試論學(xué)校常規(guī)管理中“三定一查”的基本策略

陳淼

摘 要：學(xué)校管理工作千頭萬(wàn)緒，由于管理工作理念不新、思路不明、機(jī)制不靈、意識(shí)不強(qiáng)，容易出現(xiàn)管理低效的現(xiàn)象。為了提高學(xué)校常規(guī)管理工作實(shí)效，文章提出“三定一查”的基本策略，“三定”為：定工作清單、定工作思路、定人力資源;“一查”為：督查反饋。實(shí)踐表明，運(yùn)用這種管理策略能取得較好的管理成效。

關(guān)鍵詞：常規(guī)管理工作;“三定一查”;基本策略

中圖分類號(hào)：G627 文獻(xiàn)標(biāo)識(shí)碼：A 收稿日期：2020-03-31 文章編號(hào)：1674-120X（2020）19-0040-02

一所好學(xué)校離不開(kāi)一個(gè)優(yōu)秀的管理者，不同的學(xué)校管理有其特定的規(guī)律和特點(diǎn)。管理是在特定的環(huán)境下，對(duì)組織所擁有的資源進(jìn)行有效的計(jì)劃、組織、領(lǐng)導(dǎo)和控制，以便達(dá)成既定的組織目標(biāo)的過(guò)程。學(xué)校常規(guī)管理是指一所學(xué)校日常的重要工作，包括教學(xué)、后勤、保障、輔助等基礎(chǔ)性工作，常規(guī)管理水平是考察一所學(xué)校管理工作水平的關(guān)鍵性指標(biāo)。

學(xué)校日常事務(wù)性工作千頭萬(wàn)緒，上級(jí)任務(wù)、學(xué)校建設(shè)、綜治安全、德育工作、教學(xué)教研、處理師生突發(fā)狀況等，一項(xiàng)接一項(xiàng)的工作接踵而至，在管理過(guò)程中，難免會(huì)出現(xiàn)管理不到位，工作效率不高的現(xiàn)象。理清思路，統(tǒng)籌安排，靈活處理，跟蹤督查，及時(shí)反饋，可以避免管理出現(xiàn)漏洞，提高管理實(shí)效。

一、學(xué)校常規(guī)管理中存在的主要問(wèn)題

（1）工作安排不及時(shí)。有的日常事務(wù)性工作是常規(guī)性的，按部就班地完成就好。有的是臨時(shí)性的、突發(fā)性的，則需要第一時(shí)間通知或布置下去。但往往會(huì)出現(xiàn)工作安排滯后，甚至忘記傳達(dá)或布置等情況，導(dǎo)致不能按時(shí)完成工作任務(wù)，甚至耽誤工作進(jìn)度。

（2）布置任務(wù)不具體。學(xué)校經(jīng)常會(huì)接到上級(jí)行政部門(mén)下發(fā)的一些通知要求，需要其執(zhí)行落實(shí)。學(xué)校內(nèi)部也會(huì)制訂一些活動(dòng)方案、工作安排等，需要年級(jí)組、教研組或教職工照章執(zhí)行。很多時(shí)候，管理者只宣讀或轉(zhuǎn)發(fā)文件、通知或方案，沒(méi)有提出實(shí)施步驟、具體要求、時(shí)間節(jié)點(diǎn)，導(dǎo)致執(zhí)行者在落實(shí)任務(wù)的過(guò)程中莫衷一是，無(wú)從下手，甚至偏離目標(biāo)要求，達(dá)不到預(yù)期效果。

（3）實(shí)施過(guò)程無(wú)督查。督查是管理過(guò)程中必不可少的一個(gè)環(huán)節(jié)。工作任務(wù)布置下去后，實(shí)施進(jìn)展情況如何？效果怎樣？教職工有什么樣的反應(yīng)？是否出現(xiàn)問(wèn)題或困難需要調(diào)整或解決？工作實(shí)施過(guò)程中缺少管理者的督查，容易出現(xiàn)執(zhí)行者應(yīng)付了事，沒(méi)有按要求完成工作，完成任務(wù)但質(zhì)量不高的現(xiàn)象。

