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      會計(jì)結(jié)賬前的準(zhǔn)備與結(jié)賬方法

      2016-03-28 02:31:37
      關(guān)鍵詞:發(fā)生額欄內(nèi)總賬

      本刊記者 周 嶸

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      會計(jì)結(jié)賬前的準(zhǔn)備與結(jié)賬方法

      本刊記者 周嶸

      會計(jì)年終結(jié)賬即所謂的財(cái)務(wù)年終決算,歲末年初是財(cái)務(wù)人員一年中最繁忙的時(shí)候,有許多工作要做:不但要清查資產(chǎn)、核實(shí)債務(wù),而且要對賬、結(jié)賬,一直到最后編制財(cái)務(wù)會計(jì)報(bào)告。在這一系列工作中,有一些應(yīng)注意的問題值得財(cái)務(wù)人員關(guān)注。

      一、結(jié)賬前后有哪些注意事項(xiàng)

      結(jié)賬,是在把一定時(shí)期內(nèi)發(fā)生的全部經(jīng)濟(jì)業(yè)務(wù)登記入賬的基礎(chǔ)上,計(jì)算并記錄本期發(fā)生額和期末余額。《會計(jì)基礎(chǔ)工作規(guī)范》規(guī)定的結(jié)賬程序及方法是:

      (1)結(jié)賬前,必須將本期內(nèi)所發(fā)生的各項(xiàng)經(jīng)濟(jì)業(yè)務(wù)全部登記入賬。

      (2)結(jié)賬時(shí),應(yīng)當(dāng)結(jié)出每個(gè)賬戶的期末余額。需要結(jié)出當(dāng)月發(fā)生額的,應(yīng)當(dāng)在摘要欄內(nèi)注明“本月合計(jì)”字樣,并在下面通欄劃單紅線。需要結(jié)出本年累計(jì)發(fā)生額的,應(yīng)當(dāng)在摘要欄內(nèi)注明“本年累計(jì)”字樣,并在下面通欄劃單紅線;12月末的“本年累計(jì)”就是全年累計(jì)發(fā)生額,全年累計(jì)發(fā)生額下應(yīng)當(dāng)通欄劃雙紅線,年度終了結(jié)賬時(shí),所有總賬賬戶都應(yīng)當(dāng)結(jié)出全年發(fā)生額和年末余額。

      (3)年度終了,要把各賬戶的余額結(jié)轉(zhuǎn)到下一會計(jì)年度,并在摘要欄注明“結(jié)轉(zhuǎn)下年”字樣;在下一會計(jì)年度新建有關(guān)會計(jì)賬簿的第一余額欄內(nèi)填寫上年結(jié)轉(zhuǎn)的余額,并在摘要欄注明“上年結(jié)轉(zhuǎn)”字樣。

      二、結(jié)賬時(shí)根據(jù)不同的賬戶記錄采用不同的方法

      (1)對于不需要按月結(jié)計(jì)本期發(fā)生額的賬戶,如各項(xiàng)應(yīng)收款明細(xì)賬和各項(xiàng)財(cái)產(chǎn)物資明細(xì)賬等,每次記賬后,都要隨時(shí)結(jié)出余額,每月最后一筆余額即為月末余額。月末結(jié)賬時(shí),只需要在最后一筆經(jīng)濟(jì)業(yè)務(wù)記錄之下劃一單紅線,不需要再結(jié)計(jì)一次余額。

      (2)現(xiàn)金、銀行存款日記賬和需要按月結(jié)計(jì)發(fā)生額的收入、費(fèi)用等明細(xì)賬,每月結(jié)賬時(shí),要在最后一筆經(jīng)濟(jì)業(yè)務(wù)記錄下面劃一單紅線,結(jié)出本月發(fā)生額和余額,在摘要欄內(nèi)注明“本月合計(jì)”字樣,在下面再劃一條單紅線。

