如何做好新形勢下城建檔案業(yè)務(wù)指導(dǎo)工作

楊曉華

隨著新疆奎屯市進入“十三五”全面建成小康社會的決勝階段，城市建設(shè)發(fā)展十分迅速，在新區(qū)開發(fā)、舊區(qū)改造、形成了大量的城建檔案資料，成為城市規(guī)劃、建設(shè)、管理、維護的重要依據(jù)，城建檔案的作用也越來越大，社會效益、經(jīng)濟效益也越來越顯著，在新形勢下如何保證建設(shè)工程檔案的完整、系統(tǒng)、準確地移交報送，是對當前城建檔案業(yè)務(wù)指導(dǎo)工作一個新的要求。

1 建設(shè)工程檔案業(yè)務(wù)指導(dǎo)工作意義

建設(shè)工程業(yè)務(wù)指導(dǎo)主要是指城建檔案管理機構(gòu)依據(jù)有關(guān)城建檔案的法律、法規(guī)、規(guī)章和業(yè)務(wù)標準，對建設(shè)系統(tǒng)各行業(yè)管理部門、建設(shè)工程檔案形成單位的檔案形成、積累、整理、編目、歸檔、移交等業(yè)務(wù)，進行登記、告知、督促、檢查、驗收以及提供咨詢、培訓、示范等的過程。

建設(shè)工程檔案業(yè)務(wù)指導(dǎo)工作是工程檔案管理工作的“前沿陣地”，并貫穿于工程建設(shè)的全過程。其工作成效直接關(guān)系到工程檔案是否能夠及時進館以及歸檔案卷的質(zhì)量。業(yè)務(wù)指導(dǎo)應(yīng)遵循統(tǒng)一、分級、分類和重點指導(dǎo)的原則。城建檔案業(yè)務(wù)指導(dǎo)應(yīng)統(tǒng)籌規(guī)劃、統(tǒng)一工作制度，在統(tǒng)一組織協(xié)調(diào)下開展；應(yīng)遵循一切從實際出發(fā)，實事求是，針對不同情況，提出不同要求，采取不同的措施和方法。

2 提高指導(dǎo)人員的業(yè)務(wù)素質(zhì)夯實基礎(chǔ)

抓好城建檔案業(yè)務(wù)指導(dǎo)人員專業(yè)知識與能力的培訓，提高業(yè)務(wù)指導(dǎo)水平，首先要求指導(dǎo)人員努力學習黨和國家關(guān)于城建檔案工作方面的法律、法規(guī)、規(guī)章。如《中華人民共和國城鄉(xiāng)規(guī)劃法》、《中華人民共和國檔案法》、《中華人民共和國電子簽名法》、《建設(shè)工程質(zhì)量管理條例》、《城市建設(shè)檔案管理規(guī)定》、《全國城建檔案信息化建設(shè)規(guī)劃與實施綱要》，以及建設(shè)行業(yè)的標準規(guī)范，如《城市建設(shè)檔案著錄規(guī)范》（GB/T50323-2001）、《建設(shè)工程文件歸檔整理規(guī)范》（GB/T50328-2001）、《建設(shè)電子文件與電子檔案管理規(guī)范》（CJJ/T117-2007）、《城市建設(shè)檔案業(yè)務(wù)管理規(guī)范》（CJJ/T158-2011）、《城建電子檔案元數(shù)據(jù)標準》（CJJ/T187-2012）、《城建檔案分類法則》、《建筑工程資料管理規(guī)程》（JGJ/T185-2009）、《新疆自治區(qū)建筑工程資料管理規(guī)程》、《紙質(zhì)檔案數(shù)字化技術(shù)規(guī)范》（DA/T-31-2005）、《電子文件歸檔與管理規(guī)范》（GB/T18894-2002）等相關(guān)規(guī)范。

其次，由于城建檔案屬科技檔案內(nèi)容專業(yè)性很強，按照分級分類培訓的要求，業(yè)務(wù)指導(dǎo)人員還應(yīng)參加與之相關(guān)的工程技術(shù)專業(yè)知識的學習培訓和繼續(xù)教育。同時還要圍繞建設(shè)工程檔案業(yè)務(wù)指導(dǎo)過程中遇到的重點和難點問題，開展專題研討。一個不懂工程技術(shù)專業(yè)的人，一個不懂前期文件、監(jiān)理文件、施工文件、竣工驗收文件各個環(huán)節(jié)的形成、看不懂竣工圖紙，就不能很好地開展業(yè)務(wù)指導(dǎo)工作，同樣如果僅懂得工程專業(yè)知識，不懂檔案專業(yè)知識，不懂案卷立卷，同樣無法按檔案專業(yè)的要求做好業(yè)務(wù)指導(dǎo)。

3 利用“建設(shè)工程資料在線收集與跟蹤管理系統(tǒng)”，對在建工程文件進行實時業(yè)務(wù)指導(dǎo)

