公共資源交易中心資金管理的系統(tǒng)設(shè)計

河南省南陽市建設(shè)工程發(fā)承包交易中心 于蕓

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公共資源交易中心資金管理的系統(tǒng)設(shè)計

河南省南陽市建設(shè)工程發(fā)承包交易中心 于蕓

摘 要：針對目前資金管理系統(tǒng)在實際運行中存在的諸多問題，筆者分析了資源中心資金管理系統(tǒng)的現(xiàn)狀，給出了設(shè)計方案，建議將保證金系統(tǒng)改為虛擬子賬號模式，引入財務(wù)軟件系統(tǒng)，很好地解決了標書費、保證金財務(wù)管理系統(tǒng)中存在的問題。

關(guān)鍵詞：公共資源交易中心 資金管理系統(tǒng) 現(xiàn)狀 方案設(shè)計

公共資源交易中心資金管理系統(tǒng)一般由保證金網(wǎng)上交納、標書費網(wǎng)上交納、業(yè)務(wù)系統(tǒng)、銀行接口、財務(wù)系統(tǒng)等多個子系統(tǒng)組成，其目的是實現(xiàn)標書費和保證金的網(wǎng)上交納。中心工作人員不參與標書費、保證金的收取，對各方封閉投標企業(yè)參與項目的情況，從而防止串圍標現(xiàn)象的發(fā)生。然而，目前各市的資金管理系統(tǒng)在實際運行中都發(fā)現(xiàn)了諸多問題，本文分析了市資源中心資金管理系統(tǒng)的現(xiàn)狀，并就設(shè)計方案進行了研究。

1 資源中心資金管理系統(tǒng)現(xiàn)狀

1.1 標書費、保證金網(wǎng)上交納情況

標書費網(wǎng)上交納，是投標企業(yè)通過網(wǎng)銀進行網(wǎng)上交納，交易平臺系統(tǒng)通過銀行設(shè)立的專門端口獲取銀行數(shù)據(jù)，從而實現(xiàn)網(wǎng)上購買標書。項目結(jié)束后，交易平臺系統(tǒng)將標書費按項目標段進行匯總，由財務(wù)人員逐筆核對銀行商戶信息后人工匯款給代理公司。標書費網(wǎng)上交納流程如圖1所示。

保證金網(wǎng)上交納，是資源中心與銀行合作，在銀行設(shè)立多個子賬戶，投標企業(yè)通過銀行柜臺或網(wǎng)銀方式將保證金打入指定子賬戶，交易平臺系統(tǒng)通過銀行端口獲取銀行數(shù)據(jù)。投標企業(yè)正確交納保證金后在交易平臺系統(tǒng)中可以查到保證金的到賬情況，并自行與投標項目標段進行綁定，交易平臺軟件系統(tǒng)確認該企業(yè)的項目保證金已交納，從而實現(xiàn)保證金網(wǎng)上交納的功能。項目結(jié)束后，交易平臺系統(tǒng)將保證金按項目標段進行匯總，由項目負責人發(fā)起，最終由財務(wù)人員通過交易系統(tǒng)進行退還。保證金網(wǎng)上交納流程如圖2所示。

圖1　標書費網(wǎng)上交納流程

圖2　保證金網(wǎng)上交納流程

1.2 目前資金管理中存在的突出問題

1.2.1 數(shù)據(jù)零散

目前財務(wù)所需的資金信息來源較多，分散在銀行商戶、銀行、交易平臺三個方面，數(shù)據(jù)分散，給財務(wù)帶來了巨大的處理壓力。

標書費信息來源于銀行商戶，包括有流水號、金額、日期等信息；銀行系統(tǒng)可獲得企業(yè)賬戶、資金進出情況、日期、金額、備注信息等情況；而企業(yè)名稱、保證金和標書費金額、項目標段、代理公司、開始截止日期、開戶銀行等信息來源于交易平臺系統(tǒng)。

各項數(shù)據(jù)分散于多個系統(tǒng)造成財務(wù)人員在整理、分析真實財務(wù)信息時必須人工從各個系統(tǒng)中抽取有用信息，加之數(shù)據(jù)量過大，財務(wù)人員進行人工核對近乎不可能。

1.2.2 現(xiàn)有交易系統(tǒng)平臺軟件程序設(shè)計存在問題

(1)程序設(shè)計人員對于實際財務(wù)運行不熟悉。程序員與會計分屬兩個行業(yè)，差別較大，對實際的財務(wù)運行情況不熟悉。程序設(shè)計過于理想化、簡單化。對實際運行和異常情況的處理非常不到位，造成諸多漏洞和錯誤的存在。

