基層單位檔案管理創(chuàng)新與改革探討

孫希英

摘 要：社會信息化和科技化的浪潮，不僅改變了社會民眾傳統(tǒng)的思維方式、工作習慣，也迫使越來越多的產(chǎn)業(yè)以及事業(yè)領域開始思考自身能夠展開變革、邁向現(xiàn)代化的可能。因此，信息化條件下如何改善檔案管理工作、提高檔案管理水平等問題是檔案從業(yè)人員面臨的新課題。本文概述了基層單位檔案管理工作的意義，分析了其在管理實踐中的問題，并提出了改進檔案管理效能的建議，以期為基層單位檔案管理工作有序開展提供參考借鑒。

關(guān)鍵詞：基層單位；檔案管理；信息化；管理策略

檔案管理工作是基層單位日常管理工作中的重要組成部分，與單位的長遠發(fā)展具有非常直接的關(guān)聯(lián)性，而在當下社會經(jīng)濟不斷發(fā)展、普通民眾的生活方式、服務要求不斷發(fā)生變革的背景下，基層單位更為迫切需要對檔案管理有所創(chuàng)新與改革，使之更貼近時代需求，成為單位自身進步的助推力量，對此，下文將圍繞這一課題展開探討。

1 革新基層單位檔案管理工作的意義

對基層單位檔案管理進行改革不僅是順應時代發(fā)展之舉，也是與時俱進的必然選擇。具體地說，首先加強對基層單位檔案管理工作的改革與創(chuàng)新，必然要加大對檔案管理人員業(yè)務能力、工作技能，以及面向信息化、科技化以及數(shù)據(jù)化的電子信息素養(yǎng)的培養(yǎng)力度。這不僅是基層單位檔案管理改革的必經(jīng)之路，這些經(jīng)過特訓的人才也將成為基層單位他日發(fā)展所必須的人才，將在日后的工作中充分發(fā)揮和實現(xiàn)個人價值。其次，基層單位的檔案管理改革，也意味著將引入現(xiàn)代化的管理方法與設備渠道，此舉必然會基于當今社會經(jīng)濟與科技快速發(fā)展所引發(fā)的人們思維和生活習慣的變化，而引入網(wǎng)絡以及數(shù)據(jù)化平臺。由此說明單位檔案管理將走向數(shù)據(jù)化的發(fā)展趨勢，這不僅能夠提升檔案管理工作的精準度，還能提升其管理效率和工作質(zhì)量，最終實現(xiàn)基層單位整體工作更符合科學化和規(guī)范化管理。再者，基層單位檔案管理改革一旦開始，亦意味著從事改革的工作人員和要求啟動改革的管理層，必然已經(jīng)對當前單位檔案管理工作中的現(xiàn)狀與問題有了清晰的認知。而其后所進行的改革、策略的變更、操作方法的創(chuàng)新，以及對于設備的補給、工作人員的匹配必然都是在基于現(xiàn)狀和問題的基礎上所進行的有針對性的改革，如此一來，便能夠促使檔案管理工作的開展和對方向的把握，更具有理論性和目的性。

2 基層單位檔案管理的工作現(xiàn)狀

簡單來說，所謂的檔案管理就是對實體檔案或信息檔案進行管理，并提供與之相關(guān)的各類型服務的工作總稱。而從其工作流程來說，主要包括收集、整理、價值堅定、保管、編目和歸檔、檢索與研究。但對于廣大管理者而言，工作內(nèi)容即是將混亂無序的檔案資料、將分散質(zhì)雜的內(nèi)容進行統(tǒng)一的整合，按照統(tǒng)一的管理要求進行排序和歸檔，便于使用者查詢和借用?？梢姽芾碇黧w理念的不同，管理內(nèi)容也將有所不同。對其實際觀察，主要可概括如下：

首先，單位投入檔案管理工作的各項資源有著根本性的欠缺。這里所謂的資源不單指為實現(xiàn)信息技術(shù)以及現(xiàn)代化科技的各種計算機、網(wǎng)絡、服務器等硬件設施，還包括與檔案管理工作息息相關(guān)的工作人員。這兩方面資源的匱乏導致基層單位的檔案管理工作在質(zhì)量、效率以及專業(yè)性方面都呈現(xiàn)出明顯的缺陷，甚至導致工作當中出現(xiàn)和偏差，最終不僅將影響到檔案的使用，還將為整個單位的全局發(fā)展帶來不利的影響。其次，單位檔案利用率低。據(jù)有關(guān)調(diào)查數(shù)據(jù)顯示，目前我國多數(shù)基層單位對于檔案管理過程中的調(diào)查、收集、歸檔工作相當重視，但是對于其中檔案資源的開發(fā)與使用則不以為然。針對這一問題，筆者認為檔案只有被利用才能真正凸顯出其價值所在，否則將變成毫無用處的展品，難以實現(xiàn)真正意義上的價值。再次，檔案管理工作未形成明確的管理制度，或者在實際操作中執(zhí)行率低，導致單位在真正展開檔案管理工作的過程當中，經(jīng)常性出現(xiàn)檔案借閱不歸還、重要資料丟失、電子信息泄露，不僅嚴重影響到管理工作本身的質(zhì)量，還將致使檔案信息所有人及相關(guān)項目遭受損失。

