事業(yè)單位數(shù)字化檔案管理現(xiàn)狀與優(yōu)化對策

田　爽吉林省展覽館，吉林長春　130041

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事業(yè)單位數(shù)字化檔案管理現(xiàn)狀與優(yōu)化對策

田爽
吉林省展覽館，吉林長春130041

摘要隨著社會的快速發(fā)展，人們的各項(xiàng)工作的進(jìn)行都離不開信息化與數(shù)字化。計(jì)算機(jī)技術(shù)的不斷提高，為檔案管理工作帶來了極大的便利，不僅能提高工作效率和檔案的利用率，還能優(yōu)化工作流程，促使檔案管理工作更加完善。目前，事業(yè)單位數(shù)字化檔案管理還存在一些問題，數(shù)字化和信息化還有待普及推廣。因此，本文先論述了事業(yè)單位數(shù)字化檔案管理的意義，然后分析了其現(xiàn)狀，最后給出了相關(guān)的優(yōu)化對策，希望能為事業(yè)單位數(shù)字檔案管理工作的完善提供一定幫助。

關(guān)鍵詞數(shù)字化；檔案管理；優(yōu)化

隨著科學(xué)技術(shù)的快速發(fā)展，人們已經(jīng)進(jìn)入了信息化時(shí)代，無論是生活還是工作都與計(jì)算機(jī)息息相關(guān)。有了先進(jìn)的科技和現(xiàn)代化辦公設(shè)備的幫助，人們的工作效率大幅提高，工作質(zhì)量也得到保障。檔案是各類組織和個(gè)人在社會活動中形成的具有保存價(jià)值的相關(guān)信息記錄，包括文字、圖表、音像等多種形式，其無論是對組織還是個(gè)人都有重要價(jià)值。隨著社會的變遷，檔案的管理保存已由傳統(tǒng)的紙質(zhì)管理形式逐漸向數(shù)字化管理形式轉(zhuǎn)變。檔案的數(shù)字化管理是將檔案內(nèi)容從實(shí)體性的儲存方式轉(zhuǎn)向數(shù)字化的數(shù)據(jù)庫系統(tǒng)，能夠?qū)崿F(xiàn)資源的多元利用，提高檔案利用的時(shí)效性。但是，當(dāng)前事業(yè)單位的檔案管理還沒有建立完善的數(shù)字化管理系統(tǒng)，容易造成工作效率低下、檔案的安全保密性不高等問題，因此，事業(yè)單位的檔案管理亟需向數(shù)字化、信息化轉(zhuǎn)變，以提高檔案利用率，更好的為人民、為社會服務(wù)。

1　事業(yè)單位數(shù)字化檔案管理的意義

1.1有利于提高單位經(jīng)濟(jì)效益

隨著社會經(jīng)濟(jì)的飛速發(fā)展，人們的信息量越來越龐大，需要管理的檔案也越來越多。傳統(tǒng)的檔案管理模式使得信息的搜集和整理變得復(fù)雜，極易造成工作效率和工作質(zhì)量低下，影響政府單位的社會形象。同時(shí)，和數(shù)字化管理模式脫軌，許多工作的進(jìn)行都需要大量的使用紙張，造成資源的浪費(fèi)，而工作量的加大也需要更多的人力投入，造成人員的浪費(fèi)，長此以往，將會使事業(yè)單位的經(jīng)濟(jì)負(fù)擔(dān)加重，不利于單位的可持續(xù)發(fā)展。而采用數(shù)字化檔案管理，檔案信息的整理和儲存都向電子化轉(zhuǎn)變，縮小了檔案的占地空間，整理歸納將會更有序合理，不僅能提高工作的效率和準(zhǔn)確度，減少人工工作的錯(cuò)誤和誤差，還能節(jié)約資源，使單位經(jīng)費(fèi)能投入到更有用的地方，提高單位的經(jīng)濟(jì)效益。

