高職院校教育科學研究項目檔案管理探析

吳　薇

(楊凌職業(yè)技術學院 學報編輯部，陜西 楊凌 712100)

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高職院校教育科學研究項目檔案管理探析

吳薇

(楊凌職業(yè)技術學院 學報編輯部，陜西 楊凌 712100)

隨著高職院校教育科學研究項目的日益增多，項目檔案管理過程中存在著一系列問題，管理難度也更加明顯。高職院校教育科學研究項目檔案管理存在管理意識不強、制度不夠完善、人員配備相對不足等問題，通過強化管理意識，完善檔案管理制度，加強有效溝通，增加專職管理人員，改善硬件設備，改進管理方式等措施，以期提高教育科學研究項目檔案管理水平和檔案有效利用率。

高職院校；教育科學研究；檔案管理

教育科學研究項目檔案是參與研究人員進行項目科學研究活動的真實記錄，它記載和反映了項目教育科學研究活動的全部過程和具體成果。教育科學研究項目檔案對于高職院校具有重要意義，它不僅是項目教研人員的勞動成果和智慧結晶，也是教育科學研究管理的歷史與經(jīng)驗的文件材料，更在一定程度上展示了高職院校的教育科學研究水平。由于高職院校教育科學研究項目檔案形成的周期一般在兩到三年，需要經(jīng)過論證、立項、實施驗收、推廣等過程，因此，在加強項目資料收集并加以歸類、組卷、整理、收集相關檔案的一系列工作，是高職院校教研檔案管理人員的重要工作。

教育科學研究項目檔案歸檔內容包括項目檔案和教育科學研究綜合檔案。其中，項目檔案歸檔內容主要包括項目研究的申請立項階段(申請書)、開題階段(開題報告、課題論證材料、任務書等)、中期檢查階段(中期檢查報告、階段工作報告)、驗收階段(驗收報告、研究報告、研究成果材料、鑒定會材料、驗收評價意見等)、成果推廣應用階段(推廣應用證明材料、成果鑒定意見、成果宣傳報道材料、支撐材料等)、成果申報和獎勵階段(成果申報書、批文、獲獎證書、專利申請書和證書等)的所有相關材料。教育科學研究綜合檔案主要包括上級有關部門科研工作的文件及學院的上報材料、學院教育科學研究工作的規(guī)章制度、請示、批復等，學院學術委員會成員名單，學院教育科學研究成果受獎情況，上級下達的科研計劃、任務，學院上報的教育科學研究計劃、總結，學院科研成果登記表及重大科研項目執(zhí)行情況，學院評選先進科技工作的文件材料，學院召開教育科學研究專項會議的文件材料，學院組織開展的教育科學研究經(jīng)驗交流活動的文件材料，學院舉辦或承辦的項目研討活動的文件材料，學院有關教育科學研究活動的交往活動，外事活動的記錄材料，學院編印或出版的教科研論文集以及反映學院教科研動態(tài)和成果的報紙、刊物等。

一、教育科學研究項目檔案管理存在的問題

(一)管理意識不強，認識不足，檔案材料收集不完整

項目管理工作人員的主觀意識對于檔案管理工作的合理、有序進行，以及提高檔案管理部門的工作效率具有重要作用，對營造一個檔案科學化管理的良好氛圍有著重要作用。但是，由于受傳統(tǒng)管理理念的影響，許多由中專轉型的高職院校在日常運行中，將主要精力放在了提高教學質量和日常管理上面，學院領導、教育科學研究主管部門及參與教育科學研究項目研究人員等對于教育科學研究工作及其檔案管理工作認識不足，重視不夠，尤其是項目檔案管理人員管理意識薄弱，在收集科研成果檔案時只注重科研項目的結果性材料，諸如論文、著作等[1]73，而在科研項目實施過程中很少關注和收集。此外，有些教育科學研究人員將自己的科研成果視為個人所有，項目的論著、獲獎證書和專利不愿意提供等因素，導致了歸檔檔案不完整。

(二)管理制度不夠完善，溝通協(xié)調不夠

項目檔案管理制度的主要作用就是為實踐工作提供科學化的指導，在高職院校教育科學項目檔案管理過程中，雖然有相關的規(guī)章制度作為管理工作的依據(jù)，相關的管理制度并不完善，大多參照和借鑒常規(guī)性檔案管理辦法，缺乏相應的科研檔案管理制度、辦法和實施細則，相關健全的監(jiān)督體系。項目檔案管理人員只能在口頭上做一些說明、解釋，而不能做硬性要求，監(jiān)督力度非常小，沒有相應的制約手段[2]6。此外，學院各相關部門之間、管理人員和教育科學研究人員之間缺乏研究的充分交流和探討，導致存在著諸如檔案管理混亂、檔案流失等問題。

