善用移動(dòng)辦公系統(tǒng)促進(jìn)教學(xué)管理

江騰飛，林 慧

（福建師范大學(xué)a.旅游學(xué)院；b.物理與能源學(xué)院，福建 福州 350117）

善用移動(dòng)辦公系統(tǒng)促進(jìn)教學(xué)管理

江騰飛a，林 慧b

（福建師范大學(xué)a.旅游學(xué)院；b.物理與能源學(xué)院，福建 福州 350117）

本文對(duì)移動(dòng)辦公系統(tǒng)進(jìn)行界定，并指出移動(dòng)辦公在教學(xué)管理中具有廣泛的應(yīng)用領(lǐng)域，分析移動(dòng)辦公系統(tǒng)的基本配置和多種使用組合模式，并就善用移動(dòng)辦公系統(tǒng)促進(jìn)教學(xué)管理提出相應(yīng)的措施和方法。

移動(dòng)辦公；教學(xué)管理；措施和方法

隨著網(wǎng)絡(luò)技術(shù)、無(wú)線(xiàn)Wi-Fi、GPRS、4G網(wǎng)絡(luò)、移動(dòng)郵件系統(tǒng)及各大運(yùn)營(yíng)商網(wǎng)絡(luò)、帶寬速度等的長(zhǎng)足發(fā)展，為移動(dòng)辦公的興起提供了足夠的支撐。何謂移動(dòng)辦公？移動(dòng)辦公又稱(chēng)為“3A辦公”，是指辦公人員可在任何時(shí)間(Anytime)、任何地點(diǎn)(An ywhere)處理與業(yè)務(wù)相關(guān)的任何事情(Anything)。移動(dòng)辦公系統(tǒng)平臺(tái)，是一套建立在以手機(jī)、平板、筆記本電腦等便攜終端為載體以實(shí)現(xiàn)移動(dòng)辦公的信息化系統(tǒng)。該系統(tǒng)將智能手機(jī)、無(wú)線(xiàn)網(wǎng)絡(luò)、辦公自動(dòng)化系統(tǒng)三者有機(jī)結(jié)合，開(kāi)發(fā)出移動(dòng)辦公系統(tǒng)，實(shí)現(xiàn)任何辦公地點(diǎn)和辦公時(shí)間的無(wú)縫接入，從而達(dá)到提高辦公效率，節(jié)約辦公成本等效果。[1]

移動(dòng)互聯(lián)網(wǎng)因智能手機(jī)、便攜筆記本、平板等的普及已深入人心，并改變著人們的生活和工作。根據(jù)有關(guān)調(diào)查全球約有80%人經(jīng)常會(huì)在辦公室以外空間進(jìn)行工作，其中又有43%的人使用的辦公移動(dòng)設(shè)備超過(guò)3種以上。新辦公時(shí)代是一場(chǎng)基于云計(jì)算、無(wú)線(xiàn)技術(shù)、互聯(lián)網(wǎng)技術(shù)、虛擬化技術(shù)的革命，它的影響力又遠(yuǎn)遠(yuǎn)超越了技術(shù)的范疇。邁入全新辦公時(shí)代，世界的生產(chǎn)方式、生活方式發(fā)生巨大改變，新的需求迫使企業(yè)調(diào)整推動(dòng)產(chǎn)業(yè)鏈變遷；企業(yè)產(chǎn)業(yè)鏈升級(jí)反過(guò)來(lái)又促進(jìn)新的辦公時(shí)代，實(shí)現(xiàn)生活與移動(dòng)辦公的“零區(qū)隔”。[2]辦公與生活融為一體，“人在哪，辦公室就在哪”變?yōu)橐环N新的辦公方式。

