìn)行匯總，綜合分析，形成采購預(yù)算方案，提交采購管理小組、財務(wù)、審計部門進(jìn)行審核，履行相關(guān)的審批手續(xù)。

3.3.2小額零星采購預(yù)算通過后，由使用部門提交采購計劃

采購小組對部門不同，項目相同的采購需求，分類匯總，合零為整批量采購，達(dá)到規(guī)定金額的進(jìn)行招標(biāo)采購；達(dá)不到招標(biāo)限額的采購由采購小組抽兩人以上，做市場調(diào)研，貨比三家，再實行采購。

3.3.3采購的物資實行統(tǒng)一管理

根據(jù)部門預(yù)算和計劃，采購回來的物資定期發(fā)放，提供部門使用，并進(jìn)行日常的保管、維護(hù)和盤存。

3.3.4采購信息采用公示制度

采購預(yù)算、采購方式、招投標(biāo)結(jié)果、采購物資的明細(xì)，采購人等，定期進(jìn)行公示，自覺接受教職員工的監(jiān)督。

3.4實施網(wǎng)上競價，采購備案、采購審批制度，推進(jìn)陽光采購

中職學(xué)校的小額零星采購應(yīng)遵守國家和地區(qū)有關(guān)法律、法規(guī)以及學(xué)校的有關(guān)規(guī)定，堅持公開、公平、公正和誠信的原則，并充分利用信息化、網(wǎng)絡(luò)化技術(shù)建設(shè)采購管理系統(tǒng)，力爭做到質(zhì)優(yōu)價廉。網(wǎng)上競價采購較好的達(dá)到”陽光、高效、節(jié)約“的目的?！案們r網(wǎng)”是公平、公開、公正的零星小額儀器設(shè)備采購服務(wù)平臺，不受時空限制、實現(xiàn)方便快捷、節(jié)約資金的采購方式，是實現(xiàn)學(xué)校零星小額儀器設(shè)備采購由個體分散自行采購到歸口管理公開競價采購的重要改革。網(wǎng)上競價管理系統(tǒng)在高校物資零星采購工作中發(fā)揮了重要作用，取得了很好的社會效益和經(jīng)濟效益。［3］

沒有一種采購方式是十全十美的，特別是實驗材料使用的特殊性，單次使用量、使用頻率、使用安全性、存放與管理等，都使得材料的購置不可能一次完成，需要多次少量購置。實驗材料主要是根據(jù)實驗進(jìn)度掌握購置程序，有較大的自由裁量權(quán)，相關(guān)的監(jiān)督措施很難跟上，因而出現(xiàn)的問題較多，如假發(fā)票和無發(fā)票問題，資金額與購置材料數(shù)量、質(zhì)量的匹配程度等。因此對于采購需求特殊，表現(xiàn)為零散非通用且專業(yè)性強，既不能形成批量，又無法使用網(wǎng)上競價的采購，根據(jù)實際情況，可以既用現(xiàn)代化手段，也用傳統(tǒng)方式采購，即采購人亦可實行自行市場采購，但應(yīng)實行審批、備案手續(xù)，將審批、備案內(nèi)容公開，接受社會監(jiān)督。充分履行審批手續(xù)，可以預(yù)防重復(fù)采購、無計劃采購，隨意采購。備案其實是一種告之行為，監(jiān)管部門對備案文件進(jìn)行主動審查，也可以接受其他采購當(dāng)事人的投訴。不管以什么方式發(fā)現(xiàn)了問題，監(jiān)管部門都可以運用備案文件作為事中、事后處理當(dāng)事人的依據(jù)。公開備案內(nèi)容不僅是為了監(jiān)督采購人的采購行為，更是為了發(fā)動教職工參與檢驗采購結(jié)果是否實現(xiàn)了物有所值，充分利用民主機制實現(xiàn)預(yù)防。

小額零星采購單次采購?fù)度氲馁Y金量小，其總量往往很大，隨著中職學(xué)校的發(fā)展，小額零星采購任務(wù)日趨艱巨，為了實現(xiàn)各種采購形式的融合，使每一種物資采購都能做到公開、透明，解決政策要求與具體執(zhí)行之間的矛盾，加強對小額零星采購方式的監(jiān)管，保障采購資金的安全性和使用效率，還需要進(jìn)一步探討并加以規(guī)范，防范各種損害采購資金的風(fēng)險，為中職學(xué)校的持續(xù)健康發(fā)展保駕護(hù)航。

［1］ 張瓊.關(guān)于高校小額采購管理的現(xiàn)狀、問題及對策研究［J］.中小企業(yè)管理與科技（上旬刊），2015（6）:37-38.

［2］ 王世鋒.采購舞弊方式及審計實施策略［J］.中國市場，2015，11（44）:103-104.

［3］ 林明河，賈延江.網(wǎng)上競價，高校物資零星采購行之有效的創(chuàng)舉［J］.實驗技術(shù)與管理，2013，30（12）:1-5.

Discussion on the problems and countermeasures of minor retail purchases of the vocational schools

The management of minor retail purchases that belong to non-fixed assets of the vocational school is weak zone because of small amount， variety， heavy workload in purchasing. In recent years， the total amount of minor retail purchases is increasing year by year with the continuous development of vocational schools causes. The paper analyzes the current status and the problems of minor retail purchases of vocational schools， and furtherly discuss predominant strategies on reducing risk、improving safety and using efficiency of minor retail purchases and finally safeguard the interests of vocational schools.

Vocational schools； minor retail purchases； problems； countermeasures

F253

A

1008-1151（2016）04-0135-03

2016-02-21

宗莉（1972－），女，江蘇鎮(zhèn)江人，廣西中醫(yī)藥大學(xué)附設(shè)中醫(yī)學(xué)校紀(jì)檢、監(jiān)察審計室主任，研究方向為人力資源經(jīng)濟。