1.2有利于提高辦公效率

傳統(tǒng)的人工管理檔案的工作模式，使工作變得復(fù)雜且冗余。檔案的搜集需要耗費(fèi)大量的人力物力財(cái)力，同時(shí)信息的準(zhǔn)確性也不高；檔案的整理和歸納則需要工作人員投入大量精力，倘若在工作中出現(xiàn)錯(cuò)誤，往往需要耗費(fèi)更多的時(shí)間來彌補(bǔ)，不僅工作效率低下，也容易影響工作人員的積極性，而消極的工作狀態(tài)也無法保證工作質(zhì)量；檔案的查詢則更為復(fù)雜，由于檔案大多以紙質(zhì)形式保存，除了會占用更多的場地外，工作人員查詢檔案也會十分困難，有的檔案可能由于儲存不當(dāng)或其他不可抗因素而造成毀損、丟失，影響事業(yè)單位工作的正常進(jìn)行。而數(shù)字化的檔案管理依賴于現(xiàn)代科學(xué)技術(shù)，集便捷性、高效性、環(huán)保性于一體，檔案的搜集整理都由專門的工作軟件完成，不僅效率高，且誤差小，避免了重復(fù)工作，大大提高了辦公效率。

1.3有利于提高檔案利用效率

當(dāng)前，人們對檔案信息的使用較以往更加頻繁，許多社會活動都離不開檔案。倘若采用傳統(tǒng)的檔案管理模式，人們在辦事時(shí)可能要去不同的地方調(diào)取檔案信息，不僅十分繁瑣，也不利于檔案的妥善保存。采用數(shù)字化檔案管理，用戶的信息都儲存在數(shù)據(jù)庫中，需要使用檔案時(shí)只需上網(wǎng)查閱即可，十分方便。事業(yè)單位工作人員在為群眾辦事時(shí)，只需群眾提供相關(guān)的基本信息，工作人員便能及時(shí)找到所需要的檔案、文件，無需再耗費(fèi)時(shí)間去查找資料，也無需辦事群眾前往不同地方去調(diào)取檔案，極大的提升了檔案的利用效率。

2　事業(yè)單位數(shù)字化檔案管理的現(xiàn)狀

2.1缺乏現(xiàn)代化的辦公設(shè)備

目前，許多事業(yè)單位的辦公設(shè)備還沒有達(dá)到要求，因此沒能及時(shí)實(shí)現(xiàn)數(shù)字化和現(xiàn)代化。有的事業(yè)單位僅僅使用計(jì)算機(jī)進(jìn)行簡單的工作，沒有實(shí)現(xiàn)對現(xiàn)代科技的更大利用，還有的事業(yè)單位辦公設(shè)備較為落后，僅有少數(shù)幾臺電腦，且使用年限較長，系統(tǒng)和硬件沒有及時(shí)更新，影響了工作的效率和準(zhǔn)確性。同時(shí)，有些單位對檔案的管理不夠規(guī)范，沒有指定具體的標(biāo)準(zhǔn)和制度，在檔案室保管室內(nèi)隨意堆放雜物，整理、清潔工作不及時(shí)，防火、防潮等工作也不到位，容易導(dǎo)致檔案的丟失、毀損，不利于更好的為人民群眾服務(wù)。除此之外，事業(yè)單位對檔案的管理僅限于保管層面，沒有對檔案進(jìn)行合理的開發(fā)利用，使得檔案的使用效率低下，影響工作質(zhì)量的提高。

2.2檔案信息缺乏共享

當(dāng)前，事業(yè)單位之間、事業(yè)單位和其他組織之間沒有建立完整的資源共享平臺，許多需要頻繁利用的檔案信息被分散保存，不僅容易產(chǎn)生較大的誤差，降低工作質(zhì)量，同時(shí)也為使用者帶來許多不便?，F(xiàn)代化社會的高速運(yùn)轉(zhuǎn)，對檔案的時(shí)效性要求較高，例如個(gè)人在處理許多事情時(shí)都要用到身份信息，倘若在不同事業(yè)單位保存的信息有所區(qū)別，那么就會為群眾在日常生活和工作中帶來許多麻煩和困擾，長此以往可能造成群眾的不信任，影響政府在人民群眾心中的形象，不利于政府以及事業(yè)單位的長期發(fā)展。同時(shí)，信息的分散也為工作人員帶來許多不便，當(dāng)缺乏少許必要的信息時(shí)，工作可能就無法進(jìn)行下去，這樣也會使工作人員懈怠，對工作質(zhì)量造成不利影響。

