(漯河醫(yī)學(xué)高等專科學(xué)校,河南 漯河 462000)
隨著我國經(jīng)濟建設(shè)步伐不斷加快,我國高等教育事業(yè)不斷深化發(fā)展,信息技術(shù)逐漸應(yīng)用到高等教育的方方面面。信息技術(shù)應(yīng)用到學(xué)生檔案管理中,極大的提升了檔案管理的質(zhì)量,發(fā)揮了信息技術(shù)的優(yōu)勢,突破時間和空間等因素的限制。隨著信息技術(shù)的應(yīng)用,高校學(xué)生檔案管理模式、管理方法發(fā)生了顯著的改變,從而導(dǎo)致了檔案管理工作從信息收集到整理等過程發(fā)生了顯著的變化。這就需要我們重視信息技術(shù)在檔案管理應(yīng)用方法和程序,保證學(xué)生檔案管理科學(xué)有效。
高校學(xué)生檔案管理體系是教育單位必不可少的重要組成部分,其對于學(xué)校的管理體系來說十分重要?,F(xiàn)階段,教育體系科學(xué)技術(shù)應(yīng)用程度不斷提升,過去人工檔案管理存在的各種弊端暴露出來,人工檔案管理效率低下,保密性差,在長時間的管理和保存過程中會產(chǎn)生大量的數(shù)據(jù)和文件材料,這對于查閱相關(guān)檔案,更新檔案信息帶來了不少困難。傳統(tǒng)的學(xué)生檔案管理模式已經(jīng)不能適應(yīng)現(xiàn)代高等教育的需求。作為信息技術(shù)系統(tǒng)中一個重要的組成部分,將計算機應(yīng)用到高校學(xué)生檔案管理中,具有人工管理無法比擬的優(yōu)點。利用信息技術(shù)檢索速度快,查閱方便,檔案質(zhì)量有保證,儲存量大,保密性能好,存放時間長,成本低,而且能夠?qū)崿F(xiàn)及時更新和維護學(xué)生檔案,這些優(yōu)點能夠極大的提高學(xué)生檔案管理的效率和質(zhì)量。此外,在計算機技術(shù)和互聯(lián)網(wǎng)技術(shù)飛速發(fā)展的今天,儲存技術(shù)和檢索手段呈現(xiàn)多樣化發(fā)展,使得保存和利用各種信息變得簡單易行,從而實現(xiàn)了學(xué)生檔案有效保存和充分利用,從而最大程度的發(fā)揮了檔案信息查閱和傳承的功能。
當(dāng)前隨著我國各大高校擴大招生,高校學(xué)生的數(shù)量不斷提升,這就導(dǎo)致高校檔案部門學(xué)生檔案數(shù)量顯著增加。面對檔案數(shù)量增加,雖然很多高校都積極應(yīng)用計算機對檔案進行輔助管理,但是計算機功能也只限于檔案檢索和查詢等。還不能實現(xiàn)無紙化檔案管理,不能利用文字、聲音和音像等模式對檔案進行科學(xué)管理,檔案管理效率低。此外,隨著計算機技術(shù)和互聯(lián)網(wǎng)技術(shù)的應(yīng)用和發(fā)展,高校部門在辦公過程中,利用計算機等電子設(shè)備形成了大量的文字、圖標、音像、視頻等不同形式的電子檔案,面對這些檔案在大大增加了管理人員工作難度的同時,也大大增加管理人員的工作量。
大學(xué)校園中,對學(xué)生個人信息的記錄主要包括以下幾個方面:姓名、性別、個人學(xué)習(xí)經(jīng)歷、職務(wù)、成績、興趣愛好和家庭成員等幾方面信息。檔案中補充信息主要包含了每學(xué)期期末考試成績、受獎勵情況、導(dǎo)員評語等幾方面內(nèi)容?,F(xiàn)階段,高校專業(yè)教師的教學(xué)任務(wù)十分繁重,輔導(dǎo)員又肩負多重管理任務(wù),幾乎沒有時間將學(xué)生整個大學(xué)階段學(xué)習(xí)和成長所經(jīng)歷的有價值信息記錄到檔案中,只是在每學(xué)期末對學(xué)生進行一個總結(jié)。而這些單調(diào)的評語根本無法概括學(xué)生在整個受教育階段豐富的成長歷程,不能很好的展現(xiàn)出學(xué)生的實際心理發(fā)展過程。在當(dāng)今變化多樣的現(xiàn)實社會中,無法很好穩(wěn)定學(xué)生的情緒,無法讓學(xué)生全身心的投入其中,也無法提高高校的教學(xué)質(zhì)量和教學(xué)水平。
