企業(yè)產(chǎn)品檔案數(shù)據(jù)有效性管理方法探索

李亞

引言：隨著信息化技術(shù)及信息管理的發(fā)展，企業(yè)產(chǎn)品檔案正在從傳統(tǒng)的紙質(zhì)管理模式轉(zhuǎn)變?yōu)殡娮游募臄?shù)據(jù)管理，企業(yè)產(chǎn)品檔案數(shù)據(jù)從接收、歸檔、有效控制、提供利用都是擺在企業(yè)檔案管理人員面前亟待解決研究的課題。

一、產(chǎn)品電子文件的接收、歸檔

（一）產(chǎn)品電子文件的接收。企業(yè)產(chǎn)品檔案的數(shù)據(jù)是指與產(chǎn)品設(shè)計、生產(chǎn)、制造有關(guān)，在數(shù)字設(shè)備及環(huán)境中生成，以數(shù)碼形式存儲于磁帶、磁盤、光盤等載體，依賴計算機等數(shù)字設(shè)備閱讀、處理，并可在通信網(wǎng)絡(luò)上傳送電子文件。企業(yè)產(chǎn)品檔案數(shù)據(jù)的管理必須從產(chǎn)品數(shù)據(jù)形成之時開始，這樣才能確保產(chǎn)品檔案數(shù)據(jù)完整性與準確性。

（1）產(chǎn)品電子文件接收范圍。隨著信息化近幾年發(fā)展，大部分企業(yè)已使用PDM、ERP等產(chǎn)品研發(fā)或生產(chǎn)系統(tǒng)，這些系統(tǒng)在產(chǎn)生數(shù)據(jù)同時，檔案管理部門就要開始介入管理，明確接收范圍，歸檔范圍基本包括經(jīng)有效確認后電子文件。（2）產(chǎn)品電子文件接收要求。在接收產(chǎn)品電子文件之前，企業(yè)檔案管理部門對向產(chǎn)品檔案來源部門提出接收數(shù)據(jù)的要求，以確保接收數(shù)據(jù)是符合歸檔要求的產(chǎn)品電子文件。接收產(chǎn)品電子文件格式類型較多，最常見設(shè)計格式就有二維圖形格式、三維圖形UG等，文件OFFICE格式，圖片PDF格式等，這些不同數(shù)據(jù)格式伴隨著設(shè)計軟件版本不停升級，所以企業(yè)要根據(jù)實際情況，規(guī)定接收數(shù)據(jù)格式及版本，接收時最好是同時接收原設(shè)計數(shù)據(jù)格式和一個轉(zhuǎn)換圖形格式文件，方便后序電子文件利用。

（二）產(chǎn)品檔案電子文件的歸檔。產(chǎn)品檔案電子文件的歸檔過程，一般分為兩種方式：在線歸檔與離線歸檔。在線歸檔方式通過業(yè)務(wù)系統(tǒng)與檔案系統(tǒng)接口，自動采集直接歸檔產(chǎn)品電子文件；離線歸檔多采用以磁盤、光盤等存儲介質(zhì)將產(chǎn)品檔案電子文件直接交至檔案管理部門進行歸檔。由于企業(yè)內(nèi)部網(wǎng)絡(luò)平臺的發(fā)展，現(xiàn)在多采用前者歸檔方式，它不僅可節(jié)約成本，還具有方便、快捷等優(yōu)點。

二、產(chǎn)品檔案數(shù)據(jù)在科研生產(chǎn)管理中的應(yīng)用

產(chǎn)品檔案數(shù)據(jù)不僅僅是用來收集、歸檔、保存，最主要是產(chǎn)品檔案的利用，產(chǎn)品檔案利用對象表面上是文件，其實質(zhì)管理對象是產(chǎn)品檔案數(shù)據(jù)所反映的綜合信息，這些產(chǎn)品信息是企業(yè)研制生產(chǎn)過程中最需要的數(shù)據(jù)，通過這些信息數(shù)據(jù)提煉，使企業(yè)研制生產(chǎn)等管理人員掌握企業(yè)產(chǎn)品整體狀況，做好各項管理工作。產(chǎn)品檔案信息在科研生產(chǎn)管理具體表現(xiàn)在兩個方面：