（4）發(fā)現(xiàn)問(wèn)題無(wú)反饋。反饋是在某一行動(dòng)和任務(wù)完成之后，將實(shí)際結(jié)果進(jìn)行比較，從而對(duì)下一步行動(dòng)的進(jìn)行產(chǎn)生影響，起到控制的作用。但在日常管理中存在反饋不及時(shí)、不落地的現(xiàn)象。比如，執(zhí)行者在工作中發(fā)現(xiàn)有值得借鑒或推廣的好的做法或經(jīng)驗(yàn)，管理者卻沒(méi)有及時(shí)肯定鼓勵(lì)宣傳;發(fā)現(xiàn)執(zhí)行不到位或遇到困難，沒(méi)有給予具體指導(dǎo)或幫助;發(fā)現(xiàn)思想偏差或不當(dāng)行為，沒(méi)有立即提醒、制止或矯正等。

二、學(xué)校常規(guī)管理問(wèn)題形成的主要原因

（1）工作思路不明，責(zé)任不清。日常事務(wù)性工作繁多，沒(méi)有分清哪些是“緊急又重要”“緊急不重要”“重要不緊急”“既不緊急又不重要”的事，不分輕重緩急，胡子眉毛一把抓。沒(méi)有進(jìn)行梳理和統(tǒng)籌安排，導(dǎo)致不能及時(shí)布置或傳達(dá)工作，甚至遺忘。學(xué)校對(duì)各部門(mén)的工作責(zé)任都有相對(duì)明確的劃分，但有的工作兼容性高，需要幾個(gè)部門(mén)協(xié)調(diào)配合才能完成，這時(shí)就會(huì)出現(xiàn)你不管，我不好管，他想管又覺(jué)得不便管的現(xiàn)象，最終造成無(wú)人管的結(jié)果。還有的人員缺少積極主動(dòng)性，認(rèn)為多一事不如少一事。

（2）責(zé)任意識(shí)不強(qiáng)，敷衍塞責(zé)。習(xí)近平總書(shū)記指出：“現(xiàn)實(shí)生活中，有的落實(shí)中央決策部署不用心，不務(wù)實(shí)，不盡力，口號(hào)喊得震天響，行動(dòng)起來(lái)輕飄飄。把說(shuō)的當(dāng)成做了，把做了當(dāng)做成了。”要管到位，必須有高度的責(zé)任心。責(zé)任心是一種積極的態(tài)度，它包含敬業(yè)精神、積極主動(dòng)、團(tuán)結(jié)創(chuàng)新、注重細(xì)節(jié)等。責(zé)任心的高低決定做事的效果。一件工作布置下去，還需要嚴(yán)密的過(guò)程監(jiān)督和調(diào)控，必要的指導(dǎo)、鼓勵(lì)和矯正，只有管理者用心盡力，勤政務(wù)實(shí)，才能把工作做好。

（3）管理水平不高，能力有限。絕大多數(shù)管理者都有把工作做好的愿望。但因?yàn)槠綍r(shí)不注重學(xué)習(xí)，缺少發(fā)展性思維，憑以往經(jīng)驗(yàn)辦事，墨守成規(guī)，以致出現(xiàn)“新辦法不會(huì)用，老辦法不管用，硬辦法不敢用，軟辦法不頂用”的現(xiàn)象，對(duì)工作中出現(xiàn)的問(wèn)題，一是不善于發(fā)現(xiàn)，二是不善于指導(dǎo)。這樣一來(lái)，督查反饋這些在管理過(guò)程中必不可少的環(huán)節(jié)就無(wú)法落實(shí)落地。

三、提升學(xué)校常規(guī)管理工作質(zhì)量的基本策略

（一）制訂任務(wù)清單，理清工作條目

在學(xué)校常規(guī)管理工作中列出的清單可以簡(jiǎn)化為詳細(xì)登記有關(guān)項(xiàng)目的單子。就是把要做的事情或準(zhǔn)備做的事情用表格的形式一一羅列出來(lái)，列示目標(biāo)、任務(wù)要點(diǎn)、時(shí)間節(jié)點(diǎn)、責(zé)任人員、完成情況等。用表格的形式列出工作任務(wù)清單，一目了然，可以防止遺漏某項(xiàng)工作任務(wù)，又可以持續(xù)、正確地把事情做好，擺脫高速工作的混亂和無(wú)序。在操作的時(shí)候，可以根據(jù)需要先制訂一份涵蓋幾項(xiàng)內(nèi)容的空白表。“工作任務(wù)及要求”是提前通知的，可提前填好，臨時(shí)性工作任務(wù)，接到一項(xiàng)記錄一項(xiàng);“時(shí)間”一欄填寫(xiě)工作任務(wù)布置和完成的時(shí)間、相關(guān)地點(diǎn)等;在“完成情況”一欄記錄工作完成情況、存在的問(wèn)題、需要改進(jìn)的地方等。一張任務(wù)清單能確保工作思路清晰，任務(wù)不遺漏。