由于學(xué)生檔案缺少專人管理,沒有建立科學(xué)的規(guī)章制度,不能保證電子檔案的真實性、可靠性和完整性。最近幾年,雖然進行了一些實驗性的研究,但是由于經(jīng)費投入問題,導(dǎo)致研究缺乏持續(xù)性。現(xiàn)階段,電子檔案格式、制作方法還未得到有效的統(tǒng)一,電子文件的適應(yīng)性較差,大多數(shù)是形成機構(gòu)執(zhí)行管理和處置?,F(xiàn)今的學(xué)生檔案電子化依然是一個可有可無的事情,高校的重視程度不足。
采用計算機設(shè)備、打印機、掃描儀以及微縮硬件設(shè)備幫助完整高校檔案管理工作,可以顯著提高檔案管理工作的效率和質(zhì)量。在過去傳統(tǒng)的檔案管理都是依靠人工操作來獲取相應(yīng)的數(shù)據(jù)信息,并對這些數(shù)據(jù)進行處理和加工,檔案管理人員的工作量很大,并且效率也不高。此外,人工檔案管理常常因為檔案信息量過大而導(dǎo)致檢索困難,再加上接觸學(xué)生檔案人員較多,因此很難保證檔案嚴密完好。隨著信息技術(shù)不斷應(yīng)用和發(fā)展,大部分高校的檔案管理部門都配備了電腦、掃描儀、打印機等現(xiàn)代硬件設(shè)備,檔案工作人員可以利用這些設(shè)備,根據(jù)不同階段從網(wǎng)絡(luò)上獲取相應(yīng)信息,對于需要保存和收集的材料應(yīng)該將其轉(zhuǎn)化為電子資源,從而實現(xiàn)了材料的數(shù)字化保存。電子文件不同于紙質(zhì)文件,其保存簡單,占據(jù)空間小,給高校學(xué)生檔案管理工作提供了極大的便利。再加上最近幾年以光學(xué)材料和磁性材料為信息載體的電子檔案逐漸有取代紙質(zhì)檔案的趨勢。
首先,數(shù)據(jù)庫技術(shù)的應(yīng)用。最近幾年,很多高校逐漸實現(xiàn)檔案電子化管理,但是由于數(shù)據(jù)共享和信息檢索存在一定難題,導(dǎo)致檔案數(shù)字化進程發(fā)展緩慢。隨著信息技術(shù)不斷發(fā)展,為了進一步提高電子文檔管理效率,建立數(shù)據(jù)庫成為檔案電子化發(fā)展的趨勢。數(shù)據(jù)庫技術(shù)的應(yīng)用,可以很容易的完成信息冗余清理和信息檢索和儲存,能夠?qū)崿F(xiàn)檔案信息共享。在全國高校建立統(tǒng)一的檔案信息管理數(shù)據(jù)庫,實現(xiàn)了電子檔案格式的統(tǒng)一,在提高學(xué)生檔案信息保密性的同時,還能夠大大提升檔案管理的工作效率;其次,互聯(lián)網(wǎng)技術(shù)的應(yīng)用?;ヂ?lián)網(wǎng)技術(shù)是一項全球性的網(wǎng)絡(luò)技術(shù),其主要是由不同規(guī)模大小的計算機網(wǎng)絡(luò)組成。網(wǎng)絡(luò)的出現(xiàn)使得資源不受空間和時間限制,讓共享成為可能?;ヂ?lián)網(wǎng)技術(shù)不僅能夠?qū)崿F(xiàn)數(shù)據(jù)檔案的傳輸、接收和收集,并且還能夠極大的提高高校學(xué)生檔案管理的質(zhì)量,幫助高校節(jié)省更多的人力、物力和財力。
總之,隨著現(xiàn)代信息技術(shù)不斷發(fā)展和進步,其會逐漸應(yīng)用到高校辦學(xué)的各個領(lǐng)域中。高校學(xué)生檔案管理應(yīng)用信息技術(shù),可以顯著提升檔案管理人員的工作效率,通過建設(shè)高效的數(shù)據(jù)庫,利用好信息技術(shù)硬件設(shè)備和軟件技術(shù),大大提升高校學(xué)生檔案管理工作效率,促進高校學(xué)生檔案管理工作質(zhì)量提升。