檔案數(shù)字化建設中需注意的幾點問題探討

鮑玉剛

檔案數(shù)字化建設中需注意的幾點問題探討

鮑玉剛

檔案數(shù)字化建設有利于提高檔案管理的效率、節(jié)約成本，大大減少了人工管理的工作量，而且還有利于管理的規(guī)范化和標準化，減少了信息誤差。本文對檔案數(shù)字化建設中存在的問題進行了探討，僅供參考。

檔案數(shù)字化 建設 問題 探討

檔案數(shù)字化建設是檔案管理發(fā)展的必然趨勢。隨著電腦網(wǎng)絡技術的發(fā)展、信息時代的到來，各行各業(yè)都大量使用了電腦辦公。這不但極大地提高了工作效率，節(jié)約了時間、成本，而且減少了工作人員的勞動量。數(shù)字化檔案將紙質(zhì)版檔案輸入電腦進行管理，與網(wǎng)絡技術相融合，不但實現(xiàn)了檔案的信息化、遠程化管理，而且實現(xiàn)了異地共享檔案查閱信息，極大地方便了相關部門的工作。雖然數(shù)字化檔案有很多優(yōu)勢，但是要完全做好檔案數(shù)字化建設仍然存在著很多問題。檔案管理人員對檔案數(shù)字化管理沒有進行專業(yè)的知識培訓與學習，使得檔案數(shù)字化建設難以進行和提高。

一、檔案數(shù)字化建設存在的幾個問題

（一）紙質(zhì)版檔案的完善程度影響檔案數(shù)字化建設

雖然紙質(zhì)版檔案工作量大、管理麻煩，但是要進行檔案數(shù)字化建設，首先必須借助紙質(zhì)版檔案，才能將檔案中的各種信息輸入電腦進行存儲。因此，紙質(zhì)版檔案成了數(shù)字化檔案輸入的依據(jù)；其正確性和完整性將影響數(shù)字化檔案管理的正確性和完整性。即有了完善的紙質(zhì)版檔案，才有高質(zhì)量的數(shù)字化檔案，而紙質(zhì)版檔案的完善程度將影響檔案數(shù)字化建設。特別是對于一些對檔案管理知識不熟、業(yè)務不專業(yè)的管理者來說，做好紙質(zhì)版檔案的正確性和完整性是其面臨的一大問題。

（二）沒有形成統(tǒng)一的數(shù)字化檔案管理軟件

現(xiàn)在各行各業(yè)的檔案管理，雖然是用電腦進行管理，但僅僅是建立文件夾進行管理，并沒有正式的軟件管理系統(tǒng)。因此，用文件夾建立的檔案管理無法提交互聯(lián)網(wǎng)識別，也就失去了數(shù)字化建設的意義；進而也就無法實現(xiàn)檔案數(shù)字化信息共享和遠程操控。此外，有些行業(yè)和部門雖然使用了檔案數(shù)字化管理軟件，但是由于是出于本行業(yè)、本部門的需要而進行的軟件開發(fā)。這種管理軟件使用范圍窄，軟件內(nèi)容和格式單一，通常只適合本行業(yè)、本部門的檔案管理。甚至有的管理軟件與本行業(yè)的計算機相匹配，一旦離開本行業(yè)的計算機，則其他計算機無法打開或者查閱，嚴重限制了管理軟件的作用。

（三）計算機病毒始終是檔案數(shù)字化建設中的困擾

計算機病毒是電腦中的最大弊端，而且也無法克服，只能通過設置防火墻和安裝殺毒軟件進行預防。事實上，計算機病毒對檔案管理會造成毀滅性的損害。一旦計算機感染病毒，不但會使檔案無法打開，而且易造成永久性的檔案數(shù)據(jù)和信息丟失；檔案數(shù)字化建設將毀于一旦、功虧一簣，造成很大的經(jīng)濟損失。此外，電腦黑客的侵入將竊取檔案信息，使得檔案管理的隱私權被破壞，不僅會給單位造成嚴重的損失，而且會給個人造成不可估量的傷害。因此，計算機的安全問題是進行檔案數(shù)字化建設必須要解決的問題。

（四）檔案信息管理人員的業(yè)務知識單一

要進行檔案數(shù)字化建設，檔案信息管理人員必須具備檔案管理的專業(yè)知識和計算機知識；只有融合兩者，才能勝任數(shù)字化檔案管理工作。事實上，很多單位和部門的檔案管理人員不具備對以上兩門知識的把握，其大多是由單位委任的。單位領導直接派遣與檔案管理工作性質(zhì)相近的職工，或者計算機專業(yè)的職工進行檔案管理，這樣既不利于檔案數(shù)字化建設，也不利于單位的檔案管理。嚴格來說，具備兩門知識的人才甚少，現(xiàn)任的檔案管理人員的檔案管理水平不高，數(shù)字化檔案的建設越發(fā)困難。