(2)銀行開發(fā)功能有限。銀行為保障資金安全，對于開放的功能非常有限，而且接口的開放權(quán)限在省行，軟件接口的開發(fā)則放在國家級開放中心，實際運行所需的實用功能不可能提供給中心使用。

(3)實際情況的復雜性。在實際運行中發(fā)現(xiàn)以下復雜問題的存在，很難克服。第一，全國目前存在幾百家銀行，銀行識別碼、銀行網(wǎng)點的變更、系統(tǒng)升級等因素很容易造成企業(yè)賬戶信息發(fā)生變更或出現(xiàn)異常；第二，銀行服務(wù)質(zhì)量有差別，農(nóng)信社等小型銀行容易出現(xiàn)開戶行未填寫，轉(zhuǎn)入錯誤賬戶等異常情況；第三，投標企業(yè)容易出現(xiàn)多個標段資金合并轉(zhuǎn)賬；轉(zhuǎn)入錯誤賬戶；未及時綁定；綁定到錯誤項目；未及時變更基本賬戶等諸多問題；第四，退還保證金時，由于企業(yè)賬戶信息錯誤，銀行退回資金無明顯標識，交易平臺系統(tǒng)也無法正確識別。

1.2.3 安全可靠性存在問題

(1)資源交易平臺系統(tǒng)不同于其它內(nèi)部使用系統(tǒng)，不僅用于內(nèi)部業(yè)務(wù)辦理，還必須在互聯(lián)網(wǎng)上對社會開放辦理業(yè)務(wù)。這就給黑客造成了有利條件，遭受人為攻擊的危險時刻存在，其安全性無法得到完善有效的保障。

(2)軟件系統(tǒng)錯誤風險。軟件系統(tǒng)錯誤、漏洞的風險始終存在。以資金管理最為嚴格，安全程度最高的銀行為例，如果在百度輸入“銀行出錯”，會出現(xiàn)五百多萬條結(jié)果。同樣交易平臺軟件系統(tǒng)出現(xiàn)錯誤，導致資金信息錯誤或異常不可避免。

2 目前急需解決的問題

目前資源中心資金管理存在兩個突出問題是急需解決。

2.1 標書費存在問題

(1)標書使用建行商戶進行網(wǎng)上交納，商戶隔日將標書費匯入進入中心賬戶，無完整的明細信息。想要獲得完整準確的明細數(shù)據(jù)，只能憑借人工對照銀行商戶流水號進行查詢。

(2)標書費數(shù)據(jù)量大，每天需要人工處理的數(shù)據(jù)達到幾百筆甚至上千筆，需要逐筆與交易平臺數(shù)據(jù)進行比對，處理過程復雜、煩瑣，匯總核算工作量極大。

2.2 保證金存在問題

(1)市資源中心目前使用的保證金系統(tǒng)目前是為每個行業(yè)設(shè)立一個銀行子賬戶。這種模式的保證金系統(tǒng)設(shè)計存在較大的缺陷，已沒有其它資源交中心在使用該套系統(tǒng)。2014年需經(jīng)中心信息科與軟件開發(fā)公司對該套系統(tǒng)進行了多項重大改進，但仍然無法克服單賬戶模式的弊病。

(2)投標企業(yè)保證金轉(zhuǎn)入后需要在交易平臺系統(tǒng)中再進行一次綁定操作，不熟悉流程的投標企業(yè)很有可能出現(xiàn)綁定錯誤。這個問題也一直是投標企業(yè)投訴的熱點，目前仍然有3‰甚至更高的差錯率，給投標企業(yè)造成不必要的損失。

(3)銀行提供的端口功能有限，不能提供退款核對和利息合并退款的功能。

(4)由于投標企業(yè)銀行賬戶發(fā)生變更，被銀行退回的資金系統(tǒng)不能正確識別，財務(wù)人員在資金處理時容易出現(xiàn)偏頗。

3 設(shè)計方案

綜上所述，目前市資源中心的標書費、保證金財務(wù)管理系統(tǒng)已不能適應當前中心業(yè)務(wù)發(fā)展需要，經(jīng)多方考察研究，本文給出以下設(shè)計方案。

