電子文件管理現(xiàn)狀及對(duì)策建議淺析

◎航天東方紅衛(wèi)星有限公司 石東

電子文件管理現(xiàn)狀及對(duì)策建議淺析

◎航天東方紅衛(wèi)星有限公司 石東

電子文件安全管理是我國(guó)實(shí)施信息化戰(zhàn)略的重要任務(wù)，是新時(shí)期國(guó)家管理的基礎(chǔ)性工作，對(duì)于確保國(guó)家信息安全、提升國(guó)家軟實(shí)力具有重要意義。

電子文件是指機(jī)關(guān)、團(tuán)體、企事業(yè)單位和其它組織在工作過(guò)程中，通過(guò)電子設(shè)備形成、辦理、傳輸和存儲(chǔ)的文字、圖表、圖像、音頻、視頻等不同形式的信息記錄，并以數(shù)碼形式存儲(chǔ)于信息載體中，依賴數(shù)字設(shè)備閱讀、處理，可在網(wǎng)絡(luò)上傳送的文件。因此，電子文件有著對(duì)設(shè)備的依賴性、與記錄載體的可分離性、易修改等特點(diǎn)。針對(duì)這些特點(diǎn)，管理人員應(yīng)該注意對(duì)電子文件整體與部分的把握，不可將其僅僅作為一個(gè)單獨(dú)的個(gè)體，而要注重各個(gè)電子文件間的聯(lián)系，把握系統(tǒng)性。同時(shí)，管理人員更應(yīng)建立完善的電子文件管理機(jī)制與辦法并嚴(yán)格執(zhí)行，采取有效措施對(duì)其進(jìn)行相應(yīng)的監(jiān)控。

一、管理現(xiàn)狀及問(wèn)題

1．管理標(biāo)準(zhǔn)有待完善

電子文件的復(fù)雜性要求文件管理必須依據(jù)工作內(nèi)容建立一定的制度標(biāo)準(zhǔn)和政策保障。就目前檔案行業(yè)針對(duì)電子文件管理的相關(guān)規(guī)定來(lái)看，其僅僅是制定了一些原則性規(guī)范，在實(shí)施上“折扣”的現(xiàn)象較多。同時(shí)，由于國(guó)家頒布的部分相關(guān)標(biāo)準(zhǔn)沒(méi)有以完整的法律法規(guī)形式出現(xiàn)，所以有著系統(tǒng)性弱、覆蓋面窄、推廣執(zhí)行力度低的問(wèn)題，有待進(jìn)一步改進(jìn)。

2．容易遭到破壞且難以被發(fā)現(xiàn)

在新媒體時(shí)代背景下，以網(wǎng)絡(luò)技術(shù)為依托的多媒體、自媒體迅速普及，音頻、視頻、圖像等各種形式與格式的信息大量出現(xiàn)并廣為傳播，這些信息以插件的形式大量存在于電子文件中，使電子文件成為了多種形式的信息混合物，導(dǎo)致其存儲(chǔ)管理的技術(shù)環(huán)境和結(jié)構(gòu)更加復(fù)雜。此外，在全球聯(lián)系越加緊密的同時(shí)，各個(gè)地域間技術(shù)應(yīng)用發(fā)展不平衡問(wèn)題越發(fā)明顯，若不能對(duì)各地域技術(shù)應(yīng)用制定統(tǒng)一標(biāo)準(zhǔn)，很可能導(dǎo)致電子文件離開(kāi)某一特定環(huán)境便產(chǎn)生不可逆的變化，從而失去其原有價(jià)值。

檔案的本質(zhì)屬性是原始記錄性。傳統(tǒng)紙質(zhì)文件原始性的確認(rèn)十分簡(jiǎn)單，但基于大數(shù)據(jù)環(huán)境產(chǎn)生的電子文件，其儲(chǔ)存形式是數(shù)據(jù)信息，因此紙質(zhì)文件通常使用的個(gè)人筆跡特征、書寫和新舊的判斷方法并不適用，被管理的電子文件內(nèi)容出現(xiàn)變動(dòng)，如刪除甚至篡改，很難被發(fā)現(xiàn)或進(jìn)行識(shí)別。

3．電子文件信息安全隱患

電子文件以存儲(chǔ)量大、傳輸快、易于共享等優(yōu)點(diǎn)被人們廣為推崇，但與此相對(duì)的，電子文件在處理、整理、歸檔、保管、利用等過(guò)程與環(huán)節(jié)中都或多或少地面臨著信息丟失甚至被更改的威脅。另外，網(wǎng)絡(luò)環(huán)境也充滿木馬病毒、黑客攻擊、信息攔截和篡改偽造等威脅，給信息安全帶來(lái)了諸多隱患。

