觀音巖水電站土建項(xiàng)目竣工資料編制細(xì)節(jié)探討

陳建軍，宋迎爽，劉建波

(中國(guó)水利水電第七工程局觀音巖項(xiàng)目部，四川 攀枝花，617012)

觀音巖水電站土建項(xiàng)目竣工資料編制細(xì)節(jié)探討

陳建軍，宋迎爽，劉建波

(中國(guó)水利水電第七工程局觀音巖項(xiàng)目部，四川 攀枝花，617012)

觀音巖水電站土建項(xiàng)目，為加強(qiáng)檔案管理，保證歸檔資料的準(zhǔn)確性和完整性，業(yè)主單位與施工單位均非常重視建設(shè)項(xiàng)目竣工資料。本文詳細(xì)介紹了土建項(xiàng)目施工單位進(jìn)行竣工資料編制的各個(gè)環(huán)節(jié)，包括資料的形成與收集、整理組卷、聯(lián)合驗(yàn)收、打印頁碼、復(fù)印副本、掃描整合及電子文檔刻盤等等。

觀音巖水電站 土建項(xiàng)目 竣工資料 編制細(xì)節(jié)

1 基本情況

觀音巖水電站位于云南省麗江市華坪縣與四川省攀枝花市交界的金沙江中游河段，為金沙江中游河段規(guī)劃的八個(gè)梯級(jí)電站中的最末一級(jí)，上游與魯?shù)乩娬鞠嚆暯印ｋ娬緣沃肪嗯手ㄊ泄防锍碳s87km，距華坪縣城公路里程約40km。成昆鐵路支線格里坪站距壩址直線距離約10km。

觀音巖水電站為一等大(1)型工程，以發(fā)電為主，兼有防洪、灌溉、旅游等綜合利用功能。水庫正常蓄水位1134m，庫容約20.72億m3，電站裝機(jī)容量3000(5×600)MW。

我公司在觀音巖水電站先后施工七個(gè)標(biāo)段，現(xiàn)已完成鉛廠溝滑坡處理工程、右岸爆破器材倉庫工程、機(jī)電物資倉庫設(shè)計(jì)施工總承包工程三個(gè)標(biāo)段，竣工資料因竣工結(jié)算尚未完成而不具備移交條件。四個(gè)標(biāo)段兩個(gè)屬于房屋建筑臨建工程，另兩個(gè)屬于水工臨時(shí)工程，組卷工作參照不同的標(biāo)準(zhǔn)，略有差別。

2 業(yè)主對(duì)單項(xiàng)合同竣工資料相關(guān)要求

為保證后期的竣工資料在前期形成過程中得到很好控制，業(yè)主先后召開多次專題會(huì)議并下發(fā)三個(gè)文件進(jìn)行規(guī)范，分別是2010年3月15日印發(fā)的《大唐觀音巖水電開發(fā)有限公司建設(shè)項(xiàng)目文件材料編制歸檔要求及檔案整理辦法》，2011年5月11日印發(fā)的《大唐觀音巖水電開發(fā)有限公司建設(shè)項(xiàng)目文件材料編制歸檔要求及檔案整理補(bǔ)充辦法》和2014年1月13日印發(fā)的《觀音巖水電站項(xiàng)目檔案分類規(guī)則(6-9類)》。

各施工單位根據(jù)這三個(gè)指導(dǎo)文件，制定了針對(duì)性的歸檔范圍和竣工資料編制移交計(jì)劃。

3 各環(huán)節(jié)經(jīng)驗(yàn)交流

3.1 形成與收集

竣工資料的前身是各部門在施工管理過程中形成的各種文件資料，因此在施工過程中的管控程度直接影響后期竣工資料的質(zhì)量和完整度。檔案管理部門應(yīng)該在開工時(shí)段就制定詳細(xì)的歸檔范圍和移交時(shí)間，便于形成資料的責(zé)任部門能在第一時(shí)間保質(zhì)保量地完成并移交。

