高校檔案管理工作的創(chuàng)新策略探討

童靜

（湖南財(cái)政經(jīng)濟(jì)學(xué)院，湖南　長(zhǎng)沙　410205）

高校檔案管理工作的創(chuàng)新策略探討

童靜

（湖南財(cái)政經(jīng)濟(jì)學(xué)院，湖南長(zhǎng)沙410205）

檔案是高校教學(xué)實(shí)踐與教學(xué)研究的重要依據(jù)，檔案管理則是高校行政執(zhí)行管理的重要環(huán)節(jié).隨著現(xiàn)代信息技術(shù)的進(jìn)步，高校檔案管理工作創(chuàng)新發(fā)展也勢(shì)在必行.文章從檔案管理的重要性入手，結(jié)合當(dāng)前高校檔案管理工作存在的問(wèn)題，就如何進(jìn)行高校檔案管理工作創(chuàng)新進(jìn)行了探討、分析.

高校；檔案；管理工作；創(chuàng)新策略

檔案指單位、集體或個(gè)人在生產(chǎn)、實(shí)踐、科研管理中形成的對(duì)自身來(lái)說(shuō)有利用和保存價(jià)值的資料.檔案管理是檔案記錄、搜集、整理、歸類(lèi)、保管活動(dòng)的總和，高校檔案是高校教學(xué)研究和文化發(fā)展的重要載體，加強(qiáng)檔案保密安全管理，創(chuàng)新檔案管理策略，對(duì)于高校來(lái)說(shuō)有著重要意義.

1　高校檔案管理工作的重要性

高校檔案管理是高校人才選拔與引進(jìn)、職工考核與管理、學(xué)校教學(xué)組織活動(dòng)與科研工作順利進(jìn)展的根本依據(jù).高校檔案資料詳細(xì)記錄了高校不同時(shí)期的辦學(xué)特色、辦學(xué)情況和教學(xué)風(fēng)貌，記載著全校師生在教學(xué)、道德修養(yǎng)、管理與發(fā)展方面的表現(xiàn)，是最直接的能反映高校教育教學(xué)情況工作的真實(shí)材料.檔案管理水平的高低，可以間接反映高效管理工作水平和面貌.許多高校在發(fā)展進(jìn)程中，在教學(xué)、科研與管理方面積累了大量的文字、圖表、影像資料，如何做好檔案資料的管理工作，是高校必須思考的問(wèn)題.近年來(lái)，隨著高校擴(kuò)招規(guī)模的不斷擴(kuò)大，高校檔案數(shù)據(jù)、資料數(shù)量也更加龐大，這給檔案管理工作效率提出了更高的要求.采用先進(jìn)管理方法和管理手段，變實(shí)體檔案資料管理為信息化檔案資料管理，也成為高校檔案管理工作努力的新方向.

2　當(dāng)前高校檔案管理工作中存在的問(wèn)題

2.1思想上不夠重視

雖說(shuō)我國(guó)高校的檔案管理工作早已起步，但是，也有一部分高校至今都沒(méi)有認(rèn)識(shí)到檔案管理工作的重要性，對(duì)檔案工作不夠重視.如許多高校領(lǐng)導(dǎo)層、教管人員一致認(rèn)為，在高等教育改革大背景下，高校必須以教學(xué)管理和科研為重點(diǎn)抓好教學(xué)管理工作，檔案管理不過(guò)是教學(xué)管理的輔助成分，不需要在上面花費(fèi)太多的時(shí)間.在這種“重教學(xué)、輕檔案”的管理思想影響下，高校檔案管理基礎(chǔ)設(shè)施建設(shè)、管理隊(duì)伍建設(shè)都受到影響，高校檔案管理工作仍舊停留在檔案信息收集、整理、保管等初級(jí)層面和紙質(zhì)檔案管理時(shí)代.一些檔案管理人員也認(rèn)為，只要做好實(shí)體檔案管理工作即可，檔案管理服務(wù)意識(shí)不高.這些，都會(huì)影響高校檔案管理工作進(jìn)步.