現(xiàn)代高校教學(xué)管理的基本教學(xué)管理秩序化、規(guī)范化要求、及對(duì)學(xué)校事務(wù)的快捷反應(yīng)等要求高校教育管理和行政人員在辦公方面充分利用現(xiàn)代的辦公工具，提高辦事效率，確保準(zhǔn)備率。加之工作人員出差流動(dòng)的增加和教學(xué)管理、科研服務(wù)任務(wù)的增多，進(jìn)行有效的移動(dòng)辦公及多人團(tuán)隊(duì)協(xié)作就變的更為必要。

1　移動(dòng)辦公系統(tǒng)在教學(xué)管理中的應(yīng)用領(lǐng)域

通過(guò)無(wú)線(xiàn)網(wǎng)絡(luò)、4G技術(shù)以及各種移動(dòng)終端，從而實(shí)現(xiàn)將傳統(tǒng)的紙質(zhì)辦公擴(kuò)展到掌上辦公系統(tǒng)。移動(dòng)辦公在教學(xué)管理應(yīng)用廣泛，主要可實(shí)現(xiàn)以下幾部分：（1）移動(dòng)行政管理?？赏ㄟ^(guò)學(xué)校OA系統(tǒng)，實(shí)現(xiàn)文件的網(wǎng)上起草、送審、查閱和批復(fù)及文件傳閱、新聞報(bào)送等，提高傳遞效率，節(jié)約辦公成本。（2）移動(dòng)學(xué)生事務(wù)管理，可以通過(guò)本科或研究生的教學(xué)管理系統(tǒng)實(shí)現(xiàn)學(xué)生的注冊(cè)、報(bào)到、在校統(tǒng)計(jì)、請(qǐng)銷(xiāo)假制度，為教學(xué)管理人員提供移動(dòng)式學(xué)生綜合數(shù)據(jù)信息的集成共享環(huán)境，學(xué)生可方便的進(jìn)行網(wǎng)上的請(qǐng)假等事宜操作。（3）移動(dòng)教學(xué)流程管理。將移動(dòng)端與互聯(lián)網(wǎng)結(jié)合，通過(guò)實(shí)現(xiàn)本科及研究生信息系統(tǒng)的微信或者網(wǎng)頁(yè)端的登錄以及掌上教學(xué)系統(tǒng)開(kāi)發(fā)，可直接實(shí)現(xiàn)移動(dòng)教務(wù)管理，實(shí)現(xiàn)課程的調(diào)停課、成績(jī)管理查詢(xún)更改、論文程序從開(kāi)題到送審答辯等一系列操作等，而且尤其對(duì)時(shí)間節(jié)點(diǎn)在晚間的操作利于及時(shí)跟進(jìn)和操作以及質(zhì)量把控。這樣擴(kuò)展了教學(xué)系統(tǒng)的覆蓋和應(yīng)用范圍，縮短了信息發(fā)布與接收的時(shí)間，提高了教學(xué)管理的效率。(4)移動(dòng)學(xué)生后勤服務(wù)。用移動(dòng)互聯(lián)網(wǎng)升級(jí)學(xué)生管理系統(tǒng)，可讓學(xué)生方便手機(jī)訪(fǎng)問(wèn)網(wǎng)上圖書(shū)館、繳交學(xué)費(fèi)、宿舍管理、申請(qǐng)后勤維修服務(wù)、校內(nèi)網(wǎng)絡(luò)費(fèi)、飯卡等電子支付和購(gòu)物等各類(lèi)校園服務(wù)，讓學(xué)生學(xué)習(xí)生活極為方便，也便于后勤管理人員進(jìn)行管理和數(shù)據(jù)及時(shí)更新維護(hù)。(5)移動(dòng)資產(chǎn)管理?？蓪?duì)學(xué)校固定資產(chǎn)管理進(jìn)行精確化、規(guī)范化和動(dòng)態(tài)化的管理，如使用二維碼技術(shù)準(zhǔn)確記錄資產(chǎn)信息，使用移動(dòng)端設(shè)備對(duì)固定資產(chǎn)進(jìn)行標(biāo)簽掃描，及時(shí)更新資產(chǎn)存放地和網(wǎng)絡(luò)自動(dòng)識(shí)別，可以及時(shí)的掌握資產(chǎn)流動(dòng)的狀態(tài)和準(zhǔn)確記錄變動(dòng)信息，實(shí)現(xiàn)對(duì)學(xué)校固定資產(chǎn)的日常操作流程動(dòng)態(tài)管理與監(jiān)控。

