檔案管理工作探討

王賀

在日益迅速發(fā)展的市場經(jīng)濟中，檔案工作已成為各個企事業(yè)單位的重要組成部分，它在一定程度上推動并維護著各企事業(yè)單位的發(fā)展。本文從完善各項規(guī)章制度、提高信息化管理水平和提高管理人員素質(zhì)等方面來闡述如何在新形勢下更新理念，促進檔案管理工作的創(chuàng)新與發(fā)展。

1 當前檔案管理工作的現(xiàn)狀

近年來，隨著信息化的發(fā)展，檔案收集整理管理工作遇到了前所未有的挑戰(zhàn)，集中表現(xiàn)在以下幾個方面：

1.1 檔案管理制度不健全。近幾年，管理基層制定了一些檔案管理制度，但是從檔案管理工作的現(xiàn)狀來看，仍然存在著檔案管理制度不健全的現(xiàn)象。一是檔案收集制度不健全，使得檔案缺乏完整的記錄，喪失了部分利用價值；二是因保管制度不健全、基礎(chǔ)設施不完善等原因造成檔案損毀和檔案遺失現(xiàn)象屢屢發(fā)生；三是檔案利用制度不健全，造成有的檔案沒有發(fā)揮其應有的價值。這些都極大地影響了對檔案的研究和利用。

1.2 信息化水平低。隨著計算機和網(wǎng)絡技術(shù)的應用，檔案的載體發(fā)生了巨大的變化，由原來單一的紙質(zhì)載體發(fā)展為紙質(zhì)、電子等多種載體共存的局面。然而通過調(diào)查發(fā)現(xiàn)，不少高校企業(yè)信息化水平依然很低，沒有引進先進的檔案管理軟件，檔案的檢索依然主要依靠手工。此外，電子檔案的利用率極其低下，嚴重制約了檔案工作的發(fā)展。

1.3 檔案管理人員素質(zhì)不高。一是缺乏專門的檔案管理人才，不少單位的檔案管理人員是兼職人員，缺乏檔案管理的專業(yè)知識；二是對檔案工作重要性認識不夠，只把檔案工作當作一件附屬的工作，缺乏積極性和主動性；三是計算機應用水平不高和實際操作能力低，不能適應現(xiàn)代化檔案管理工作的要求。

2 檔案管理的創(chuàng)新措施

2.1建立統(tǒng)一規(guī)范的檔案管理技術(shù)標準

建立統(tǒng)一規(guī)范的檔案管理技術(shù)標準，并完善相關(guān)的法律法規(guī)，能有效的對知識產(chǎn)權(quán)進行保護，極大的促進了檔案管理工作的順利進行。檔案的標準化、規(guī)范化能很好的適應信息時代檔案資料管理工作的需要。由于現(xiàn)階段的檔案包含范圍越來越廣泛、復雜，所以檔案管理部門必須嚴格遵守檔案的標準化、規(guī)范化原則，對檔案的收集、整理、編制、檢索及防霉防蟲等基礎(chǔ)工作都應嚴格按照有關(guān)的規(guī)范標準進行。還應按照國家規(guī)定的一系列標準，進行對檔案的標準化、規(guī)范化、信息化管理，從而為檔案管理工作的開展奠定堅實的基礎(chǔ)。

2.2 提高檔案管理人員的水平與素養(yǎng)

2.2.1 檔案的管理人員必須具備較高的管理水平與政治素養(yǎng)，若是政治素養(yǎng)與水平較低就會對檔案管理工作的開展帶來阻礙。因此，應加強提高檔案管理人員管理水平與政治素養(yǎng)，認真學習先進思想，著力提高管理水平，從而與檔案管理工作實際相結(jié)合為檔案事業(yè)發(fā)展奠定堅實基礎(chǔ)。

2.2.2 檔案的管理人員必須具備良好的職業(yè)道德，培養(yǎng)和樹立愛崗敬業(yè)、樂于奉獻的工作精神，堅持遵守自身的職業(yè)道德規(guī)范來約束自身的各項行為，從而提高檔案管理水平和為社會服務的質(zhì)量。檔案管理人員應認真對待工作，做到尊重檔案、尊重歷史，堅持立檔和用檔的真實可靠性，并恪盡職守，努力強化自身的保密觀念，以便保證檔案安全。

2.2.3 檔案的管理人員必須具備專業(yè)的管理知識水平，有扎實的基礎(chǔ)，熟悉并掌握檔案管理工作的方法與規(guī)律，并在了解檔案管理工作的基礎(chǔ)上，與時俱進，通過利用計算機來不斷豐富自身知識，從而實現(xiàn)檔案管理工作由傳統(tǒng)方式向信息化的轉(zhuǎn)變。

2.2.4 檔案的管理人員必須具備優(yōu)秀的創(chuàng)新意識，不斷開拓創(chuàng)新。只有不斷的創(chuàng)新才能帶來足夠的動力，從而不斷推進檔案管理工作向前發(fā)展。檔案的管理人員應注重新事物的發(fā)現(xiàn)，并在基于對新問題、新方法的研究分析上進行創(chuàng)新，努力推進檔案管理工作的發(fā)展。