責(zé)任部門形成的文件應(yīng)定期向檔案部門辦理移交，移交時(shí)應(yīng)進(jìn)行必要的整理，主要指文件的排列順序與移交清冊(cè)一一對(duì)應(yīng)，便于接受人檢查。雙方當(dāng)面清點(diǎn)，確認(rèn)無誤后在移交清冊(cè)上簽字確認(rèn)移交。

3.2 整理組卷

整理組卷環(huán)節(jié)是竣工資料編制環(huán)節(jié)中的核心環(huán)節(jié)，其責(zé)任重大，技術(shù)含量最高。整理組卷工作，主要包括初步組卷和完善案卷信息兩項(xiàng)內(nèi)容。

3.2.1 初步組卷

將各部門移交的資料按照業(yè)主下發(fā)的管理辦法分類，在此介紹水工臨時(shí)項(xiàng)目的組卷方式及組卷技巧。

3.2.1.1 水工臨時(shí)項(xiàng)目組卷

第一卷為綜合管理文件，主要包括開工報(bào)告、往來文函、會(huì)議紀(jì)要、月報(bào)等；第二卷為技術(shù)管理文件，主要包括施工組織設(shè)計(jì)、施工方案、設(shè)計(jì)通知單、技術(shù)核定單、技術(shù)交底、圖紙會(huì)審等；第三卷施工記錄文件，主要包括原始地貌、測(cè)量文件、隱蔽工程記錄、施工日志等；第四卷為質(zhì)量保證文件，主要包括各類物資合格證、檢測(cè)報(bào)告等；第五卷為質(zhì)量檢測(cè)試驗(yàn)文件，主要包括土工試驗(yàn)、砂漿混凝土試驗(yàn)、設(shè)備安裝調(diào)試文件等；第六卷為質(zhì)量檢查評(píng)定文件，包括單元評(píng)定、分部工程評(píng)定、單位工程評(píng)定等；第七卷為設(shè)備文件，包括設(shè)備制造過程質(zhì)量證明文件、制造設(shè)計(jì)文件、出廠驗(yàn)收、質(zhì)量合格證明、開箱記錄、安裝、使用、保養(yǎng)、維護(hù)說明書等；第八卷為竣工圖，主要包括各專業(yè)竣工圖和竣工圖編制說明；第九卷為合同經(jīng)濟(jì)文件，主要包括變更文件、結(jié)算文件、簽證單等；第十卷為合同完工驗(yàn)收文件，主要包括驗(yàn)收鑒定書、施工總結(jié)、聲像資料等。

3.2.1.2 組卷技巧

目前常用的檔案盒主要厚度為2cm、3cm、4cm、5cm和6cm五種規(guī)格，在同一卷內(nèi)資料較多則按照聯(lián)系緊密程度進(jìn)行分冊(cè)，分冊(cè)后的資料獨(dú)立成卷，厚度最大不超過6cm，否則進(jìn)行二次拆分。組厚卷的優(yōu)點(diǎn)是經(jīng)濟(jì)，相關(guān)資料放在一起查閱便能獲取相關(guān)信息；缺點(diǎn)是不便于使用，多次翻閱后裝訂線可能松弛或者斷開，同時(shí)案卷題名較長(zhǎng)或者無法全部包含卷內(nèi)資料。相對(duì)組薄卷的優(yōu)點(diǎn)在于每卷內(nèi)資料單一，案卷題名簡(jiǎn)潔且能包含全部資料；缺點(diǎn)是查閱相關(guān)信息時(shí)要翻閱較多案卷，查找時(shí)間長(zhǎng)，成本較高。

3.2.2 完善案卷信息

初步組卷完成后要對(duì)案卷信息進(jìn)行完善。首先明確該案卷內(nèi)有多少件，清點(diǎn)并用鉛筆標(biāo)示每件的起始頁碼；然后編制卷內(nèi)目錄，將序號(hào)、文件編號(hào)、責(zé)任者、文件材料題名、日期、頁號(hào)和備注信息完善；最后根據(jù)卷內(nèi)目錄確定案卷題名、案卷密級(jí)、填寫卷內(nèi)備考表和擬定臨時(shí)檔號(hào)。