（一）在科研管理方面應(yīng)用。（1）產(chǎn)品技術(shù)狀態(tài)管理。企業(yè)一個產(chǎn)品從產(chǎn)生開始，總是伴隨著反復(fù)研究論證過程，產(chǎn)品技術(shù)狀態(tài)管理是從產(chǎn)品形成開始產(chǎn)品反復(fù)研制技術(shù)階段狀態(tài)信息。產(chǎn)品數(shù)據(jù)歸檔是反映整個產(chǎn)品研制技術(shù)階段及組成結(jié)構(gòu)，檔案管理部門負責(zé)對產(chǎn)品檔案的數(shù)據(jù)技術(shù)狀態(tài)進行控制。（2）重復(fù)利用方面管理。產(chǎn)品數(shù)據(jù)歸檔后，產(chǎn)品檔案數(shù)據(jù)中各類技術(shù)及管理信息都會形成企業(yè)的成果。這些成果將永久保存，形成企業(yè)的知識庫。企業(yè)面臨激烈的市場競爭環(huán)境下，除了不斷創(chuàng)新外，還需反復(fù)利用自身已有的成果，擴充知識儲備。對產(chǎn)品成果的反復(fù)利用，就是提取產(chǎn)品檔案數(shù)據(jù)的利用，信息所含成果提取方式比傳統(tǒng)方式更為快捷全面。通過對產(chǎn)品檔案信息全面分析，利用軟件工具，進行查詢?yōu)g覽、統(tǒng)計效率將大大提高利用效果，縮短產(chǎn)品研制周期，增加企業(yè)的核心競爭力。

（二）在生產(chǎn)管理方面應(yīng)用。（1）生產(chǎn)制造方面管理。產(chǎn)品數(shù)據(jù)結(jié)構(gòu)組織分類，可建立產(chǎn)品結(jié)構(gòu)樹，精確至零組件及產(chǎn)品元件組成，根據(jù)產(chǎn)品結(jié)構(gòu)樹的信息，可統(tǒng)計出產(chǎn)品生產(chǎn)制造等各方面管理信息。這些信息的提取來源于產(chǎn)品檔案數(shù)據(jù)信息的提取，它們可清晰地為產(chǎn)品生產(chǎn)制造提供各類加工及采購信息，企業(yè)根據(jù)信息可制訂詳細的生產(chǎn)制造方案等管理計劃。（2） 批次管理方面。產(chǎn)品生產(chǎn)交付完畢，產(chǎn)品質(zhì)量管理成為企業(yè)售后服務(wù)的關(guān)鍵所在。對產(chǎn)品質(zhì)量狀態(tài)的跟蹤是成功控制產(chǎn)品質(zhì)量一個重要環(huán)節(jié)，要跟蹤產(chǎn)品各批次及版本通過對產(chǎn)品各版本歸檔數(shù)據(jù)，整理產(chǎn)品批次信息，并對記錄產(chǎn)品生產(chǎn)狀態(tài)信息存檔，以產(chǎn)品結(jié)構(gòu)樹形式表示，這樣無論產(chǎn)品做過幾次更改，生產(chǎn)多少批次，產(chǎn)生多少版本數(shù)據(jù)，都可以追溯到各狀態(tài)批次信息。

三、產(chǎn)品檔案數(shù)據(jù)有效性管理現(xiàn)狀

（一）產(chǎn)品檔案數(shù)據(jù)管理流程不適應(yīng)電子數(shù)據(jù)要求。產(chǎn)品檔案數(shù)據(jù)管理工作流程與紙質(zhì)管理有很大區(qū)別，電子文件有其自己的特性，要根據(jù)其特性進行管理，電子文件的歸檔，往往只針對歸檔后數(shù)據(jù)管理，但忽略歸檔過程的自動化管理，即使有些企業(yè)已實現(xiàn)歸檔自動化，很多情況下沒有考慮電子文件歸檔與電子文件相關(guān)的元數(shù)據(jù)也需歸檔，否則電子文件相關(guān)聯(lián)信息還需再次搜集提取才能提供利用，產(chǎn)品檔案數(shù)據(jù)流程管理需要開發(fā)出適合電子文件特點的工作流程方式。

（二）產(chǎn)品檔案數(shù)據(jù)管理對信息資源的利用孤立。產(chǎn)品檔案數(shù)據(jù)基本元素是電子文件，但管理實質(zhì)其實電子文件所反映信息資源的管理利用。產(chǎn)品檔案信息資源與其它管理相結(jié)合，能形成高效、協(xié)作和集成化的信息鏈。但現(xiàn)在產(chǎn)品檔案數(shù)據(jù)僅僅局限于產(chǎn)品設(shè)計文件不包含其它數(shù)據(jù)，產(chǎn)品檔案數(shù)據(jù)的有效性信息無法實現(xiàn)企業(yè)內(nèi)部資源共享及利用，無法為企業(yè)提供決策服務(wù)。