伴隨著奎屯市智慧檔案館的穩(wěn)步推進，較之以往對于施工全過程的業(yè)務(wù)指導(dǎo)時，業(yè)務(wù)指導(dǎo)責任人要經(jīng)常深入現(xiàn)場，了解工程進展情況，檢查指導(dǎo)施工及監(jiān)理文件材料的形成、積累和編制情況，檢查工程建設(shè)過程中形成的各種文件材料是否完整、準確、系統(tǒng)，是否能夠反映工程建設(shè)活動的全過程，并提出整改意見有所不同的是，利用建設(shè)工程資料在線收集與跟蹤管理系統(tǒng)，建設(shè)工程檔案的形成通過一系列標準規(guī)范要求，在建設(shè)工程資料文件采集管理系統(tǒng)提供的模板作用下對于在建設(shè)工程過程中隨時形成的文件實現(xiàn)隨時收集。并監(jiān)督指導(dǎo)建設(shè)工程檔案形成單位及時對在建工程資料文件進行數(shù)據(jù)整理，真正實現(xiàn)對工程資料文件的前端控制和全程管理，城建信息資源的收集。

建設(shè)工程電子文件的在線接收業(yè)務(wù)指導(dǎo)工作，實現(xiàn)對在建工程文件管理與工程進度保持同步，以前端控制原則和全程管理原則以及相關(guān)理論為依據(jù)，穩(wěn)步推進建設(shè)工程檔案、各種業(yè)務(wù)管理類檔案電子文件的接收，加強業(yè)務(wù)審批過程的電子文件歸檔與管理，建立真實、準確、完整、有效的電子檔案，保障電子檔案的安全保管與有效開發(fā)利用，建立一個相對穩(wěn)定的電子檔案收集網(wǎng)絡(luò)和運行機制。穩(wěn)步推進建設(shè)工程檔案紙質(zhì)和電子雙套接收，實現(xiàn)城建檔案電子文件與實體檔案雙套接收制，為館藏檔案數(shù)字化解決了后顧之憂，為智慧城建檔案館的提供數(shù)字資源。

4 開展靈活多樣的指導(dǎo)方式，擴大業(yè)務(wù)指導(dǎo)范圍

1、城建檔案法規(guī)規(guī)范的宣傳工作

在本行政區(qū)域內(nèi)通過召開會議、舉辦講座、開展檔案網(wǎng)絡(luò)活動等多種手段和形式，做好城建檔案法律法規(guī)和規(guī)范性文件的宣傳工作。通過廣泛地宣傳和學習，使建設(shè)工程各參建單位進一步認識到依法治檔的重要性，使廣大工程檔案從業(yè)人員認識到城建檔案管理部門的業(yè)務(wù)指導(dǎo)，可以促進自己更好地做好工程檔案工作，從而保障業(yè)務(wù)指導(dǎo)工作順利進行。

2、建設(shè)工程檔案業(yè)務(wù)培訓工作

定期舉辦城建檔案管理培訓班，讓許多新開工的建設(shè)單位、施工單位和監(jiān)理單位的工作人員能及時了解城建檔案的編制、收集、報送等環(huán)節(jié)的要求和國家規(guī)范，有效解決建設(shè)檔案資料管理人員由于整體業(yè)務(wù)水平不高，人員流動性大等原因造成的檔案收集的脫節(jié)和不完整。

3、分期抓好建設(shè)工程檔案的指導(dǎo)工作

城建檔案的業(yè)務(wù)指導(dǎo)工作應(yīng)貫穿于整個建設(shè)工程的全過程。要抓好建設(shè)工程檔案的前期、中期、后期的業(yè)務(wù)指導(dǎo)工作，使建設(shè)工程竣工檔案按要求收集齊全并及時歸檔。

前期指導(dǎo)工作，要督促項目法人嚴格按照相關(guān)規(guī)定，對屬于歸檔范圍的檔案，在建設(shè)工程開工前即與建設(shè)單位簽訂建設(shè)工程竣工檔案移交責任書，詳細告知建設(shè)單位應(yīng)收集的檔案材料內(nèi)容和有關(guān)事項。對施工過程中檔案工作進行業(yè)務(wù)指導(dǎo)，利用建設(shè)工程資料在線收集與跟蹤管理系統(tǒng)對工程項目進行及時跟進，同時深入工地，對施工過程中形成的各種施工、監(jiān)理技術(shù)文件材料提出整改意見，以保證施工過程中技術(shù)文件材料的準確、齊全。后期業(yè)務(wù)指導(dǎo)工作即對于工程檔案預(yù)驗收時的業(yè)務(wù)指導(dǎo)。業(yè)務(wù)指導(dǎo)人員要嚴格按照《建設(shè)工程文件歸檔整理規(guī)范》的要求，認真檢查檔案材料是否完整、準確、系統(tǒng)，竣工圖的編制是否正確，組卷是否規(guī)范，案卷質(zhì)量是否符合歸檔要求等，對沒有按規(guī)定做竣工檔案的單位提出整改要求，限期整改。