3.3 聯(lián)合驗(yàn)收

組卷完成后，第一時(shí)間邀請(qǐng)監(jiān)理工程部門與檔案部門、業(yè)主工程部門與業(yè)主檔案部門相關(guān)人員一起驗(yàn)收。施工單位應(yīng)將組好卷的資料按照擬定檔號(hào)順序排列，根據(jù)檢查人數(shù)打印對(duì)應(yīng)數(shù)量的案卷目錄迎檢。

檢查人員首先瀏覽一下案卷目錄，看下組卷是否合理，然后再針對(duì)具體案卷進(jìn)行檢查。工程部門主要檢查資料真實(shí)性兼顧完整性，對(duì)資料的內(nèi)容負(fù)責(zé)；檔案部門主要檢查資料的規(guī)范性兼顧完整性，對(duì)檔案的組卷方式負(fù)責(zé)。因此，工程部門主要檢查以下內(nèi)容：竣工圖是否繪制完整無遺漏，單元工程、分部工程數(shù)量是否準(zhǔn)確無缺失等；檔案部門主要檢查以下內(nèi)容：簽字是否完整、蓋章是否齊全、是否有涂改、組卷分冊(cè)是否合理、卷內(nèi)文件排放順序是否合理、哪些文件該歸而未歸等。

第一次檢查若有問題，施工單位需要根據(jù)聯(lián)合驗(yàn)收意見對(duì)組好卷的檔案進(jìn)行整改，然后申請(qǐng)第二次聯(lián)合驗(yàn)收，如遇到新問題則再次整改，完成后進(jìn)行第三次聯(lián)合驗(yàn)收，直至驗(yàn)收合格，確定檔號(hào)，備考表簽字。

3.4 打印頁碼

組卷驗(yàn)收合格后第一項(xiàng)工作就是打印頁碼，無論原來資料上是否有頁碼均忽略，從正文第一頁到正文最后一頁連續(xù)打印，案卷封面、卷內(nèi)目錄和備考不打印頁碼。打印頁碼一般采用手持式自動(dòng)號(hào)碼機(jī)，全套包括自動(dòng)號(hào)碼機(jī)、撥號(hào)針、油墨和吸油墨氈墊四件物品，操作簡(jiǎn)單，效果較好。

打印頁碼環(huán)節(jié)主要有以下四個(gè)注意事項(xiàng)：

(1)一次加油墨量不宜太多，防止因晾干速度慢污染原件。每次加油墨后打印的前幾頁都需要先晾1min后，再放入已打印好頁碼連續(xù)排放的資料中；

(2)頁碼打印位置不宜距邊緣太近，否則后期復(fù)印時(shí)會(huì)造成頁碼復(fù)印不完整；同時(shí)考慮美觀和正文排版等情況，也不宜距邊緣太遠(yuǎn)。因此，打印頁碼的最佳位置為距邊緣控制在0.5cm～1.0cm之間；

(3)打印頁碼前一定要先確定該卷內(nèi)是否有雙面的資料，確定沒有則可以快速打完。如果有雙面資料，一定要記清位置，也可先折角做標(biāo)識(shí)，打碼完畢后再恢復(fù)。頁碼一經(jīng)打印，修改難度很大，所以建議有雙面資料的案卷，打印時(shí)寧可慢、不要錯(cuò)；

(4)操作細(xì)節(jié)。打碼時(shí)需快速一次到位，不要猶豫，按到一半再松手號(hào)碼就跳了，不好的習(xí)慣會(huì)造成很大麻煩。為避免跳號(hào)或漏號(hào)，建議每打一頁都扣放在未打碼的左邊，打碼一定數(shù)量后暫停，回頭檢查前幾張的頁碼是否連續(xù)，同時(shí)也可檢查是否有雙面漏打，早發(fā)現(xiàn)早處理，處理難度會(huì)小很多。