2.3 信息化服務創(chuàng)新

隨著信息化建設的不斷加深，傳統(tǒng)檔案管理已經(jīng)不再適應信息時代檔案資料管理工作的需要，檔案管理信息化已成必然趨勢。信息化檔案管理在內(nèi)容、服務方式、創(chuàng)意方面都較過去傳統(tǒng)的檔案管理工作有著天差地別。信息化檔案管理將給檔案管理工作提供巨大的發(fā)展空間和創(chuàng)新空間。信息系統(tǒng)的低門檻和便捷，使得用戶群越來越多，相對的信息服務的要求也越廣。因此，檔案管理人員必須對信息化檔案管理有充分的了解，并正確的樹立信息服務的理念。隨著檔案管理的信息化，在信息服務方式上也應不斷創(chuàng)新，充分考慮用戶對信息利用的需求，從而在信息服務上增加新的理念和要求，為用戶提供一個全面的滿足其需求的信息利用平臺，不僅能更好的滿足用戶的需求，突出用戶的權(quán)益，提供信息服務效率，更能充分體現(xiàn)出信息服務的人性化、主動性及重要性。

2.4加強檔案管理標準化建設

2.4.1 應建立明確的檔案歸檔制度。檔案屬于檔案局所有，所有建立檔案并進行保護是局工作人員應盡的義務。建立檔案應對其進行仔細分類并定期進行歸檔，而后妥善保管。建立明確的檔案歸檔制度后，對制度的實際執(zhí)行情況，檔案管理人員必須積極跟蹤督辦，并要求相關(guān)人員積極配合，從而確保檔案歸檔制度貫徹落實。

2.4.2 嚴格遵循檔案管理流程。檔案的管理流程主要包括有管理單位、文件點收和整理、檔案分類、檔案名稱與編號、歸檔與檔案清理、保存期限、檔案清理、調(diào)卷程序、調(diào)卷管理等。作為檔案管理人員必須熟悉并掌握流程，并嚴格遵循檔案管理流程，從而確保檔案管理工作的順利進行。

2.4.3 建立并完善檔案管理制度。在進行建立并完善檔案管理制度時應充分結(jié)合實際工作情況進行，不同地方的局有不同的制度。其主要包括檔案人員責任制、檔案統(tǒng)計制度、檔案保密制度、檔案利用制度、檔案保管制度、文件材料立卷歸檔制度等。

2.4.4 建立健全管理制度，全面提高檔案管理工作的規(guī)范化。一是要嚴格做好文件的收集、整理、歸檔工作。按照上級有關(guān)檔案管理規(guī)定，結(jié)合本單位辦部門實際，進一步細化規(guī)定，制定檔案管理工作有關(guān)程序的工作流程，確?！皺n案資料收集全、整理規(guī)范、歸檔全面”。二是要建立檔案管理制度，對產(chǎn)生的檔案資料從收集、歸檔到移交檔案室統(tǒng)一管理以及檔案的日常保管、借閱、利用，都要制定一套嚴格的制度；建立健全檔案工作目標管理考核制度和責任追究制度，保證檔案管理規(guī)范有序。同時，在建立健全有關(guān)管理制度時，必須準手以下幾個原則：一是合理科學。建立起來的規(guī)章制度必須符合單位實際，以適應單位檔案管理工作需要為出發(fā)點和落腳點。二是簡明實用。各項管理制度必須以具有可操作性為前提，以方便實用、簡便易行、可操作性強為目標，更好地發(fā)揮各項管理制度的指導和規(guī)范作用。三是堅持制度約束的雙向性。既約束領(lǐng)導又約束職工。四是嚴肅性。在規(guī)章制度的執(zhí)行過程中，要做到有功必賞、有過必罰，充分體現(xiàn)制度的權(quán)威性。

3 結(jié)束語

檔案業(yè)務是檔案工作者圍繞檔案，利用科學的原則和方法管理檔案，為單位內(nèi)部和外部服務的工作，是一個單位整體工作的組成部分，是維護單位歷史真實面貌的一項重要工作。隨著各項事業(yè)的快速發(fā)展，各單位意識逐步提高，檔案管理水平也日趨成熟?？梢哉f，檔案信息作為一種人文資源，以其原始性、真實性、無可替代性的特點，在推動工作發(fā)展中正彰現(xiàn)其積極的促進作用。隨著計算機技術(shù)的快速發(fā)展和網(wǎng)絡信息技術(shù)的普遍應用，以及我國高等教育改革的日益深化，高校檔案管理工作發(fā)生了巨大變化。為適應新形勢，更好地發(fā)揮檔案的作用，跟上時代發(fā)展的步伐，高校檔案管理工作必須更新理念，在完善各項規(guī)章制度，提高信息化管理水平和提高人員素質(zhì)等方面狠下功夫。