（二）擬定工作思路，有序安排部署

先理清工作任務(wù)的輕重緩急，確定完成任務(wù)的時(shí)間節(jié)點(diǎn)，這樣可以做到有條不紊，不打亂仗。常規(guī)管理工作千頭萬(wàn)緒，先對(duì)清單上的工作任務(wù)進(jìn)行梳理，把要完成的工作任務(wù)分為“重要而緊急”“重要不緊急”“緊急不重要”“既不緊急又不重要”等類別。緊急的事，不管重要與否，必須馬上處理或執(zhí)行;重要又緊急的事更是重中之重，馬虎不得，必須第一時(shí)間落實(shí)到位;而既不緊急又不重要的事則可以往后挪一挪。然后思考各項(xiàng)工作應(yīng)怎樣安排部署才能使其落實(shí)得更快捷、更有效。

（三）確定人力資源，統(tǒng)籌布置落實(shí)

一是及時(shí)溝通交流，明確態(tài)度?？梢栽谛姓?huì)上、教職工會(huì)上明確學(xué)校工作雖有分工，各司其職，但又相互交融，必須有人具體負(fù)責(zé)落實(shí)，不能出現(xiàn)無(wú)人管理和互相推諉的現(xiàn)象。安排誰(shuí)具體負(fù)責(zé)，不存在越權(quán)問(wèn)題，也不允許說(shuō)別人越權(quán)。也可以和有這些想法的管理人員個(gè)別交談，了解其心里想法，做好思想工作，消除顧慮。

二是根據(jù)工作需要，確定第一負(fù)責(zé)人。相互交融的工作必須確定一位主負(fù)責(zé)人，否則就會(huì)出現(xiàn)各自為政的現(xiàn)象。比如，今年年初防控新冠疫情工作，在最初制訂學(xué)校疫情防控方案時(shí)，牽涉到后勤、綜治、德育、教學(xué)等方面的工作，便明確安排了分管綜治后勤的副校長(zhǎng)全面負(fù)責(zé)，按照上級(jí)要求負(fù)責(zé)制訂學(xué)校防控工作方案，統(tǒng)籌防控管理各項(xiàng)工作，匯總各項(xiàng)資料，直接安排與協(xié)調(diào)各部門(mén)的工作。制訂“停課不停學(xué)”方案，涵蓋了教學(xué)和德育教育幾方面，安排了分管教學(xué)的副校長(zhǎng)全面負(fù)責(zé)，德育副校長(zhǎng)將有關(guān)學(xué)生思想教育、實(shí)踐課程的考慮傳達(dá)給教學(xué)副校長(zhǎng)，納入“停課不停學(xué)”具體課程安排。

三是根據(jù)客觀情況臨時(shí)安排最合適的人員完成相關(guān)工作。學(xué)校管理人員和普通教職工都有各自的職責(zé)，各有各的特點(diǎn)和長(zhǎng)處。適當(dāng)安排他們?yōu)閷W(xué)校做一些工作職責(zé)范圍之外的事，既可以提高工作效率，減少人員浪費(fèi)，又能充分發(fā)揮教職工的積極性。比如，假期期間，后勤人員負(fù)責(zé)監(jiān)管學(xué)校建設(shè)維修，便安排他們同時(shí)負(fù)責(zé)假期值班;抗疫期間，直接安排校醫(yī)每天負(fù)責(zé)校園和家屬區(qū)的消毒工作;安排年輕、有車、離教育局近的教師到局里領(lǐng)取為學(xué)校配備的消毒用品等。接到任務(wù)的教師不但認(rèn)真履職，還感謝學(xué)校對(duì)他們的信任，并表示隨時(shí)聽(tīng)候?qū)W校召喚。