2.3工作人員素質(zhì)有待提高

隨著信息化的不斷推進(jìn)，許多老員工由于對現(xiàn)代技術(shù)的接觸較少，因此，即使有了先進(jìn)的辦公設(shè)備和軟件，個(gè)人技能也無法達(dá)到工作所需要求。由于數(shù)字化檔案管理和傳統(tǒng)的工作模式的區(qū)別較大，一些員工對工作內(nèi)容和性質(zhì)認(rèn)識不足，對信息平臺的內(nèi)容和使用缺乏應(yīng)有的知識，導(dǎo)致工作質(zhì)量反而降低。同時(shí)，隨著信息量的迅速加大，對信息的使用量也不斷增多，工作人員的服務(wù)意識沒有跟上時(shí)代步伐，常常與辦事群眾產(chǎn)生誤會、沖突等，不利于工作的開展。另外，現(xiàn)代技術(shù)發(fā)展迅速，事業(yè)單位仍欠缺具備專業(yè)知識和技術(shù)的人才，例如對新的工作軟件解讀不夠、設(shè)備出現(xiàn)故障無法處理等，專業(yè)的檔案管理人員的缺乏使得現(xiàn)代化設(shè)備不能充分發(fā)揮作用。

3　事業(yè)單位數(shù)字化檔案管理的優(yōu)化對策

3.1完善辦公設(shè)備

事業(yè)單位的檔案管理工作向數(shù)字化轉(zhuǎn)變的一個(gè)必要前提是擁有現(xiàn)代化的辦公設(shè)備，因此，事業(yè)單位應(yīng)當(dāng)深入調(diào)研，充分聽取專家以及單位工作人員的意見和建議，引進(jìn)先進(jìn)的且適合本單位工作的現(xiàn)代化辦公設(shè)備。單位應(yīng)當(dāng)對經(jīng)費(fèi)的使用進(jìn)行科學(xué)合理的預(yù)算，使資金能更最大的發(fā)揮作用，盡可能引進(jìn)質(zhì)量較高的設(shè)備，以實(shí)現(xiàn)單位的可持續(xù)發(fā)展。同時(shí)，單位也可積極的與企業(yè)進(jìn)行合作，與企業(yè)之間形成聯(lián)動效應(yīng)，在能夠以較低價(jià)格采購辦公設(shè)備的同時(shí)，也促進(jìn)企業(yè)的發(fā)展，從而帶動當(dāng)?shù)氐慕?jīng)濟(jì)發(fā)展。另外，事業(yè)單位在完善辦公設(shè)備時(shí)，應(yīng)堅(jiān)持經(jīng)濟(jì)、綠色、可持續(xù)的理念，以形成示范，推動整個(gè)社會的可持續(xù)發(fā)展。

3.2構(gòu)建事業(yè)單位數(shù)字化檔案管理體系

從當(dāng)前的社會發(fā)展來看，檔案管理的數(shù)字化、信息化是今后的發(fā)展趨勢，因此，事業(yè)單位需構(gòu)建完整的數(shù)字化檔案管理體系，以實(shí)現(xiàn)信息資源的共享，提高檔案的使用效率和單位的辦事效率，更好的服務(wù)群眾、服務(wù)社會。在此過程中，事業(yè)單位的硬件采購、軟件安裝等都應(yīng)達(dá)成一致意見，在采用適合本單位性質(zhì)的工作模式的同時(shí)應(yīng)盡量向標(biāo)準(zhǔn)化靠攏，以構(gòu)建更加完整嚴(yán)密的檔案管理體系。同時(shí)，對于大量需要整理和儲存的資料，應(yīng)當(dāng)采用雙服務(wù)器的備份方案；對于不同性質(zhì)的檔案資料，應(yīng)設(shè)置不同的機(jī)密等級并做好相應(yīng)的加密保護(hù)工作；對于不同工作系統(tǒng)的操作權(quán)限，應(yīng)當(dāng)合理安排人員并制定清晰的規(guī)章制度，保證工作的嚴(yán)謹(jǐn)性。除此之外，對于儲存檔案的電子載體也要做好質(zhì)量把關(guān)，并在日常工作中做好防火、防潮工作，消除安全隱患，為工作的順利進(jìn)行創(chuàng)造良好的環(huán)境。