二、針對檔案數(shù)字化建設問題的幾點思考

（一）做好紙質(zhì)版檔案

雖然紙質(zhì)版檔案管理工作量大、管理效率低，但是鑒于數(shù)字化檔案的弊端，以及為了管理安全起見，檔案管理部門還需完善紙質(zhì)版的檔案建設。對此，一是要做好紙質(zhì)版檔案管理的正確性，包括檔案中的日期、個人信息、文件內(nèi)容、數(shù)字標點等。只有確保紙質(zhì)版檔案的內(nèi)容正確無誤，輸入電腦的檔案信息才會正確，具有數(shù)字化建設的意義。否則錯誤的數(shù)字化檔案不僅會給他人造成損失，還會誤導管理者一錯再錯。二是要做好紙質(zhì)版檔案的完整性和延續(xù)性。個人檔案或者單位檔案，因職工調(diào)動或者單位搬遷建設等容易導致紙質(zhì)版檔案丟失，且一旦丟失，就再也找不回來。因此，檔案管理人員必須確保紙質(zhì)版檔案的完整性，從而保護單位和個人的資料信息，使數(shù)字化檔案查詢紙質(zhì)版信息有據(jù)可依。三是要保障紙質(zhì)版檔案的安全。檔案信息關系到個人和單位的隱私，關乎他人和單位的安全。因此，檔案管理人員必須確保紙質(zhì)版檔案的安全，不僅要防止其發(fā)生損毀和丟失，更要防止發(fā)生篡改檔案的行為。

（二）加強數(shù)據(jù)庫建設和管理

數(shù)字化信息技術的發(fā)展促使檔案管理工作不斷取得了新的成績。但是，仍有一部分工作做得不到位，即目前還沒有建立一個完備的數(shù)據(jù)庫。檔案數(shù)字化建設的關鍵問題就是數(shù)據(jù)庫的建設和管理。有關部門應該應用當前快速發(fā)展的信息技術，不斷建設和完善數(shù)據(jù)庫；數(shù)據(jù)庫的建立是一個漫長的、由單個到群體的循序漸進的過程。要加強數(shù)據(jù)庫建設和管理，有關領導就必須要求單位上下統(tǒng)一認識，充分認識數(shù)據(jù)庫建設的重要性；堅持計算機技術人員同檔案業(yè)務人員協(xié)同配合，遇到問題共同探討和解決。此外，在建設數(shù)據(jù)庫的過程中要突出重點，打破傳統(tǒng)思想的束縛，實現(xiàn)由單一的數(shù)據(jù)庫向系統(tǒng)的數(shù)據(jù)庫發(fā)展；在數(shù)據(jù)庫的管理過程中，要能夠重點面向應用、建立活庫，應用數(shù)據(jù)庫的使用頻率和效率來考核數(shù)據(jù)庫的活性等。

（三）提高管理人員的技術水平

鑒于數(shù)字化檔案的重要性，必須建立專門的管理人員隊伍進行管理。為此，檔案管理人員應做好以下幾點：一是要強化自身的計算機網(wǎng)絡知識，提高計算機應用水平，充分發(fā)揮數(shù)字化檔案建設的優(yōu)越性。管理者不僅要熟練地操作計算機，還必須懂得如何利用數(shù)字化檔案管理軟件，加密隱私和設置計算機防火墻，識別和防范計算機病毒，安全清除計算機病毒，保證檔案數(shù)字化建設的安全性。二是要熟悉檔案管理知識，將檔案管理知識充分應用到計算機管理中；能用檔案數(shù)字化管理軟件識別檔案信息的正確性、完整性以及數(shù)字的邏輯性，使檔案數(shù)字化建設質(zhì)量高、效率好。三是要努力提高管理者的職業(yè)道德素質(zhì)。不管是對紙質(zhì)版檔案還是數(shù)字化檔案來說，管理者的業(yè)務素質(zhì)和道德素質(zhì)都至關重要。其管理水平和責任態(tài)度決定了檔案管理的質(zhì)量以及檔案數(shù)字化建設的質(zhì)量。因此，有關部門必須加強管理者的道德修養(yǎng)，嚴格做好對檔案管理者的管理。

（四）要引進和應用先進的檔案管理軟件

管理軟件作為檔案數(shù)字化建設的管理系統(tǒng)，必須與計算機與網(wǎng)絡升級同步，即必須讓管理軟件進行相應的升級更新。否則隨著計算機系統(tǒng)的發(fā)展，管理人員將無法打開管理軟件，或者網(wǎng)絡升級使得管理軟件在互聯(lián)網(wǎng)中無法識別，從而影響檔案的數(shù)字化建設。此外，要引進和應用先進的檔案管理軟件，加快和促進檔案數(shù)字化建設的更新升級，促使數(shù)字化檔案管理能夠更加順暢，應用更加方便，從而真正達到數(shù)字化檔案管理的目的。

三、結(jié)語

要做好檔案數(shù)字化建設，必須從根本上抓起。如引進和應用先進的檔案管理軟件，強化對管理者檔案管理知識和計算機知識的培訓，使其能夠熟練地操作先進的管理軟件；充分應用好計算機知識，避免病毒感染和黑客攻擊、破壞檔案資料信息。只有確保檔案管理的安全性，數(shù)字化檔案建設才有意義，才能順應數(shù)字化檔案信息管理的發(fā)展趨勢。

（作者單位為內(nèi)蒙古自治區(qū)國土資源信息院）

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