3.5 復(fù)印副本

按照竣工資料一正三副的要求，正本必須是原件，而副本可以為復(fù)印件，因此副本一般采用復(fù)印件較為方便(打碼只需要打一份)。資料量小，則在項(xiàng)目部統(tǒng)一復(fù)印，當(dāng)資料量大、要求盡快移交以及項(xiàng)目部復(fù)印效果欠佳時(shí)，需要到專業(yè)的圖文店復(fù)印。

在外復(fù)印時(shí)，一定要交代清楚復(fù)印要求，主要注意兩方面：即保證原件安全和復(fù)印質(zhì)量。有些形成時(shí)間較早而且后期保護(hù)不善的原件平整度很差，不能與其他平整度好的資料從連續(xù)進(jìn)紙口復(fù)印，需要單張從平臺(tái)復(fù)印，否則很可能損壞原件。復(fù)印質(zhì)量一般是資料的完整性和清晰度，清晰度一般沒有問題，主要是在完整度上。比如雙面文件只復(fù)印了單面，打印的頁碼只復(fù)印了一半，原件A4的復(fù)印件縮印成70%或50%等情況。

復(fù)印完成后要先對(duì)著原件檢查一遍，三套副本檢查一套即可，一套有問題的地方剩余兩套肯定有同樣的問題，提前將問題解決了，后期裝訂時(shí)就不會(huì)有太多顧慮。

復(fù)印副本的同時(shí)可以打印案卷封面，由于封面紙較厚，普通打印機(jī)吸紙困難，而且打印好的封面容易脫墨，因此建議在圖文店復(fù)印副本時(shí)順便打印案卷封面，一式四份。

3.6 掃描與整合

根據(jù)相關(guān)要求，所有紙質(zhì)版的竣工資料均需要掃描成電子版(PDF格式)，通過刻錄光盤的形式保存一正一副。由于竣工資料絕大部分是A4紙和A3紙，僅有竣工圖存在A0、A1和A2三種較大紙張，所以考慮成本和實(shí)用性，建議項(xiàng)目部采購(gòu)1臺(tái)可以正反面快速掃描A4紙和1臺(tái)可以掃描A3紙的掃描儀。如果資料量大，可以采購(gòu)2臺(tái)快速掃描A4紙的掃描儀。至于竣工圖掃描，建議到專業(yè)的圖文店進(jìn)行。

掃描時(shí)以卷為單位在電腦中建立文件夾，正式掃描前設(shè)置掃描文件命名前綴，一份文件能一次性掃描成一個(gè)文件最好，可以減少后期整合工作。如一份文件中存在單面和雙面穿插或A4和A3穿插情況，為實(shí)現(xiàn)快速掃描，可以先將一個(gè)文件掃描成多個(gè)單獨(dú)文件，后期通過專業(yè)軟件整合在一起。

掃描文件的整合，就是將屬于同一個(gè)文件而掃描成多個(gè)單獨(dú)文件的資料組合成一個(gè)文件的過程，也包括掃描過程中單面文件和雙面文件混合掃描成一個(gè)文件后通過軟件將空白頁刪除的工作。整合軟件建議采用Adobe Acrobat 9 pro，操作簡(jiǎn)單。

最終整合好的文件在電腦中存放應(yīng)該是一級(jí)文件夾名稱為標(biāo)段名稱+竣工資料，如“鉛廠溝滑坡處理工程竣工資料”；二級(jí)文件夾名稱為案卷的檔號(hào)，如：0100-8187-001；二級(jí)文件夾內(nèi)文件名稱為“檔號(hào)+流水號(hào)”，如：0100-8087-001-1。掃描文件的數(shù)量與卷內(nèi)目錄的數(shù)量一致，其中案卷封面、卷內(nèi)目錄與目錄中第一個(gè)文件整合成一個(gè)文件，最后一個(gè)文件與備考表整合成一個(gè)文件。