四、產(chǎn)品檔案數(shù)據(jù)實現(xiàn)有效性管理必須解決問題

（一）產(chǎn)品檔案信息需要實現(xiàn)實時動態(tài)管理，關(guān)聯(lián)性管理。由于企業(yè)的產(chǎn)品研制及生產(chǎn)周期不斷縮短，產(chǎn)品檔案更改、更新頻繁，產(chǎn)品數(shù)據(jù)同樣隨著產(chǎn)品檔案不停地更換，這要求對產(chǎn)品檔案數(shù)據(jù)管理要實現(xiàn)實時動態(tài)性管理，必須由過去只針對文件式靜態(tài)管理轉(zhuǎn)變?yōu)閯討B(tài)信息管理、關(guān)聯(lián)性管理。根據(jù)一個產(chǎn)品或一個產(chǎn)品零部件就能關(guān)聯(lián)出與此產(chǎn)品相關(guān)的所有產(chǎn)品文件及產(chǎn)品管理信息，當(dāng)發(fā)生更改時，就可同時對關(guān)聯(lián)的產(chǎn)品信息數(shù)據(jù)更改，還可對這些更改數(shù)據(jù)及產(chǎn)品信息狀態(tài)記錄，以便查詢、利用、統(tǒng)計管理等工作。

（二）產(chǎn)品檔案數(shù)據(jù)業(yè)務(wù)流程管理的信息化。產(chǎn)品檔案數(shù)據(jù)如果要進行有效性管理，必須對產(chǎn)品檔案數(shù)據(jù)管理流程實施電子化管理，將各方面產(chǎn)品檔案業(yè)務(wù)進行分析，以國家及行業(yè)檔案管理標準的情況下進行數(shù)據(jù)管理業(yè)務(wù)流程電子化，如電子下發(fā)等，使產(chǎn)品檔案數(shù)據(jù)管理流程既符合電子文件特性，還可對產(chǎn)品檔案數(shù)據(jù)管理各個方面實行監(jiān)控，根據(jù)管理流程安排各項工作進度，流程中反映各項工作節(jié)點完成信息及管理問題一目了然，為整個產(chǎn)品研制生產(chǎn)的管理提供的監(jiān)控與統(tǒng)計信息。

（三）管理系統(tǒng)平臺開發(fā)設(shè)計。檔案管理系統(tǒng)對企業(yè)產(chǎn)品研制、生產(chǎn)所產(chǎn)生的所有信息進行控制和集成化管理，實現(xiàn)企業(yè)檔案信息尤其是產(chǎn)品檔案信息的共享和有效利用。雖然現(xiàn)在有很多業(yè)務(wù)管理系統(tǒng)，如PDM系統(tǒng)，但產(chǎn)品數(shù)據(jù)有效性管理既要滿足企業(yè)產(chǎn)品檔案數(shù)據(jù)管理需求，又要結(jié)合流程設(shè)計，在開發(fā)時采用最新的信息技術(shù)與通用的技術(shù)協(xié)議標準，使系統(tǒng)適用于任何異構(gòu)環(huán)境，強大的維護管理功能，使企業(yè)檔案管理模式逐步向企業(yè)信息資源管理、知識管理過渡。

（四）企業(yè)產(chǎn)品檔案數(shù)據(jù)有效性管理其它方面建設(shè)。產(chǎn)品檔案數(shù)據(jù)要真正實現(xiàn)利用，無論管理系統(tǒng)開發(fā)還是數(shù)據(jù)本身都需要一系列管理標準，企業(yè)可參考相關(guān)檔案電子文件數(shù)據(jù)的管理規(guī)范，結(jié)合自身特點制訂出自己企業(yè)產(chǎn)品檔案數(shù)據(jù)標準規(guī)范，成為企業(yè)檔案數(shù)據(jù)管理依據(jù)；根據(jù)管理要求企業(yè)還需不斷改進管理業(yè)務(wù)流程，明確職責(zé)，使之適應(yīng)產(chǎn)品檔案數(shù)據(jù)管理方式，提高檔案部門管理人員綜合素質(zhì)，推廣企業(yè)檔案信息管理平臺應(yīng)用，挖掘企業(yè)深層信息資源進行開發(fā)，適應(yīng)企業(yè)快速發(fā)展的需求。

結(jié)論：企業(yè)產(chǎn)品數(shù)據(jù)有效性管理提高，對企業(yè)產(chǎn)品研制、生產(chǎn)全過程管理，實現(xiàn)企業(yè)發(fā)展目標，滿足企業(yè)信息資源管理利用具有十分重要的意義。本文針對企業(yè)產(chǎn)品檔案數(shù)據(jù)的管理提出了一些思路與解決辦法，許多方面還有需要解決的問題，還存在值得深入探討與研究的領(lǐng)域，今后，還需要將理論與實踐相結(jié)合，不斷進行修正完善，隨著信息以及知識管理等技術(shù)應(yīng)用的成熟，逐步向企業(yè)信息知識化利用管理發(fā)展。

參考文獻：

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