高校實(shí)驗(yàn)室信息統(tǒng)計(jì)工作中存在的問題與對(duì)策研究

李　永, 甘新玲

(1. 濱州學(xué)院 教務(wù)處, 山東 濱州　256600； 2. 濱州學(xué)院 計(jì)算機(jī)系, 山東 濱州　256600)

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高校實(shí)驗(yàn)室信息統(tǒng)計(jì)工作中存在的問題與對(duì)策研究

李永1, 甘新玲2

(1. 濱州學(xué)院 教務(wù)處, 山東 濱州256600； 2. 濱州學(xué)院 計(jì)算機(jī)系, 山東 濱州256600)

對(duì)高校實(shí)驗(yàn)室信息統(tǒng)計(jì)工作的主要內(nèi)容進(jìn)行分析,總結(jié)了當(dāng)前高校實(shí)驗(yàn)室信息統(tǒng)計(jì)工作中存在的主要問題,提出了改進(jìn)高校實(shí)驗(yàn)室信息統(tǒng)計(jì)工作的對(duì)策,以期為提高高校實(shí)驗(yàn)室信息統(tǒng)計(jì)工作的時(shí)效性和準(zhǔn)確性提供有效借鑒。

高校實(shí)驗(yàn)室； 信息統(tǒng)計(jì)； 問題與對(duì)策； 時(shí)效性

1　高校實(shí)驗(yàn)室信息統(tǒng)計(jì)工作概述

實(shí)驗(yàn)室是進(jìn)行實(shí)驗(yàn)教學(xué)、科學(xué)研究、生產(chǎn)試驗(yàn)、技術(shù)開發(fā)的重要基地,是辦好高等教育的基本條件之一。實(shí)驗(yàn)室工作是學(xué)校教學(xué)、科研工作的重要組成部分,是反映學(xué)校教學(xué)水平、科研水平和管理水平的重要標(biāo)志之一。高校實(shí)驗(yàn)室信息統(tǒng)計(jì)工作是實(shí)驗(yàn)室工作的重要組成部分,主要涉及高校實(shí)驗(yàn)教學(xué)運(yùn)行、儀器設(shè)備管理、實(shí)驗(yàn)室隊(duì)伍建設(shè)等各方面的基礎(chǔ)數(shù)據(jù),為實(shí)驗(yàn)室規(guī)范化管理、提高學(xué)校工作效率、支持最優(yōu)決策提供重要依據(jù)[1]。

教育部開展的高等學(xué)校實(shí)驗(yàn)室信息統(tǒng)計(jì)數(shù)據(jù)報(bào)送工作主要涉及到實(shí)驗(yàn)教學(xué)、實(shí)驗(yàn)室儀器設(shè)備管理、實(shí)驗(yàn)室隊(duì)伍建設(shè)等方面的基礎(chǔ)數(shù)據(jù),包括7個(gè)基表和1個(gè)綜表[2]。下面以教育部開展的高等學(xué)校實(shí)驗(yàn)室信息統(tǒng)計(jì)數(shù)據(jù)報(bào)送工作為例,分析闡述當(dāng)前高校實(shí)驗(yàn)室信息統(tǒng)計(jì)工作中存在的問題及對(duì)策。

2　高校實(shí)驗(yàn)室信息統(tǒng)計(jì)工作中存在的問題

結(jié)合多年來從事高等學(xué)校實(shí)驗(yàn)室信息統(tǒng)計(jì)數(shù)據(jù)報(bào)送工作的體會(huì),從工作聯(lián)動(dòng)機(jī)制、工作流程、質(zhì)量監(jiān)控、信息化、人員培訓(xùn)制度等5個(gè)方面闡述高校實(shí)驗(yàn)室信息統(tǒng)計(jì)工作中存在的主要問題。

2.1工作聯(lián)動(dòng)機(jī)制尚未建立

普通高等學(xué)校實(shí)驗(yàn)室信息統(tǒng)計(jì)數(shù)據(jù)報(bào)送工作通知在教育部相關(guān)網(wǎng)站以電子版形式掛出后,省教育廳主管部門將工作通知及數(shù)據(jù)報(bào)送要求以傳真方式發(fā)送至各高校辦公室,學(xué)校辦公室將通知轉(zhuǎn)至實(shí)驗(yàn)室管理科所在處室,由實(shí)驗(yàn)室管理科負(fù)責(zé)具體工作的安排和部署。由于所報(bào)送的7個(gè)基表數(shù)據(jù)信息涉及到了高校國(guó)有資產(chǎn)管理處、科研處、教務(wù)處、后勤管理處等多個(gè)部門,并且各部門是平行職能部門,不存在上下級(jí)關(guān)系,因此工作通知要求由實(shí)驗(yàn)室管理科所在處室進(jìn)行安排和部署,未能建立部門之間的工作聯(lián)動(dòng)機(jī)制,導(dǎo)致工作執(zhí)行力大打折扣[3]。