      (3)需要結(jié)計(jì)本年累計(jì)發(fā)生額的某些明細(xì)賬戶,如產(chǎn)品銷售收入、成本明細(xì)賬等,每月結(jié)賬時(shí),應(yīng)在“本月合計(jì)”行下結(jié)計(jì)自年初起至本月末止的累計(jì)發(fā)生額,登記在月份發(fā)生額下面,在摘要欄內(nèi)注明“本年累計(jì)”字樣,并在下面再劃一單紅線。12月末的“本年累計(jì)”就是全年累計(jì)發(fā)生額,并在全年累計(jì)發(fā)生額下劃雙紅線。

      (4)總賬賬戶平時(shí)只需結(jié)計(jì)月末余額。年終結(jié)賬時(shí),為了反映全年各項(xiàng)資產(chǎn)、負(fù)債及所有者權(quán)益增減變動的全貌,便于核對賬目,要將所有總賬賬戶結(jié)計(jì)全年發(fā)生額和年末余額,在摘要欄內(nèi)注明“本年合計(jì)”字樣,并在合計(jì)數(shù)下劃一雙紅線。采用棋盤式總賬和科目匯總表代替總賬的單位,年終結(jié)賬,應(yīng)當(dāng)匯編一張全年合計(jì)的科目匯總表和棋盤式總賬。

      (5)需要結(jié)計(jì)本月發(fā)生額的某些賬戶,如果本月只發(fā)生一筆經(jīng)濟(jì)業(yè)務(wù),由于這筆記錄的金額就是本月發(fā)生額,結(jié)賬時(shí),只要在此行記錄下劃一單紅線,不需另結(jié)出“本月合計(jì)”數(shù)。

      三、結(jié)賬時(shí)如何劃線

      結(jié)賬劃線的目的,是為了突出本月合計(jì)數(shù)及月末余額,表示本會計(jì)期的會計(jì)記錄已經(jīng)截止或結(jié)束,并將本期與下期的記錄明顯分開。根據(jù)《會計(jì)基礎(chǔ)工作規(guī)范》規(guī)定,月結(jié)劃單線,年結(jié)劃雙線。劃線時(shí),應(yīng)劃紅線;劃線應(yīng)劃通欄線,不應(yīng)只在本賬頁中的金額部分劃線。

      四、結(jié)賬時(shí)怎樣填寫賬戶余額

      一般說來,每月結(jié)賬時(shí),應(yīng)將賬戶的月末余額寫在本月最后一筆經(jīng)濟(jì)業(yè)務(wù)記錄的同一行內(nèi)。但在現(xiàn)金日記賬、銀行存款日記賬和其他需要按月結(jié)計(jì)發(fā)生額的賬戶,如各種成本、費(fèi)用、收入的明細(xì)賬等,每月結(jié)賬時(shí),還應(yīng)將月末余額與本月發(fā)生額寫在同一行內(nèi),在摘要欄注明“本月合計(jì)”字樣。這樣做,賬戶記錄中的月初余額加減本期發(fā)生額等于月末余額,便于賬戶記錄的稽核。需要結(jié)計(jì)本年累計(jì)發(fā)生額的某些明細(xì)賬戶,每月結(jié)賬時(shí),“本月合計(jì)”行已有余額的,“本年累計(jì)”行就不必再寫余額了。

      五、結(jié)賬時(shí)能否用紅字

      賬簿記錄中使用的紅字,具有特定的涵義,它表示數(shù)字金額的減少或負(fù)數(shù)余額。因此,結(jié)賬時(shí),如果出現(xiàn)負(fù)數(shù)余額,可以用紅字在余額欄登記,但如果余額欄前印有余額的方向(如借或貸),則應(yīng)用藍(lán)黑墨水書寫,而不得使用紅色墨水。

      六、怎樣把有余額的賬戶余額結(jié)轉(zhuǎn)至下年

      對于怎樣把有余額的賬戶余額結(jié)轉(zhuǎn)下年,實(shí)際工作中有以下兩種不規(guī)范的方法:

      (1)將本賬戶年末余額,以相反的方向記入最后一筆賬下的發(fā)生額內(nèi)。例如某賬戶年末為借方余額,在結(jié)賬時(shí),將此項(xiàng)余額填列在貸方發(fā)生額欄內(nèi)(余額如為貸方,則作相反記錄),在摘要欄填明“結(jié)轉(zhuǎn)下年”字樣,在“借或貸”欄內(nèi)填“平”字并在余額欄的“元”位上填列符號,表示賬目已經(jīng)結(jié)平。

      (2)在“本年累計(jì)”發(fā)生額的次行,將年初余額按其同方向記入發(fā)生額欄內(nèi),并在摘要欄內(nèi)填明“上年結(jié)轉(zhuǎn)”字樣;在次行登記年末余額,如為借方余額,填入貸方發(fā)生額欄內(nèi),反之記入借方,并在摘要欄填明“結(jié)轉(zhuǎn)下年”字樣。同時(shí),在該行的下端加計(jì)借、貸各方的總計(jì)數(shù),并在該行摘要欄內(nèi)填列“總計(jì)”兩字,在“借或貸”欄內(nèi)填“平”字,在余額欄的“元”位上填列“0”符號,以示賬目已結(jié)平。

      正確的方法應(yīng)該是:年度終了結(jié)賬時(shí),有余額的賬戶的余額,直接記入新賬余額欄內(nèi)即可,不需要編制記賬憑證,也不必將余額再記入本年賬戶的借方或貸方(收方或付方),使本年有余額的賬戶的余額變?yōu)榱?。因?yàn)椋热荒昴┦怯杏囝~的賬戶,余額就應(yīng)當(dāng)如實(shí)地在賬戶中加以反映,這樣更顯得清晰、明了。否則,就混淆了有余額的賬戶和無余額的賬戶的區(qū)別。

      對于新的會計(jì)年度建賬問題,一般說來,總賬、日記賬和多數(shù)明細(xì)賬應(yīng)每年更換一次。但有些財(cái)產(chǎn)物資明細(xì)賬和債權(quán)債務(wù)明細(xì)賬,由于材料品種、規(guī)格和往來單位較多,更換新賬,重抄一遍工作量較大,因此,可以跨年度使用,不必每年更換一次。各種備查簿也可以連續(xù)使用。

      會計(jì)憑證是會計(jì)檔案的組成部分,也是重要的經(jīng)濟(jì)檔案。因此,對會計(jì)憑證必須妥善保管,及時(shí)裝訂成冊,確保會計(jì)憑證完整無缺。如何整理、裝訂、保管好會計(jì)憑證,現(xiàn)結(jié)合本人多年從事會計(jì)工作的經(jīng)歷,談點(diǎn)體會。

      一、會計(jì)憑證的整理

      1. 每一筆經(jīng)濟(jì)業(yè)務(wù)的原始憑證,不管其張數(shù)多少,都應(yīng)依左上角理齊,無論是自制原始憑證還是外來原始憑證,四邊的毛邊要修剪,特別是左上角的兩條邊,線要直,無毛邊,呈直角形。然后,用大頭針或回形針將原始憑證附在各該記賬憑證后面,隨記賬憑證保管,并在記賬憑證上注明附件張數(shù),附件的張數(shù)要按獨(dú)立的原始憑證張數(shù)計(jì)算。某些原始憑證,如差旅費(fèi)報(bào)銷單、醫(yī)藥費(fèi)報(bào)銷單,以報(bào)銷單張數(shù)作為附件張數(shù)。至于每張報(bào)銷單所粘貼的外來憑證張數(shù),如車船票、小額定額發(fā)票等在報(bào)銷單上注明,不計(jì)入記賬憑證的附件張數(shù)內(nèi)。

      2. 原始憑證來自各種不同渠道,內(nèi)容格式不同,紙張大小不一。如果原始憑證過大、過小、過厚、破損,可按以下辦法處理:對憑證紙張較大,可按記賬憑證的大小,先自下而上折

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