3.7 電子文檔刻盤

按照業(yè)主相關(guān)要求，電子檔案需要移交一式兩套，一正一副。光盤采用不可擦除型進(jìn)行存儲(chǔ)，目前市場(chǎng)普遍使用4.7GB/盤，單盤無法存儲(chǔ)的，合理分配到多盤存儲(chǔ)。光盤刻錄前先將掃描整合好的電子版根據(jù)大小進(jìn)行分盤(小于4.7GB不用分盤)，建議內(nèi)容相關(guān)的盡量放在一張盤中。如竣工圖盡量放在一個(gè)盤中，目錄放在一個(gè)盤中，其他的按照案卷檔號(hào)進(jìn)行排列。

為保證光盤刻錄質(zhì)量，建議到專業(yè)圖文店刻錄，刻錄完成后將寫有正本或副本的標(biāo)簽放入相應(yīng)的光盤盒或袋中，后期與實(shí)體檔案一起移交。

3.8 檔案盒采購(gòu)、脊背紙粘貼與檔案盒折疊

檔案盒作為儲(chǔ)存竣工資料的裝具，考慮長(zhǎng)期保存，有相關(guān)規(guī)范對(duì)其進(jìn)行要求。一方面為了統(tǒng)一，另一方面也為了方便施工單位，檔案盒和脊背紙由業(yè)主檔案館統(tǒng)一定購(gòu)，各施工單位根據(jù)組卷時(shí)統(tǒng)計(jì)好的各種厚度檔案盒的數(shù)量到業(yè)主檔案館購(gòu)買。

考慮統(tǒng)一及人員個(gè)體寫字差異較大，檔案盒的封面不采用人工手寫，而是粘貼由檔案管理系統(tǒng)導(dǎo)出信息打印的脊背紙。考慮防蛀和粘貼效果，脊背紙的粘貼采用白乳膠。普通漿糊含水量大，粘貼的封面變形也大，普通膠水當(dāng)時(shí)粘合緊密一段時(shí)間后可能整體脫落。

粘貼脊背紙時(shí)，先將檔案盒放平，用干抹布擦去表面的灰塵，然后將少量白乳膠倒在檔案盒上，用刷子將其均勻攤開，與脊背紙粘貼的范圍全部涂刷均勻后雙手持脊背紙對(duì)正脊背文字將上部粘好，然后用干抹布將整張脊背紙抹平，再局部處理氣泡區(qū)域?？偨Y(jié)經(jīng)驗(yàn)：白乳膠的用量盡可能少，以攤開看不到白色為最佳控制標(biāo)準(zhǔn)。

粘貼好脊背紙的檔案盒需等強(qiáng)一段時(shí)間后再進(jìn)行折疊，折疊過早容易變形，折疊太晚折痕處的脊背紙容易崩裂。高溫干燥地區(qū)建議等強(qiáng)2小時(shí)左右，一般地區(qū)等強(qiáng)12小時(shí)即可，應(yīng)放在背陰處晾干，不要放在陽光下曬干。

3.9 裝訂與裝盒

原件正本在打印完頁碼后即可裝訂，考慮同一工作連續(xù)作業(yè)效率最高，因此裝訂工作在副本復(fù)印完成后與正本一起進(jìn)行。

為保證裝訂質(zhì)量，觀音巖電站要求三孔兩線。三孔的位置為靠近裝訂邊1.25cm，中孔居中，兩側(cè)7.5cm各一個(gè)，鉆孔采用浙江云廣電動(dòng)裝訂機(jī)。鉆孔時(shí)建議在封面前覆蓋一張標(biāo)有孔位的廢紙，一方面可精確定位，另一方面可以避免損壞封面。

