企業(yè)內部控制基層管理淺議

朱儉明

企業(yè)的內部控制應當貫穿決策、執(zhí)行和監(jiān)督的全過程，覆蓋企業(yè)及其所屬單位的各種業(yè)務和事項，實行全過程、全員性控制，不存在內部控制空白點。本文通過某單位基層崗位上引發(fā)的司機舞弊案，揭示出內部控制關鍵點及控制措施，對企業(yè)完善和實現(xiàn)企業(yè)內部控制目標具有一定現(xiàn)實意義。

一、案例內容

某股份制制藥公司，總部設在某市區(qū)商務樓辦公，主要集中公司管理層、銷售部、行政部、財務部、內審部和人力資源部等職能部門；在市郊某開發(fā)區(qū)設有工廠，工廠的日常經(jīng)營核算采用分級管理，即工廠發(fā)生日常費用，先由廠部審核無誤，再報公司審批同意后予以執(zhí)行。由于市區(qū)總部和市郊工廠之間有距離之隔，需要設置班車，并配備專職班車司機，該司機在此崗位工作已達8年時間，各方面表現(xiàn)均獲得了同事們的認可。

2013年1月公司新到一位財務經(jīng)理，在仔細梳理公司各項財務制度后，提出對該公司基層崗位的加油卡使用情況做一核實，于是派員去石油公司對近幾年公司班車加油情況進行核對，發(fā)現(xiàn)這些年來公司班車加油記錄中有多筆是加汽油情況，累計金額已達3萬元之多，因公司歷年配置班車一貫使用柴油，無須使用汽油，此點令人生疑，于是進一步追查，一個“油老鼠”事件在公司里浮出水面。最終查明，該司機從6年前便開始實施利用加油卡上結余資金為他人提供加油，然后以折價變賣方式從中套取現(xiàn)金挪為己用，始終沒被發(fā)覺。

事后該公司雖對此事件做出嚴肅處理，但卻引發(fā)出一個思考：“在企業(yè)基層崗位應如何完善企業(yè)內部控制？”

二、案例解析

（一）內部控制制度覆蓋不全

企業(yè)“內部控制應當貫穿于決策、執(zhí)行和監(jiān)督的全過程，覆蓋企業(yè)及其所屬單位的各種業(yè)務和事項，實現(xiàn)全過程、全員性控制，不存在內部控制的空白點”。由于該制藥公司領導日常工作主要重視銷售和生產(chǎn)領域，內部控制的制度基本上都是圍繞上述領域設計和運行，而沒有考慮到基層崗位，存在著覆蓋不全面，控制不涉及的盲點，導致這一環(huán)節(jié)出現(xiàn)漏洞時，失去應有的控制。

（二）內部控制制衡性沒到位

企業(yè)的內部控制有個重要原則是制衡性原則，即“要求企業(yè)完成某項工作必須經(jīng)過互不隸屬的兩個或兩個以上的崗位和環(huán)節(jié)，同時還要求履行內部控制和監(jiān)督職責的機構或人員具有良好的獨立性”。在實踐中該公司在加油卡管理上前段操作還是有內部控制意識，據(jù)稱平時加油卡的充值事項都有申請、審核、批準等環(huán)節(jié)，再由其他崗位人員完成充值，交給司機日常使用。但該制藥公司卻忽視了后續(xù)加油卡在使用環(huán)節(jié)還有一個制衡性要求的特點，從形式上看，現(xiàn)金轉換成加油卡充值款后在未使用前，應屬于貨幣資金范疇，仍須有一個合理的控制機制。如果從操作層面看可能難以達到直接進行監(jiān)督控制，則應從事后監(jiān)督角度去加以彌補與完善，如建立日常核對機制，及時和經(jīng)常性與各方溝通，能夠起到有效防范作用，從而達到制衡性目的。

（三）內部控制重形式輕實效

該制藥公司從企業(yè)內部控制結構上看似乎是很完善，其實卻存在著重形式輕實效的問題。每年都有套嚴密而又完整的內、外部審計報告，結論都是正面的肯定意見，但從細節(jié)上看卻能見其不足，公司管理層只顧抓大，如銷售、倉儲、財務、行政，采購，生產(chǎn)等各部門和環(huán)節(jié)都有嚴密而又完整的內部控制制度，卻唯獨不見其在基層崗位上有什么具體可操作的內容，而有時問題恰恰出現(xiàn)于此。這也反映出該公司在運行內部控制的有效性方面是缺乏應有的管控機制，其實企業(yè)內部控制的有效性需要從企業(yè)各個環(huán)節(jié)上加以完善和落實，不僅是公司各個被賦予職責的重要部門或崗位，同時包括這類基層崗位在企業(yè)內部控制方面的有效運行。

（四）內部控制缺乏監(jiān)督機制

企業(yè)內部控制規(guī)范體系的基本要求：“內部監(jiān)督是企業(yè)對內部控制建立與實施情況進行監(jiān)督檢查，評價內部控制的有效性，對于發(fā)現(xiàn)的內部控制缺陷，及時加以改進，是實施內部控制的重要保證”。如果說制衡是內部控制中一項有效運行機制，那么監(jiān)督則是實施內部控制的重要保證。