2.2工作流程不夠明確,要求不夠細(xì)化

學(xué)校實(shí)驗(yàn)室管理科室在接到實(shí)驗(yàn)室信息統(tǒng)計(jì)數(shù)據(jù)報(bào)送工作通知后會(huì)召集各院(系)實(shí)驗(yàn)中心(室)負(fù)責(zé)人召開專題會(huì)議進(jìn)行安排部署實(shí)驗(yàn)室信息統(tǒng)計(jì)上報(bào)工作。會(huì)后由各實(shí)驗(yàn)中心(室)負(fù)責(zé)人按照專題會(huì)議要求具體落實(shí)信息統(tǒng)計(jì)工作,由于此項(xiàng)工作在各院(系)的落實(shí)情況有所不同,信息統(tǒng)計(jì)工作量較小的實(shí)驗(yàn)中心(室)一般由參會(huì)的實(shí)驗(yàn)中心(室)負(fù)責(zé)人完成此項(xiàng)工作,工作量較大的實(shí)驗(yàn)中心(室)由實(shí)驗(yàn)中心(室)負(fù)責(zé)人安排其他實(shí)驗(yàn)室管理人員完成。在此過程中,對(duì)于規(guī)模較大的實(shí)驗(yàn)中心(室)因信息統(tǒng)計(jì)工作量較大,加之部分實(shí)驗(yàn)中心(室)負(fù)責(zé)人對(duì)會(huì)議安排的信息統(tǒng)計(jì)工作流程、填報(bào)要求信息轉(zhuǎn)達(dá)有不同程度的刪減,導(dǎo)致了此項(xiàng)工作在部分院(系)層面實(shí)施過程中出現(xiàn)了工作流程不夠明確、要求不夠細(xì)化的問題,影響了此項(xiàng)工作開展的時(shí)效性和準(zhǔn)確性[4]。

2.3工作過程質(zhì)量監(jiān)控有待加強(qiáng)

高校實(shí)驗(yàn)室信息統(tǒng)計(jì)報(bào)送工作從學(xué)校層面的安排部署到院系層面具體落實(shí),整個(gè)過程的工作質(zhì)量監(jiān)控環(huán)節(jié)有待加強(qiáng)。多數(shù)情況下,由學(xué)校領(lǐng)導(dǎo)簽發(fā)工作意見后,由具體部門負(fù)責(zé)面向院系召開專門會(huì)議,安排部署此項(xiàng)工作。然后是院系實(shí)驗(yàn)中心(室)負(fù)責(zé)人安排具體實(shí)驗(yàn)室管理人員開展基礎(chǔ)數(shù)據(jù)采集工作。最后以院系為單位上報(bào)學(xué)校主管部門,對(duì)于在院系層面的基礎(chǔ)數(shù)據(jù)采集上報(bào)過程中缺少有效的質(zhì)量監(jiān)控機(jī)制,因此最后數(shù)據(jù)質(zhì)量的監(jiān)控和審核都落到了學(xué)校主管部門,給工作的開展帶來了較大難度。

2.4工作信息化程度不高

高校之間實(shí)驗(yàn)室信息統(tǒng)計(jì)報(bào)送工作的信息化程度差別較大,因?yàn)楦鞲咝ｉ_展實(shí)驗(yàn)室信息統(tǒng)計(jì)工作的信息化程度受制于學(xué)校整體的信息化建設(shè)水平,受制于工作人員運(yùn)用信息化解決問題的能力和水平。部分信息化建設(shè)水平高的學(xué)校已經(jīng)從基礎(chǔ)數(shù)據(jù)的采集到學(xué)校最終數(shù)據(jù)的上報(bào)整體實(shí)現(xiàn)了信息化。但是,多數(shù)學(xué)校則僅僅在學(xué)校層面的報(bào)送上實(shí)現(xiàn)了信息化,對(duì)于各院系負(fù)責(zé)的基礎(chǔ)數(shù)據(jù)采集階段仍然是采用人工統(tǒng)計(jì)模式。因此,需要立足高校自身信息化建設(shè)程度的實(shí)際,結(jié)合高校實(shí)驗(yàn)室信息統(tǒng)計(jì)工作的特點(diǎn),逐步提高此項(xiàng)工作的信息化程度,不斷提升學(xué)校實(shí)驗(yàn)室管理工作的效率和水平[5]。