2　教學(xué)管理中移動(dòng)辦公系統(tǒng)的配置

2.1移動(dòng)辦公基本硬件設(shè)施

1.電腦計(jì)算機(jī)；2.智能移動(dòng)手機(jī)；3.復(fù)印機(jī)、打印機(jī)及掃描機(jī)或多功能一體機(jī)；4.移動(dòng)優(yōu)盤(pán)和硬盤(pán)；5.路由器、無(wú)線(xiàn)wi-f i及其他網(wǎng)絡(luò)設(shè)施等。

2.2移動(dòng)辦公常用軟件

1.基本的辦公軟件如of f ice工具包、wps以及照相、美顏相機(jī)與圖片查看編輯軟件和搜索引擎軟件等；2.即時(shí)通信軟件如QQ、微信等。與好友進(jìn)行即時(shí)信息傳遞及圖片、文件傳送，共享文件、發(fā)送離線(xiàn)文件以及實(shí)現(xiàn)群組功能等；3.郵箱工具，在手機(jī)端安裝QQ郵箱、網(wǎng)易郵箱等客戶(hù)端，進(jìn)行移動(dòng)端的郵件的更新和查詢(xún)；4.各種云盤(pán)工具，如360云盤(pán)、百度云、金山快盤(pán)等，云盤(pán)具有存儲(chǔ)容量大、免費(fèi)、安全、便攜、穩(wěn)定等優(yōu)點(diǎn)，而且實(shí)現(xiàn)跨平臺(tái)文件存儲(chǔ)、備份、傳遞和共享服務(wù)?？蓪?shí)現(xiàn)PC端和移動(dòng)手機(jī)端、網(wǎng)頁(yè)端等共同安裝實(shí)現(xiàn)共享和多設(shè)備的文件上傳下載使用；5.云筆記系列工具，如有道云筆記、為知筆記等，是跨平臺(tái)的簡(jiǎn)單快速的個(gè)人筆記備忘工具，可以收集整理各種信息，進(jìn)行會(huì)議記錄、日程安排、生活備忘、拍照及添加圖片為筆記并分享收藏資料等功能；6.CNKIE-Study、Endnote X7等科研管理軟件和中英文的文獻(xiàn)數(shù)據(jù)庫(kù)使用，手機(jī)客戶(hù)端可以下載中國(guó)知網(wǎng)客戶(hù)端，進(jìn)行文獻(xiàn)的搜索和整理；7.RSS閱讀收集器，如鮮果閱讀器，inoreader閱讀器及其他閱讀集成APP如讀寫(xiě)人、以及其他新聞閱讀軟件如網(wǎng)易新聞、搜狐新聞、澎湃新聞等；8.基本的手機(jī)端閱讀、收聽(tīng)、視頻軟件如iRead、喜馬拉雅FM、蝦米音樂(lè)、網(wǎng)易公開(kāi)課、學(xué)堂在線(xiàn)、中國(guó)大學(xué)MOOC、鳳凰視頻等等；9.Histcite、思維導(dǎo)圖等專(zhuān)業(yè)軟件，處理思維整理，快速定位核心文獻(xiàn)等。10.其他小工具類(lèi)軟件如脈可名片、掃描全能王、文件轉(zhuǎn)換等小工具。