(三)管理人員配備相對不足，專業(yè)水平不高

由于受到傳統(tǒng)檔案管理觀念的影響，在高職院校教育科學研究項目檔案管理過程中，教育科學研究檔案管理人員主體力量是兼職人員，加之隨著教育科學研究項目的不斷增加，相關項目資料的數(shù)量越來越多，造成檔案資料常年積壓、整理工作滯后、檔案質量不高，難以進行有效建檔。此外，大多兼職管理人員，沒有受過檔案管理的專業(yè)培訓或指導，在項目管理方面，缺乏相關項目檔案管理的專業(yè)知識，相關工作人員沒有充足的時間和精力投入其中，這就造成了在資料的收集和整理過程中，沒有及時對有關項目檔案進行跟蹤、收集整理、歸檔保管，導致在項目結束后，因為間隔時間太長，造成檔案資料不健全以及內容缺失，項目資料建檔速度滯后等現(xiàn)象。同時，在檔案資料的科學化管理上，也存在許多問題，比如檔案資料分類不清楚、檔案編號不清以及資料不完整、順序混亂等諸多亂象，對檔案的后期查詢以及有效利用、應用帶來了非常大的不便。

(四)硬件設施不足，管理方式較為落后，檔案利用范圍較窄

檔案管理的主要作用就是為科研工作提供有效的資料和信息查詢，而管理方式陳舊落后，不能及時、有效、準確地發(fā)揮檔案功能和應有價值。隨著社會發(fā)展速度的加快，高職院?？蒲惺侄我约翱蒲许椖坎粩嗌?，相關的檔案資料也不斷增加。然而，高職院校相對來說辦學起步較晚，家底薄，加之管理意識觀念上的不重視，管理制度不健全，資金投入較少。在相關項目檔案的管理方式上，項目管理的方式仍是傳統(tǒng)的人工收集和整理檔案資料的管理模式，只是項目資料堆積或簡單整理、查詢，這樣的管理方式已經(jīng)不能滿足當前檔案管理的實際需求，也容易出現(xiàn)檔案的丟失和資料信息的泄漏，尤其是在檔案信息的準確度上，存在檢索速度慢，效率低下等現(xiàn)象，這就造成了在檢索過程中存在諸多的問題。檔案管理部門一般只將科研檔案向從事項目研究的科研人員提供參考，未將成果應用于教學等環(huán)節(jié)，使科研成果利用價值范圍比較窄。

二、加強教育科學研究項目檔案管理工作的措施

(一)提高認識，強化管理意識

強化教育科學研究項目檔案管理意識，高職院校應充分認識教育科學研究和項目檔案管理的重要性，學院領導、職能部門、檔案管理人員及學院教育工作者應增強教育科學研究和項目檔案管理的意識。學校領導和教育科學研究主管部門要轉變思想觀念，把項目檔案管理這項工作納入議事日程，納入職能部門的目標管理，把項目檔案建設當作學校一項重大的基礎性工作常抓不懈，營造一個檔案科學化管理的良好氛圍[3]84。學院各管理部門要積極協(xié)助、及時收集、補充完善項目檔案管理內容。檔案管理工作人員要及時改變傳統(tǒng)落后的管理觀念，努力提高其在管理過程中的主動性，才能從根本上改變高職院校教育科學研究項目檔案管理工作中存在的問題。如對研究項目時間長、資料多等特點，采取相應措施，然后對資料進行階段性整理，以保證不會因為長時間的擱置而造成資料的遺失。

(二)完善檔案管理制度，加強有效溝通

高職院校教育科學研究項目檔案管理工作中完善的教育科學研究檔案管理制度是重要基礎，是學院教育科學研究管理的重要部分。學校相關部門應結合自身的實際情況，制定和完善實用性較強的相關規(guī)章制度，對項目檔案的收集、整理、利用、保管、鑒定等做出明確規(guī)定。另外，還應明確檔案管理的職責和分工，對相關人員，如學院科研主管部門的管理人員、各分院負責管理人員和項目負責人，分別建立項目檔案規(guī)定職責，制定歸檔范圍，形成明確的管理工作機制，從而加強管理崗位責任制，提高工作人員責任感，以指導相關管理人員的操作，建立合理流程，提高工作效率。此外，還要加強科研部門與檔案管理部門之間，檔案管理人員與高職院校教育科學研究項目組之間的有效溝通，充分協(xié)作，在保持對其科研項目密切關注的同時，要隨時跟進資料的收集和整理工作，以保證相關資料的完整和清晰。真正做到教育科學研究檔案的形成、管理與教育科學研究項目的立項、中期檢查、結題驗收、成果鑒定的全部過程同步進行，使教育科學研究項目檔案具有客觀性、真實性、系統(tǒng)性、連續(xù)性和完整性，確保科研檔案的利用價值[1]74。