2.5培訓(xùn)制度亟待完善

教育部開展的高等學(xué)校實(shí)驗(yàn)室信息統(tǒng)計(jì)數(shù)據(jù)報(bào)送工作是普通高校開展的一項(xiàng)基礎(chǔ)性、常規(guī)性工作,工作的開展具有很強(qiáng)的連續(xù)性,但是因?qū)W校工作崗位變動(dòng)等原因,使得從事此項(xiàng)工作的人員經(jīng)常發(fā)生變化,給數(shù)據(jù)統(tǒng)計(jì)工作的開展帶來了很大困難[6]。鑒于此,為保證數(shù)據(jù)統(tǒng)計(jì)工作的準(zhǔn)確性和延續(xù)性,在學(xué)校內(nèi)部建立科學(xué)規(guī)范的培訓(xùn)制度亟待解決。

3　解決問題的對(duì)策

基于以上對(duì)高校實(shí)驗(yàn)室信息統(tǒng)計(jì)報(bào)送工作中存在問題的分析和研究,經(jīng)廣泛文獻(xiàn)調(diào)研和深入研究,立足工作開展的實(shí)際,從建立健全組織領(lǐng)導(dǎo)機(jī)制、工作流程與工作要求、工作過程監(jiān)控、工作信息化、培訓(xùn)制度等5個(gè)方面提出了解決問題的對(duì)策。

3.1建立健全組織領(lǐng)導(dǎo)機(jī)制,促進(jìn)部門之間協(xié)調(diào)聯(lián)動(dòng)

普通高等學(xué)校實(shí)驗(yàn)室信息統(tǒng)計(jì)數(shù)據(jù)報(bào)送工作內(nèi)容，涉及到了學(xué)校的國(guó)有資產(chǎn)管理部門、教學(xué)科研管理部門、后勤管理部門、二級(jí)院(系)等多個(gè)單位,工作的開展在很大程度上取決于各部門、單位之間的協(xié)調(diào)配合。因此,建立健全組織領(lǐng)導(dǎo)機(jī)制，是促進(jìn)部門之間協(xié)調(diào)聯(lián)動(dòng)是關(guān)鍵。在學(xué)校層面成立數(shù)據(jù)報(bào)送工作領(lǐng)導(dǎo)小組,領(lǐng)導(dǎo)小組由學(xué)校分管實(shí)驗(yàn)室工作副校長(zhǎng)任組長(zhǎng),領(lǐng)導(dǎo)小組辦公室設(shè)在實(shí)驗(yàn)室管理處所在部門,專門負(fù)責(zé)協(xié)調(diào)各部門、單位之間的數(shù)據(jù)上報(bào)工作,召集各相關(guān)部門、單位、二級(jí)院系召開數(shù)據(jù)報(bào)送工作專題會(huì)議,安排部署相關(guān)部門、單位、二級(jí)院系的基礎(chǔ)數(shù)據(jù)采集工作。通過建立健全工作領(lǐng)導(dǎo)機(jī)制、促進(jìn)部門之間協(xié)調(diào)聯(lián)動(dòng),進(jìn)一步提高工作執(zhí)行力,有效促進(jìn)數(shù)據(jù)上報(bào)工作的開展,提高工作效率,保證工作質(zhì)量[7]。

3.2明確工作流程,細(xì)化工作要求

細(xì)節(jié)決定成敗[8]。實(shí)驗(yàn)室信息統(tǒng)計(jì)報(bào)送工作是一項(xiàng)系統(tǒng)性工作,工作流程是否明確,工作要求是否細(xì)化決定著工作開展的效率和質(zhì)量。因此,在學(xué)校層面召開實(shí)驗(yàn)室信息統(tǒng)計(jì)報(bào)送工作專題會(huì)議后,首先要做好充分的準(zhǔn)備工作,包括工作流程的制定以及工作要求細(xì)則的提出。其中工作流程包括以下5個(gè)方面：

(1) 工作部署。實(shí)驗(yàn)室管理科室所在部門面向二級(jí)院系召開數(shù)據(jù)報(bào)送落實(shí)工作專題會(huì)議,參會(huì)人員范圍為分管二級(jí)院系實(shí)驗(yàn)室管理工作的副院長(zhǎng)(主任)、實(shí)驗(yàn)室主任等,根據(jù)報(bào)送數(shù)據(jù)要求安排落實(shí)數(shù)據(jù)統(tǒng)計(jì)具體任務(wù)。