2.2管理體制落后，管理方法單一

管理體制僵化、落后，是高校檔案管理存在的顯著問(wèn)題，高校檔案管理工作是一項(xiàng)專(zhuān)業(yè)性、系統(tǒng)性較強(qiáng)的工作，但是，許多高校在管理機(jī)構(gòu)設(shè)置上都缺少長(zhǎng)遠(yuǎn)發(fā)展理念，致使檔案管理機(jī)構(gòu)設(shè)置過(guò)于簡(jiǎn)單，管理崗位人員分配不合理，管理人員工資待遇不高.一些高校甚至在檔案管理上沒(méi)有設(shè)置專(zhuān)業(yè)管理人員，學(xué)校檔案管理工作多由行政部門(mén)、會(huì)計(jì)部門(mén)的人員兼任，并且在檔案管理中沒(méi)有引入有效的激勵(lì)機(jī)制，嚴(yán)重影響了檔案管理人員的工作積極性.在檔案管理上，一些高校雖然也借助信息化建設(shè)契機(jī)，開(kāi)啟了檔案管理信息化建設(shè)的大門(mén)，但是，許多高校的檔案管理工作仍以人工、手工管理為主，檔案信息化管理僅限于用電腦進(jìn)行信息檢索、紙質(zhì)檔案的信息化轉(zhuǎn)換與保存，與真正的信息化管理差距甚遠(yuǎn).

2.3投入不足，硬件設(shè)置老化

因?yàn)榻?jīng)費(fèi)有限，領(lǐng)導(dǎo)階層認(rèn)識(shí)不到檔案管理工作的重要性，因此，許多高校在檔案管理上都沒(méi)有投入過(guò)多的資金.致使高校檔案管理硬件設(shè)備嚴(yán)重老化，檔案館舍條件相對(duì)較差，檔案管理所需的貴重儀器設(shè)備嚴(yán)重短缺.一些高校雖然在硬件設(shè)備購(gòu)置上花費(fèi)了一定數(shù)額的資金，但是，由于缺少配套設(shè)施建設(shè)不完善，專(zhuān)業(yè)人才和后續(xù)經(jīng)費(fèi)得不到保障，許多儀器的使用率都較低，儀器損壞后也難以得到及時(shí)維修.

2.4檔案開(kāi)放度不夠，管理人才匱乏

長(zhǎng)期以來(lái)，我國(guó)高校檔案部門(mén)在檔案管理上采用的都是以藏為主、重藏輕用的策略，走的都是傳統(tǒng)的只管收藏和保管、只知道預(yù)防危險(xiǎn)、不重利用的老路.這種落后的管理觀念，直接將檔案資源保管與利用對(duì)立起來(lái)，嚴(yán)重限制了高校檔案的開(kāi)放度.加上工作人員思想僵化，服務(wù)質(zhì)量不高，高校檔案利用功能也難以得到充分發(fā)揮.此外，許多高校在檔案管理上，都沒(méi)有引進(jìn)專(zhuān)業(yè)人員，并且在隊(duì)伍管理上采用的都是人事管理終身制，只關(guān)注績(jī)效考核不關(guān)注人員培訓(xùn)與再教育.受此影響，許多檔案工作者都缺少學(xué)習(xí)精神和進(jìn)取意識(shí)，檔案管理專(zhuān)業(yè)技能也提升困難.

3　高校檔案管理工作創(chuàng)新策略

3.1樹(shù)立科學(xué)發(fā)展理念，提高思想認(rèn)識(shí)

思想觀念創(chuàng)新是高校檔案管理工作創(chuàng)新的基礎(chǔ)和前提.在新時(shí)期，高校要秉承以人為本的發(fā)展思路，結(jié)合高校檔案數(shù)據(jù)增長(zhǎng)現(xiàn)狀，圍繞服務(wù)廣大師生，豐富學(xué)校檔案館藏資源，完善學(xué)校檔案管理系統(tǒng)，協(xié)調(diào)檔案管理工作與高校其他工作的關(guān)系，全面開(kāi)展檔案管理工作.高校檔案部門(mén)要加大檔案管理創(chuàng)新力度，明確檔案管理工作目標(biāo)，面向社會(huì)廣泛收集與學(xué)校發(fā)展有關(guān)的檔案資料，優(yōu)化檔案館藏結(jié)構(gòu)，同時(shí)結(jié)合高校文化特色、社會(huì)屬性、特色資源，彰顯檔案建設(shè)的文化特色，開(kāi)展檔案文化專(zhuān)題開(kāi)展，增設(shè)學(xué)校名師、優(yōu)秀校友檔案，加大先進(jìn)管理技術(shù)應(yīng)用，走獨(dú)具自身特色的檔案建設(shè)道路.高校領(lǐng)導(dǎo)要重視檔案管理部門(mén)建設(shè)和工作開(kāi)展情況，建立服務(wù)型的檔案管理部門(mén)，要求檔案管理部門(mén)提高服務(wù)意識(shí)，將可持續(xù)發(fā)展理念貫穿到工作的各個(gè)方面，改變過(guò)去那種“重保密、請(qǐng)利用”的陳舊管理觀念，主動(dòng)參與到學(xué)校重大事物決策和教學(xué)管理中來(lái)，以提高檔案管理水平和影響力.