2.3移動(dòng)辦公組合模式舉例

在教育領(lǐng)域應(yīng)用移動(dòng)辦公系統(tǒng)，可實(shí)現(xiàn)交互式教學(xué)并促進(jìn)社會(huì)化學(xué)習(xí)，通過(guò)移動(dòng)辦公與管理、建立移動(dòng)數(shù)字圖書(shū)館，為教育的信息化發(fā)展提供新手段。移動(dòng)互聯(lián)網(wǎng)技術(shù)在學(xué)校辦公和管理中具有廣闊的應(yīng)用前景，利用移動(dòng)互聯(lián)網(wǎng)可以大大提高學(xué)校辦公管理的效率移動(dòng)辦公。[3]通過(guò)在線(xiàn)團(tuán)隊(duì)協(xié)作的方式可以比常規(guī)協(xié)作在工作效率上得到明顯的提高，而且可以做到及時(shí)更新和互動(dòng)，減少外在的時(shí)空限制，更快更好的解決一些辦公工作。事實(shí)上移動(dòng)互聯(lián)網(wǎng)越來(lái)越多的介入到學(xué)校的辦公環(huán)境中，并且學(xué)校的管理協(xié)作方面也越來(lái)越多的跨?？鐔挝粎f(xié)作甚至發(fā)展出一些虛擬的團(tuán)隊(duì)協(xié)作。隨著手機(jī)互聯(lián)網(wǎng)用戶(hù)的增加、4G網(wǎng)絡(luò)及無(wú)線(xiàn)網(wǎng)絡(luò)的發(fā)展，高?，F(xiàn)在也有充分的條件利用移動(dòng)互聯(lián)網(wǎng)的平臺(tái)，很多高校安裝辦公自動(dòng)化的思路將一些應(yīng)用系統(tǒng)從電腦擴(kuò)展到了手機(jī)，改善辦公流程、加強(qiáng)教學(xué)管理與學(xué)生管理。[4]下面介紹幾種常用的辦公組合模式，可以通過(guò)多種方式和多種工具進(jìn)行組合，需要選擇適合單位和工作任務(wù)的組合模式，關(guān)鍵是培養(yǎng)工作移動(dòng)在線(xiàn)團(tuán)隊(duì)協(xié)作的習(xí)慣、形成慣性的工作解決方案，只有將新科技運(yùn)用到整個(gè)高等教育的辦公系統(tǒng)中而且普及開(kāi)來(lái)才能形成行之有效的辦公組織模式。團(tuán)隊(duì)協(xié)作的工具多種多樣有為知筆記、WPSof f ice、百會(huì)在線(xiàn)辦公、格子云辦公、of f ice onl ine、Google Docs、Iwork、ZOHO等，這里主要介紹以下四種：

2.3.1WPSoffice輕辦公

WPS輕辦公可實(shí)現(xiàn)多文檔、多平臺(tái)、的多人辦公協(xié)作。通過(guò)建立圈子，圈子共同對(duì)同一文檔進(jìn)行有關(guān)討論、編輯、修改與存儲(chǔ)。WPSof f ice輕辦公核心功能主要有文檔的云存儲(chǔ)、云編輯、文檔漫游、圈子協(xié)作討論和文檔歷史版本等。

2.3.2利用微軟of f iceonline進(jìn)行多人協(xié)作辦公

微軟of f ice onl ine是一個(gè)免費(fèi)的在線(xiàn)協(xié)作平臺(tái)，可以在線(xiàn)創(chuàng)建Word、Excel、Powerpoint等文件，優(yōu)點(diǎn)是可以實(shí)現(xiàn)多人的編輯協(xié)作，而且因off ice的普及較容易上手，但缺點(diǎn)是現(xiàn)在在大陸的訪(fǎng)問(wèn)速度并不快。進(jìn)入of f iceonl ine后登陸賬號(hào)后創(chuàng)建文件，命名編輯完文件可以通過(guò)邀請(qǐng)共享來(lái)共享給共同協(xié)作的伙伴，伙伴查收郵件打開(kāi)后可進(jìn)一步編輯文件。微軟of f iceonl ine也可以實(shí)現(xiàn)單機(jī)文件的在線(xiàn)上傳與協(xié)作。