3 提高基層單位檔案管理效能的措施

（一）構(gòu)建檔案管理信息化平臺?；鶎訂挝蛔陨淼慕ㄔO與發(fā)展離不開社會經(jīng)濟與局勢的大環(huán)境，因此，在外部環(huán)境所構(gòu)建的信息技術(shù)發(fā)展愈發(fā)迅速，各類先進的管理手段與技術(shù)不斷作用于日常生產(chǎn)、經(jīng)營和管理的工作時，越來越多的事業(yè)單位就開始將信息技術(shù)手段作用于檔案管理過程中，以期實現(xiàn)管理的快捷和高效，而這也是構(gòu)建信息化平臺的重要途徑與最終發(fā)展目標。具體構(gòu)建信息化平臺的路徑為：首先，應當規(guī)范并改進信息化條件下檔案管理基本工作流程，促使檔案管理與信息化需求兩者相吻合，同時結(jié)合檔案管理流程設計檔案信息系統(tǒng)軟件，促使檔案管理信息化、科技化；其次，在建立健全信息平臺的過程中，同步加強內(nèi)部控制制度建設力度，有步驟、有計劃的建設文件信息數(shù)據(jù)庫，并逐步推行檔案文件信息共享，建設共享信息網(wǎng)絡。

（二）拓展檔案服務范圍與能力。據(jù)有關(guān)調(diào)查結(jié)果顯示，目前我國基層單位對檔案的使用方式大多以收集和存儲為主，真正意義上實現(xiàn)對其內(nèi)在加之開發(fā)和使用的不多，使得檔案利用率低成為了一種普遍現(xiàn)象。越來越多的信息內(nèi)容從歸檔的那一刻起，便成為“死檔”，陷入永無止境的“休眠”進程中，極不利于檔案管理工作長期發(fā)展以及價值生成的行為。要改變這一現(xiàn)狀，首先，基層單位領導層和管理層要從根源上重視檔案管理各個環(huán)節(jié)，在固有展開檔案服務功能和業(yè)務的基礎之上，拓展與檔案服務相關(guān)的其他職能，如利用單位內(nèi)部局域網(wǎng)對檔案信息內(nèi)容進行檢索和利用的功能；或依托單位對外網(wǎng)站、其他網(wǎng)絡終端、自媒體平臺實現(xiàn)檔案的線上查詢和在線服務功能。此外，立足于大數(shù)據(jù)環(huán)境下，還可以基于現(xiàn)有技術(shù)條件，通過將各地既有的數(shù)字檔案或檔案業(yè)務統(tǒng)一部署在“云端”，利用虛擬技術(shù)來分配云端存儲空間，藉此展開“云服務”。此舉相對于傳統(tǒng)的檔案管理，不僅更有助于提升檔案管理業(yè)務的工作速率，還能有效縮減原有過程中所需的軟硬件設施投入經(jīng)費；并將位于不同地區(qū)、擁有不同屬性的檔案管理機構(gòu)其內(nèi)部的檔案信息進行徹底整合與共享，從而切實推進檔案信息一體化建設，形成檔案管理發(fā)展的大格局，進一步促進“一站式、全方位、立體化”單位檔案管理目標的實現(xiàn)。

（三）加強檔案信息安全性管理。隨著互聯(lián)網(wǎng)的普及與發(fā)展，電子檔案范圍、內(nèi)容、數(shù)量迅猛擴展，隨之而來的就是黑客攻擊、病毒侵襲等問題。信息技術(shù)雖然能為檔案管理工作帶來快捷與高效，但與此同時也埋伏著一定的隱患，存在著檔案信息外泄以及個人隱私信息公開的可能性。這就需要檔案管理人員及單位全體加強安全防范意識，強化信息技術(shù)的安全定位，通過各種殺毒軟件、定期檢查計算機系統(tǒng)等方式，全面提高檔案管理工作質(zhì)量；加強檔案管理人員的安全素養(yǎng)建設，提高工作人員網(wǎng)絡環(huán)境中識別信息安全的意識與能力，進一步拓寬電子檔案保護領域，有效促進檔案管理工作、檔案信息化建設事業(yè)可持續(xù)發(fā)展。

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