3.1 保證金系統(tǒng)改為虛擬子賬號模式

虛擬子賬號模式如圖3所示，是項目開始時，由交易平臺系統(tǒng)為項目的每個標段在銀行開設(shè)一個虛擬子賬號。

圖3　虛擬子賬號模式

企業(yè)交納保證金時，將該項目標段的保證金轉(zhuǎn)入指定的虛擬子賬號即可，不需要現(xiàn)在的綁定操作。此時不需要驗證資金是否出自企業(yè)基本賬戶，金額是否正確，交易平臺系統(tǒng)在開標前不查詢賬戶明細，不僅減少了系統(tǒng)的驗證壓力，同時也增強了系統(tǒng)保密性。

在開標時，交易平臺系統(tǒng)才從銀行調(diào)取該標段虛擬子賬戶內(nèi)繳納的資金信息，進行基本賬戶和金額的驗證，此時才能得到該項目的投標企業(yè)等信息，如圖4所示。

虛擬子賬戶的優(yōu)勢在于，改變軟件系統(tǒng)以往需要對整個賬戶的所有資金進行查詢處理為只對單個子賬戶少量資金的查詢處理。避免了軟件系統(tǒng)在財務(wù)管理方面的劣勢。在安徽、江蘇等地該方案應用較多，方案已經(jīng)成熟。目前河南省的焦作、濟源等地正在與建行進行溝通實施。軟件實施方面，信息科與國泰技術(shù)進行了多次溝通，在保證金過渡階段，可存在兩種保證金交退方式。

3.2 引入財務(wù)軟件系統(tǒng)

3.2.1 引入財務(wù)軟件系統(tǒng)的作用和目的

(1)資金校驗。目前的交易平臺系統(tǒng)無法生成完整準確的資金來往數(shù)據(jù)，與銀行來往明細存在較大誤差，引入財務(wù)軟件可以在銀行和交易系統(tǒng)之間搭起有效的橋梁，從兩方取得有效數(shù)據(jù)進行核對，從而實現(xiàn)資金來往的日清月結(jié)，如圖5所示。

(2)數(shù)據(jù)整理。標書費的數(shù)量較大，引入財務(wù)軟件可以自動從銀行和第三方支付系統(tǒng)提取數(shù)據(jù)，與交易平臺系統(tǒng)進行核對，從以前的人工校對、分類、匯總轉(zhuǎn)為自動完成。

圖4　項目投標企業(yè)信息案例

圖5　引入財務(wù)軟件的交易平臺系統(tǒng)

圖6　財務(wù)軟件的標書費交納

(3)支出校核。財務(wù)軟件對每筆支出進行數(shù)據(jù)校核，保證每筆支出都有進項，金額相符，避免重復支出、錯誤支出，如圖7所示。

圖7　財務(wù)軟件的支出校核

3.2.2 對財務(wù)軟件系統(tǒng)開發(fā)公司的要求

對財務(wù)軟件系統(tǒng)開發(fā)公司的選擇有以下需求。

(1)軟件安全性要求高。資源中心標書費、保證金收退金額較大，數(shù)據(jù)量大，資金不容出錯，要求軟件的安全性必須足夠高，軟件公司有為其他大型企業(yè)開發(fā)財務(wù)軟件系統(tǒng)的經(jīng)驗。

(2)接口復雜。標書費、保證金的管理不是單一軟件工作，而必須與銀行、第三方支付、公共資源交易平臺系統(tǒng)進行大量的數(shù)據(jù)對接，要求財務(wù)軟件公司必須有與銀行、第三方支付、ERP等軟件有成熟的對接合作經(jīng)驗，有相關(guān)案例。

(3)時間緊、任務(wù)重。做為電子招投標的基礎(chǔ)性工作，財務(wù)管理系統(tǒng)必須先期完成改進工作。要求財務(wù)軟件公司必須具備充足的技術(shù)力量，在短期內(nèi)完成各項技術(shù)對接開發(fā)工作。

(4)二次開發(fā)任務(wù)量大。按國家發(fā)改委要求，2016年將開始公共資源交易平臺認證工作。要求財務(wù)軟件公司必須具有同類資源交易中心財務(wù)軟件開發(fā)經(jīng)驗，技術(shù)成熟，減少升級帶來的業(yè)務(wù)中斷、程序錯誤等問題。

4 結(jié)語

本文的設(shè)計方案經(jīng)南陽市公共資源交易中心試用，很好地解決了標書費、保證金財務(wù)管理系統(tǒng)中存在的問題。

參考文獻

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作者簡介：于蕓(1980-)，女，河南南陽人，本科，會計師，主要從事財務(wù)會計方面的研究。

中圖分類號：F832

文獻標識碼：A

文章編號：2096-0298(2016)02(a)-044-04