2.3.3利用云筆記實(shí)現(xiàn)團(tuán)隊(duì)協(xié)作

通過(guò)利用云筆記如為知筆記等可記錄對(duì)工作日程、工作計(jì)劃和工作安排進(jìn)行多層面的記錄與整理。而且云筆記一般可實(shí)現(xiàn)資料共享和溝通協(xié)作。教學(xué)管理人員可隨時(shí)隨地記錄和查看信息。所有數(shù)據(jù)在電腦、手機(jī)、平板、網(wǎng)頁(yè)可通過(guò)同步保持一致。云筆記類(lèi)工具一般使用簡(jiǎn)單且支持多終端的同步跨平臺(tái)的多人協(xié)作。為知筆記通過(guò)收集、記錄信息、設(shè)置管理員、超級(jí)用戶(hù)、編輯、作者和讀者五種群組權(quán)限級(jí)別實(shí)現(xiàn)團(tuán)隊(duì)協(xié)作。通過(guò)記錄加發(fā)消息加討論加反饋記錄來(lái)完成一系列的溝通協(xié)作。最重要的是所有這些都在云端存儲(chǔ)，團(tuán)隊(duì)的智慧可以永久保存，無(wú)論在路上、家里，甚至無(wú)網(wǎng)絡(luò)情況下都能隨時(shí)找到需要的資料。作為筆記類(lèi)的工具簡(jiǎn)單上手容易，學(xué)習(xí)成本低，每個(gè)人都有天然的需求，可以用于個(gè)人的知識(shí)管理而且不用額外的工具即可完成協(xié)作，并且可以實(shí)現(xiàn)多種做筆記的需求。

2.3.4WPSof f ice+郵箱+云盤(pán)

云盤(pán)工具有金山快盤(pán)、百度云盤(pán)、360云盤(pán)、115網(wǎng)盤(pán)等，可以實(shí)現(xiàn)在PC端、移動(dòng)端和網(wǎng)頁(yè)端的多渠道使用，而且一般可以實(shí)現(xiàn)將郵箱中的材料直接發(fā)送到網(wǎng)盤(pán)。云盤(pán)作為資料的存貯與分享工具為移動(dòng)辦公提供了便捷，尤其是電腦端與手機(jī)端的互動(dòng)，可以實(shí)現(xiàn)電腦、手機(jī)與平板的多終端的資料分享與文檔編輯。

3　移動(dòng)辦公系統(tǒng)促進(jìn)教學(xué)管理的措施與方法

1.要建立良好的溝通渠道，確保學(xué)生、教學(xué)管理人員可不受固定場(chǎng)所限制都能夠保持聯(lián)絡(luò)并進(jìn)行有效工作,實(shí)現(xiàn)在辦公室、家里甚至路上也可持續(xù)的跟進(jìn)工作進(jìn)度。

2.打造學(xué)校辦公自動(dòng)化系統(tǒng)（OA系統(tǒng)）的服務(wù)平臺(tái)，可以較好的實(shí)現(xiàn)單位通訊錄、通知公告、集團(tuán)短信、移動(dòng)郵件、日程安排、院內(nèi)文件、綜合管理、流程審批等學(xué)校的辦公管理。

3.鼓勵(lì)學(xué)校內(nèi)部、學(xué)院之間及教學(xué)管理人員使用相似的辦公方案以提高辦公歸屬感和辦事效率，并積極推行無(wú)紙化辦公和節(jié)約辦公空間。如學(xué)院內(nèi)部鼓勵(lì)助管、教學(xué)管理人員將所有與工作有關(guān)的資料保存到學(xué)院建立的360云盤(pán)公共賬號(hào)以及管理人員個(gè)人的網(wǎng)絡(luò)硬盤(pán)或軟盤(pán)上，師生就可以隨時(shí)隨地都可以查到這些資料，提高外出辦公的效率。