3.2健全檔案管理體系與管理制度

建立健全高校檔案管理制度和管理機(jī)制，是提高高校檔案管理工作效率的根本.為了實(shí)現(xiàn)高校檔案管理目標(biāo)，高校首先要擯棄落后的管理理念，立足于我國(guó)《檔案法》、《檔案管理辦法》，完善學(xué)校檔案管理機(jī)制，制定詳細(xì)的檔案管理?xiàng)l例尤其是信息化檔案管理機(jī)制，明確電子檔案分類(lèi)儲(chǔ)存標(biāo)準(zhǔn)和管理方法，將檔案管理職責(zé)落實(shí)到個(gè)人，在檔案管理上實(shí)施目標(biāo)化管理和量化管理.在此基礎(chǔ)上，高校還要完善薪酬分配制度、用人制度、激勵(lì)機(jī)制，在檔案人員管理上引入有效的市場(chǎng)化競(jìng)爭(zhēng)機(jī)制，鼓勵(lì)檔案工作人員大膽創(chuàng)新、爭(zhēng)先創(chuàng)優(yōu)，為檔案管理工作注入無(wú)窮活力.與此同時(shí)，高校還要完善檔案查閱、使用機(jī)制，嚴(yán)格檔案保密機(jī)制和使用機(jī)制，嚴(yán)格檔案管理權(quán)限分配與控制，提高檔案信息化管理安全系數(shù)，充分發(fā)揮信息化管理系統(tǒng)在檔案管理中的積極作用.

3.3加大資金投入，建設(shè)服務(wù)性的管理部門(mén)

在高等教育事業(yè)不斷發(fā)展的情況下，傳統(tǒng)的手工檢索、人工管理檔案管理方法已經(jīng)無(wú)法滿足高?，F(xiàn)代化管理需要.這就要求高校加大檔案館（室）建設(shè)資金投入，購(gòu)置更多先進(jìn)的檔案管理設(shè)備如掃描儀、電子閱讀設(shè)備等，并做好設(shè)備購(gòu)置申報(bào)、采買(mǎi)、驗(yàn)收、入庫(kù)、發(fā)放、使用和報(bào)廢登記工作，優(yōu)化檔案館現(xiàn)代化設(shè)施，配備齊全檔案管理小型機(jī)組，加快檔案信息建設(shè)步伐，以促使學(xué)校檔案管理工作朝著更高的層次發(fā)展.再則，高校還要建設(shè)高校檔案信息網(wǎng)，開(kāi)通高校網(wǎng)上檔案信息查詢平臺(tái)，為學(xué)生就業(yè)、深造等提供便利.在此基礎(chǔ)上，高校還要做好檔案管理隊(duì)伍管理，要求檔案管理人員轉(zhuǎn)變觀念，一方面認(rèn)真做好檔案管理本質(zhì)工作，確保檔案記錄、信息化轉(zhuǎn)化的真實(shí)性、全面性、準(zhǔn)確性，一方面要求他們改變過(guò)去那種坐等用戶上門(mén)的思想，積極開(kāi)發(fā)檔案的利用價(jià)值，開(kāi)發(fā)更多可供用戶使用的檔案副產(chǎn)品，主動(dòng)與高校教學(xué)管理、信息化建設(shè)接軌，通過(guò)服務(wù)性檔案管理部門(mén)建設(shè)來(lái)提高檔案資源的利用率.