4．介質(zhì)載體易受外界環(huán)境影響

因?yàn)殡娮游募哂性O(shè)備依賴性、與記錄載體的可分離性特點(diǎn)，所以電子文件可以脫機(jī)及數(shù)據(jù)的形式存儲(chǔ)在U盤、光盤等介質(zhì)中。但不論其存在的載體是什么形式與種類，依存于載體的電子文件都極易受外界環(huán)境影響，如強(qiáng)磁場(chǎng)、溫濕度、撞擊等都會(huì)使其儲(chǔ)存時(shí)間縮短或信息損失。

二、幾點(diǎn)對(duì)策建議

要加強(qiáng)電子文件安全管理，就要建立完善的責(zé)任體系和電子文件全過(guò)程管理制度，使電子文件從收集到利用的整個(gè)過(guò)程及每一個(gè)內(nèi)在環(huán)節(jié)都有嚴(yán)密的管理和完善的制度；建立相應(yīng)的監(jiān)管機(jī)制，使電子文件運(yùn)行過(guò)程有序，最大限度確保信息和載體的安全性，以維護(hù)其原始性、真實(shí)性、完整性。

1．在制度層面進(jìn)行剛性規(guī)定

國(guó)家現(xiàn)有規(guī)范如電子文件管理暫行辦法規(guī)定，具有永久保存價(jià)值或其它重要價(jià)值的電子文件應(yīng)當(dāng)轉(zhuǎn)換為紙質(zhì)文件或縮微膠卷并歸檔。這里只是提出“應(yīng)當(dāng)”而不是“必須”轉(zhuǎn)換為其它形式歸檔，至于如何做到同時(shí)歸檔、由誰(shuí)歸檔、哪些必須歸檔等具體操作問(wèn)題也沒(méi)有相應(yīng)制度和標(biāo)準(zhǔn)。因此，需要國(guó)家和各行業(yè)檔案主管部門進(jìn)一步理順關(guān)系，建立健全配套法規(guī)標(biāo)準(zhǔn)體系，在制度上強(qiáng)制推進(jìn)。

2．加強(qiáng)對(duì)電子文件管理人員的管理

人的行為與主觀意向貫穿于電子文件管理的各個(gè)環(huán)節(jié)。因此，對(duì)于工作人員進(jìn)行審查的必要性與重要性不言而喻。要建立一套完善的審查制度，一方面需要培養(yǎng)工作人員的職業(yè)品質(zhì)、敬業(yè)精神和技術(shù)水平，讓他們忠于職守、認(rèn)真負(fù)責(zé)，從而提高工作人員的個(gè)人素質(zhì)，確保電子文件的安全。另一方面要避免出現(xiàn)問(wèn)題后各個(gè)部門、人員相互推諉扯皮的現(xiàn)象，明確責(zé)任到人。特別是在制作重要電子文件時(shí)，更要確保電子文件在制作階段不出現(xiàn)失真，從制作階段開(kāi)始就要?jiǎng)澢遑?zé)任范圍，避免相互干擾或有所缺漏。對(duì)于工作中不可避免的信息傳遞或載體調(diào)度，應(yīng)使用只讀文件，避免因操作失誤造成文件失真或用心不良者主觀造成的文件失真。

3．對(duì)相關(guān)人員的操作權(quán)限進(jìn)行等級(jí)劃分

系統(tǒng)用戶權(quán)限的角色分配、管理與電子文件管理的操作流程、檔案數(shù)據(jù)、管理層次和業(yè)務(wù)功能等息息相關(guān)，一般情況下包括系統(tǒng)管理用戶、文件管理用戶和文件借閱用戶。無(wú)論哪一類用戶，訪問(wèn)系統(tǒng)的過(guò)程主要是通過(guò)嚴(yán)格的身份認(rèn)證技術(shù)保證系統(tǒng)和文件的安全。

4．建立電子文件管理記錄系統(tǒng)

由于電子文件對(duì)載體的依賴性，所以在其形成后會(huì)隨載體的改變、格式的轉(zhuǎn)換進(jìn)行自身存在形式的變動(dòng)。為證實(shí)其內(nèi)容的原始性、真實(shí)性和準(zhǔn)確性，應(yīng)給每份電子文件建立檔案，從收集開(kāi)始到形成、保管、整理、歸檔、利用等各個(gè)過(guò)程及其內(nèi)在環(huán)節(jié)都應(yīng)有相應(yīng)的管理和使用情況記錄。此外，為適應(yīng)電子文件記錄錄入的隨機(jī)性，管理系統(tǒng)應(yīng)具備實(shí)時(shí)記錄特點(diǎn)，從而確保其作為驗(yàn)證電子文件原始性證據(jù)的真實(shí)性和權(quán)威性?！?/p>