該制藥公司在最初設計和運行內部控制的問題上，就存在著缺乏基層崗位運用內部控制的實施細則，這本身就是一種內部控制設計缺陷，但是如果有完善嚴格的監(jiān)督機制進行日常監(jiān)督和專項監(jiān)督，則是可以發(fā)現(xiàn)問題、分析問題乃至解決問題的。而負責這類工作的部門，往往是企業(yè)的內審部門，但是該制藥公司的內審部門始終沒有發(fā)現(xiàn)，沒有覺察，說明該部門也缺乏應有的洞察力，可能是習慣于常規(guī)的內部審計，只顧抓重點，而忽視深入分析企業(yè)各環(huán)節(jié)的風險點。

在企業(yè)內部控制設計和實施中應在兼顧全面性的基礎上認真梳理每個環(huán)節(jié)的各類風險點，從細節(jié)上防微杜絕各種有可能發(fā)生舞弊的現(xiàn)象，有效防范和控制好企業(yè)各類風險，建立起各崗位的風險控制措施，尤其不應忽視基層崗位上關鍵控制點及控制措施，以合理保證企業(yè)內部控制的目標順利實現(xiàn)。

三、案例啟示

（一）控制的目標

企業(yè)中凡是涉及錢、財、物等內容的，都應考慮將其納入全程監(jiān)控的范圍。就本案例講，可根據(jù)加油卡使用的特點，建議將其細化到納入財務資金管理范疇中加以考量和完善，加油卡中的資金視同貨幣資金的一種形式，要合理保證貨幣資金在使用中不被挪用、侵占、抽逃或遭受欺詐，就要將其納入內部控制的目標之一加以管理，從事前、事中和事后三個環(huán)節(jié)加以完善，企業(yè)內部控制管理上應拋棄那種“因物小而不為”的思維，重視從細微處入手，確保達到控制目標的順利實現(xiàn)。

（二）關鍵控制點及控制措施

1.企業(yè)的管理部門應做好加油卡充值前各項預算工作，預算的范圍包括資金需求，油價的波動，車輛的行駛距離和正常油耗等內容，建立起有關量化數(shù)據(jù)的統(tǒng)計和核實工作，強化各項數(shù)據(jù)的核對功能，加油卡使用后應有保留存根票據(jù)備查的要求，強化各類數(shù)據(jù)記錄內容的核實工作。更應通過此事件舉一反三，對于尚未發(fā)現(xiàn)問題領域而又有相似性的崗位進行一遍梳理，如企業(yè)的辦公用品、低值易耗品、勞動保護用品等從采購、保管、領用等各環(huán)節(jié)進行細查摸排，建立起一套有針對性的企業(yè)內部控制體系，做到“防范于未然”。

2.企業(yè)的財務部門可以從加強財務核算角度出發(fā)加強會計監(jiān)督，從嚴管控此類資金活動動向，可以為此增設“貨幣資金核算的子科目”，定期將會計科目中的貨幣資金、加油卡中的資金，加油后的票據(jù)存根、班車行駛記錄和內、外部提供的清單進行比對，發(fā)現(xiàn)問題和疑點及時報告，并會同相關職能部門查明原因。對于企業(yè)其他因價值低而容易被忽視的財物如辦公用品、低值易耗品和勞動保護用品等，應從采購、儲存、發(fā)放等環(huán)節(jié)強化會計監(jiān)督作用，不僅要抓好財務賬面金額核算，更要建立起賬物核對制度，做到賬賬相符，賬實相符。并將常規(guī)盤點和專項盤點結合形成一種管理機制，以實現(xiàn)企業(yè)的財務管理從靜態(tài)化向動態(tài)化轉變的工作思維。

3.企業(yè)的內部審計部門可以根據(jù)企業(yè)各崗位的實際情況，開展某一方面或某些內容有針對性的監(jiān)督檢查，結合觀察分析，如對“油卡、辦公用品、勞防防護用品、低值易耗品等內容”的進、存、出情況進行專項內審，從內部控制制度的設計和運行的有效性角度進行排查和評價，發(fā)現(xiàn)問題，解決問題，并視內部控制的缺陷程度，做出審計意見和建議。

4.企業(yè)要加強員工的內部控制教育與培訓工作，結合考評機制，制定獎懲措施，對個人占有、使用、管理和配置企業(yè)經(jīng)濟資源的效果進行評價，培育員工積極向上的價值觀和責任感，倡導誠實守信、愛崗敬業(yè)的精神，強化法制觀念，不斷提升員工素質。同時需要結合一些典型案例，讓全體員工引以為戒，做到警鐘長鳴，從而形成公司上下人人都有內部控制這一理念，進而達到一種可以有效防范和減少舞弊現(xiàn)象發(fā)生的環(huán)境氛圍。

通過上述內部控制目標和關鍵控制點及控制措施的實施和運行，以及在實踐過程中根據(jù)反饋不斷調整完善，達到在企業(yè)基層崗位上也能覆蓋內部控制的運用和實際拓展，企業(yè)各職能部門及全體員工都可以成為企業(yè)內部控制的執(zhí)行者和實踐者，并在建立與實施內部控制過程中承擔起應有的職責，發(fā)揮出積極的作用和有效的擔當。