（四）督查落實(shí)情況，及時(shí)反饋調(diào)整

工作任務(wù)布置后，必須跟蹤執(zhí)行情況，及時(shí)檢查反饋，才能確保管理落到實(shí)處。一是布置工作要清楚具體。很多時(shí)候上級(jí)文件是宏觀要求，起指導(dǎo)性的作用，而怎樣落實(shí)落地必須有清晰具體的實(shí)施路徑。比如，副校長(zhǎng)擬寫(xiě)“停課不停學(xué)”方案時(shí)，事先要明確制訂方案的原則要求：嚴(yán)格遵照國(guó)家、省、市教育主管部門(mén)的要求，不走樣;符合學(xué)生的年齡特點(diǎn)和認(rèn)知能力;體現(xiàn)促進(jìn)學(xué)生德智體美勞全面發(fā)展的課程目標(biāo);體現(xiàn)自己學(xué)校特色，可操作性強(qiáng)等。然后要思考網(wǎng)絡(luò)平臺(tái)如何選用，各年級(jí)課程如何設(shè)置？運(yùn)用怎樣的方式將“停課不停學(xué)”方案通過(guò)教研組、學(xué)科教師落實(shí)到學(xué)生？再提出必須監(jiān)管實(shí)施過(guò)程，了解各學(xué)科、各年級(jí)和班級(jí)進(jìn)展情況，參與學(xué)習(xí)的人數(shù)，有哪些經(jīng)驗(yàn)和亮點(diǎn)，存在哪些問(wèn)題，并隨時(shí)指導(dǎo)，表?yè)P(yáng)肯定并及時(shí)宣傳報(bào)道。最后放手讓教學(xué)副校長(zhǎng)去安排布置落實(shí)。

二是隨時(shí)跟蹤了解工作進(jìn)展情況。有一次，教學(xué)常規(guī)檢查發(fā)現(xiàn)某年級(jí)個(gè)別班沒(méi)有品德練習(xí)冊(cè)。詢問(wèn)原因，回答：“沒(méi)有發(fā)?！苯滩墓芾韱T說(shuō)：“練習(xí)冊(cè)一來(lái)，我就在群里發(fā)通知要大家來(lái)領(lǐng)呀?！币沤^這類現(xiàn)象再出現(xiàn)，就必須讓后勤管理人員隨時(shí)監(jiān)管教材發(fā)放情況;教學(xué)管理人員督察教材練習(xí)冊(cè)使用情況;具體管教材的人員發(fā)現(xiàn)不及時(shí)領(lǐng)教材的班級(jí)馬上點(diǎn)對(duì)點(diǎn)通知其領(lǐng)取。這樣一來(lái)，工作才不會(huì)出現(xiàn)漏洞。

三是發(fā)現(xiàn)問(wèn)題及時(shí)反饋調(diào)整。管理工作難免會(huì)出現(xiàn)這樣那樣的問(wèn)題。出現(xiàn)問(wèn)題不可怕，可怕的是沒(méi)有發(fā)現(xiàn)問(wèn)題和發(fā)現(xiàn)問(wèn)題后不及時(shí)糾正調(diào)整。發(fā)現(xiàn)問(wèn)題需要克服官僚主義、形式主義，深入工作實(shí)際，查看執(zhí)行落實(shí)情況，認(rèn)真聽(tīng)取意見(jiàn)和建議，積極回應(yīng)員工訴求。對(duì)出現(xiàn)的問(wèn)題要認(rèn)真查找原因，商議、尋找解決問(wèn)題的辦法，不推卸責(zé)任，不求全責(zé)備。普遍現(xiàn)象會(huì)上講，個(gè)別問(wèn)題個(gè)別談;原則問(wèn)題再?gòu)?qiáng)調(diào)，態(tài)度問(wèn)題要批評(píng);突發(fā)問(wèn)題馬上處理，疏忽出錯(cuò)及時(shí)補(bǔ)漏。

管理的目的就是落實(shí)工作任務(wù)，達(dá)成既定目標(biāo)，取得實(shí)質(zhì)性的效果。管理者只要厘清工作思路、執(zhí)行路徑，合理調(diào)配人員，密切關(guān)注執(zhí)行過(guò)程，及時(shí)反饋執(zhí)行情況，調(diào)整工作措施，就一定會(huì)達(dá)到抓實(shí)抓細(xì)、管理到位、抓出成效的目的。

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