3.4增大檔案資源的開(kāi)放度

高校檔案管理的最終目的是服務(wù)用戶、服務(wù)高校.這就決定了高校檔案管理必須以高校師生信息資源服務(wù)為目標(biāo)增強(qiáng)檔案資源的開(kāi)放度，為高校師生資源共享提供便利.具體來(lái)說(shuō)，高校檔案部門(mén)要提高服務(wù)意識(shí)，認(rèn)清自身在“信息資源共享”中的職責(zé)和任務(wù)，以用戶滿意為最高工作指示，扮演好信息媒介角色.其次，檔案部門(mén)要加大與學(xué)校圖書(shū)館、情報(bào)管理部門(mén)之間的聯(lián)系，共建學(xué)校文獻(xiàn)聯(lián)合目錄和文獻(xiàn)服務(wù)體系.即將學(xué)校圖書(shū)、情報(bào)、資料、檔案部門(mén)的文獻(xiàn)資源、檔案信息用統(tǒng)一的編著格式進(jìn)行編排，充分挖掘內(nèi)部資源潛力，實(shí)現(xiàn)資源互補(bǔ)，為信息在各部門(mén)流通、各部門(mén)信息利用提供方便，以滿足內(nèi)部多層次信息需求.但是需要注意的是，信息共享和信息開(kāi)放，不等于完全開(kāi)放，這種開(kāi)發(fā)是有條件的，是基于信息安全管理基礎(chǔ)之上來(lái)進(jìn)行的.這就要求檔案部門(mén)加大檔案管理信息化建設(shè)步伐，借鑒國(guó)內(nèi)外檔案管理技術(shù)和方法建立內(nèi)部信息共享系統(tǒng)，健全信息數(shù)據(jù)庫(kù)，更新管理設(shè)施和技術(shù)防護(hù)手段，利用用戶身份認(rèn)證、防火墻技術(shù)等嚴(yán)把信息安全關(guān)口，為檔案安全管理、高效使用打好基礎(chǔ).

3.5建設(shè)專(zhuān)業(yè)的檔案管理隊(duì)伍

檔案管理人員的專(zhuān)業(yè)能力和綜合素質(zhì)，關(guān)系到高校檔案管理工作的效率和質(zhì)量.在高校檔案管理壓力不斷加大的情況下，高校要想實(shí)現(xiàn)檔案管理創(chuàng)新發(fā)展，必須引進(jìn)既懂檔案管理又懂信息技術(shù)的高素質(zhì)檔案管理專(zhuān)業(yè)人才，或加大資金和人力投入，進(jìn)行專(zhuān)業(yè)人才培養(yǎng)，以夯實(shí)高校檔案管理信息化建設(shè)的基礎(chǔ).在引進(jìn)專(zhuān)業(yè)人才后，高校還要將人才培養(yǎng)納入內(nèi)部管理計(jì)劃中去，做好檔案管理人員培訓(xùn)工作，通過(guò)專(zhuān)業(yè)培訓(xùn)、進(jìn)修學(xué)習(xí)優(yōu)化檔案管理人員的知識(shí)結(jié)構(gòu)，提高其專(zhuān)業(yè)技能水平.此外，高校還要完善檔案管理人員考核、激勵(lì)制度，在檔案管理人員招聘、管理中引進(jìn)公平競(jìng)爭(zhēng)、公開(kāi)招聘、優(yōu)勝劣汰機(jī)制，并通過(guò)專(zhuān)家講座、專(zhuān)業(yè)人士指導(dǎo)，提高檔案管理管理人員的競(jìng)爭(zhēng)意識(shí)，以營(yíng)造積極向上的工作氛圍.檔案管理人員也要立足于集體培訓(xùn)，認(rèn)真學(xué)習(xí)檔案管理新知識(shí)、新技術(shù)、新理論，并在工作實(shí)踐中做好經(jīng)驗(yàn)總結(jié)，以使自己早日成為檔案管理崗位的行家能手.

綜上所述，高校檔案管理工作具有一定的復(fù)雜性、特殊性，當(dāng)前高校檔案管理工作中還存在許多問(wèn)題.要想解決這些問(wèn)題，高校必須制定創(chuàng)新檔案管理工作林念，明確檔案管理目標(biāo)、方法和方向，并加大檔案管理基礎(chǔ)設(shè)施建設(shè)和人力資源建設(shè)，以優(yōu)化檔案管理軟硬件環(huán)境.高校檔案部門(mén)則要大膽創(chuàng)新、積極探索，結(jié)合時(shí)代發(fā)展要求，拓寬高校檔案管理路徑，提高檔案資源共享度，以促進(jìn)高校教學(xué)管理工作和諧發(fā)展.

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2016-06-22