4.充分使用學(xué)生教學(xué)信息管理系統(tǒng)。高校信息化管理建設(shè)的進(jìn)展，將學(xué)生管理也納入到信息管理系統(tǒng)中，要充分利用好系統(tǒng)資源準(zhǔn)確高效的實(shí)現(xiàn)學(xué)生注冊(cè)統(tǒng)計(jì)、學(xué)籍管理、成績(jī)管理、論文進(jìn)程、獎(jiǎng)學(xué)金評(píng)定等日常事務(wù)管理及學(xué)生學(xué)業(yè)管理等學(xué)生培養(yǎng)各環(huán)節(jié)。

5.建立完善的技術(shù)解決方案，如專(zhuān)人管理IP賬號(hào)，有專(zhuān)門(mén)的電腦修理和軟件安裝人員以及多功能一體機(jī)、電子屏等維修維護(hù)人員，并進(jìn)行遠(yuǎn)程的協(xié)助。又如學(xué)校的研究生信息管理系統(tǒng)后面有專(zhuān)門(mén)的技術(shù)開(kāi)發(fā)公司進(jìn)行技術(shù)的支持與指導(dǎo)。

6.運(yùn)用思維導(dǎo)圖、流程圖、表格等形成一系列的規(guī)范性文件和辦事指南，了解辦事流程和辦事規(guī)范，進(jìn)一步提高辦事的準(zhǔn)確度和效率。

7.運(yùn)用Histcite等軟件準(zhǔn)確定位核心文獻(xiàn)，運(yùn)用中英文的數(shù)據(jù)庫(kù)查找收集文獻(xiàn)，并使用CNKIE-Study、EndnoteX7等科研管理軟件進(jìn)行文獻(xiàn)的細(xì)讀，標(biāo)記和整理記錄以及進(jìn)行論文的寫(xiě)作和投稿。

8.充分利用校園內(nèi)外資源，且通過(guò)VPN實(shí)現(xiàn)校外訪(fǎng)問(wèn)校內(nèi)資源，方便及時(shí)獲取校內(nèi)獨(dú)享資料，訪(fǎng)問(wèn)利用圖書(shū)館購(gòu)買(mǎi)的內(nèi)部資源等。

[1]韓超.移動(dòng)辦公期待與標(biāo)準(zhǔn)共舞[J].中國(guó)標(biāo)準(zhǔn)化，2012, (09):12-19.

[2]石海芹.行走的辦公室——對(duì)移動(dòng)辦公方式的調(diào)查與思考[J].工會(huì)博覽（下旬版），2015,(01):44-48.

[3]趙姝淳,孫曙輝.移動(dòng)互聯(lián)網(wǎng)技術(shù)在教育領(lǐng)域的應(yīng)用[J].發(fā)明與創(chuàng)新（教育信息化），2014,(01):49-53.

[4]張良賓.淺談移動(dòng)互聯(lián)網(wǎng)技術(shù)在高校管理中的應(yīng)用[J].科技視界，2012,(19):177-178.

To Make Good Useof Mobi leOf f ice Systemto Promote the TeachingMangement

Jiang Tengfei,LinHui
(Col legeof Tourismand Col legeof Physicsand Energyof Fuj ianNormal University,Fuzhou,Fuj ian 350117)

This thesis aims at def iningmobi le of fcie system,and points out thatmobi le of fice haswide appl ication in the teachingmanagement.It analyses the basic configuration and a varity of mobi leof f ice,using combinationmodes so as to propose the cor respondingmeasures andmethods onhow toachievemobi leof f ice.

Mobi leOf f ice;TeachingManagement;MeasureandMethods

G 643

A

1672-2094（2016）04-00139-03

2016-04-14

江騰飛（1988-），男，山東青島人，福建師范大學(xué)實(shí)習(xí)研究員，碩士。研究方向：高等教育管理。

林慧（1986-）,女，福建龍巖人，福建師范大學(xué)實(shí)習(xí)研究員，碩士。研究方向：高等教育管理。

責(zé)任編輯：張隆輝