何魯成檔案行政管理思想研究

馬婷婷

摘 要：本文從歷史狀況、自身職業(yè)認(rèn)知和學(xué)者影響三方面分析了何魯成檔案行政管理思想產(chǎn)生背景，并從檔案行政管理機(jī)構(gòu)、管理方式以及人事制度三方面總結(jié)和評析何魯成先生的檔案行政管理思想，以繼承并發(fā)揚(yáng)何魯成檔案行政管理思想精華，進(jìn)而促進(jìn)當(dāng)代檔案行政管理工作的發(fā)展。

關(guān)鍵詞：何魯成；檔案管理與整理；檔案行政；檔案人事

中國檔案學(xué)萌芽和產(chǎn)生時(shí)期是在20世紀(jì)初，當(dāng)時(shí)近代檔案學(xué)者以周連寬、程長源、何魯成等為代表，他們在總結(jié)多年從事檔案工作的實(shí)踐經(jīng)驗(yàn)的基礎(chǔ)上，出版了第一批檔案學(xué)著作（以下簡稱舊著），對今天的檔案學(xué)研究以及檔案實(shí)踐工作仍具有重要的借鑒。何魯成《檔案管理與整理》（以下簡稱《整理》）是我國近代檔案學(xué)形成的標(biāo)志之一，其中有關(guān)檔案行政管理的思想更是開近代之先河，為后來學(xué)者的檔案行政思想提供寶貴的借鑒。

1 產(chǎn)生背景

（一）歷史狀況：檔案行政的分散與落后

何魯成之所以重視檔案行政的研究，是由當(dāng)時(shí)檔案行政工作分散與落后的歷史狀況決定的。長期以來，檔案機(jī)構(gòu)各自為政，一盤散沙；檔案保存相當(dāng)分散，檔案管理沒有統(tǒng)一的規(guī)章制度；管卷人員世代相傳，師徒相承。這種狀況發(fā)展到清朝末年，已嚴(yán)重影響到政府各項(xiàng)工作的開展。文書檔案工作亟待改革，管卷人員亟需整頓。但問題是文書檔案工作怎樣進(jìn)行有效的改革，凡論及者“皆以技術(shù)為本”，認(rèn)為技術(shù)改革為檔案管理改革之關(guān)鍵。然而，十幾年的技術(shù)改革“所得成效甚微”。在充分總結(jié)已往經(jīng)驗(yàn)的基礎(chǔ)上，近代檔案學(xué)者不再囿于技術(shù)，而將改革的視角轉(zhuǎn)向行政。

（二）自身職業(yè)的認(rèn)知：機(jī)關(guān)行政不得不改革

1934年，何魯成進(jìn)入國民政府時(shí)期的行政院檔案整理處，在內(nèi)政部次長、領(lǐng)導(dǎo)行政效率研究會(huì)的甘乃光先生指導(dǎo)下工作。何魯成不僅有著多年的行政工作經(jīng)驗(yàn)，而且重視調(diào)查研究，在充分吸收文書、檔案改革成果，結(jié)合自身實(shí)踐經(jīng)驗(yàn)下編著了《檔案管理與整理》，此書一面世就受到了社會(huì)尤其是檔案界的廣泛關(guān)注，它是為響應(yīng)提倡行政效率革新而作。

何魯成在行政工作中認(rèn)識(shí)到機(jī)關(guān)內(nèi)部存在的弊端，因此，他提出對檔案行政機(jī)構(gòu)進(jìn)行改革、對“文書檔案連鎖法”的理論與實(shí)踐的建議。他的檔案行政管理思想可以說剛好在當(dāng)時(shí)的檔案工作中產(chǎn)生效用，清除了檔案工作的某些弊端。在《檔案管理與整理》中何魯成首次將檔案行政改革問題提上了議事日程，是在中國檔案工作歷史上提出檔案行政改革的先鋒。

（三）學(xué)者影響：現(xiàn)行辦法和意見的收集

何魯成檔案行政改革思想受到甘乃光先生很大程度的影響。甘乃光先生任內(nèi)政部次長、領(lǐng)導(dǎo)行政效率研究會(huì)，何魯成在進(jìn)入國民政府時(shí)期的行政院檔案整理處，工作受甘乃光先生的指導(dǎo)。甘乃光先生曾指出當(dāng)時(shí)的內(nèi)政部文書和檔案的處理有收發(fā)文無總號(hào)數(shù)、行政不集中、遺失文書不易查考、新舊檔案整理不能劃一四種弊病，并不是內(nèi)政部所獨(dú)有，一般機(jī)關(guān)也受其限制，因此迫切需要改革。

此書還大量引用國外檔案學(xué)理論并與實(shí)踐有機(jī)結(jié)合。國外檔案學(xué)在行政效率運(yùn)動(dòng)、整理歷史檔案以及相關(guān)學(xué)科等方面，都對中國檔案學(xué)的形成和發(fā)展起著重大的促進(jìn)作用。何魯成正是在行政效率運(yùn)動(dòng)中，充分吸收文書、檔案改革成果，結(jié)合自身實(shí)踐經(jīng)驗(yàn)，集各家之長，并注意學(xué)習(xí)國外檔案學(xué)理論與實(shí)際，編著《整理》一書，成為中國檔案學(xué)的啟蒙者。