(2) 基礎(chǔ)數(shù)據(jù)采集。此階段主要任務(wù)由二級(jí)院系負(fù)責(zé)完成,也是最為關(guān)鍵的階段。在此過程中要加強(qiáng)過程質(zhì)量監(jiān)控與基表信息解讀以及對(duì)二級(jí)院系工作的指導(dǎo)。

(3) 數(shù)據(jù)審核。數(shù)據(jù)審核主要由實(shí)驗(yàn)室管理科所在部門負(fù)責(zé)完成,審核工作側(cè)重于基表數(shù)據(jù)的準(zhǔn)確性、有效性和科學(xué)性。其中準(zhǔn)確性主要體現(xiàn)在數(shù)據(jù)報(bào)送格式是否規(guī)范準(zhǔn)確；有效性主要依據(jù)學(xué)校近3年報(bào)送數(shù)據(jù)的信息情況,注重與報(bào)送數(shù)據(jù)信息的連續(xù)性和一致性；科學(xué)性主要審核所報(bào)送數(shù)據(jù)是否與學(xué)校發(fā)展實(shí)際相符合,發(fā)現(xiàn)問題并及時(shí)進(jìn)行反饋和整改。

(4) 數(shù)據(jù)錄入及表間審核。此階段主要實(shí)現(xiàn)系統(tǒng)錄入、形式校驗(yàn)和基表之間聯(lián)合校驗(yàn),發(fā)現(xiàn)基表之間的數(shù)據(jù)關(guān)聯(lián)是否正確有效。

(5) 完成數(shù)據(jù)報(bào)送工作。報(bào)送數(shù)據(jù)通過系統(tǒng)單表、多表關(guān)聯(lián)校驗(yàn)后,打印紙質(zhì)版報(bào)學(xué)校領(lǐng)導(dǎo)審核簽字,上傳網(wǎng)上系統(tǒng)完成報(bào)送工作。對(duì)于細(xì)化工作而言,要在落實(shí)上制定工作要求細(xì)則,比如要明確分階段工作時(shí)間節(jié)點(diǎn),細(xì)化分階段完成工作內(nèi)容以及標(biāo)準(zhǔn)要求,對(duì)二級(jí)院系的工作要求要具體可行、便于落實(shí),提高工作效率,保證工作質(zhì)量[9]。

3.3加強(qiáng)工作過程監(jiān)控,確保工作質(zhì)量

對(duì)實(shí)驗(yàn)室信息數(shù)據(jù)統(tǒng)計(jì)報(bào)送工作的過程監(jiān)控主要包括3個(gè)方面,一是二級(jí)院系層面對(duì)基礎(chǔ)數(shù)據(jù)的審核把關(guān),由二級(jí)院系分管實(shí)驗(yàn)室工作的副院長(zhǎng)(主任)、實(shí)驗(yàn)室負(fù)責(zé)人對(duì)采集數(shù)據(jù)的實(shí)時(shí)性、準(zhǔn)確性進(jìn)行基礎(chǔ)審核,確保采集的數(shù)據(jù)實(shí)時(shí)、準(zhǔn)確；二是學(xué)校各相關(guān)部門對(duì)匯總數(shù)據(jù)的審核把關(guān),主要依據(jù)學(xué)校近3年實(shí)驗(yàn)室報(bào)送數(shù)據(jù)情況進(jìn)行審核把關(guān),確保實(shí)驗(yàn)室數(shù)據(jù)符合教育部要求的數(shù)據(jù)要有,具備連續(xù)性、一致性；三是學(xué)校領(lǐng)導(dǎo)對(duì)最終報(bào)送數(shù)據(jù)的審核把關(guān),主要在學(xué)校全局層面分析數(shù)據(jù)的科學(xué)性,總結(jié)實(shí)驗(yàn)室信息數(shù)據(jù)的規(guī)律性,更好地服務(wù)于學(xué)校的發(fā)展[10]。

3.4不斷提高工作信息化程度

高校各項(xiàng)工作的信息化程度取決于2個(gè)因素。一是學(xué)校整體信息化建設(shè)水平。學(xué)校的整體信息化建設(shè)程度分為學(xué)校層面的建設(shè)和各職能部門及二級(jí)院系層面的建設(shè)。無論是那一層面都需要學(xué)校、職能部門、二級(jí)院系的主要領(lǐng)導(dǎo)對(duì)信息化建設(shè)水平的關(guān)注和重視,不斷加大學(xué)校對(duì)信息化建設(shè)的投入,提供經(jīng)費(fèi)支持,推動(dòng)信息化水平的不斷提高。二是學(xué)校相關(guān)人員運(yùn)用信息化手段解決問題的能力與水平。由于工作人員的年齡、教育背景等多方面因素的差異,學(xué)校各類工作人員運(yùn)用信息化手段解決實(shí)際問題的能力和水平參差不齊,因此要不斷增強(qiáng)工作人員運(yùn)用信息化的意識(shí),以推動(dòng)學(xué)校信息化程度的不斷提升。