穿線采用帶缺口的錐子也可以用細(xì)鐵絲，從下部穿過將裝訂線放入缺口內(nèi)拉過去，三個(gè)孔的線均拉過去后，兩邊的線分別穿過中間的線環(huán)然后打死結(jié)，最后將多余的線頭減掉，留1cm左右防脫即可。

最后根據(jù)檔案盒上的檔號(hào)再區(qū)分正副本將裝訂好的資料裝入檔案盒內(nèi)，等待移交。

3.10 編制目錄

編制目錄不僅包括案卷目錄、移交目錄和全引目錄，還包括科技案卷、科技卷內(nèi)、竣工資料編制說明和檔案移交簽證相關(guān)資料，不包括卷內(nèi)目錄。

移交目錄和案卷目錄相對(duì)簡(jiǎn)單，可以與組卷工作同步進(jìn)行；全引目錄則需要驗(yàn)收合格后才能編制；科技案卷主要用于導(dǎo)入系統(tǒng)打印卷脊封面紙，應(yīng)該在驗(yàn)收通過后第一時(shí)間做好，避免后期粘貼卷脊封面紙占用竣工資料編制的直線工期。剩余科技卷內(nèi)、竣工資料編制說明和檔案移交簽證，在移交前做好就行。

3.11 移交

竣工資料移交分為兩個(gè)階段：

第一階段為存儲(chǔ)位置變化階段。施工單位將裝訂成冊(cè)一式四份的實(shí)體檔案、一式兩份的移交簽證資料與光盤移交檔案館，運(yùn)輸途中注意檔案盒的防水、防火、擠壓變形以及污染等，按照檔號(hào)順序整齊排放在指定的密集架上，由檔案管理人員清點(diǎn)無誤后確認(rèn)簽字。

第二階段為檔案館檢查階段。雖然經(jīng)過了聯(lián)合驗(yàn)收，但在后期打碼、復(fù)印階段可能因疏忽造成一定錯(cuò)誤，例如正本原件為雙面副本只復(fù)印了單面、裝訂時(shí)字頭朝下或復(fù)印件頁碼不完整等。發(fā)現(xiàn)問題要求施工單位及時(shí)整改，確認(rèn)沒有問題后辦理最終的移交手續(xù)，移交簽證資料返一份給施工單位。

4 結(jié)語

我公司作為負(fù)責(zé)的國(guó)企，不僅在工程履約、工程質(zhì)量方面成績(jī)突出，而且在竣工資料編制方面也積累了大量經(jīng)驗(yàn)。由于公司三級(jí)管理模式特點(diǎn)，具體項(xiàng)目上的工作由本項(xiàng)目自行完成，原項(xiàng)目上負(fù)責(zé)竣工資料并積累了一定經(jīng)驗(yàn)的職工，隨著資料的移交再次被安排到其他項(xiàng)目從事生產(chǎn)、技術(shù)、安全、質(zhì)量、經(jīng)營(yíng)等崗位。部分項(xiàng)目開工后，經(jīng)驗(yàn)豐富的職工陸續(xù)調(diào)離，而后續(xù)補(bǔ)充的基本是應(yīng)屆畢業(yè)學(xué)生，這樣的團(tuán)隊(duì)到尾工時(shí)期面對(duì)竣工資料往往是不懂、不會(huì)，工作開展存在一定困難。

因此，建議所有項(xiàng)目在開工時(shí)就必須成立竣工辦，或?qū)⑵渎毮懿⑷牍こ滩?、質(zhì)量部或者總經(jīng)理工作部，人員調(diào)動(dòng)必須將工作移交清楚。

陳建軍(1986.10-)，男，助理工程師，觀音巖項(xiàng)目部工程技術(shù)部副主任兼竣工辦主任；

宋迎爽(1986.7-)，女，助理工程師，觀音巖項(xiàng)目部工程技術(shù)部竣工辦專員；

劉建波(1983.3-)，男，工程師，觀音巖項(xiàng)目部總工程師。

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