3.3提高工作人員綜合素質(zhì)

事業(yè)單位需采用多種方式提高工作人員的綜合素質(zhì)，以促使工作質(zhì)量的不斷提高。對于老員工而言，最大的障礙即對現(xiàn)代化的辦公設(shè)備和技術(shù)不熟悉，因此單位應(yīng)及時(shí)開展培訓(xùn)，提高工作人員的工作技能，在工作中也應(yīng)定期進(jìn)行考核，了解工作人員對工作知識和技巧的掌握情況，同時(shí)，在日常工作中也要對工作情況進(jìn)行檢查，建立相關(guān)的獎懲措施，以激勵工作人員不斷學(xué)習(xí)、提高技能，保持跟隨時(shí)代發(fā)展的步伐。除了對工作人員進(jìn)行必需的技能培訓(xùn)外，還應(yīng)對他們的服務(wù)工作進(jìn)行相關(guān)的培訓(xùn)，強(qiáng)化工作人員的服務(wù)意識，提高工作人員的服務(wù)水平，以形成和諧融洽的干群關(guān)系。另外，事業(yè)單外還要采取引進(jìn)和培養(yǎng)相結(jié)合的方式，充實(shí)專業(yè)化的檔案管理人才隊(duì)伍，在培養(yǎng)專業(yè)性人才時(shí)，應(yīng)使參培人員認(rèn)識到數(shù)字化檔案管理的好處以及必要性，這樣才能使他們及時(shí)轉(zhuǎn)變觀念，樹立變革管理方法的思想，積極學(xué)習(xí)先進(jìn)的經(jīng)驗(yàn)和技術(shù)，掌握更多的檔案管理知識，實(shí)現(xiàn)數(shù)字化檔案管理工作的不斷優(yōu)化。

3.4健全檔案管理安全保密制度

無論是個(gè)人還是組織的檔案信息，都對其信息有著一定的保密要求，倘若其信息資料泄露，可能會被不法分子所利用，為檔案的擁有者帶來不便甚至危害，因此，事業(yè)單位需要建立健全檔案管理安全保密制度。對于不同的檔案應(yīng)有不同的保密方式和級別，使用權(quán)限也應(yīng)有配套的制度來指導(dǎo)，以保證信息的安全性。在日常工作中，工作人員應(yīng)當(dāng)保持嚴(yán)謹(jǐn)?shù)膽B(tài)度，需要使用時(shí)才能打開所需信息，使用完畢應(yīng)當(dāng)及時(shí)關(guān)閉，防止他人信息外泄；同時(shí)，單位應(yīng)配備專業(yè)的技術(shù)人員對檔案進(jìn)行加密，在平時(shí)對辦公設(shè)備進(jìn)行定期的檢查和維護(hù)，發(fā)現(xiàn)隱患要及時(shí)排除；另外，單位應(yīng)配備充足的安保人員，對保存重要資料的場所給予嚴(yán)格的保護(hù)。

4　結(jié)論

現(xiàn)代社會生活離不開檔案，事業(yè)單位必須提高認(rèn)識，采取科學(xué)合理的檔案管理方式，提高檔案的利用率、保證檔案的安全性，才能使單位得到長足發(fā)展，成為合格的服務(wù)型單位。

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中圖分類號G2

文獻(xiàn)標(biāo)識碼A

文章編號1674-6708（2016）155-0052-02