(三)增加專職管理人員，提高檔案管理水平

高職院?？筛鶕?jù)相關檔案管理部門的實際情況，加大人力投入，引進高素質的專業(yè)人才，并提供一些檔案培訓、外出學習、經(jīng)驗交流的機會，對從事項目檔案管理工作人員進行有針對性、有側重點的專業(yè)培訓，提高檔案管理意識，提高專業(yè)素質，提高檔案管理過程中的綜合管理水平。工作人員要履行檔案管理崗位職責，認真負責，熟悉項目文件要求及項目研究周期，及時與項目組多溝通，了解項目研究進展情況，及時更新項目檔案內容。在工作過程中，自身也要不斷加強學習，在實際檔案管理操作中，總結經(jīng)驗，以拓展自身的知識面，提高自身的業(yè)務能力。

(四)改善硬件設備，改進管理方式，提高項目檔案有效利用率

高職院校應加大經(jīng)費投入，增加相關的檔案管理設備。在硬件設施方面逐步建立起功能多、綜合性強、覆蓋面廣的教育科學研究項目檔案管理信息資源網(wǎng)絡，加快實施項目檔案信息化建設。項目檔案管理方式要及時更新，工作人員可以充分利用信息技術，及時把每個項目檔案材料規(guī)范化的錄入電腦信息庫中，按步驟、有程序地進行檔案分類歸檔工作，并對錄入的項目檔案信息進行及時的更新和維護。在管理方式的改進過程中，要引進先進的管理經(jīng)驗，采取科學合理的管理方式，對檔案檢索中存在的各種問題，采用具有針對性的改進措施。如檔案整理過程中，根據(jù)資料的不同特點以及不同用途，編輯文檔，進行分門別類，精確編輯，規(guī)范整理，并在這一過程中，保證資料的完整性和層次性。并針對這些資料進行登記入檔，以方便查詢、管理。以提高檔案管理工作的標準化管理，提高管理質量和工作效率。

三、對教育科學研究項目檔案管理的思考

總而言之，教育科學研究工作對高職院校的內涵建設、辦學模式改革、教師專業(yè)發(fā)展、提高教育教學質量和增強學校核心競爭力，有著重要的現(xiàn)實意義。高職院校教育科學研究項目是相關工作人員的研究探索的結晶，是其智慧的體現(xiàn)，而相關的檔案資料是對研究人員勞動成果的總結，對進一步提升人才培養(yǎng)質量，完善教育教學工作，深化高等教育改革具有重要意義，同時，這些資料對于將來研究的深入以及服務社會，都有重要作用[3]85。因此，在高職院校教育科學研究項目檔案的管理過程中，要健全責任制度，制定完善的措施，以保證項目檔案管理相關工作的順利開展。

[1] 王浩. 高職產(chǎn)學研結合中的科研成果檔案管理研究[J]. 新疆職業(yè)教育研究，2011(3).

[2] 夏濤. 高?？蒲袡n案管理存在的問題及對策[J]. 云南檔案,2008(09).

[3] 吳薇. 高職院校教育科學研究的現(xiàn)狀與對策[J]. 北京農(nóng)業(yè)職業(yè)學院學報,2015(02).

[責任編輯袁培堯]

Analysis of College Education Scientific Research Project Archives Management in Higher Vocational Colleges

WU Wei

(YanglingVocationalandTechnicalCollege,Yangling712100,China)

With the increasing of the educational scientific research projects in higher vocational colleges, there are a series of problems in the process of project file management, and the management difficulty is more obvious. The archive management of higher vocational college’s education scientific research project problems was analyzed, and measures were put forward: strengthening management awareness, improving the archives management system, strengthening communication, increasing full-time management personnel, improving the hardware facilities and improving management measures in order to provide high education scientific research project management level of archives and archival utilization rate.

education of higher vocational colleges; scientific research; archives management

2015-12-28

2014年楊凌職業(yè)技術學院人文社科類研究基金項目“高職院校青年教師教科研能力培養(yǎng)的研究”(項目編號：GJ1412)

吳薇(1982- )，女，陜西西安人，楊凌職業(yè)技術學院助理研究員，教育學碩士，主要從事高職教育和編輯學研究。

G271

A

1671-8127(2016)04-0142-03