3.5逐步完善培訓(xùn)制度,提高工作水平

高校實(shí)驗(yàn)室信息統(tǒng)計(jì)工作具有連續(xù)性強(qiáng)、規(guī)律性強(qiáng)等特點(diǎn),所報(bào)送的各基表數(shù)據(jù)之間關(guān)聯(lián)性強(qiáng),因此要求從事此項(xiàng)工作的人員具有一定的穩(wěn)定性,以保證數(shù)據(jù)統(tǒng)計(jì)報(bào)送工作有效地開展。但是在多數(shù)情況下因?qū)W校行政部門、二級(jí)院系人員崗位變動(dòng)等客觀原因,導(dǎo)致了隊(duì)伍不穩(wěn)定。因此,要建立并逐步完善數(shù)據(jù)上報(bào)工作的培訓(xùn)機(jī)制,一方面安排相關(guān)人員積極參與教育部、省教育廳等上級(jí)部門組織的專項(xiàng)培訓(xùn)活動(dòng)；另一方面在校內(nèi)面向二級(jí)院系負(fù)責(zé)此項(xiàng)工作的數(shù)據(jù)采集人員，開展針對(duì)實(shí)驗(yàn)室數(shù)據(jù)統(tǒng)計(jì)報(bào)送工作的專題培訓(xùn)活動(dòng)。培訓(xùn)活動(dòng)采取邀請(qǐng)統(tǒng)計(jì)工作出色的部門或人員進(jìn)行經(jīng)驗(yàn)傳授,聘請(qǐng)專家舉辦實(shí)驗(yàn)室管理專題講座等多種形式,主要圍繞數(shù)據(jù)報(bào)送工作要求、往年數(shù)據(jù)報(bào)送工作存在的主要問題以及改進(jìn)措施等方面開展培訓(xùn)。通過開展專題培訓(xùn)活動(dòng)，不斷強(qiáng)化工作人員對(duì)統(tǒng)計(jì)工作的責(zé)任感,不斷提高工作水平,使實(shí)驗(yàn)室統(tǒng)計(jì)工作成為實(shí)驗(yàn)室管理工作的一個(gè)重要的有機(jī)組成部分,同時(shí),在人員更換過程中形成有效的傳幫帶機(jī)制,確保此項(xiàng)工作科學(xué)有序地開展。

4　結(jié)語

實(shí)驗(yàn)室建設(shè)與管理是一項(xiàng)長(zhǎng)期而艱巨的工作[11],高校實(shí)驗(yàn)室信息統(tǒng)計(jì)工作是實(shí)驗(yàn)室工作的重要組成部分。從工作聯(lián)動(dòng)機(jī)制、工作流程、質(zhì)量監(jiān)控、信息化、人員培訓(xùn)制度等5個(gè)方面探討了高校實(shí)驗(yàn)室信息統(tǒng)計(jì)工作中存在的問題,同時(shí)在建立健全組織領(lǐng)導(dǎo)機(jī)制、工作流程與工作要求、工作過程監(jiān)控、工作信息化、培訓(xùn)制度等5個(gè)方面提出了解決問題的對(duì)策,為開展好實(shí)驗(yàn)室信息統(tǒng)計(jì)報(bào)送工作提供有益的借鑒。

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Study on problems and countermeasures of laboratory information statistical work in colleges and universities

Li Yong1, Gan Xinling2

(1. Office of Academic Affairs,Binzhou University,Binzhou 256600,China;2. Department of Computer,Binzhou University,Binzhou 256600,China)

Based on the analysis of the main contents of the statistical work of laboratory information in colleges and universities,this paper summarizes the main problems existing in the laboratory information statistical work,and proposes the countermeasures for the improvement of this work so as to provide effective reference for improving the timeliness and accuracy of the statistical work of laboratory information in colleges and universities.

university laboratory; information statistics; problems and countermeasures; timeliness

10.16791/j.cnki.sjg.2016.10.063

2016-03-14

濱州學(xué)院實(shí)驗(yàn)技術(shù)研究項(xiàng)目(BZXYWTXM201319,BZXYSYXM201203)

李永(1982—),男,山東濱州,碩士,講師,主要研究方向?yàn)閷?shí)驗(yàn)室建設(shè)與管理、計(jì)算機(jī)網(wǎng)絡(luò)和Web應(yīng)用程序開發(fā).E-mail：ly000123@163.com

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1002-4956(2016)10-0252-03