2 檔案行政管理思想總結(jié)與評析

從具體的行政內(nèi)涵來說，此書從七個(gè)方面進(jìn)行論述，包括管理方式、職掌、組織、人員、工作分配、經(jīng)費(fèi)、顧問與合作者。本文選取檔案管理機(jī)構(gòu)設(shè)置、檔案管理方式和檔案人事制度三方面內(nèi)容進(jìn)行簡單的總結(jié)與評析。

在檔案管理機(jī)構(gòu)設(shè)置上，我國近代檔案管理機(jī)構(gòu)皆置于其他部門之下，如中央各大機(jī)關(guān)的檔案機(jī)構(gòu)多置于文書科或有關(guān)科室之下，縣政府多屬分科管理，由科內(nèi)人員兼辦。這種低而簡的組織機(jī)構(gòu)不僅不能承擔(dān)當(dāng)時(shí)的行政管理改革之重任，而且嚴(yán)重制約著檔案工作的發(fā)展。有鑒于此，何魯成提出了建立獨(dú)立檔案機(jī)構(gòu)的主張。

書中主張建立獨(dú)立檔案機(jī)構(gòu)，但實(shí)際并未完全獨(dú)立。何魯成認(rèn)為檔案不是由任何一科來管理的，否則檔案管理和文書管理間會(huì)出現(xiàn)斷層現(xiàn)象。作者的主張，一方面是受文書檔案連鎖法的影響，另一方面是當(dāng)時(shí)人們對文書與檔案的區(qū)別尚未徹底分清的反映，所以，并未在真正意義上將檔案機(jī)構(gòu)獨(dú)立開來，但它畢竟拋開了將檔案機(jī)構(gòu)置于其他部門之下的約束，是為建立獨(dú)立檔案機(jī)構(gòu)鳴鑼開道之聲。

（二）在檔案管理方式上，何魯成在充分權(quán)衡各種管理方式之利弊后指出，科學(xué)化的檔案管理，首先必須集中，否則辦理之案件，均散存于各個(gè)承辦人處，即不足言科學(xué)管理，所以，檔案管理必須實(shí)行集中制，提出由行政集中檔案分存制向檔案完全集中制過渡的主張。

然而，其所主張建立的檔案管理機(jī)構(gòu)不是完全意義上的獨(dú)立組織，文書部門與檔案部門的職責(zé)界限模糊。另一方面，手行政與軍政緊密聯(lián)系時(shí)代背景的影響，很難建立起穩(wěn)定的、獨(dú)立的檔案機(jī)構(gòu)。但是，何魯成關(guān)于采用集中制進(jìn)行檔案管理的主張，在當(dāng)時(shí)起到了不容忽視的作用。一是何魯成抓住了機(jī)關(guān)檔案管理中的關(guān)鍵問題，為檔案的科學(xué)管理以及在機(jī)關(guān)范圍內(nèi)最大限度地發(fā)揮檔案的效用提供了理論前提。二是對于促進(jìn)檔案工作的發(fā)展以及建國后在全國范圍內(nèi)實(shí)行檔案的集中統(tǒng)一管理起到了不可低估的作用。

在檔案人事制度上，何魯成強(qiáng)調(diào)檔案和管卷員的重要性，在機(jī)關(guān)檔案管理人員的選拔、訓(xùn)練以及檔案工作分配方面提出了開創(chuàng)性建議。在檔案人員的考選方面，《整理》在充分論證檔案人事問題重要性的基礎(chǔ)上，首次提出了采取公開考試的辦法選取管卷員的主張，并注重選取的檔案人員的知識(shí)水平與專業(yè)能力；在檔案人員的訓(xùn)練方面，《整理》中提出用待清理的舊卷作為參考的訓(xùn)練材料；在檔案工作的分配方面，何魯成建議檔案室內(nèi)職務(wù)的分配采取橫向分工的形式，即將全部工作劃分為幾個(gè)階段，每一個(gè)階段由一個(gè)或幾個(gè)人擔(dān)任，并在一定時(shí)間后交換，使每個(gè)人都能擔(dān)任任何階段的工作?！墩怼分袑n案人事制度的主張是對我國歷史上檔案人員選用方式的重要突破，極具開創(chuàng)意義。

何魯成《檔案管理與整理》對檔案行政改革思想的倡導(dǎo)和探索，切中了當(dāng)時(shí)檔案工作的弊端，為掃除檔案工作的惡習(xí)準(zhǔn)備了輿論，在中國檔案工作的歷史上首次將檔案行政改革問題提上了議事日程，有力地促進(jìn)了檔案工作和檔案學(xué)研究的深入和創(chuàng)新。正是在這種思想的指導(dǎo)下，檔案行政問題在20世紀(jì)30年代文書檔案改革運(yùn)動(dòng)中被提到了突出的位置，史學(xué)界、行政界、檔案界紛紛著書立說，對檔案行政問題進(jìn)行重點(diǎn)研究，形成了許多突破性認(rèn)識(shí)，不僅直接促進(jìn)了文書檔案改革運(yùn)動(dòng)，而且為以后檔案行政管理的研究和實(shí)踐奠定了基礎(chǔ)。

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